„Wer Kritik übel nimmt, hat etwas zu verbergen.“ Mit diesen Worten machte Helmut Schmidt einst seine offene Einstellung gegenüber Feedback deutlich. In den letzten Jahren hat Feedback geben in der Geschäftswelt spürbar an Bedeutung gewonnen: Immer mehr Unternehmen setzen auf eine offene, konstruktive Rückmeldung an ihre Mitarbeiter zur persönlichen und unternehmerischen Weiterentwicklung.

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Es ist daher nur von Vorteil, wenn Sie die richtigen Methoden und Regeln kennen, um Feedback richtig zu geben und welche häufigen Fehler Sie dabei besser vermeiden sollten.

Warum ist Feedback wichtig?

Die persönliche Sichtweise auf erbrachte Leistungen ist in der Regel begrenzt – das eigene Verhalten wird subjektiv und damit verfälscht wahrgenommen. Diese begrenzte Sichtweise steht der persönlichen Weiterentwicklung und Verbesserung häufig im Weg. Aus diesem Grund ist es essenziell, sich regelmäßig Feedback über die eigene Leistung einzuholen.

Es existieren in der Geschäftswelt genug Beispiele zum Thema Feedback geben: Vom Vorgesetzten zum Mitarbeiter, vom Mitarbeiter zum Vorgesetzten oder auch zwischen gleichgestellten Teamkollegen.

Ebenso spielt das Feedback in der externen Unternehmenskommunikation eine große Rolle: Der Kundenservice ist beispielsweise darauf angewiesen, von seinen Kunden regelmäßig Rückmeldung zu erbrachten Leistungen oder Verbesserungsvorschläge einzuholen, um deren Wünschen gerecht zu werden. 

Faires und gutes Feedback:

  • ergänzt die subjektive Selbstwahrnehmung um eine neutrale Fremdeinschätzung,
  • gibt die Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung der eigenen Leistung und des eigenen Verhaltens,
  • dient Mitarbeitern als Leitfaden für die persönliche und berufliche Entwicklung,
  • löst Missverständnisse und Konflikte,
  • steigert die Produktivität der Mitarbeiter im Unternehmen und
  • erhöht die Zufriedenheit in der Belegschaft.

So geben Sie gutes Feedback

Damit das Feedback seine gewünschte Wirkung erzielt und dem Gegenüber als konstruktive, objektive Fremdeinschätzung dient, sollte es bestimmten Anforderungen genügen.

Mit den folgenden Feedback-Regeln können Sie eine sinnvolle Rückmeldung geben:

1) Den richtigen Zeitpunkt wählen

Das Feedback sollte in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang zu einer erbrachten Leistung oder Handlung stehen. Auf diese Weise können Sie gewährleisten, dass Sie die Situation sachlich und objektiv analysieren.

Den Zeitpunkt für das Feedback können Sie wahlweise situationsbezogen (beispielsweise nach Fertigstellung eines Projektes) oder zeitbezogen (beispielsweise alle drei Monate) wählen.

2) Gespräche unter vier Augen führen

Kritisches Feedback kann für den Betroffenen verletzend und kränkend sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass das Gespräch immer unter vier Augen – und nicht im Kreise des gesamten Teams – stattfindet.

3) Klar und verständlich formulieren

Im Feedback-Gespräch neigen die Gesprächspartner häufig dazu, schwammige und wenig konkrete Formulierungen zu nutzen. Diese Vorgehensweise ist wenig zielführend, da sie im Zweifel mehr Fragen aufwirft als Unklarheiten beseitigt.

Eine klare, konkrete und verständliche Formulierung ist die Grundvoraussetzung für ein gelungenes Feedback:

Destruktives Feedback:

„Herr Müller, der letzte Bericht zum Serviceeinsatz beim Kunden XY ist zu umfangreich geworden.“

Konstruktives Feedback:

„Herr Müller, in dem letzten Bericht zum Serviceeinsatz hätten wir uns konkretere und präzisere Formulierungen gewünscht, insbesondere in den folgenden Kapiteln: …“

4) In der Ich-Form sprechen

Bei jedem Feedback handelt es sich zunächst einmal um die Beobachtung eines Außenstehenden.

Als solche sollten Sie das Feedback daher auch formulieren: 

Destruktives Feedback:

„Sie gehen im Kundengespräch zu wenig auf die Herausforderungen des Kunden ein.“

Konstruktives Feedback:

„Ich habe beobachtet, dass Sie im Kundengespräch zu wenig auf die Herausforderungen des Kunden eingehen.“

5) Positiv beginnen

Kritisches Feedback nehmen die Betroffenen besser an, wenn sie das Gefühl haben, dass das Unternehmen ihre Leistung schätzt und beachtet. Aus diesem Grund ist es wichtig, im Gespräch mit den positiven Eindrücken zu beginnen und dann erst auf die kritischen Aspekte einzugehen.

Häufige Fehler beim Feedback geben

Konstruktives Feedback kann das Gegenüber in seiner Weiterentwicklung unterstützen, das Selbstwertgefühl erhöhen und die Zufriedenheit steigern. Umgekehrt kann Feedback aber auch verletzend, demütigend und destruktiv wirken.

Damit das nicht passiert, sollten Sie die folgenden häufigen Fehler vermeiden:

1) Bewertung oder Verurteilung

Feedback sollte niemals eine generelle Bewertung oder Verurteilung des Mitarbeiters enthalten. Fühlt sich der Feedback-Empfänger durch eine Äußerung persönlich angegriffen, zieht er sich häufig zurück oder geht zum Gegenangriff über.

2) Zu viele negative Punkte

Kritik kann in einem gewissen Maße konstruktiv wirken. Wenn die negativen Aspekte jedoch Überhand nehmen, schlägt das Gespräch ins Gegenteil um und wirkt demotivierend.

3) Ehrlichkeit ohne Taktgefühl

Bei aller Ehrlichkeit ist im Feedback-Gespräch auch immer ein gewisses Taktgefühl erforderlich. Versetzen Sie sich in die Lage des Betroffenen, analysieren Sie dessen Situation und verhalten Sie sich empathisch.

4) Reaktion des Mitarbeiters ignorieren

Genauso wichtig wie das Feedback geben, ist die Reaktion auf das Feedback. Beobachten Sie daher die Reaktion des Mitarbeiters: Nimmt dieser die Kritik wohlwollend auf oder zeigt er Unverständnis?

Feedback geben: Voraussetzung für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozesses

Feedback stellt – sofern es konstruktiv ausfällt – die Grundlage für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung von Mitarbeitern dar. Das Feedback kann als Instrument der Personalführung dabei situationsbedingt zum Einsatz kommen, wenn der Vorgesetzte oder Mitarbeiter einen konkreten Bedarf sieht.

Darüber hinaus bietet es sich aber an, auch regelmäßige Feedback-Gespräche in festen zeitlichen Abständen zu führen. In diesem Rahmen kommen dann generelle, allgemeine Themen, Wünsche und Kritiken zur Sprache.

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Headerbild: Charles Deluvio on Unsplash

Ursprünglich veröffentlicht am 31. März 2020, aktualisiert am März 31 2020

Themen:

Konfliktmanagement