Das magische Dreieck: Zaubern im Projektmanagement

Kein Hokuspokus, sondern ein genialer Weg, um Ordnung in Ihr Projekt zu bringen: Das ist das magische Dreieck. Was sich hinter der Methode verbirgt und warum es gerade bei Projekten mit Ecken und Kanten zum Einsatz kommen sollte, erfahren Sie hier.

Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?

Das magische Dreieck im Projektmanagement umfasst drei Zieldimensionen: Zeit, Kosten und Leistung beziehungsweise Qualität. Diese stehen in direkter Verbindung zueinander. Ihre Wechselwirkungen müssen sorgsam bedacht werden, um ein Projekt erfolgreich planen und durchführen zu können.

Die drei Dimensionen des Dreiecks: Zeit, Kosten und Leistung

1) Zeitdimension

Bei der Zeitdimension geht es um Zeiträume und Zeitpunkte, die für Ihr Projekt relevant sind:

• Wie viel Zeit steht zur Umsetzung des Projekts zur Verfügung?
• Wann startet es und wann muss es beendet sein?
• Welche Zwischentermine und Meilensteine sind zu beachten?

2) Kostendimension

Die Kostendimension befasst sich mit der Frage, wie viel das Projekt kostet und auf welches Budget Sie für die Umsetzung zurückgreifen können.

Budget meint dabei zum einen finanzielle Mittel, aber auch Sachmittel wie zum Beispiel Maschinen und internes oder externes Personal.

3) Leistungsdimension

Die Leistungsdimension – auch Qualitätsdimension genannt – definiert hingegen die Aufgaben, die durchgeführt werden, und die Ziele, die im Laufe des Projekts erreicht werden sollen. Sie hat somit auch entscheidenden Einfluss auf die Inhalte und den Umfang eines Projektes.

Wofür kann das magische Dreieck genutzt werden?

Ihr Projektmanagement gestaltet sich einfacher und effektiver, wenn die drei Zieldimensionen klar definiert sind.

Das magische Dreieck kann zum Beispiel genutzt werden, um:

• das Projekt umfassend zu planen,
• klare Ziele festzulegen,
• Risiken zu erkennen und in der Projektplanung zu berücksichtigen,
• regelmäßige Projektberichte zu erstellen und dabei stets im Blick zu behalten, ob alle Dimensionen sich so entwickeln wie geplant,
• auf Änderungen während des Projektes dynamisch und flexibel zu reagieren und
• die Erreichung der Ziele am Ende des Projektes zu überprüfen, indem die Ergebnisse mit den eingangs definierten Zielen abgeglichen werden.

Schwierigkeiten mit dem magischen Dreieck

Das magische Dreieck bringt viele Vorteile mit sich und erleichtert das Projektmanagement erheblich. Doch natürlich gibt es auch Nachteile:

Durch die enge Verbindung der Zieldimensionen können unter Umständen Konflikte entstehen. Das ist insbesondere der Fall, wenn verschiedene Stakeholder des Projektes unterschiedliche Erwartungen und Ansprüche haben.

Das magische Dreieck wird deshalb gelegentlich auch als Spannungsdreieck bezeichnet. Wird eine Dimension verändert, beeinflusst das zwangsläufig auch die anderen. Drei Spannungsfelder können unterschieden werden:

1) Kosten vs. Zeit

Die Dimensionen Kosten und Zeit geraten beispielsweise dann in Konflikt, wenn sich die Fertigstellung des Projektes zu verzögern droht. Entweder es wird akzeptiert, dass der angestrebte Termin nicht eingehalten werden kann – dann verändert sich die Zeitdimension – oder es werden mehr Mittel investiert, um das Projekt pünktlich beenden zu können. Damit verschiebt sich wiederum die Kostendimension. Egal, welche Entscheidung gefällt wird: Die jeweils andere Dimension leidet darunter.

2) Zeit vs. Qualität

Wenn die Zeit nicht mehr ausreicht, um das Projekt termingerecht zu beenden, ist es natürlich auch eine Möglichkeit, die Leistungen zu reduzieren. Das beeinträchtigt allerdings die Qualitätsdimension. Die vorab gesteckten Ziele werden wahrscheinlich nicht erreicht. Wenn hingegen akzeptiert wird, dass das Projekt mehr Zeit braucht, verschiebt sich auch in diesem Fall die Zeitdimension.

3) Qualität vs. Kosten

Ein anderes Beispiel: Das Budget für das Projekt wird knapp. Es reicht nicht aus, um alle gewünschten Leistungen zu erbringen. Nun haben Sie die Wahl, ob Sie diesen Umstand akzeptieren und so eine Verschiebung der Qualitätsdimension herbeiführen oder ob Sie mehr Mittel bereitstellen. Das wirkt sich dann entsprechend auf die Kostendimension aus.

Umgang mit Konflikten zwischen den Dimensionen

Konflikte zwischen den Zieldimensionen im magischen Dreieck lassen sich kaum vermeiden. Die Kunst besteht darin, sie möglichst gering zu halten. Dazu müssen vor allem die Erwartungen der Stakeholder zusammengeführt und ausbalanciert werden. Alle Beteiligten sollten die Konditionen des Projektes mittragen.

Um an diesen Punkt zu gelangen, ist es hilfreich, Konflikte offen zu kommunizieren. Weisen Sie Ihren Auftraggeber auf die bestehenden oder drohenden Konflikte hin und machen Sie Lösungsvorschläge. Achten Sie darauf, dass nicht nur diskutiert, sondern auch wirklich eine Entscheidung getroffen wird. Sonst werden Sie schnell vor einem neuen Problem mit der Zeitdimension stehen: Denn jede Debatte geht von Ihrer Projektzeit ab.

• Welcher Aspekt ist der wichtigste?
• Worauf können Sie auf keinen Fall verzichten und an welcher Stelle sind Abstriche möglich?

Bei allen Nerven, die es kosten kann, sämtliche Interessen in Einklang zu bringen: Konflikte haben auch ihr Gutes. Häufig zeigen sie auf, wo Optimierungsmöglichkeiten bestehen. Diese Erkenntnisse können Sie nutzen, um gezielt die Projektabläufe zu verbessern.

Das magische Dreieck macht Projektmanagement übersichtlicher

Das magische Dreieck ist zwar nicht perfekt, im Großen und Ganzen ist es für das Projektmanagement aber doch sehr nützlich. Sobald Sie die drei Zieldimensionen Zeit, Kosten und Leistung definiert haben, wird es Ihnen leichter fallen, Ihr Projekt vorausschauend zu planen.

Sie können Risiken und Schwierigkeiten frühzeitig erkennen und gegensteuern, den Verlauf des Projektes besser kontrollieren und so letztendlich auch bessere Ergebnisse erzielen.

Titelbild: Ryan Geller / Unsplash