Kritikgespräch erfolgreich führen: Phasen und Regeln

Das Kritikgespräch zählt oftmals zu den eher unbeliebten Aufgaben von Führungskräften. Offene Kritik kostet viele Vorgesetzte tatsächlich so viel Überwindung, dass selbst ein notwendiges Kritikgespräch häufig vermieden wird. Trotzdem sollten Kritikgespräche unbedingt geführt werden, schließlich ist die Unstimmigkeit spürbar.

Unser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie ein solches Gespräch aufbauen und Ihre Kritik auf konstruktive Art und Weise anbringen können, damit das Kritikgespräch für beide Seiten zu einer positiven Erfahrung wird.

Was ist ein Kritikgespräch?

Ein Kritikgespräch ist ein Instrument der Personalführung. Es gehört zu den Mitarbeitergesprächen und verfolgt das Ziel, die Mitarbeitenden auf etwaige Defizite hinzuweisen, um eine Verhaltensänderung zu erreichen.

Wann führt man ein Kritikgespräch?

Ein Kritikgespräch sollten Sie führen, wenn bei einem Teammitglied ein massives Leistungsproblem vorliegt. Dieses äußert sich beispielsweise in wiederholt destruktivem Verhalten oder einem einmaligen schweren Fehler.

Es gibt also die unterschiedlichsten Anlässe für ein Kritikgespräch. Sind Sie vielleicht mit der Arbeitsleistung einer Mitarbeiterin nicht zufrieden oder hat sich ein Mitarbeiter falsch verhalten? Bleibt ein Teammitglied ständig unter den Zielvorgaben oder ist im Kundenkontakt ungeschickt? Dann ist es Zeit für ein Kritikgespräch.

Feedback und Kritik: Das ist der Unterschied

Vorweg gesagt, bezeichnen beide Begriffe die Bewertung und Beurteilung der Arbeitsleistung einer Person. Der Übergang ist fließend.

Mit Kritik ist regelmäßig eine kritische, wertende, harte oder herablassende Beurteilung gemeint. Feedback zu geben meint hingegen vorrangig die Präsentation von Informationen zur individuellen Leistung des Einzelnen. Eine solche Rückmeldung dient als faire und objektive Fremdeinschätzung und wirkt sich positiv auf die persönliche und berufliche Entwicklung aus.

Kritikgespräch: Phasen stellen Struktur her

Wenn Sie als Führungskraft gut vorbereitet sind und strukturiert vorgehen, haben Sie die besten Chancen auf ein erfolgreiches Kritikgespräch. Folgendes Raster kann Ihrer Gesprächsführung Struktur geben. So vermeiden Sie, dass das Gespräch nicht in falsche Bahnen gerät und erfolgreich sowie zielführend ist.

1. Um das Kritikgespräch möglichst kurz zu halten, wird auch begründete Kritik oft sehr eilig und nebenbei geäußert. Damit tun Sie weder sich noch dem kritisierten Mitarbeitenden einen Gefallen, denn die Kritik unter Zeitdruck gleicht einer Zurechtweisung ohne Chance zur Erklärung Ihrerseits. Damit ein Kritikgespräch gelingt und in Zukunft Fehler vermieden werden, sollten Sie sich deshalb Zeit nehmen und für eine ungestörte und vertrauensvolle Atmosphäre sorgen.
2. Die Kontaktphase dient dazu, eine Beziehung zum Gegenüber aufzubauen. Vermitteln Sie Ihrer Gesprächspartnerin oder Ihrem Gesprächspartner das Gefühl, gemeinsam an einer guten Lösung zu arbeiten.
3. In der Informationsphase beschreiben Sie kurz und sachlich, was der Anlass für das Gespräch ist. Wenn Sie auf die Körpersprache Ihrer Mitarbeitenden achten, gelingt es Ihnen leichter, dabei den richtigen Ton zu treffen.
4. Versichern Sie sich, dass Ihr Gegenüber das Problem erfasst hat. Fragen Sie nach und sorgen Sie bei Bedarf für Klärung.
5. Lassen Sie sich eine Stellungnahme zum Sachverhalt geben. Hören Sie aktiv zu.
6. Besprechen Sie die Argumente und geben Sie Feedback.
7. In der Lösungsphase entwickeln Sie gemeinsam eine Zielsetzung.
8. Verbindliche Absprachen sorgen dafür, dass das Gespräch auch umgesetzt wird, beispielsweise „Was macht wer bis wann?“. Setzen Sie gegebenenfalls einen Anschlusstermin zur Kontrolle.
9. Den Abschluss sollten Sie freundlich, positiv und wertschätzend gestalten.
10. In der Nachbereitung werten Sie das Gespräch aus und optimieren Ihr Vorgehen für das nächste Gespräch.

Wenn Sie diese Phasen beachten und gebührend vorbereiten, legen Sie den Grundstein für ein konstruktives Konfliktgespräch und eine verbesserte Zusammenarbeit.

Acht Regeln für konstruktive Kritikgespräche und eine gelungene Gesprächsführung

Den meisten Mitarbeitenden ist ein offenes Kritikgespräch lieber als ein Arbeitsklima, das von Unzufriedenheit und schwelendem Unmut geprägt ist. Wenn es also Anlass zu einem Kritikgespräch gibt, sollten Sie nicht zu lange zögern. Delegieren können Sie so ein Gespräch übrigens nicht, auch wenn Sie das manchmal vielleicht gerne tun würden. Als Vorgesetzter bzw. Vorgesetzte tragen Sie die Verantwortung.

Diese Regeln sollten Sie beim Kritikgespräch beachten:

1. Benennen Sie den Kritikpunkt klar und deutlich

Kommen Sie ohne Umschweife auf den Punkt. Wenn Sie nicht zufrieden sind, sagen Sie also ganz direkt, woran es liegt. Um den heißen Brei herumzureden oder Nebenschauplätze aufzumachen, bringt Sie in der Sache nicht weiter und verwirrt im Zweifel Ihr Gegenüber.

2. Werden Sie konkret

Beschreiben Sie das Problem nicht allgemein, sondern sprechen Sie vom konkreten Fall. Berichten Sie in der Ich-Form von Ihrem Eindruck: „Ihre Kundin saß heute Morgen um Punkt acht Uhr im Besprechungsraum. Sie selbst sind aber erst 20 Minuten später zu diesem Termin erschienen, ohne sich zu entschuldigen oder mir Bescheid zu sagen. Für die Präsentation war nicht mehr genug Zeit und die Kundin schien mir berechtigterweise enttäuscht zu sein.“ Somit weiß Ihr Gegenüber genau, um welche Situation sich das Kritikgespräch handelt.

3. Hören Sie aktiv zu

Hören Sie sich an, was Ihr Gegenüber zu Ihrer Kritik zu sagen hat. Vielleicht gibt es gute Gründe für das Verhalten. Möglicherweise stellt sich beispielsweise heraus, dass das wiederholt verspätete Teammitglied nicht nur ein defektes Auto hat, sondern auch regelmäßig mit dem persönlichen Kundenkontakt überfordert ist oder sich von anderen im Team alleingelassen fühlt. Sie können sich erst dann ein umfassendes Bild machen, wenn Sie auch seine Seite kennen.

4. Bleiben Sie authentisch — und konstruktiv

Wenn Ihnen der Gegenstand der Kritik sehr wichtig ist, zeigen Sie dies Ihrem Gegenüber, aber bleiben Sie unbedingt respektvoll. Beschreiben Sie kurz, welche negativen Folgen das vorliegende Verhalten für Sie, das Team oder den Betrieb haben kann: „Da Sie so verspätet waren, fühlte sich das Team im Stich gelassen. Schließlich konnte die Präsentation, an der so hart gearbeitet wurde, nicht gehalten werden. Es besteht die Möglichkeit, dass die Kundin durch dieses unangenehme Erlebnis abspringt.“

Achten Sie dabei jedoch unbedingt darauf, auf Schuldzuweisungen und angsteinflößende Horrorszenarien zu verzichten. Diese sind destruktiv und machen eine konstruktive Fehlerkultur unmöglich.

5. Suchen Sie gemeinsam nach einer Lösung

Zwar kann auch die Ursachenforschung hilfreich sein, jedoch sollten Sie sich, gemeinsam mit Ihrem Gegenüber, zügig einer Lösung zuwenden: Wie können Sie das Problem gemeinsam lösen — oder sogar idealerweise in Zukunft vermeiden? Wie können Sie die Kundin gemeinsam doch noch überzeugen? Nehmen Sie hier klar eine konstruktive, lösungsorientierte Haltung ein.

6. Hören Sie sich Lösungsvorschläge offen an

Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden Lösungen entwickeln und fragen Sie gezielt nach. So kommen Sie zu einem Weg, der für beide Seiten gangbar ist.

7. Bringen Sie das Gespräch zu einem positiven Abschluss

Der Lerneffekt bei Ihrem Gegenüber ist umso größer, wenn er oder sie Ihr Büro mit einem guten Gefühl verlässt. Sorgen Sie deshalb für einen positiven Gesprächsabschluss, aus dem klar hervorgeht, was in Zukunft besser gemacht werden kann, beispielsweise: „Sprechen Sie sich vorher mit Ihrem Team ab, wer einspringt, wenn Sie zu einem Termin zu spät kommen. Jetzt vereinbaren wir einen Nachholtermin mit der Kundin oder senden ihr die ausgearbeitete Präsentation.“

8. Lassen Sie das Thema ruhen

Nach dem Gespräch sollten Sie sich nicht dazu verleiten lassen, das Thema wieder aufzuwärmen. Die Sache sollte nach Abschluss des Kritikgesprächs erledigt sein — außer sie wiederholt sich. So geben Sie Mitarbeitenden die Möglichkeit, das eigene Gesicht zu wahren und sich zu verbessern.

Fazit: Beim Kritikgespräch mit Struktur zum Erfolg

Mit etwas Vorbereitung und Struktur verliert ein Kritikgespräch seinen Schrecken. Wenn Sie sich vor Augen halten, dass das Ziel des Gesprächs ein Lerneffekt bei Ihren Mitarbeitenden und damit eine zukünftig bessere Leistung sein soll, fällt es leicht, das Kritikgespräch als echte Chance zur Optimierung zu betrachten.

Titelbild: Thomas Barwick / iStock / Getty Images Plus