In 8 Schritten zum Kommunikationsplan für Projekte (inkl. Vorlage)

Steht in Ihrem Unternehmen ein Großprojekt ins Haus? Oder wollen Sie die einzelnen Bereiche Ihres Betriebs besser miteinander vernetzen, zum Beispiel, um Arbeitsprozesse zu verbessern und die Produktivität zu steigern? Dann kommen Sie um einen Kommunikationsplan kaum herum, wenn Ihr Projekt nicht in heillosem Chaos enden soll. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diesen Plan erstellen.

Ihr Kommunikationsplan: Dank Vorlage schnell erstellt

Ziel eines Kommunikationsplans – manchmal auch Kommunikationsmatrix genannt – ist es, einen strukturierten Informationsaustausch zwischen mehreren Stakeholdern zu ermöglichen. Im Plan wird festgelegt, wer zu welcher Zeit mit wem über welches Thema zu sprechen hat. Auch Kommunikationskanäle und -formate werden festgehalten.

Je mehr Personen und Abteilungen in Ihrem Unternehmen an einem Projekt beteiligt sind, desto komplizierter wird es, alle Kommunikationsprozesse zu regeln. Allzu schnell werden wichtige Punkte vergessen oder Überschneidungen zwischen verschiedenen Kommunikationsflüssen übersehen.

Insbesondere, wenn Sie eine sehr umfangreiche Kommunikationsmatrix benötigen oder regelmäßig neue Pläne erstellen, lohnt es sich deshalb, mit einer Vorlage zu arbeiten. Mit ihrer Hilfe geht der Planungsprozess deutlich schneller und einfacher vonstatten und lässt sich beliebig oft reproduzieren.

Kommunikationsplan in acht Schritten

Diese Elemente gehören in die Kommunikationsmatrix

Sie merken schon: Ein Kommunikationsplan umfasst viele verschiedene Ebenen. Die beteiligten Personen und ihre Zuständigkeiten, das Kommunikationsziel, bestimmte Termine, die Art des Austauschs, all das muss enthalten sein, damit die Matrix funktioniert.

Die einzelnen Kommunikationsprozesse müssen in einer logischen Abfolge stehen, dürfen sich nicht überschneiden und sollten von allen Beteiligten gut erfasst werden können. Deshalb bietet es sich an, nicht alle Angaben in eine einzelne Tabelle einzutragen, sondern den Kommunikationsplan in mehrere Elemente aufzuteilen.

Dank eines Zeitplans werden alle Aufgaben pünktlich erledigt

Möglich ist zum Beispiel, einen separaten Zeitplan anzulegen. Darin halten Sie alles fest, was zeitkritisch ist. Welche Deadlines müssen eingehalten werden? Welche Aufgaben fallen einmalig an und welche wiederholen sich? In welchem Turnus finden diese Wiederholungen statt? Und natürlich: Wer ist dafür verantwortlich, dass die einzelnen Punkte zur rechten Zeit erledigt werden?

Bild: Screenshot unserer praktischen Kommunikationsplan-Vorlage

Event-Kalender sorgen für die Einhaltung von Terminen

Veranstaltungen, Team-Meetings, Video-Calls und andere feststehende Termine können Sie in einem Event-Kalender sammeln. Während viele Aufgaben in einem gewissen Zeitrahmen erledigt werden, gibt es für Veranstaltungen einen festen Zeitpunkt, der nicht vergessen werden darf. Ein Event-Kalender ermöglicht allen Beteiligten einen besseren Überblick.

Bild: Screenshot unserer praktischen Kommunikationsplan-Vorlage

Verantwortlichkeitsübersichten strukturieren die Kommunikation

Eine weitere Möglichkeit, Ihren Kommunikationsplan zu strukturieren, ist, eine Tabelle mit allen Zuständigkeiten anzulegen. Dort tragen Sie keine Zeiten ein, sondern nur Aufgaben und Team-Mitglieder. So lässt sich auf einen Blick erkennen, wer einzelne To-Dos erledigen soll, wer das Ergebnis kontrolliert und wer für die Koordination bestimmter Knotenpunkte autorisiert ist.

Bild: Screenshot unserer praktischen Kommunikationsplan-Vorlage

Durch eine solche Übersicht ist für alle Beteiligten transparent, an wen sie sich im Fall von Fragen, Problemen oder Projektabnahmen wenden sollen und welche Informationen ihnen umgekehrt zugeliefert werden. Die gesamte Kommunikation verläuft in einem strukturierten Fluss.

Stetige Auswertung des Kommunikationsplans verbessert die Abläufe

Ein Nachteil von Kommunikationsplänen ist, dass sie im Vergleich zu anderen Methoden und Tools im Projektmanagement recht statisch daherkommen. Nicht alles, was in der Theorie gut aussah, funktioniert auch optimal in der Praxis. Für die Stakeholder ist es aber schwierig, spontan vom Prozess abzuweichen, ohne alle geplanten Kommunikationsabläufe durcheinanderzubringen und im Team für Chaos zu sorgen.

Es ist daher wichtig, Ihren Kommunikationsplan in regelmäßigen Abständen auf den Prüfstand zu stellen. Fragen Sie die Beteiligten nach Feedback und halten Sie fest, wo Verbesserungsbedarf besteht.

Anschließend können Sie beispielsweise zusätzliche Absprachen in den Kommunikationsprozess aufnehmen, überflüssige Meetings streichen oder Verantwortlichkeiten umverteilen.

Fazit: Der Erfolg steht und fällt mit der Planung der Kommunikation

Sind Projekte und Prozesse in Ihrem Betrieb vielschichtig und nur durch ein Team realisierbar, hilft ein Kommunikationsplan, alle Beteiligten auf einem gemeinsamen Informationsstand zu halten.

Die Stakeholder können der Kommunikationsmatrix unter anderem entnehmen, welche Aufgaben sie bis wann zu erledigen haben, mit welchen anderen Personen sie auf welche Weise zusammenarbeiten, welche Termine für sie relevant sind und über welche Kanäle sie sich austauschen sollen.

Die Erstellung eines Kommunikationsplans kann sich unter Umständen schwierig gestalten. Je größer die Zahl der Beteiligten, desto komplizierter wird es, alle Prozesse und Verantwortlichkeiten übersichtlich zu strukturieren. Am einfachsten ist es für Sie, eine Vorlage zu verwenden und auf alle Projekte anzuwenden. Ein solches Muster mit allen wichtigen Elementen, die enthalten sein sollten, haben wir für Sie zusammengestellt.

Einmal erstellt, verhindert der Kommunikationsplan, dass alle Prozesse durcheinander laufen. Er sorgt dafür, dass die zur Verfügung stehende Zeit optimal genutzt werden kann und trägt damit entscheidend zum Erfolg der Projekte bei.

Titelbild: Yuriy Altukhov / iStock / Getty Images Plus