Debriefing: Ablauf einer erfolgreichen Nachbesprechung

Während Briefings im Arbeitsalltag völlig normal sind, zählen Debriefings eher noch zu den Ausnahmen. Schade, denn Nachbesprechungen können beispielsweise nach Projektabschlüssen direkt vor Augen führen, was gut oder schlecht gelaufen ist und welche Erkenntnisse bzw. Lessons Learned daraus gezogen werden können.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein erfolgreiches Debriefing durchgeführt wird und wie Sie das meiste aus strategischen Nachbesprechungen für Ihr Business herausholen.

Der Begriff leitet sich von dem englischen Wort „briefing“ ab (zu Deutsch: Einweisung). Debriefings sind nicht nur auf Unternehmen begrenzt, sondern kommen auch im Spitzensport, beim Militär oder im medizinischen Bereich zum Einsatz. Allgemein wird bei einem Debriefing ein wichtiges Ereignis, eine Situation oder ein Projekt gemeinsam im Team analysiert und nachbereitet. Im geschäftlichen Sinne haben sich solche Nachbesprechungen gut bewährt, vor allem als Retrospektive in agilen Setups.

Meist wird ein Debriefing in Form eines Workshops durchgeführt. Im Mittelpunkt stehen das Sammeln und Strukturieren verschiedener Projekterfahrungen, die im Anschluss in der Gruppe besprochen werden.

Obwohl Debriefings vorrangig für Gruppen ausgelegt sind, eignen sie sich auch prima als Tool zur Selbstreflexion. Denn das Herzstück dieser Gespräche sind drei einfache Fragen, die sich jeder im Einzelnen zur Nachbereitung eines Ereignisses stellen kann. Wichtig ist, dass die Fragen faktenorientiert und wertfrei beantwortet werden. Sie lauten:

• Was ist passiert?
• Warum ist es passiert?
• Was würde man als Einzelperson oder Gruppe beim nächsten Mal anders machen?

Für wen ist ein Debriefing gedacht?

Ein Debriefing ist als Gruppenformat konzipiert, um Projekte oder Situationen im Nachgang zu besprechen. Es ist daher für jede Gruppe von Personen geeignet, die gemeinsam ein bestimmtes Ereignis analysieren möchte. Beispiele: Ärztin und Assistenzteam, Projektleitung und Mitarbeitende, Trainer und Mannschaft.

Was gehört in ein Debriefing? Eine Checkliste

Ein Debriefing besteht aus drei Phasen, in welchen jeweils die zentralen Fragestellungen diskutiert werden: Was ist passiert, warum ist es passiert, was lässt sich optimieren. Entsprechend folgt ein Debriefing einem klaren Ablauf: die Bestandsaufnahme, die Analyse und der Transfer beziehungsweise die Ableitung der Maßnahmen. Emotionale Schuldzuweisungen haben im Debriefing nichts verloren.

Bevor die tatsächliche Reflexion des Projektes beginnt, sollte eine kurze Einleitung durch die moderierende Person erfolgen. Alle Teilnehmenden sollten begrüßt sowie der Ablauf und die Grundregeln kommuniziert werden. Weisen Sie darauf hin, dass es um Konstruktivität geht und nicht um die Suche nach den Schuldigen. Der Grundsatz lautet: Lösungen finden, nicht Probleme wälzen.

Achten Sie auf eine wertschätzende, konstruktive und neutrale Kommunikation. Im Rahmen eines Debriefings sollte jede Person Fehler zugeben und Schwächen ansprechen können, ohne dass dies von den anderen bewertet wird.

In der ersten Phase geht es um die Bestandsaufnahme des Projektes. Die Teilnehmenden erzählen von den persönlichen Projekterfahrungen, Erkenntnissen und Erlebnissen. Dafür können auch bestimmte Themen vorgegeben werden.

Nun folgt der wichtigste Teil des Debriefings: die Analyse, Diskussion und Interpretation der gesammelten Ergebnisse. Dabei sollte von allen analysiert werden, was und warum etwas gut oder schlecht lief. In dieser Phase geht es darum, die richtigen Schlüsse aus den Ergebnissen zu ziehen.

Im nächsten Schritt werden gemeinsam konkrete Maßnahmen aus der Analyse abgeleitet. Es ist sinnvoller, lieber wenige Verbesserungsvorschläge auszuarbeiten als einen umfangreichen Maßnahmenkatalog, der in der Schublade verschwindet und vergessen wird. Zu einem erfolgreichen Debriefing gehört daher auch das (schriftliche) Festlegen eindeutiger Zuständigkeiten und Deadlines, um die definierten Maßnahmen umzusetzen.

Vergessen Sie am Ende der Debriefing-Session nicht, den Teilnehmenden für die Bereitschaft zur Nachbearbeitung zu danken. Auch eine kurze Wertschätzung zum abgeschlossenen Projekt ist eine gern gesehene Geste.

Nutzen Sie die folgende Debriefing-Checkliste als praktische Hilfe zur Planung und Durchführung von Nachbesprechungen. Die einzelnen Schritte lassen sich natürlich weiter untergliedern, wenn Sie bestimmte Details ergänzen möchten.

1. Debriefing-Termin für alle Projektbeteiligten festlegen
2. Fragebogen und Agenda zur Vorbereitung an die Teammitglieder versenden
3. Grundregeln des Debriefings klar kommunizieren
4. Debriefing nach der Struktur – Bestandsaufnahme, Analyse, Transfer – durchführen
5. Protokoll führen und die entwickelten Handlungsoptionen festhalten
6. Bedanken für die Teilnahme und die Bereitschaft für dieses Format

Vorteile einer strukturierten Nachbesprechung

Die Durchführung eines Debriefings und die offene Kommunikation über erlebte Eindrücke sind zu Beginn vielleicht etwas ungewohnt. Sobald sich die Nachbesprechungen aber im Projektteam etabliert haben, bieten sie allen Beteiligten eine Menge Vorteile:

• Debriefings verbessern die interne Kommunikation und die Leistungsfähigkeit im Team.
• Das kritische Reflektieren von Projekten schärft den Blick auf das Big Picture.
• Die Projektmitglieder werden sich der Komplexität des Projektes bewusst.
• Aus den gesammelten Erfahrungen lernt das gesamte Team, was die Arbeitsqualität und Effizienz fördert.
• Durch Debriefings können zukünftige Fehler oder Wiederholungsfehler vermieden werden.
• Die Motivation des Teams für zukünftige Projekte steigt.

Praktische Tipps für ein erfolgreiches Debriefing

Die Schwierigkeit von Debriefings liegt in der Sache selbst: Ereignisse werden auf Erfolge oder Fehler geprüft, um entsprechende Lessons Learned zu gewinnen. Nicht jedem fällt es leicht, eigene Fehler zuzugeben oder Emotionen außen vor zu lassen. Deshalb möchten wir Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie ein Debriefing für alle möglichst angenehm, konstruktiv und erfolgreich gestalten:

• Schaffen Sie eine positive und offene Atmosphäre.
• Sorgen Sie dafür, dass die Grundregeln klar kommuniziert werden und greifen Sie als Moderator in kritischen Situationen ein.
• Setzen Sie zusätzliche Hilfsmittel wie Whiteboards oder Flipcharts ein. Dadurch können Sie die Ergebnisse zeitgleich zur Diskussion notieren und das Meeting auflockern.
• Legen Sie ein Zeitlimit fest und halten Sie dieses auch ein. Es hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, zielorientiert zu arbeiten und die Produktivität im Team aufrechtzuerhalten.
• Geben Sie nicht gleich auf, falls die ersten Debriefings nicht reibungslos ablaufen. Jedes Format braucht etwas Zeit, bis sich alle daran gewöhnt haben und eine optimale Struktur gefunden wird.

Fazit: Debriefing – kleiner Einsatz, große Wirkung

Debriefings fördern die Kommunikation, Leistungsfähigkeit und Qualität im Team. Durchgeführte Projekte werden analysiert und gemeinsam reflektiert, um die zukünftige Zusammenarbeit zu optimieren. Wichtig ist, dass das Debriefing gut vorbereitet und moderiert wird.

Eine positive Atmosphäre ist genauso unerlässlich wie die Fähigkeit kritisch einzugreifen, wenn es zu hitzigen Diskussionen kommt. Debriefing-Meetings sind Maßnahmen, die mit kleinem Einsatz eine große Veränderung bewirken können. Probieren Sie es aus.

Titelbild: Klaus Vedfelt / iStock / Getty Images Plus