E-Mail schreiben: Aufbau, Tipps und Muster

Die E-Mail revolutionierte die private und geschäftliche Kommunikation. Im privaten Umfeld wurde sie zwar weitgehend von WhatsApp, Messenger und SMS verdrängt, im beruflichen Alltag hingegen ist sie aus gutem Grund weiterhin omnipräsent. Wie Sie gute E-Mails schreiben, Fehler vermeiden und formelle Richtlinien einhalten, zeigt dieser Beitrag anhand einiger Tipps und Beispiele.

Die perfekte E-Mail schreiben: Anleitung und Aufbau

Für den beruflichen Erfolg – vor allem bei viel Kundenkontakt – ist der gekonnte Umgang mit E-Mails ein wichtiges Element. Einige Unternehmen haben das erkannt und bieten sogar Kurse speziell für das Schreiben von E-Mails an. Wir geben im Folgenden die wichtigsten Informationen und Tipps zum Verfassen der perfekten E-Mail.

Was gehört in eine E-Mail?

In eine E-Mail gehören vom prägnanten Betreff bis hin zur professionellen Signatur einige bestimmte Elemente, die nicht fehlen dürfen, um den bestmöglichen Eindruck zu hinterlassen. Bei etwaigen Anreden oder Grußformeln zu Beginn oder am Ende kommt es ganz darauf an, wie gut Sie den Empfänger oder die Empfängerin kennen.

E-Mails sind eine zentrale Säule der Kommunikation in der Geschäftswelt. Wichtig dabei: die richtige Struktur und der richtige Ton.

Wie fängt eine förmliche E-Mail an?

Eine förmliche E-Mail starten Sie mit einer passenden Anrede wie „Sehr geehrte/r Frau/Herr“. Die Einleitung sollte höflich und klar sein, etwa mit einem Dank für die vorherige Kommunikation oder einer kurzen Kontextualisierung des Anliegens. Ein „Lieber/Liebe“ bietet sich hingegen auch an, sollten Sie in einer Branche arbeiten, in der das „Du“ an der Tagesordnung ist. Der Beginn einer förmlichen E-Mail ist entscheidend.

Wichtige Bestandteile einer professionellen E-Mail

Nach der Einleitung folgt der Textteil. Eine professionelle E-Mail sollte insgesamt folgende Elemente enthalten:

• Betreff
• Anrede
• Einleitung
• Hauptteil
• Schlussteil
• Grußformel
• Signatur

Wir zeigen Ihnen in einer Anleitung Schritt für Schritt, wie Sie die perfekte E-Mail verfassen.

1. Betreffzeile

Die Betreffzeile dient dem Einordnen der Nachricht, bevor der eigentliche Inhalt gelesen wird. Sie sollte unter keinen Umständen leer sein, höchsten bei guten Bekannten, und auch dann wirkt eine unausgefüllte Betreffzeile irritierend.

In die Zeile schreiben Sie den Inhalt der Mail, zusammengefasst in möglichst wenigen und akkuraten Stichpunkten. Im besten Fall sind nur ein bis drei Wörter vorhanden. Wenn Sie zum Beispiel die Folien für eine Präsentation für ein morgiges Meeting von Mitarbeitenden benötigen, eignet sich als Betreff:

„Folien für morgiges Meeting“

2. Anrede und Einleitung

Nach Formulierung einer Anrede empfiehlt sich ein kurzer Einleitungssatz. Falls Sie Kontakt mit jemandem aufnehmen, der Ihnen persönlich nicht bekannt ist, stellen Sie sich kurz vor. Das ist zum einen höflich, zum anderen kann der Adressat durch die Informationen über Sie den Rest der Mail besser deuten.

„Sehr geehrte Damen und Herren“ ist noch immer geläufig, bei Bekannten ist auch „Guten Tag“ oder „Hallo“ möglich. Eine E-Mail-Bestätigung können Sie an dieser Stelle ebenfalls unterbringen, um Ihrem Empfänger oder Ihrer Empfängerin den Eingang der E-Mail zu quittieren.

Bei akademischen Persönlichkeiten mit Doktortitel oder Professur sind Anreden wie „Sehr geehrter Herr/Frau Doktor“ wichtig.

Auch kann die Einleitung einen Kontext für den restlichen Teil der E-Mail liefern, falls der oder die Lesende den Inhalt sonst nicht richtig einordnen kann.

3. Hauptteil

Im Hauptteil kommen Sie zur Sache. Worum es genau geht, hängt natürlich maßgeblich vom Betreff der E-Mail ab und folgt keinem speziellen Muster. Ein E-Mail-Text sollte sich aber kurzfassen, schließlich will Ihr Gegenüber keine Romane lesen und Sie wollen beim Tippen auch Zeit sparen.

Eine sinnvolle Gliederung des Textes durch Zeilenumbrüche und neue Absätze bietet sich ebenfalls an, um dem Empfänger das Lesen zu erleichtern.

4. Schluss

Wenn Sie sich vom Empfänger oder von der Empfängerin der E-Mail etwas erhoffen, formulieren Sie am Ende des Hauptteils noch eine kurze Handlungsaufforderung oder eine kleine Zusammenfassung des Hauptteils in einem Satz, beispielsweise:

„Senden Sie mir daher bitte die Folien bis spätestens heute Abend um 20:00 Uhr zu.“

5. Grußformeln

Ans Ende stellen Sie noch eine Grußformel, gefolgt von Ihrem Namen. Auch das gehört zum guten Ton und verhält sich wie beim klassischen Brief.

Die Grußformel ist sicherlich zum Teil Geschmackssache. Fast immer verwenden lässt sich „Mit freundlichen Grüßen“, „Liebe Grüße“ oder „Beste Grüße“. „MfG” ist dann verwendbar, wenn es sich um alltägliche E-Mails handelt, oder es zu häufigem Kontakt auf gleicher Ebene kommt.

Wenn ein höher Gestellter angeschrieben wird (beispielsweise eine Professorin oder ein CEO einer großen Firma) kann sich auch das „Hochachtungsvoll“ anbieten, wobei dies mittlerweile nicht mehr sehr gebräuchlich ist. Bei Bekannten, Kollegen und Kolleginnen reicht ein informeller „Gruß“ – oder eine persönlichere Note – vollkommen aus.

6. E-Mail-Signatur

Viele E-Mail-Programme bieten eine Funktion an, die Ihre E-Mail-Signatur automatisch an das Ende jeder E-Mail, die Sie versenden, heftet. Tools, wie der
E-Mail-Signatur Generator von HubSpot können Ihnen dabei helfen, kostenlos professionelle Signaturen zu erstellen.

In eine solche gehören neben Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer noch ein Berufstitel, der Ihre Rolle und Zuständigkeit im Unternehmen für den Leser deutlich macht.

7. Anhang

Soll die E-Mail einen Anhang haben, sollte dieser nicht zu groß sein, da sonst Probleme beim Verschicken auftreten können. Benennen Sie die Dateien im Anhang ebenfalls so, dass die Namen den Inhalt widerspiegeln.

E-Mail schreiben mit Anhang: So geht's

In der Geschäftskommunikation sind Anhänge im E-Mail-Schriftverkehr in der Übermittlung detaillierter Informationen, Dokumente oder Grafiken unverzichtbar. Doch nicht jeder Anhang wird auch beachtet oder korrekt interpretiert. Es gilt, einige Regeln und Hinweise zu beachten, um Missverständnisse zu vermeiden und die Relevanz des Anhangs zu gewährleisten.

Wie verweist man auf den Anhang?

Auf den Anhang, der in einer E-Mail enthalten ist, verweisen sie im besten Fall im Haupttext. So stellen Sie sicher, dass er nicht übersehen wird. Ein Satz wie „Bitte beachten Sie den angehängten Projektplan für weitere Details“ macht deutlich, dass zusätzliche Informationen bereitgestellt werden.

Richtlinien und Tipps für den perfekten Anhang

Ein gut gestalteter E-Mail-Anhang kann maßgeblich dazu beitragen, dass Ihre Nachricht professionell wirkt und die gewünschte Wirkung erzielt. Hier einige Tipps, um Anhänge effektiv zu nutzen:

1. Behalten Sie die Dateigröße im Blick. Zu große Dateien werden womöglich nicht verschickt.
2. Benennen Sie die Anhänge deutlich.
3. Verwenden Sie Dateiformate, die allgemein gebräuchlich und leicht zu öffnen sind, zum Beispiel PDF für Dokumente oder JPEG für Bilder.
4. Senden Sie niemals sensible oder persönliche Daten ohne angemessenen Schutz.

Mit diesen Hinweisen lassen sich Probleme beim Senden von Anhängen vermeiden.

Tipps für die perfekte E-Mail

Losgelöst vom Aufbau gibt es einige allgemeine Tipps für E-Mails, die Sie beherzigen sollten:

• Wenn Sie eine sehr kurze Mail an einen Kollegen oder eine Kollegin schreiben, mit dem Sie ein gutes Verhältnis haben, können Sie als Ausnahme auch den gesamten Inhalt der Mail in die Betreffzeile packen. So muss Ihr Kollege oder Ihre Kollegin die Mail nicht öffnen, um die Nachricht zu lesen.
• Lesen Sie lange und vor allem wichtige E-Mails einmal nach dem Schreiben und einmal ein paar Stunden später, bevor Sie sie versenden. Das ermöglicht Ihnen oft eine objektivere Perspektive.
• Natürlich sind Tippfehler ein schneller Weg, um sich beim Empfangenden unbeliebt zu machen. Diese entstehen oft durch zu flüchtiges Schreiben. Lesen Sie sich Ihre Sätze vor dem Senden am besten noch einmal in Ruhe durch. Kurze Sätze helfen bei der Korrektur. Schachtelsätze verkomplizieren das Schriftbild häufig.
• Die automatische Rechtschreibprüfung vieler Programme ist dabei eine große Hilfe. Verlassen Sie sich aber niemals vollständig darauf, dass die Software alle Fehler findet.
• In formellen Mails haben Smileys und Emoticons nichts zu suchen, verzichten Sie also darauf. Auch die Verwendung von Ironie wirkt in der Regel eher irritierend, als dass sie Ihr Gegenüber von Ihrer grenzenlosen Kompetenz überzeugt. Das Gleiche gilt für Zynismus.

Und was, wenn Sie nicht den Kontakt initiieren, sondern eine E-Mail beantworten müssen? Dann gilt genau dasselbe. Für die Mail bedanken, klare Betreffzeilen, höflicher Ton – und schon gelingt die Antwort.

Ein weiterer Tipp: Legen Sie feste Zeiten am Tag fest, um E-Mails zu beantworten. So werden Sie nicht minütlich abgelenkt und arbeiten effizienter. Das gilt für sämtliche Arten von Antworten, ob Sie simple E-Mail-Bestätigungen schreiben oder lange und detaillierte Antworten.

Muster-E-Mails

E-Mails sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Geschäftskommunikation. Dabei kommt es nicht nur auf den Inhalt, sondern auch auf die Form an. Vorlagen und Muster-E-Mails können helfen, sich schnell und angemessen auszudrücken, ohne jedes Mal bei null anfangen zu müssen. Wir geben Ihnen zwei Beispiele an die Hand, eines auf Englisch und eines Deutsch.

Deutsche geschäftliche E-Mail schreiben: Muster

Englische geschäftliche E-Mail schreiben: Muster

Auch im englischsprachigen Raum sind E-Mails das A und O der Kommunikation. Die richtige Tonlage und Höflichkeit sind hierbei ebenso wichtig. Ein Beispiel:

Professionelle E-Mails schreiben: Warum sie so wichtig sind

E-Mails sind für viele Berufstätige das Hauptkommunikationsmittel. Wenn es sich um nicht dringende Anliegen handelt, wo der Griff zum Telefon die erste Wahl ist, sind E-Mails flexibel und komfortabel. Besonders beim ersten Kontakt mit bisher unbekannten Menschen und bei Nachrichten an mehrere Adressaten ist der gekonnte Umgang mit E-Mails gefragt.

Hier sind einige Gründe, warum professionelle E-Mails so wichtig sind:

• Erster Eindruck: Bei neuen Kontakten bildet oft die E-Mail den ersten Eindruck. Ein sorgfältig verfasster Text kann Türen öffnen.
• Glaubwürdigkeit: Ein präzises, fehlerfreies Schreiben fördert Vertrauen und strahlt Professionalität aus.
• Klare Kommunikation: Ein verständlicher Schreibstil vermeidet Missverständnisse und spart Zeit.
• Repräsentation: Jede E-Mail repräsentiert Ihr Unternehmen oder Ihre Marke und sollte daher stets professionell verfasst sein.

Kurz gesagt: Im Geschäftsleben kann die Qualität Ihrer E-Mails den Unterschied ausmachen. Es lohnt sich daher, in professionelle Kommunikation zu investieren.

Diese Fehler sollten Sie bei geschäftlichen E-Mails vermeiden

Eine nicht professionelle E-Mail zu schreiben, hinterlässt einen schlechten Eindruck und verringert die Chance auf eine Antwort. Im schlimmsten Fall kann sich der Absender oder die Absenderin richtig blamieren. Vermeiden Sie daher unter anderem:

• Unklare Betreffzeilen: Betreffs sollten präzise und informativ sein, damit der Empfänger oder die Empfängerin sofort den Zweck der E-Mail versteht.
• Übermäßige Verwendung von „CC“ und „BCC“: Zu viele Empfänger und Empfängerinnen können für Verwirrung sorgen. Weniger ist oft mehr.
• Zu lange oder unstrukturierte Texte: Halten Sie Ihre E-Mail kurz und prägnant. Vermeiden Sie große Textblöcke.

Auch in der Signatur einer E-Mail können sich die ein oder anderen Fehler einschleichen. Wer sie vergisst, hat dem Gegenüber keine Kontaktdaten mitgeteilt.

Fazit: Das Schreiben von formellen E-Mails sollte jeder und jede Berufstätige beherrschen

Die E-Mail wird uns wahrscheinlich noch sehr lange erhalten bleiben. Es lohnt sich also, etwas Zeit zu investieren, um eine sichere Handhabung zu erlernen. Dabei ist das Schreiben einer formellen E-Mail kein Kunststück und erfordert allenfalls etwas Übung und eine Prise Empathie und soziale Kompetenz. Wer sich für die technischen Feinheiten und alle weiteren Tricks interessiert, für den lohnt sich der Besuch eines Seminars zum Thema E-Mails.

Titelbild: Olga Kurbatova / iStock / Getty Images Plus