So verfassen Sie ein schlüssiges Ergebnisprotokoll

Sie wurden zum Protokoll schreiben für das nächste Meeting auserkoren? Meist hält sich die Begeisterung für diese Aufgabe bei den Betroffenen in Grenzen. Zwar wird wie selbstverständlich vorausgesetzt, dass jeder weiß, wie man ein Ergebnisprotokoll anfertigt, in der Realität aber wissen die wenigsten auf Anhieb, wie das wirklich geht. Wie Sie ein schlüssiges Ergebnisprotokoll verfassen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Ein Ergebnisprotokoll schreiben: Diese Tipps sollten Sie im Vorfeld beachten

Gerade bei lebhaften Meetings kann es schwerfallen, sich als Protokollantin oder Protokollant auf das Wesentliche zu beschränken. Gleichzeitig besteht der Anspruch, keine relevanten Informationen auszulassen, denn das Protokoll dient später häufig auch als Aktionsplan, dem zu entnehmen ist, wer was bis wann erledigen soll. Etwas Vorbereitung hilft Ihnen, von Anfang an den Überblick zu behalten. So können Sie vorgehen:

Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll: Was wird gewünscht?

Wenn Sie als protokollführende Person für ein Meeting ausgesucht wurden, erfahren Sie dies in der Regel einige Zeit vor dem Treffen. Nun beginnt Ihre Vorbereitung. Als Erstes versichern Sie sich bei der Sitzungsleitung oder dem letzten Protokollführenden, ob ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll gewünscht wird.

Der wichtigste Unterschied ist, dass ein Ergebnisprotokoll sich auf das Wesentliche beschränkt, während ein Verlaufsprotokoll eine umfangreiche Mitschrift darstellt, die nicht nur die Ergebnisse, sondern sämtliche Diskussionsbeiträge der Teilnehmenden ausführlich wiedergibt.

Das Ergebnisprotokoll ist die gängigste Art des Protokolls im Business-Umfeld. Wenn Sie dafür verantwortlich sind, besteht die Herausforderung darin, alle wesentlichen Inhalte des Treffens kurz, klar und verständlich zu verschriftlichen. Damit Sie den zum Teil turbulenten Gesprächen gut folgen können, sollten Sie die Themen und Inhalte der Besprechung, wenn möglich, bereits im Vorfeld kennen.

Machen Sie sich mit dem Inhalt des Meetings vertraut

Lesen Sie sich die Tagesordnung oder Agenda des Meetings gründlich durch und informieren Sie sich bei Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten oder durch Fachbeiträge, um was es genau geht. Die Vorkenntnisse bewirken, dass Sie der Diskussion leichter folgen und gleichzeitig Wichtiges von Unwichtigem trennen können.

Die Ergebnisprotokoll-Vorlage: Das gehört hinein

Für die grundlegenden Informationen des Ergebnisprotokolls können Sie eine Vorlage anfertigen, die Sie dann vor Ort schnell und mühelos ausfüllen. Besonders geeignet ist eine kurze Tabelle, deren Überschrift den Anlass mitteilt, etwa „Kick-Off-Meeting der Vorsitzenden“. 

Folgende Punkte gehören als eine Art „Must-have“ in die Protokollvorlage:

• Das Datum ist für die spätere Dokumentation wichtig.

• Beginn und Ende der Sitzung notieren Sie durch die Uhrzeit.

• Wo fand das Treffen statt? Der Ort, beispielsweise „Konferenzraum 2“, wird hier verzeichnet.

• Wer hat die Leitung oder den Vorsitz? Unter dem Punkt „Sitzungsleitung“ findet sich diese Angabe.

• Unter „Protokollführung“ findet sich der Name desjenigen, der das Protokoll anfertigt.

• Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden meist mittels einer separaten Anwesenheitsliste erfasst, in die sie sich selbst eintragen. Auch fehlende Personen werden hier von der Protokollschreiberin oder dem Protokollschreiber genannt. Als protokollführende Person verweisen Sie unter „Teilnehmerinnen und Teilnehmer“ auf die Anwesenheitsliste, etwa durch „siehe Anwesenheitsliste“.

• Anlagen sind häufig Bestandteil einzelner Tagesordnungspunkte. Ein typisches Beispiel sind Angebote, Preislisten und Kostenvoranschläge für Neuanschaffungen oder Reparaturen von Firmeneigentum. Als Protokollschreiberin oder -schreiber führen Sie diese kurz auf und fügen sie dem Protokoll als Anlage bei.

• Erfassen Sie die Tagesordnungspunkte (TOP) im Vorfeld übersichtlich, beispielsweise ein TOP pro Seite oder pro Tabellenfeld. Wenn die Diskussion einmal zwischen den Themen hin- und herspringen sollte, ist es für Sie dadurch leichter, die Ergebnisse schnell richtig zuzuordnen.

Ergebnisprotokoll: Aufbau und Bestandteile

Ein Ergebnisprotokoll besteht meistens aus drei Bestandteilen:

1. Teil eins enthält die grundlegenden Informationen über Anlass, Datum, Ort, Zeit, Sitzungsleitung, Protokollführung, Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Tagesordnungspunkte und Anlagen. Zu all diesen Punkten können Sie eine Vorlage erstellen, die Ihnen die Struktur vorgibt und damit die Arbeit erleichtert.

2. Das Herzstück des Ergebnisprotokolls befindet sich im zweiten Teil. Hier werden alle Beschlüsse, Einigungen, Abstimmungsergebnisse und Anträge dokumentiert. Halten Sie Abstimmungsergebnisse durch Ja- und Nein-Stimmen sowie Enthaltungen in Zahlen fest. Anträge vermerken Sie in ihrer genauen Formulierung, versehen mit dem Namen des Antragstellers. Bei umfangreichen Anträgen können Sie das Schriftstück als Anlage beifügen. Falls Teilnehmerinnen oder Teilnehmer zu spät kommen oder die Sitzung vorzeitig verlassen, gehören auch diese Informationen in das Ergebnisprotokoll.

3. Nach einer Kontrolle auf Rechtschreibfehler, inhaltliche Fehler und Unklarheiten nehmen Sie, wenn nötig, eine Überarbeitung und „Reinschrift“ vor. Abschließend unterschreiben Sie das Ergebnisprotokoll und legen Sie es der Sitzungsleitung zur Unterschrift vor. Mit ihrer oder seiner Unterschrift bestätigt die Sitzungsleitung die Richtigkeit des Protokolls und autorisiert gleichzeitig die Bekanntmachung des Protokolls an die Teilnehmenden.

Ergebnisprotokoll Muster: So könnte Ihr Ergebnisprotokoll aussehen

Es gibt zahlreiche kostenlose Protokollvorlagen für Meetings im Word-Format, die Sie individuell auf Ihre Ansprüche anpassen können. Sie haben aber auch die Möglichkeit, sich eine eigene Protokollvorlage zu erstellen, auf die Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf zurückgreifen können. Wir haben für Sie ein Muster erstellt:

Ergebnisprotokoll

Textagentur XY

Monatsmeeting der Partner

Tagesordnungspunkte 

1. Begrüßung und Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung

2. Erwerb größerer Monitore für die angestellten Texterinnen und Texter

3. Rekrutierung externer Texterinnen und Texter

4. Diverses

Fazit: Das Ergebnisprotokoll sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren

Ein Ergebnisprotokoll ist kurz, knapp und bündig. Es fasst das Wichtigste aus einem Meeting zusammen und ermöglicht so im Nachhinein eine gezielte und einfache Informationsentnahme. Auch hat es häufig die Funktion eines Arbeitsplans.

Kernstück des Protokolls sind die Ergebnisse, also Beschlüsse, Einigungen, Abstimmungen und Anträge der Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Eine gute Vorbereitung kann Ihnen als Protokollantin oder Protokollant wesentlich dabei helfen, ein schlüssiges Ergebnisprotokoll zu verfassen.

Titelbild: Klaus Vedfelt / DigitalVision / Getty Images Plus