Was ist ein Kommunikationsplan? Anleitung & Vorlage

Steht in Ihrem Unternehmen ein Großprojekt an? Oder wollen Sie die einzelnen Bereiche Ihres Betriebs besser miteinander vernetzen, um Arbeitsprozesse zu verbessern und die Produktivität zu steigern? Dann kommen Sie um einen Kommunikationsplan in der Projektplanung kaum herum, wenn Ihr Projekt nicht in heillosem Chaos enden soll. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diesen Plan erstellen.

Wie sieht ein guter Kommunikationsplan aus?

Ein guter Kommunikationsplan sieht so aus, dass er verschiedene Abschnitte beinhaltet, die die Zielbestimmung, die Zielgruppenanalyse, beispielsweise auch eine Auswahl der Kommunikationskanäle, und die Zeitplanung beinhalten. Folgende Schritte können dabei helfen, das Dokument zu strukturieren.

Kommunikationsplan erstellen in 8 Schritten

1. Halten Sie mit der Projektbeschreibung das Thema Ihres Projekts im ersten Schritt fest.
2. Definieren Sie ein klares Projektziel, das durch die Regelungen im Kommunikationsplan erreicht werden soll.
3. Schreiben Sie auf, welche Stakeholder beteiligt sind und wo ihre Verantwortlichkeiten liegen. Hier sollten sie auch definieren, wie sie Projekt-Statusaktualisierungen veröffentlichen und in welchem Turnus. Auch das Festlegen monatlicher oder sogar wöchentlicher Meetings mit dem Projektmanager bzw. der Projektmanagerin kann helfen, Probleme aus dem Weg zu räumen oder nächste Schritte festzulegen.
4. Halten Sie fest, welche Kommunikationskanäle in Ihrem Unternehmen grundsätzlich zur Verfügung stehen und welche davon Ihr Team bevorzugt nutzt. Möglich ist alles vom persönlichen Treffen bis zum Austausch per E-Mail.
5. Klären Sie im nächsten Schritt die zeitlichen Faktoren. Wie lange läuft das fragliche Projekt insgesamt? Sind im Laufe des Prozesses Deadlines zu beachten? Diese lassen sich wunderbar in Projekttools und Kanban-Boards oder den zuvor festgelegten Kommunikationskanälen eintragen, auf die alle zugreifen können.
6. Tragen Sie alle Punkte strukturiert in Ihren Kommunikationsplan ein. Eine übersichtliche Vorlage können Sie bei uns herunterladen.
7. Werten Sie regelmäßig aus, was im Kommunikationsprozess gut funktioniert und wo eventuell Verbesserungspotential besteht.
8. Passen Sie Ihren Kommunikationsplan im Verlauf des Projektfortschritts entsprechend an.

Vorlage Kommunika­tionsplan

Mit diesem Kommunikationsplan sichern Sie selbst in Großprojekten einen effizienten Informationsfluss.

• Download als PDF/Excel & Google Sheets
• Basisinfos zum Kommunikationsplan
• Kommunikationszeitplan mit Meilensteinen
• Eventplanung und Teamverantwortlichkeiten

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Was gehört in einen Kommunikationsplan?

Sie merken schon: Ein effektiver Kommunikationsplan umfasst viele verschiedene Ebenen und geht über ein einfaches Kommunikationsmodell (Sender-Empfänger-Prinzip) hinaus. Die beteiligten Personen und ihre Zuständigkeiten, das Kommunikationsziel, bestimmte Termine, die Art des Austauschs, all das muss enthalten sein, damit die Matrix funktioniert.

Ein Überblick, was mindestens enthalten sein sollte:

• Kommunikationskanäle und wofür sie genutzt werden
• Kommunikationsmethoden und das dazugehörige Kommunikationskonzept
• Kommunikationsziel
• Relevante Termine (Deadlines, Zeitpläne etc.)
• Rollenverteilung innerhalb des Projekts und wer an wen berichtet
• Zielgruppen, die mit dem Projekt erreicht werden sollen

Die einzelnen Kommunikationsprozesse müssen in einer logischen Abfolge stehen, dürfen sich nicht überschneiden und sollten von allen Beteiligten gut erfasst werden können. Wir empfehlen daher, nicht alle Angaben in eine einzelne Tabelle einzutragen, sondern den Kommunikationsplan in mehrere Abschnitte aufzuteilen.

Kommunikationsplan: Vorteile

Ziel eines solchen Kommunikationsplans – manchmal auch Kommunikationsmatrix genannt – ist es, einen strukturierten Informationsaustausch zwischen mehreren Stakeholdern zu ermöglichen. Im Plan wird daher festgelegt, wer zu welcher Zeit mit wem über welches Thema zu sprechen hat.

Daraus ergeben sich einige Vorteile:

• Überblick: Alle Beteiligten sind über die Prozesse informiert und haben eine umfassende Einsicht. Je mehr Personen und Abteilungen in Ihrem Unternehmen an einem Projekt beteiligt sind, desto komplizierter wird es, alle Kommunikationsprozesse zu regeln. Allzu schnell werden wichtige Punkte vergessen oder Überschneidungen zwischen verschiedenen Kommunikationsflüssen übersehen.
• Vorlage: Kommunikationspläne werden insbesondere in dynamischen Umgebungen regelmäßig erstellt – vielleicht sogar mehrmals im Jahr. Eine anpassbare Vorlage hilft dabei, immer wieder neue Inhalte einzufügen.
• Missverständnisse: Indem die einzelnen Verantwortlichkeiten aufgeführt werden, werden Missverständnisse aus dem Weg geräumt und Doppelarbeit vermieden.
• Kommunikation: Die Verständigung im Team und auch außerhalb dessen wird durch klare Strukturen verbessert.
• Budget: Indem Zeitpläne eingehalten werden und die richtigen Personen an ihren zugewiesenen Aufgaben arbeiten, ist es realistischer, dass die Nutzung des Budgets vorschriftsmäßig verläuft und keine unnötigen Ausgaben getätigt werden.

Kommunikationsplan: Beispiele

Wir zeigen Ihnen Beispiele, wie ein effektiver Kommunikationsplan aussehen kann und wie Sie diesen auf Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.

Dank eines Zeitplans werden alle Aufgaben pünktlich erledigt

Möglich ist zum Beispiel, einen separaten Zeitplan anzulegen. Darin halten Sie alles fest, was zeitkritisch ist. Welche Deadlines müssen eingehalten werden? Welche Aufgaben fallen einmalig an und welche wiederholen sich? In welchem Turnus finden diese Wiederholungen statt? Und natürlich: Wer ist dafür verantwortlich, dass die einzelnen Punkte zur rechten Zeit erledigt werden?

Quelle: Kommunikationsplan-Vorlage für Excel, PDF und Google Sheets

Event-Kalender sorgen für die Einhaltung von Terminen

Veranstaltungen, Team-Meetings, Video-Calls und andere feststehende Termine können Sie in einem Event-Kalender sammeln. Während viele Aufgaben in einem gewissen Zeitrahmen erledigt werden, gibt es für Veranstaltungen einen festen Zeitpunkt, der nicht vergessen werden darf.

Ein Event-Kalender ermöglicht allen Beteiligten einen besseren Überblick und eine einfachere Projektkommunikation.

Quelle: Kommunikationsplan-Vorlage für Excel, PDF und Google Sheets

Eine Übersicht der Verantwortlichkeiten strukturieren die Kommunikationsstrategie

Eine weitere Möglichkeit, Ihren Kommunikationsplan zu strukturieren, ist, eine Tabelle mit allen Zuständigkeiten anzulegen. Dort tragen Sie keine Zeiten ein, sondern nur Aufgaben und Team-Mitglieder.

So lässt sich auf einen Blick erkennen, wer einzelne To-dos erledigen soll, wer das Ergebnis kontrolliert und wer für die Koordination bestimmter Knotenpunkte autorisiert ist – so entsteht fast schon eine Kommunikationsstrategie.

Quelle: Kommunikationsplan-Vorlage für Excel, PDF und Google Sheets

Durch eine solche Übersicht ist für alle Beteiligten transparent, an wen sie sich im Fall von Fragen, Problemen oder Projektabnahmen wenden sollen und welche Informationen ihnen umgekehrt zugeliefert werden. Die gesamte Kommunikation verläuft in einem strukturierten Fluss.

Stetige Auswertung der Kommunikationsmatrix verbessert die Abläufe

Ein Nachteil von Kommunikationsplänen ist, wie wir finden, dass sie im Vergleich zu anderen Methoden und Projektmanagement-Tools recht statisch daherkommen. Nicht alles, was in der Theorie gut aussah, funktioniert auch optimal in der Praxis. Für die Stakeholder kann es schwierig sein, spontan vom Prozess abzuweichen, ohne alle geplanten Kommunikationsabläufe und den Informationsfluss durcheinanderzubringen sowie im Team für Chaos zu sorgen.

Es ist daher wichtig, Ihren Kommunikationsplan in regelmäßigen Abständen auf den Prüfstand zu stellen. Fragen Sie die Beteiligten nach Feedback und halten Sie fest, wo Verbesserungsbedarf besteht.

Anschließend können Sie beispielsweise zusätzliche Absprachen in den Kommunikationsprozess aufnehmen, überflüssige Meetings streichen oder Verantwortlichkeiten umverteilen.

Kommunikationsplan: Häufige Fehler und Tipps, wie Sie es besser machen

Uns begegnen immer wieder die gleichen Fehler und Versäumnisse, wenn es um die Erstellung eines Kommunikations- und Projektplans geht.

Hier ist unsere Top 3 inklusive Tipps, wie Sie es besser machen können:

Falsche Stakeholder

Ein häufiger Fehler bei der Erstellung von Kommunikationsplänen ist es, die falschen, zu wenig oder zu viele Stakeholder einzubeziehen. Es kann passieren, dass wichtige Entscheidungsträgerinnen und -träger übersehen oder zu viele Personen einbezogen werden, was die Kommunikation unnötig erschwert.

Tipp: Führen Sie eine gründliche Stakeholderanalyse durch, um sicherzustellen, dass alle relevanten Personen involviert werden. Identifizieren Sie die Schlüsselpersonen, die direkt von den Projektentscheidungen betroffen sind – und stellen Sie vor allem sicher, dass sie regelmäßig informiert werden.

Falsche Kommunikationskanäle

Wir empfehlen außerdem: Trennen Sie sich von ungeeigneten Kommunikationskanälen. Wenn nur ein einziger Kanal oder – als anderes Extrem – unübersichtlich viele genutzt werden, kommen Informationen nicht überall dort an, wo sie sollen.

Tipp: Wählen Sie Kommunikationskanäle, die den Präferenzen und Bedürfnissen Ihrer Stakeholder (siehe Stakeholderanalyse aus dem vorherigen Punkt) entsprechen. Fragen Sie im Zweifel die gewünschten Kanäle ab.

Mangelnde Flexibilität

Ein starrer Kommunikationsplan ohne Anpassungsmöglichkeiten wird schnell ineffektiv, wenn sich Projektanforderungen oder -bedingungen ändern – und das passiert zwingend früher oder später.

Tipp: Gestalten Sie Ihren Projektkommunikationsplan flexibel. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen ein, um sicherzustellen, dass der Plan weiterhin den aktuellen Bedürfnissen des Projekts entspricht.

Fazit: Mit dem Kommunikationsplan steht und fällt der Erfolg im Projektmanagement

Sind Projekte und Prozesse in Ihrem Betrieb vielschichtig und nur durch ein Team realisierbar, hilft ein Kommunikationsplan im Projektmanagement, alle Beteiligten auf einem gemeinsamen Informationsstand zu halten.

Je größer die Zahl der Beteiligten, desto komplizierter wird es, alle Prozesse und Verantwortlichkeiten übersichtlich zu strukturieren. Daher unser Tipp: Verwenden Sie am besten unsere Vorlage für all Ihre Projekte. Ein solches Muster mit allen wichtigen Elementen, die enthalten sein sollten, haben wir für Sie zusammengestellt.

Titelbild: HubSpot