E-Mail schreiben: 9 Tipps für formelle E-Mails

Die E-Mail revolutionierte die private und geschäftliche Kommunikation. Im privaten Umfeld wurde sie zwar weitgehend von SMS und Instant Messenger verdrängt, im Beruf hingegen ist sie weiter omnipräsent – und das aus gutem Grund. Trotzdem unterlaufen vielen Menschen beim Schreiben von E-Mails einige Fehler, insbesondere wenn es sich um eine sehr formelle Kommunikation handelt.

Wie Sie gute E-Mails schreiben, Fehler vermeiden und formelle Richtlinien einhalten, zeigt dieser Beitrag.

Der richtige Umgang mit geschäftlichen E-Mails

E-Mails sind für viele Berufstätige das Hauptkommunikationsmittel. Wenn es sich um nicht dringende Anliegen handelt, wo der Griff zum Telefon die erste Wahl ist, sind E-Mails flexibel und komfortabel. Besonders beim ersten Kontakt mit bisher unbekannten Menschen und bei Nachrichten an mehrere Adressaten ist der gekonnte Umgang mit E-Mails gefragt.

Eine nicht professionelle E-Mail zu schreiben, hinterlässt jedoch einen schlechten Eindruck und verringert die Chance auf eine Antwort. Im schlimmsten Fall kann sich der Absender richtig blamieren.

Eine professionelle E-Mail hingegen wirkt vertrauenswürdig, enthält die wichtigsten Informationen und weckt beim Empfänger das Gefühl, gewürdigt zu werden und in guten Händen zu sein.

Die perfekte E-Mail schreiben: 9 Tipps

Für den beruflichen Erfolg – vor allem bei viel Kundenkontakt – ist der gekonnte Umgang mit E-Mails ein wichtiges Element. Einige Unternehmen haben das erkannt und bieten sogar Kurse speziell für das Schreiben von E-Mails an. Wir geben im Folgenden die wichtigsten Informationen und Tipps zum Verfassen der perfekten E-Mail.

1) Betreffzeile

Die Betreffzeile dient dem Einordnen der Nachricht, bevor der eigentliche Inhalt gelesen wird. Sie sollte unter keinen Umständen leer sein, höchsten bei guten Freunden, und auch dann wirkt eine unausgefüllte Betreffzeile irritierend.

Dorthin schreiben Sie den Inhalt der Mail, zusammengefasst in möglichst wenigen und akkuraten Stichpunkten. Im besten Fall sind nur ein bis drei Wörter vorhanden. Wenn Sie zum Beispiel die Folien für eine Präsentation für ein morgiges Meeting von einem Kollegen haben wollen, eignet sich als Betreff:

„Folien für morgiges Meeting“ 

2) Anrede und Einleitung

Nach Formulierung einer Anrede empfiehlt sich ein kurzer Einleitungssatz. Falls Sie Kontakt mit jemandem aufnehmen, der Ihnen persönlich nicht bekannt ist, stellen Sie sich kurz vor. Das ist zum einen höflich, zum anderen kann der Adressat durch die Informationen über Sie den Rest der Mail besser deuten.

Auch kann die Einleitung einen Kontext für den restlichen Teil der E-Mail liefern, falls der Leser den Inhalt sonst nicht richtig einordnen kann.

3) Hauptteil

Im Hauptteil kommen Sie zur Sache. Worum es genau geht, hängt natürlich maßgeblich vom Betreff der E-Mail ab und folgt keinem speziellen Muster. Eine E-Mail sollte sich aber kurzfassen, schließlich will Ihr Gegenüber keine Romane lesen und Sie wollen beim Tippen auch Zeit sparen.

Eine sinnvolle Gliederung des Textes durch Zeilenumbrüche und neue Absätze bietet sich ebenfalls an, um dem Empfänger das Lesen zu erleichtern.

4) Schluss

Wenn Sie sich vom Empfänger der E-Mail etwas erhoffen, formulieren Sie am Ende des Hauptteils noch eine kurze Handlungsaufforderung oder eine kleine Zusammenfassung des Hauptteils in einem Satz, beispielsweise:

„Senden Sie mir daher bitte die Folien bis spätestens heute Abend um 20:00 Uhr zu.“

5) Grußformel

Ans Ende stellen Sie noch eine Grußformel, gefolgt von Ihrem Namen. Auch das gehört zum guten Ton und verhält sich wie beim klassischen Brief.

Die Grußformel ist sicherlich zum Teil Geschmackssache. Fast immer verwenden lässt sich „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“.

Wenn ein höher Gestellter angeschrieben wird (z. B. Professor, CEO einer großen Firma) kann sich auch das „Hochachtungsvoll“ anbieten, wobei dies mittlerweile nicht mehr sehr gebräuchlich ist. Bei Freunden und Kollegen reicht ein informeller „Gruß“ – oder eine persönlichere Note – vollkommen aus.

6) E-Mail-Signatur

Viele E-Mail-Programme bieten eine Funktion an, die Ihre E-Mail-Signatur automatisch an das Ende jeder E-Mail, die Sie versenden, heftet.

In eine solche gehören neben Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer noch ein Berufstitel, der Ihre Rolle und Zuständigkeit im Unternehmen für den Leser deutlich macht.

7) Anhang

Soll die E-Mail einen Anhang haben, sollte dieser nicht zu groß sein, da sonst Probleme beim Verschicken auftreten können. Benennen Sie die Dateien im Anhang ebenfalls so, dass die Namen den Inhalt widerspiegeln.

8) Diese Fehler gilt es zu vermeiden

Natürlich sind Tippfehler ein schneller Weg, um sich beim Empfänger unbeliebt zu machen. Diese entstehen oft durch zu flüchtiges Schreiben. Lesen Sie sich Ihre Sätze vor dem Senden am besten noch einmal in Ruhe durch.

Die automatische Rechtschreibprüfung vieler Programme ist dabei eine große Hilfe. Verlassen Sie sich aber niemals vollständig darauf, dass die Software alle Fehler findet.

In formellen Mails haben Smileys nichts zu suchen, verzichten Sie also darauf. Auch die Verwendung von Ironie wirkt in der Regel eher irritierend, als dass sie Ihr Gegenüber von Ihrer grenzenlosen Kompetenz überzeugt. Das gleiche gilt übrigens für Zynismus.

9) Als Bonustipp

Wenn Sie eine sehr kurze Mail an einen Kollegen schreiben, mit dem Sie ein gutes Verhältnis haben, können Sie als Ausnahme auch den gesamten Inhalt der Mail in die Betreffzeile packen. So muss Ihr Kollege die Mail nicht öffnen, um die Nachricht zu lesen.

Das Schreiben von formellen E-Mails sollte jeder Berufstätige beherrschen

Die E-Mail wird uns wahrscheinlich noch sehr lange erhalten bleiben. Es lohnt sich also, etwas Zeit zu investieren, um eine sichere Handhabung zu erlernen. Dabei ist das Schreiben einer formellen E-Mail kein Kunststück und erfordert allenfalls etwas Übung und eine Prise Empathie und soziale Kompetenz. Wer sich für die technischen Feinheiten und alle weiteren Tricks interessiert, für den lohnt sich der Besuch eines Seminars zum Thema E-Mails.

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