Mit einem überzeugenden Konzept gewinnen Sie Entscheidungsträger und Auftraggeber für sich. Doch wie kommen Sie vom leeren Blatt zum schlüssigen Konzept? Unser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Konzept schnell und sicher entwickeln können.

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Aufbau eines Konzeptes: Diese Grundbausteine bilden das Gerüst

Einige Grundbausteine sollte jedes Konzept enthalten. Folgende Checkliste kann Ihnen, bei aller Gestaltungsfreiheit, als Orientierung dienen.

1. Beginnen Sie mit der Projektbeschreibung und Aufgabenstellung

Hier werden alle Informationen und Anforderungen des Auftraggebers notiert. Das Projekt und seine Aufgabenstellungen werden in groben Zügen skizziert.

2. Erstellen Sie eine erste Situationsanalyse. 

Ihre Aufgabe besteht darin, verschiedene Szenarien aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu beleuchten. Ermitteln Sie Einflussfaktoren (wie beispielsweise saisonale Gegebenheiten), Zusammenhänge und Schwachstellen (etwa die Abhängigkeit von bestimmten Liefer-Unternehmen oder Behörden) sowie Risiken (so zum Beispiel die Aktivitäten Ihrer Mitbewerber oder Zinsschwankungen). Folgende Leitfragen können Ihnen hier Orientierung liefern:

  • Was genau möchten wir entwickeln oder erreichen?

  • Wie ist der Status quo des Themas oder der Situation?

  • Welche Folgen haben wir zu erwarten, wenn das Projekt nicht umgesetzt wird?

Wichtig ist, dass die Situationsanalyse mit konkreten Ergebnissen beendet wird. Sie sind die Grundlage für die weitere Arbeit.

3. Definieren Sie die Zielsetzung des Projekts

Auf der Grundlage der Situationsanalyse entwickeln Sie nun die konkrete Zielsetzung Ihres Projekts. Achten Sie darauf, dass Sie objektiv nachvollziehbare und messbare Ziele formulieren. Dieses vereinfacht die spätere Auswertung des Konzepts durch die Verantwortlichen. Auch mögliche Zielkonflikte sollten Sie an dieser Stelle kenntlich machen, beispielsweise Qualitätsanforderungen versus Kostenrahmen. 

Bestimmte Aspekte sollten Sie bei der Zieldefinition einbeziehen:

  • Gewichten Sie die Ziele. Hat beispielsweise der Preis oder die Ausstattung eine höhere Priorität?
  • Sorgen Sie für eine klare Terminierung. So vermeiden Sie ein Verschleppen des Projekts.
  • Kostenziele sorgen für finanzielle Planbarkeit.
  • Legen Sie Zwischenziele für das Vorgehen fest. Der Prozess der Projekterstellung wird so transparenter. Wenn es irgendwo haken sollte, können Sie gezielt Maßnahmen ergreifen, um an genau dieser Stelle gegenzusteuern.
  • Zielkonflikte gehören zu jedem Projekt. Wenn Sie sie im Konzept bereits bedacht haben, fällt die Lösung meist leichter.

4. Führen Sie eine Bewertung des Konzeptes durch

Zur Einschätzung von Chancen und Risiken des Projekts empfiehlt sich eine Bewertung. Diese soll verantwortlichen Entscheiderinnen und Entscheidern Anhaltspunkte für die Einschätzung Ihres Projekts liefern. Für die Bewertung können Sie auf gemeinhin anerkannte Methoden wie die Kosten-Nutzen-Analyse zurückgreifen.

5. Die Umsetzung des Projekts: Die wichtigsten Aspekte für Ihr Konzept

Auf Basis der Vorarbeit können Sie nun beginnen, die für die Umsetzung des Projektes relevanten Aspekte zu sammeln. Besonders die benötigten Ressourcen, wie Personal oder Räumlichkeiten sowie den zunächst grob kalkulierten Budgetrahmen, sollten Sie hier ansprechen.

Konzeptentwicklung: Methoden, die Sie sofort einsetzen können

Ein Konzept zu entwickeln ist eine komplexe Aufgabe. Von der Idee bis zur Umsetzung sind viele Schritte zu bedenken. Damit Sie den Überblick behalten, stellen wir Ihnen einige Methoden vor, die Sie in nahezu jeder Phase der Konzeptentwicklung einsetzen können.

6. Visualisieren Sie Ideen, Tipps und Ziele des Konzepts

Mindmapping ist mehr als ein einfaches Werkzeug für Notizen oder das Brainstorming. Tatsächlich handelt es sich um ein Visualisierungstool, das Sie sehr flexibel den unterschiedlichen Szenarien bei der Konzeptentwicklung anpassen können. 

Vor allem zu Beginn eines Projekts kann die Gestaltungsfreiheit einer Mindmap kreative Prozesse fördern und gleichzeitig für eine erste Strukturierung der Gedanken sorgen. Ein weiterer großer Vorteil des Mindmappings ist dessen Anschaulichkeit. Das zentrale Thema steht dabei in der Mitte. Von ihm ausgehend sind zahlreiche thematische Haupt- und Nebenarme zu sehen, die auch miteinander verbunden sein können. Kaum eine andere Methode verschafft dem Projektteam einen so umfassenden Blick auf das Gesamtbild.

7. Identifizieren und lösen Sie potentielle oder vorhandene Probleme

Der Problem- und Lösungsbaum ist eine weitere Methode für die Konzeptentwicklung. Insbesondere für die Definition von Problemen und ihrer Lösungen bietet sich diese Methode an. Dazu werden zwei schematische Bäume gezeichnet. Einer ist der „Problembaum“, dessen virtuelle Blätter je ein Problem darstellen. Der andere ist ein Lösungsbaum, dessen Blätter die Lösungen für die Probleme enthalten. Nicht selten wird bei dieser Methode sichtbar, dass eine Lösung gleich mehrere Probleme beseitigen kann.

Konzepterstellung: Diese Kompetenzen sind wichtig

Im Projektmanagement gehen Sie in der Regel überaus strukturiert vor, indem Sie einen vorgegebenen Plan nach strengen Vorgaben abarbeiten. Bei der Konzepterstellung verhält es sich komplett anders. Als Konzept-Entwickler verfügen Sie über viel Gestaltungsspielraum. Doch diese Freiheit kann auch belasten, denn ganz ohne Vorgaben sitzen Sie vielleicht vor dem leeren Blatt oder der leeren Datei, und es fällt Ihnen einfach nichts ein. Welche Kompetenzen Sie nutzen können, um ein erfolgreiches Konzept zu entwickeln, haben wir für Sie zusammengetragen:

8. Hören Sie zu

Dieser scheinbar so profane Rat ist eine der wichtigsten Kompetenzen bei der Konzeptentwicklung. Nur, wenn Sie dem Auftraggeber genau zuhören und so alle Informationen und Erwartungen verstehen, kann Ihr Konzept gut gelingen.

9. Werden Sie kreativ

Um die Gestaltungsfreiheit bei der Entwicklung Ihres Konzepts voll nutzen zu können, sollten Sie ein nicht unerhebliches Maß an Kreativität in die Konzepterstellung einbringen.

10. Arbeiten Sie strukturiert

Achten Sie bei der Konzepterstellung immer auf den roten Faden. Er gibt die Richtung vor und sorgt für eine logische, effektive Herangehensweise.

11. Liefern Sie eine überzeugende Präsentation

Wenn Ihr Konzept steht, müssen Sie es den Verantwortlichen vorstellen und gewissermaßen auch „verkaufen“. Eloquenz, rhetorische Fähigkeit sowie Freude am Präsentieren sind die Kompetenzen, auf die es dabei ankommt.

12. Holen Sie sich Feedback

Achten Sie darauf, dass Auftraggebende und Investierende bei Ihrer Präsentation zu Wort kommen. Auf Fragen oder Einwände sollten Sie immer eingehen, auch wenn Sie die Antwort möglicherweise nicht immer parat haben. Manche Hinweise können Ihnen auch zur Verbesserung des Konzeptes dienen. Nutzen Sie Kritik grundsätzlich konstruktiv.

13. Konzeptentwicklung als systematischer Prozess

Als Initiierende oder Teilnehmer einer Konzeptentwicklung sollten Sie sich bewusst sein, dass die Entwicklung eines Konzepts ein Vorgang ist, der das gesamte Unternehmen betrifft.

Fragen, die die Mitarbeitenden oder das Unternehmen direkt angehen, sollten daher ganz am Anfang geklärt werden. Widerstände können Sie so beseitigen und eine breitere Unterstützung für Ihr Projekt gewinnen. Die folgende Übersicht soll Ihnen einen Eindruck davon vermitteln, welche Fragen wichtig sein könnten:

  • Welche Gründe sprechen gegen das neue oder überarbeitete Konzept?

  • Welche Probleme sind mit der Konzeptentwicklung verbunden?

  • Welche Mitarbeitende und Zielgruppen betrifft das Konzept?

  • Was ist unerwünscht?

  • Wie ist die Vorgeschichte, gab es Fehlschläge oder Abbrüche?

  • Bis wann soll die Konzeptentwicklung abgeschlossen sein?

Fazit: Eine Konzeptentwicklung benötigt Struktur und Kreativität

Kreativität und Struktur sind Merkmale eines guten Konzepts. Um es zu entwickeln, benötigen Sie als Konzeptentwicklerin oder -entwickler bestimmte Kompetenzen. Methoden zur Konzeptentwicklung verhelfen Ihrem Konzept in allen Phasen zur Transparenz. Wenn Sie die Konzeptentwicklung als systemischen Prozess betrachten, ist es für Sie leichter, sich die Unterstützung aller Beteiligten zu sichern.

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Titelbild: Maskot / DigitalVision / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 14. April 2021, aktualisiert am April 14 2021

Themen:

Projekt-Management