Lessons Learned: Gewonnene Erkenntnisse aktiv nutzen

Erfahrung macht klug. Dies gilt fürs alltägliche Leben genauso wie für Projekte in Unternehmen. Gewonnene Erkenntnisse in systematischer Weise zu nutzen, ist die Grundidee von Lessons Learned. In diesem Artikel erfahren Sie, was genau sich hinter dem Fachbegriff verbirgt und wie Sie Lessons Learned gewinnbringend einsetzen können.

Was bedeutet Lessons Learned? Eine Definition

Lessons Learned (deutsch: gewonnene Erkenntnisse) ist ein Begriff aus dem Projektmanagement und dem Wissensmanagement, der das strukturierte Sammeln, Bewerten und Dokumentieren von Erkenntnissen aus Projekten beschreibt. Ziel der Anwendung von Lessons Learned ist es, aus den Erfahrungen vergangener Projekte Rückschlüsse für die Optimierung künftiger Projekte zu ziehen und dadurch das gesamte Projektmanagement in einer Organisation effizienter zu gestalten.

Lessons Learned, wie wir sie heute kennen, stammen aus dem US-Militär der 1970er Jahre. Der Ansatz: Erfahrungen, die einzelne Truppenmitglieder gesammelt haben, sollten auch den Kameraden und Kameradinnen zugänglich gemacht werden. Chancen nutzen, Risiken verringern, Prozessqualität steigern, Fehler(wiederholung) vermeiden – was für das Militär gilt, kann auch auf Projekte moderner Unternehmen übertragen werden.

Voraussetzung für erfolgreiche Lessons Learned ist eine Unternehmenskultur, die es zulässt, dass offen und konstruktiv über Probleme, Fehler und Missstände diskutiert werden kann.

So gehen Sie vor bei Lessons Learned: Prozess und Beteiligte

Um Lessons Learned erfolgreich anzuwenden, sollten Sie den folgenden Prozess durchlaufen:

1. Lessons Identified: Erfassung aller Erfahrungswerte aus einem Projekt – positive wie negative
2. Lessons Analyzed: Analyse und Bewertung der Erfahrungen
3. Lessons Learned: Dokumentation und Bereitstellung der Erkenntnisse in leicht recherchierbarer Form für alle potenziellen Nutzerinnen und Nutzer, wie etwa Checklisten, Wikis oder How-tos

Die Erfassung der Erfahrungswerte erfolgt dabei kontinuierlich während des gesamten Projekts. Je nach Projektdauer und -umfang erfolgen die Schritte zwei und drei nach Abschluss des Projekts oder auch bereits währenddessen, etwa nach Erreichen von Meilensteinen.

Mit der Dokumentation ist der Prozess der Lessons Learned jedoch noch nicht abgeschlossen. Nur dann, wenn auch eine aktive Anwendung der relevanten Lessons Learned durch die Projektmitarbeitenden zu Beginn eines neuen Projekts sichergestellt wird, können die Lessons Learned ihre volle Wirkung bei der Projektoptimierung entfalten. Daher ist es entscheidend, die gewonnen Erkenntnisse inklusive einer Angabe, für welche Bereiche sie gültig sind, zu sichern.

Um im Zuge von Lessons Learned belastbare und gewinnbringende Ergebnisse zu erzielen, müssen alle Projektmitglieder sowie eng mit dem Projekt verbundene Mitarbeitende, intern wie extern, von Anfang an wissen, dass die Lessons-Learned-Methode angewendet wird. Je nach Teamgröße werden dann das ganze Team oder Vertretende der einzelnen Projektbeteiligten als aktiv an Lessons-Learned-Beteiligte definiert.

Achten Sie dabei darauf, dass die Personenanzahl nicht zu hoch wird, sonst können die im folgenden Abschnitt vorgestellten Methoden nicht effizient angewendet werden. Als Faustegel gilt hierbei, für die Lessons Learned ein maximal zehnköpfiges Team zusammenzustellen. Dabei sollten auch die Auftraggebenden eines Projektes mitbeteiligt werden.

Zudem gilt es, die Verantwortung für die korrekte Anwendung und Durchführung von Lessons Learned an einzelne Personen oder Teams zu übertragen. Diese müssen nicht zwingend Teil des Projekts sein, sie können beispielsweise auch in einer Steuerungsgruppe projektübergreifend agieren.

Methoden für Lessons Learned: Logbuch, Workshop und Einzelinterviews

Zur Sammlung und Dokumentation von Erfahrungen während des Projekts kann ein Logbuch dienen. Dies erfordert keine spezielle Form und kann z. B. eine Tabelle sein. Entscheidend ist lediglich, dass alle aktiv Beteiligten zum Führen des Logbuchs verpflichtet sind, da die Logbücher später die Voraussetzung für die Schritte zwei und drei darstellen.

Die gängigste Vorgehensweise für die Analyse und Bewertung für Lessons Learned ist der Workshop. Dazu werden alle relevanten Personen in einem Meeting zusammengeholt, um das Projekt Revue passieren zu lassen. Ziel dabei ist es, die zwei folgenden wesentlichen Fragen zu beantworten:

• Was lief gut?
• Was lief schlecht?

Mit Hilfe konkreterer Fragen fällt es oft leichter, sich den Antworten auf diese zwei Hauptfragen zu nähern. Die Fragen zielen dabei auf unterschiedliche Ebenen ab: die fachlich-inhaltliche, die emotional-soziale und die prozessuale Ebene.

• Was haben Sie im Projekt gelernt?
• Was haben Sie im Projekt vermisst?
• Was soll im nächsten Projekt anders gemacht, was beibehalten werden?
• Was war der größte Rückschlag im vergangenen Projekt?
• Was war der entscheidende Motivationsfaktor?
• Was sollten wir als Team beim nächsten Projekt ausprobieren?

Ausgehend von den Antworten geht es anschließend darum, das Problem oder auch die positiven Aspekte gänzlich zu verstehen – wo liegen die Gründe, was sind die Folgen? Anschließend kann im letzten Schritt des Workshops konkret zusammengefasst und dokumentiert werden, welche Erkenntnisse aus dem Projekt gezogen werden, um nachfolgende Projekte effektiver und effizienter gestalten zu können.

Alternativ zum Workshop können die oben genannten Fragen auch in Einzelinterviews mit den Projektbeteiligten besprochen werden. Dies hat den Vorteil, das einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr Raum erhalten, ihre Erfahrungen und Erkenntnisse zu teilen. Andererseits fehlt in den Einzelinterviews das spontane Feedback der Gruppe, das zu einem kreativen und dynamischen Erkenntnisprozess führen kann.

Sowohl beim Workshop als auch bei den Einzelinterviews sollte drauf geachtet werden, dass diese möglichst nah nach Abschluss des Projekts beziehungsweise von Meilensteinen angesetzt werden, da dann die Erinnerungen an den Projektverlauf noch frisch sind.

Ist ein Projekt misslungen oder abgebrochen worden und die Stimmungslage dementsprechend eher frostig, kann es auch von Vorteil sein, einige Wochen mit der Durchführung der Lessons Learned zu warten. Mit etwas Distanz können manche Umstände nüchterner bzw. objektiver betrachtet werden als im emotionsgeladenen Moment direkt nach dem Scheitern eines Projekts.

Lessons Learned Beispiel

Lessons Learned im Projektmanagement beruhen auf konkreten Praxiserfahrungen, nicht auf theoretischen Ableitungen. Wichtig ist dabei jedoch, die Erkenntnisse aus einer Erfahrung nicht nur im konkreten Einzelfall anzuwenden, sondern sie auch übertragbar zu machen. Vor allem aber muss sichergestellt werden, dass das gewonnene Wissen in späteren Projekten aktiv genutzt werden kann. Das folgende Beispiel zeigt, wie dies umgesetzt werden kann:

Eine Werbeagentur stellt in der Projektrückschau fest, dass zur Bewerbung eines neuen Eventformats für die Zielgruppe der Gen Z Social-Media-Werbung in Form von Kurzvideos die beste Conversion Rate erzielt, während Google Ads kaum Ergebnisse liefern.

Die erste Erkenntnis: „Kurzvideos funktionieren zur Bewerbung der Zielgruppe der Gen Z.“ Die zweite, abstrahierte Erkenntnis: „Um erfolgreiche Kampagnen zu gestalten, ist das aktuelle Mediennutzungsverhalten der anzusprechenden Zielgruppe zu überprüfen.“

Die erfolgreiche Kampagne wird mit entsprechender Verschlagwortung als Best Practice im Unternehmenswiki abgelegt, inklusive der Details wie Werbemitteln und KPIs. Parallel zur Prozessdokumentation wird eine Projektcheckliste eingeführt, die alle Teams unter anderem dazu anhält, bei der Neuanlage von Kampagnenprojekten einerseits das Mediennutzungsverhalten der Zielgruppen zu überprüfen, andererseits die jüngsten Beispiele zu sichten und auf die Übertragbarkeit auf aktuelle Projekte zu prüfen.

Fazit: Verbessertes Projektmanagement durch Lessons Learned

Mit Lessons Learned lassen sich Projekte und deren Management stetig verbessern. Die gesammelten Erfahrungen aus der Vergangenheit helfen dabei, Fehler zu vermeiden und Prozesse zu optimieren. Das Ergebnis: effizientere und effektivere Projektarbeit. Doch dies gelingt nur, wenn die gewonnenen Erkenntnisse auch allen relevanten Mitarbeitenden zugänglich gemacht und aktiv angewendet werden. Darin liegt für viele Unternehmen die größte Herausforderung.

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