Daily Huddle: Die Macht täglicher Meetings

Teamwork funktioniert im Idealfall effizient und mit gemeinschaftlichem Einsatz. Doch an einigen Stellen sind Kommunikationsstränge zu schwach, an anderen werden Probleme, Leistungen und Erfolge nicht ausreichend kommuniziert. An dieser Stelle kommt der Daily Huddle ins Spiel, im wahrsten Sinne des Wortes. Was es mit diesem Football-Phänomen auf sich hat und wie es die Wirksamkeit ganzer Projekte optimiert, erfahren Sie hier.

Definition: Was ist ein Daily Huddle?

Bei einem Daily Huddle (Deutsch: tägliches Treffen) handelt es sich um ein schnelles tägliches Meeting, bei dem einzelne Teammitglieder Fortschritte und Hürden mitteilen sowie weitere Vorgehen besprechen können. In der Regel dauern Daily Huddles 15 Minuten; es werden kurz und knackig Informationen ausgetauscht und die Zusammenarbeit angeregt. Daily Huddles werden auch als Daily Standups oder Daily Scrum bezeichnet.

Daily Huddle: Mit sechs Regeln zum Erfolg

Ein Daily Huddle soll kurz und produktiv sein, kann aber unter den falschen Umständen zum lästigen Treffen werden. Mit diesen sechs Regeln wird Ihr Daily Huddle erfolgreich und effizient:

1. In der Kürze liegt die Würze: Daily Huddles dauern nicht länger als 15 Minuten. Achten Sie darauf, diese Regel zu befolgen, um den Effekt des Briefings beizubehalten und die Motivation der Teammitglieder aufrechtzuerhalten.
2. Beweisen Sie Konsequenz: Am wirkungsvollsten sind Daily Huddles, wenn sie täglich zur gleichen Zeit abgehalten werden. Zudem ist es hilfreich, die Teilnahme verpflichtend zu machen, um das Engagement und die Zusammenarbeit im Team zu fördern.
3. Huddle mit Agenda: Eine Tagesordnung hilft Ihnen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die Viertelstunde bestmöglich zu nutzen.
4. Ein offenes Ohr: Das Daily Huddle ist ein idealer Zeitpunkt, um sämtlichen Mitarbeitenden die Möglichkeit zum Meinungsaustausch zu bieten. Durch das Einbeziehen jeder einzelnen Person wird transparente und offene Kommunikation gefördert.
5. Bleiben Sie positiv: Die täglichen Meetings sollen dazu beitragen, dass Ihr Team aufgeklärt ist, aber auch positive Ereignisse und Leistungen betonen. Trotz der kurzen Dauer sollten Sie stets wohlwollend und lösungsorientiert kommunizieren.
6. Nach dem Huddle ist vor dem Huddle: Beenden Sie das Meeting, indem Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter konkrete Aufgaben zu erledigen haben. Damit können sämtliche Unsicherheiten für den Tag geklärt und Prioritäten im Team gesetzt werden.

Beispiel: Agenda für Ihren Daily Huddle

Im Folgenden haben wir für Sie beispielhaft eine Agenda zusammengestellt. Natürlich können Sie diese nach Bedarf anpassen. Es bietet sich an, das Grundgerüst der Daily Huddles einheitlich zu gestalten und von Tag zu Tag inhaltlich anzupassen.

Check-in: Wie geht es Ihnen heute?

Der Check-in besteht aus einer kleinen Frage, die jedes Teammitglied beantworten soll. Dabei steht in der Regel der aktuelle Gemütszustand im Fokus, der verbal, durch Farben (rot/ gelb/ grün), Daumen (Daumen hoch / Daumen in der Mitte / Daumen runter) oder etwa durch Emojis ausgedrückt werden kann. (Gesamtdauer: 2 Minuten)

Fokus: Was machen Sie heute?

Hierbei werden die Hauptaufgaben für die Zeit bis zum nächsten Daily Huddle genannt, aber auch anfallende Meetings oder wichtige Entscheidungen. (Gesamtdauer: 3 Minuten)

Zahlen: Wie messen wir unseren Erfolg?

An dieser Stelle können Sie konkrete Zahlen nennen, die für einzelne Projekte wichtig sind. Bereiten Sie diese vor dem Daily Huddle vor, um den Flow des Meetings nicht unnötigerweise zu unterbrechen. (Gesamtdauer: 5 Minuten)

Problemlösung: Wobei benötigen Sie Hilfe?

Zum Abschluss sollten Sie die Zeit nutzen, um mögliche Herausforderungen zu thematisieren. Alle Kolleginnen und Kollegen sind dazu angehalten, Unsicherheiten und Hürden zu kommunizieren. Wo braucht jemand Hilfe?

Welche Vorteile hat ein Daily Huddle?

Durch ihre kurze Dauer mögen Daily Huddles für manche unnötig erscheinen, doch sie bringen zahlreiche Vorteile mit sich:

• Regelmäßiger und kurzer Austausch über den Projektfortschritt, Herausforderungen und Änderungen.
• Offener Kommunikationsweg durch tägliches Treffen.
• Mehr Innovation durch Ideenaustausch und regelmäßige Anregung.
• Verantwortlichkeiten sind geklärt und Aufgaben werden zugeteilt.
• Gesamteffizienz wird verbessert, da die kurzen Meetings Zeit sparen und lange Treffen ersetzen.
• Erfolge und positive Leistungen werden häufiger hervorgehoben, wodurch die Motivation und das Engagement im Team steigen.

Fünf Tipps: So gelingt der Daily Huddle

Daily Huddles zeichnen sich vor allem durch ihre geringe Dauer und Effizienz aus, aber in 15 Minuten kann einiges schief gehen. Damit Sie die täglichen Briefings bestmöglich nutzen können, sollten Sie folgende Tipps befolgen:

1. Teilnehmen von überall aus: In Zeiten von Home-Office sollten Sie eine Lösung anbieten, die all ihren Mitarbeitenden entgegenkommt. Durch ein hybrides Meeting können Sie im Büro anwesende Angestellte sowie Teammitglieder zu Hause abholen.
2. Vermeiden Sie häufige Absagen: Je öfter Sie den Daily Huddle verschieben oder absagen, desto geringer wird die Motivation in Ihrem Team ausfallen. Stellen Sie sicher, dass die Daily Huddles auch ohne Sie stattfinden können. Bestimmen Sie dafür Personen, die sich um die Agenda und die Moderation des Meetings kümmern.
3. Weiterdenken: Achten Sie darauf, dass die Kommunikation im Team nicht nur im Daily Huddle stattfindet, sondern auch außerhalb gefördert wird. Daily Huddles bedeuten nicht, dass sich Ihr Team keine weiteren Informationen einholen darf, sondern fungieren als generelles Update für das gesamte Team.
4. Huddle am Morgen: Der beste Zeitpunkt für den Daily Huddle ist der Vormittag. Sollten Ihre Angestellten zu unterschiedlichen Zeiten mit der Arbeit beginnen, legen Sie den Huddle idealerweise frühestmöglich.
5. Nicht alles ist relevant: In 15 Minuten können kaum alle Themen und Fragen geklärt werden. Denken Sie daran, dass der Daily Huddle bewusst kurz gehalten ist und daher nur die wichtigsten Punkte besprochen werden.

Eins ist außerdem klar – auch im knackigen Daily Huddle müssen sich alle Teilnehmer an die Meeting-Regeln halten. Nur so lässt sich Chaos vermeiden.

Fazit: Daily Huddle für Daily Updates macht sich bezahlt

Wer täglich in Meetings ist, verschiedene Projekte betreut, mit unterschiedlichen Abteilungen und der Kundschaft kommuniziert, wird mit dem Daily Huddle eine willkommene Lösung finden, um das Team auf einem Stand zu halten – ohne Ergebnisprotokoll und langwierige Vorbereitung. In maximal 15 Minuten werden alle Beteiligten abgeholt.

Durch die asynchrone oder hybride Umsetzung können sämtliche Teammitglieder inkludiert werden. Gleichzeitig bietet der Daily Huddle sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Projektleitung Sicherheit und Struktur.

Sinnvoll umgesetzt ist das Daily Huddle als Stand-up-Meeting damit ein hilfreicher Begleiter für sämtliche Branchen und jegliche Teamkonstellationen. Probieren Sie es aus.

Titelbild: jacoblund / iStock / Getty Images Plus