Flussdiagramm: So erstellen und nutzen Sie Flowcharts

Die Modellierung von Flowcharts beinhaltet besonders für Unternehmen mit vielschichtigen und verzweigten Arbeitsabläufen viele Vorteile. Die visualisierte Darstellung von Abläufen erlaubt allen Beteiligten einen raschen Überblick und sorgt für Einheitlichkeit im Verständnis.

Doch was genau ist ein Flussdiagramm eigentlich — und wie können Sie es erstellen? Diese und andere Fragen beantworten wir im folgenden Blogbeitrag.

Flussdiagramm erstellen: So geht’s

Flussdiagramme können Sie manuell oder mittels spezieller Software erstellen.

Für die manuelle Erstellung sind Anwendungen wie Word, PowerPoint und Excel geeignet, die Sie selbst für das von Ihnen gewünschte Flussdiagramm konfigurieren müssen. Dazu suchen Sie sich die richtigen Symbole heraus und bilden damit den darzustellenden Prozess ab. Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, definieren Sie den Zweck und den Umfang Ihres Diagramms.

Word beispielsweise verfügt in der Sektion „Formen“ über eine Auswahl gängiger Flussdiagramm-Symbole, deren Bedeutung aufklappt, wenn Sie den Cursor dorthin bewegen.

Folgende Regeln gilt es bei der Modellierung Ihres Flussdiagramms zu beachten:

1. Start und Ende sind klar abgebildet.
2. Die Beschriftung der Symbole ist eindeutig.
3. Die Anordnung der Zeichen ist vorgegeben: entweder von oben nach unten oder von links nach rechts.
4. Verbindungspfeile sollten sich nicht kreuzen.
5. Jede Entscheidung hat mindestens zwei Verzweigungen (wie „Ja/Nein“).
6. Tätigkeiten werden immer mit Substantiv und Verb beschrieben (etwa „Rechnung beanstanden“).

Flussdiagramm-Symbole: Das ist ihre Bedeutung

Flussdiagramm-Symbole dienen der Vereinheitlichung. Sie tragen dazu bei, dass verschiedene Akteure das gleiche Prozessverständnis erwerben.

Elemente und Formen mit festgelegter Bedeutung werden in Flussdiagrammen genutzt, um Arbeitsabläufe visuell darzustellen. Bestimmte Symbole stehen dabei für charakteristische Bestandteile eines Prozesses. Schlichte Geschäftsabläufe, wie beispielsweise das Prüfen einer Rechnung, können Sie mit wenigen Symbolen beschreiben. Komplexere Abläufe, etwa ein umfassender Programmablaufplan, erfordern im Vergleich dazu eine Vielzahl von Symbolen.

Die gängigsten Symbole haben wir für Sie zusammengefasst:

• Eine Ellipse kennzeichnet den Start oder das Ende eines Prozesses (etwa „Rechnung wurde bezahlt“).
• Das Symbol für einen bestimmten Schritt bzw. eine bestimmte Aktivität im Prozess (beispielsweise „Rechnung prüfen“), ist das Rechteck.
• Die Raute ist das Zeichen für eine Entscheidung mit mindestens zwei Verzweigungen (zum Beispiel „Ja/Nein“).
• Mit dem Symbol für Daten können Ressourcen dargestellt werden, wie etwa eine Kundendatenbank.
• Ein vordefinierter Prozess ist vorhanden, wenn Sie ein Rechteck mit jeweils einem geraden Strich nach unten an der Seite sehen.
• Alle Flussdigramm-Elemente werden mittels Verbindungspfeilen verbunden, um die Chronologie zu verdeutlichen.

Flussdiagramm-Software: Nützliche Tools für die Erstellung Ihrer Flowcharts

Insbesondere für komplexere Arbeitsabläufe bieten sich professionelle Softwarelösungen an, die über eine vorgefertigte, umfassende Auswahl an Symbolen verfügen, die Sie, häufig per Drag-and-drop, an die richtige Stelle bewegen. Sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Tools, wie etwa dia, stehen Ihnen für die Erstellung Ihrer Flussdiagramme zur Verfügung.

Je nach Art des Workflows bieten diese verschiedene Diagrammtypen an:

1. Das übergeordnete Flussdiagramm legt das Hauptaugenmerk auf einen Prozessfluss mit einheitlicher Richtung, Beginn und Ende. Die einzelnen Schritte werden, oft von oben nach unten, mit verschiedenen Formen dargestellt.
2. Das funktionsübergreifende Diagramm, auch „Swimlane-Diagramm“ genannt, kategorisiert die Prozessschritte in Bahnen oder Spalten. Diese werden meist nach Rolle, Abteilung und Prozessphase unterschieden. Anforderungen sowie Verantwortungsbereiche werden auf diese Weise sichtbar gemacht.
3. Business Process Model and Notation (BPMN) ist besonders für die grafische Darstellung und Modellierung von Geschäftsabläufen geeignet, da es vorgefertigte Verfahren enthält, die Nutzende in ihr Flussdiagramm einbauen können.

Flussdiagramm-Beispiel: ein Telefongespräch führen

Die völlige Selbstverständlichkeit, mit der fast jeder Mensch telefoniert, sollte nicht darüber hinwegtäuschen, dass das Führen eines Telefongesprächs aus mehreren Aktivitäten besteht und auch Entscheidungen beinhaltet. Zur Veranschaulichung des Prinzips haben wir ein Festnetz-Telefongespräch als Flussdiagramm in seine Einzelteile gegliedert:

Flowcharts: Das sind die Vorteile

Die Vorteile der professionellen Erstellung und Verwendung liegen auf der Hand. Sie sorgen für eine klare, transparente Darstellung von Arbeitsabläufen, bieten Kontroll- und Datenerhebungsmöglichkeiten und erlauben das Erkennen von Verbesserungspotenzialen. Besonders auch das Projektmanagement wird durch die Anwendung von Flussdiagrammen deutlich übersichtlicher.

Wichtig ist auch die Herstellung eines gemeinsamen Prozessverständnisses aller Akteure durch die Visualisierung. Darüber hinaus gewähren Flowcharts einen schnellen Überblick über alle Ressourcen, Daten und Informationen des betreffenden Prozesses. Gerade auch für die erfolgreiche Integration von Risiko-, Qualitäts- und Dokumentenmanagement sind Flowcharts eine verwendbare Basis, da sie kompakt und übersichtlich alles Wichtige auf einen Blick zeigen.

Fazit: Flussdiagramme sind vielfältig nutzbar

Die Erstellung von Flowcharts ist aus dem Geschäftsalltag kaum noch wegzudenken. Ob manuell oder mit Unterstützung einer Software, bieten Flussdiagramme die Möglichkeit, Abläufe in Einzelteilen verständlich darzustellen und zu untersuchen.

Diese Übersicht erlaubt allen am Prozess Beteiligten ein besseres und vereinheitlichtes Verständnis für den eigentlichen Prozessablauf. Daraus abgeleitet ergibt sich das Nutzungspotenzial von Flowcharts als Analysegrundlage für Verbesserungspotenziale sowie als Basis für weitere Managementaufgaben.

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