Projektmanagement: Lasten- versus Pflichtenheft – oder beides?

Wer mit Lasten- und Pflichtenheften arbeitet, erhöht die Chance, dass seine Projekte erfolgreich abgewickelt werden. Denn hier können sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer detailliert alle Ziele, Wünsche und Anforderungen eines Projekts niederschreiben und für beide Parteien transparent machen. Das kann sich später auszahlen, denn auf diese Weise wird von Projektbeginn an möglichen Missverständnissen vorgebeugt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wo der Unterschied zwischen einem Lasten- und einem Pflichtenheft liegt und welche Vorteile sie für den gesamten Projektablauf bieten.

Wann ist ein Lastenheft sinnvoll?

Insbesondere wenn Sie Projekte mit externen Dienstleistern abwickeln, ist ein Lastenheft eine gute Orientierungshilfe für den (externen) Auftragnehmer. Als Auftraggeber können Sie im Lastenheft die Rahmenbedingungen und alle wichtigen Projektanforderungen aufschreiben. Beispielsweise können Sie den aktuellen Ist-Zustand Ihres Projektes darstellen, die groben Ziele definieren und alle Zuständigkeiten genau angeben.

Das Lastenheft sollte immer direkt vor dem Projektanfang angelegt werden. Durch die klare Zielsetzung und genaue Beschreibung werden Projekte greifbarer und lassen sich leichter realisieren. Ein Auftragnehmer kann anhand des Lastenheftes sofort alle Projektanforderungen erkennen. Außerdem werden mögliche Schwachstellen, wie beispielsweise zu knapp kalkulierte Zeitfenster, schneller sichtbar. 

Lastenheft und Pflichtenheft: Beispiele für die Anwendung

In folgendem Beispielszenario erfahren Sie, warum ein Lastenheft sinnvoll sein kann, um das Risiko von Fehlproduktionen zu vermeiden.

Das Lastenheft: Ein Beispiel

Nehmen wir an, Sie produzieren Klimaanlagen und möchten eine neue Anlage auf den Markt bringen. Für dieses Belüftungssystem benötigen Sie mehrere Bauteile, die Sie nur von unterschiedlichen Lieferanten beziehen können. In den Vorgesprächen mit Ihren Zulieferern beschreiben Sie, wie die Bauteile für Ihre neue Klimaanlage sein sollen. Dabei kommt es zu Missverständnissen und Sie stellen bei der Fertigung fest, dass die gewünschten Teile falsch produziert wurden und nicht eingesetzt werden können. Daraufhin verzögert sich Ihre Produktion und es entstehen hohe Mehrkosten, da Sie kurzfristig neue, passende Bauteile beschaffen müssen.

In einem Lastenheft können spezifische Anforderungen an Produkte (wie Bauteile oder Zubehör) schriftlich genau festgelegt werden – dadurch verringert sich das Risiko für Missverständnisse und Fehlproduktionen maßgeblich.

Wichtige Inhalte, die in einem Lastenheft festgehalten werden sollten

Damit Auftragnehmer effizient mit einem Lastenheft arbeiten können, sollten darin nur messbare und überprüfbare Aspekte und Ziele festgehalten werden.

• Bei Produkten: Beschreiben Sie den Leistungsumfang des Produkts.

• Im Projektmanagement: Beschreiben Sie den geplanten Zustand nach Projektabschluss und welchen Mehrwert das Projekt für das Unternehmen haben wird.

• Beschreiben Sie den genauen Ablauf einzelner Projekt-Phasen und wann Sie festgelegte Meilensteine erreichen möchten. Legen Sie auch fest, welche Ziele Sie bis zu welchem Zeitpunkt erreichen möchten.

• Schreiben Sie alle offenen Fragen auf. Notieren Sie daneben, wer für die Klärung der offenen Punkte verantwortlich ist.

• Wichtige Infos für Zulieferer: Definieren Sie den Lieferumfang so gut wie möglich. Was soll wann geliefert werden? Bei mehreren Auftragnehmern beschreiben Sie genau, wer was und wann liefert.

• Für den erfolgreichen Abschluss: Legen Sie genau fest, wer für die Projektabnahme zuständig ist.

Dank des Lastenheftes stehen jetzt die Zielgrößen fest. Für einen reibungslosen Projektablauf und als „Antwort“ auf das Lastenheft sollte anschließend ein Pflichtenheft erstellt werden. In der Regel wird mit einem Projekt auch erst begonnen, wenn der Auftraggeber dem Pflichtenheft zugestimmt hat.

Welche Vorteile hat ein Pflichtenheft?

In einem Pflichtenheft fasst der Auftragnehmer die Inhalte aus dem Lastenheft und alle weiteren Absprachen zusammen. Es dient der reibungslosen Kommunikation und schafft eine rechtliche Grundlage für den Projektablauf. Denn das Pflichtenheft ist sowohl für den Auftraggeber als auch den Auftragnehmer rechtlich bindend. So sind beide Projektbeteiligte auf der sicheren Seite.

Welche Inhalte gehören in ein Pflichtenheft?

• Eine klare Dokumentation der Ausgangslage mit allen Informationen, basierend auf den Inhalten des Lastenheftes

• Die genaue Definition aller Projektziele und Anforderungen des Auftraggebers

• Eine Beschreibung aller Prozessabläufe mit eventuellen Risiken und verantwortlichen Personen

• Wenn eine bestimmte Technik erforderlich ist: Eine umfassende Beschreibung der technischen Strukturen

• Alle wichtigen Projektdaten sowie Absprachen

• Ablaufpläne und Checklisten

• Der Abnahmeprozess sollte ebenfalls genau beschrieben werden, damit beide Seiten wissen, ab wann eine Leistung abgenommen werden kann.

Beispiel für ein Pflichtenheft

Diese Textvorlage zeigt ein Beispiel eines Pflichtenheftes. Bitte beachten Sie, dass diese Vorlage nur eine mögliche Variante zeigt, wie ein Pflichtenheft aufgebaut sein kann. Sie kann bei anderen Projektthemen entsprechend abweichen.  

Egal, ob Sie ein Lastenheft oder ein Pflichtenheft erstellen, je genauer Sie alle Projektdetails auflisten, desto exakter lassen sich Ziele eingrenzen. Das vereinfacht den gesamten Projektablauf.

Ein Lastenheft ist besonders für externe Dienstleister vorteilhaft, da sie so alle wichtigen Informationen vom Auftraggeber gebündelt vorliegen haben und so den Projektaufwand besser einschätzen können. Zudem werden Schwachstellen rechtzeitig sichtbar und können bei der Umsetzung des Projektes beachtet werden.

Das Pflichtenheft sorgt für rechtliche Sicherheit, gibt einen konkreten Projektüberblick und vereinfacht die Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten. 

Titelbild: David Pereiras Villag / iStock / Getty Images Plus