Memo schreiben: Inhalt, Beispiele und Tipps (inkl. Vorlage)

Ein Memo ist der beste Weg, um Neuigkeiten mitzuteilen, beispielsweise wenn Sie ein bedeutendes Update oder eine wichtige Nachricht in Ihrem Unternehmen teilen möchten.

Im Gegensatz zu einer E-Mail geht Ihr Memo an Ihre gesamte Abteilung oder an alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens. Daher ist es nicht nur wichtig zu wissen, wie man ein Memo schreibt – sondern ebenso wichtig, wie man sie formatiert.

Bevor ich ein Memo schreibe, nehme ich mir etwas Zeit, um mich vorzubereiten. Dieses Stück interner Kommunikation wird von meinen Kollegen, meiner Chefin und wahrscheinlich auch vom Chef meiner Chefin gelesen werden: Die richtige Ansprache ist demnach entscheidend und jedes Wort zählt.

In diesem Beitrag teile ich meine Erfahrungen im Verfassen von Memos sowie Tipps von meinen HubSpot-Kollegen und -Kolleginnen. Anschließend zeige ich Ihnen Beispiele für hervorragende Memos und eine Vorlage, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Memos hilft – legen wir los!

Memos werden geteilt, um die Lesenden über neue Informationen zu informieren. Sie finden in verschiedenen Kommunen, Gemeinden und Unternehmen Anwendung.

Kommunen oder Gemeinden können Memos verwenden, um ihre Bürger und Bürgerinnen über Richtlinien zur öffentlichen Sicherheit zu informieren, verschiedene Veranstaltungen zu bewerben und das Bewusstsein für Themen zu schärfen, die ihr Leben betreffen.

Unternehmen können Memos verwenden, um Informationen über neue oder aktualisierte Richtlinien, Verfahrensänderungen, wichtige Meilensteine sowie notwendige Maßnahmen der Mitarbeitenden wie z. B. die Teilnahme an einer bevorstehenden Sitzung oder Tagung weiterzugeben.

Ich schreibe oft Memos, wenn es bedeutende Änderungen an meinem Programm bei HubSpot gibt. Vielleicht führen wir einen neuen Arbeitsablauf ein, reorganisieren die Struktur unseres Teams oder teilen Erkenntnisse aus einem gerade abgeschlossenen Projekt mit. Memos zeigen, dass etwas bedeutsam ist bzw. einen hohen Stellenwert hat – also schreibe ich sie nur, wenn ich wichtige Neuigkeiten mitzuteilen habe, die mehrere Interessengruppen betreffen.

Im Folgenden werden wir untersuchen, wann Memos notwendig sind. Aber zuerst wollen wir besprechen, wie man ein Memo eigentlich schreibt.

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Wie schreibt man ein Memo? (+ HubSpot-Tipps)

1. Schreiben Sie eine Betreffzeile
2. Schreiben Sie eine Einleitung
3. Geben Sie Hintergrundinformationen zum Thema
4. Skizzieren Sie Aktionspunkte und einen Zeitplan (optional)
5. Begründen Sie Ihre Überlegungen und Argumente
6. Entschärfen Sie eventuelle Gegenargumente (optional)
7. Fügen Sie ein Schlusswort hinzu
8. Überprüfen und korrigieren Sie den Text vor dem Absenden

Sie können ein Memo in wenigen Schritten erstellen. Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie jeder Schritt aussieht, werde ich ein Beispielmemo schreiben und die einzelnen Bestandteile Schritt für Schritt aufschlüsseln. Mein Beispielmemo wird eine interne Ankündigung für ein Schreibtraining sein.

1. Schreiben Sie eine Betreffzeile

Unabhängig von der Art des Memos, das Sie schreiben, müssen Sie eine Überschrift einfügen. Dieser Abschnitt sollte enthalten, für wen das Memo bestimmt ist (eine Person oder eine Abteilung), das Datum, den Absender bzw. die Absenderin des Memos und eine Betreffzeile.

Die Betreffzeile sollte kurz und aufmerksamkeitsstark sein und den Lesern und Leserinnen eine allgemeine Vorstellung davon vermitteln, worum es in dem Memo geht.

„Die Überschriften sollten so aussagekräftig sein, dass die Lesenden aus den einzelnen Abschnitten schließen können, worum es geht“, empfiehlt Kaitlin Milliken, Senior Program Managerin bei HubSpot. „Lassen Sie die nette Sprache weg und halten Sie Ihre Überschriften sehr sachlich.”

Achten Sie darauf, dass der Ton Ihres Titels der Ernsthaftigkeit des Themas und dem Kommunikationsstil Ihres Unternehmens entspricht. Ein witziger Eröffnungssatz ist nicht für jedes Memo geeignet.

So würde meine Betreffzeile für mein Beispielmemo über ein Schreibtraining aussehen:

2. Schreiben Sie eine Einleitung

Denken Sie daran, dass Ihr Memo möglichst kurz und informationsreich sein soll. Ihre Einleitung sollte den Platz effizient nutzen und die Frage oder das Problem und die Lösung hervorheben, für die Sie sich entschieden haben.

„Am Anfang eines jeden Memos sollte eindeutig angegeben werden, worum es in dem Memo geht“, sagt Karla Hesterberg, Director of Content Marketing bei HubSpot. „Je nach Thema kann dies so einfach sein wie ein Überblick über eine Erklärung, die die Notwendigkeit einer neuen Investition begründet – je einfacher und geradliniger, desto besser.“

Damit habe ich persönlich manchmal zu kämpfen. Ich möchte diese wortgewandten Sätze und durchdachten Übergänge verwenden, die sich beim Vorlesen gut anhören. Beim Schreiben von Memos muss ich jedoch einen anderen Ansatz wählen.

Meine Einleitung sollte lediglich den Zweck des Memos in zwei bis drei Sätzen zusammenfassen.

Anhand von Hesterbergs Tipp würde ich die Einleitung für mein Memo folgendermaßen verfassen:

3. Geben Sie Hintergrundinformationen zu dem Thema

Denken Sie daran, dass Memos an eine große Gruppe von Mitarbeitenden gehen. Nicht jeder, der Ihr Memo liest, wird den gleichen Hintergrund haben wie Sie als Verfassender. Sie brauchen einen Abschnitt, in dem Sie alle notwendigen Zusammenhänge erklären, die die Leute wissen müssen, bevor sie weiterlesen.

Was soll man also reinschreiben? Ich habe Basha Coleman, eine der besten Memo-Autorinnen in meinem Team, gefragt. Coleman ist Principal Marketing Manager im Audience Development Team von HubSpot. Coleman sagt, dass sie am Anfang ihrer Memos einen Abschnitt einfügt, der folgende Punkte abdeckt:

• Die Situation
• Die Auswirkungen der Situation
• Empfohlene Lösungen

„So erhalten die Stakeholder sofort die wichtigsten Informationen, falls sie nicht die Zeit haben, das gesamte Memo auf einmal zu lesen”, sagt Coleman.

Darüber hinaus verweise ich gerne auf andere wichtige Dokumente, die den Kontext zu einem Thema liefern. Dabei kann es sich um ein verwandtes Memo eines anderen Teams mit weiteren Details handeln, um einen Nachrichtenartikel, auf den Sie direkt reagieren, oder um ein relevantes Dashboard, das das Thema veranschaulicht.

Dieser Abschnitt sollte nicht zu lang sein. Wenn die Leute jedoch daran interessiert sind, mehr zu erfahren, haben Sie ihnen gerade die Möglichkeit gegeben, dies zu tun.

4. Skizzieren Sie Aktionspunkte und einen Zeitplan (optional)

Je nach Zweck Ihres Memos können Sie den Mitarbeitenden Aufgaben stellen, die sie erledigen müssen, oder einen Zeitplan vorgeben, wann Änderungen stattfinden werden. So müssen sie beispielsweise eine Aufgabe erledigen oder Informationen bis zu einem bestimmten Termin bereitstellen.

Dieser Abschnitt sollte Folgendes enthalten:

• Wann können die Mitarbeitenden mit dem Inkrafttreten der Änderungen rechnen?
• Welche Änderungen wurden bereits vorgenommen und was ist in Zukunft zu erwarten?
• Was sind Fristen, an die sie sich halten müssen?

Vermeiden Sie es, bei der Erstellung eines Zeitplans nur einen Absatz mit eingestreuten Daten zu erstellen. „Scheuen Sie sich nicht, in Ihrem Memo visuelle Hinweise wie Tabellen, farbige Überschriften zur Darstellung der Informationshierarchie, Diagramme und Schaubilder zu verwenden. Diese können ein Memo prägnant und überschaubar halten“, empfiehlt Coleman.

Milliken stimmt dem zu. In einem kürzlich erstellten Memo über den Aufbau eines Thought-Leadership-Programms fügte sie Tabellen ein, in denen sie die einzelnen Schritte ihres Teams sowie weitere Details zu den erforderlichen Maßnahmen und deren Zeitpunkt darlegte.

„Ich habe beispielsweise eine Infografik einer Pipeline meinem Memo hinzugefügt, um die einzelnen Phasen des Projekts zu zeigen und wie viel Zeit jede davon in Anspruch nehmen würde“, sagt sie. „Das macht es einfacher, einen Zeitplan zu visualisieren, als nur Textfetzen zu überfliegen.“

Hier ist eine Beispieltabelle, die ich zur Demonstration erstellt habe.

Wenn für die Mitarbeitenden kein Handlungsbedarf besteht, können Sie diesen Abschnitt auch weglassen.

5. Begründen Sie Ihre Überlegungen und Argumente

Wenn Sie eine Bitte oder eine Neuigkeit mitteilen, die einige Gemüter erhitzen könnte, können Sie Ihre Argumente vorbringen, indem Sie begründen, warum Ihre Ankündigung oder Bitte so wichtig ist.

„Denken Sie an Ihre Zielgruppe und versuchen Sie zu erahnen, in welchen Bereichen diese Fragen stellen, Bedenken haben oder mehr Klarheit brauchen könnte“, erläutert Hesterberg. „Versuchen Sie, das Memo noch einmal als jemand zu lesen, der nicht über denselben Kontext wie sie verfügt, um Bereiche zu identifizieren, die Sie ausbauen bzw. verständlicher gestalten müssen.“

Denken Sie daran, dass Sie als Verfasser bzw. Verfasserin des Memos, der Experte oder die Expertin für das Thema sind. Bitten Sie eine Vorgesetzte oder einen Kollegen, Ihr Memo mit einem skeptischen Auge zu prüfen. Wo tauchen Fragen auf? Was bedarf einer zusätzlichen Begründung?

Auf diese Art und Weise können Sie Ihre Argumente verstärken. Dazu gehört oft auch, dass Sie mit Statistiken belegen, warum es wichtig und dringend ist, eine Änderung vorzunehmen.

„Behalten Sie im Hinterkopf, dass Daten sehr aussagekräftig sind, aber so präsentiert werden müssen, dass sie die Kernaussage verstärken und nicht verwirren“, sagt Amanda Sellers, Blog Strategy Manager bei HubSpot.

Der Satz „58,97 Prozent erfüllten die Benchmark und 10,26 Prozent übertrafen die Benchmark bei weitem“ ist zum Beispiel nicht wirklich verständlich. Sellers schlägt vor, stattdessen zu schreiben: „Unsere Strategie funktioniert in fast 70 Prozent der Fälle.“

Das erste Beispiel ist sperrig, merkt Sellers an und bezieht sich auf eine Methode, für die sich ein breiteres Publikum wahrscheinlich weniger interessiert. „Das zweite Beispiel hingegen zeigt, was wichtiger ist: Warum diese Methode wichtig war und was man daraus lernen kann“, erklärt Sellers.

Um die Bedeutung des vierteljährlichen Schreibtrainings zu rechtfertigen, insbesondere in Verbindung mit KI-Tools, möchte ich den folgenden Datenpunkt in meinem Memo hinzufügen:

6. Entschärfen Sie eventuelle Gegenargumente (optional)

Wenn Sie eine große Veränderung vornehmen, die als kontrovers angesehen werden könnte, oder wenn Sie kühne Aussagen machen, durch die sich Menschen gekränkt fühlen könnten, können Sie dies mit einer gut platzierten Vorsichtsmaßnahme abmildern.

Mit dem Aufkommen der künstlichen Intelligenz könnten Sie z. B. eine neue Unternehmensrichtlinie für den Einsatz von KI bekanntgeben. Sie könnten die Nachricht über die neue Unternehmensrichtlinie abmildern, indem Sie mitteilen, dass dies für die meisten Menschen kein Problem war, es aber wichtig ist, eine klare Richtlinie für den Umgang mit dieser Technologie zu haben.

Nehmen wir an, mein Memo vertritt eine andere Position in Bezug auf den Einsatz von KI beim Schreiben von Texten. So würde ich mein Memo formatieren, um den Gegenwind abzuschwächen:

7. Fügen Sie ein Schlusswort hinzu

Ihr Schlusswort enthält alle Informationen, die Sie noch einmal betonen möchten. Gibt es bestimmte Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerinnen, an die sich die Lesenden bei Fragen wenden sollten? Wenn ja, geben Sie diese hier an.

„Ein Schluss, der nur Ihre Hauptpunkte wiederholt, ist langweilig und wird wahrscheinlich übersprungen“, sagt Milliken. „Schließen Sie lieber mit Ihren allerwichtigsten Punkten ab. Sie können entweder noch einmal deren Dringlichkeit betonen oder die Ressourcen erörtern, die Sie für die erfolgreiche Umsetzung benötigen.“

Milliken kommt oft auf die Unterstützung zu sprechen, die ihr Team benötigt, um erfolgreich zu sein. Dabei kann es sich um zusätzliche finanzielle Mittel, einen Verfechter bzw. eine Verfechterin in der Führungsebene oder mehr Zeit für die Einführung der Veränderung handeln.

Für mein Beispielmemo würde das Schlusswort so aussehen:

8. Überprüfen und Korrekturlesen vor dem Versand

Dieser Schritt mag selbstverständlich erscheinen, aber es ist wichtig, dass Sie Ihr Dokument vor dem Versand überprüfen. Memos sollen die Leser und Leserinnen über bevorstehende Änderungen informieren und wichtige Informationen weitergeben.

Sie wollen nicht riskieren, mit einem Tippfehler oder einer falschen Aussage Verwirrung zu stiften.

„Memos richten sich oft an ein breites Publikum, daher sollten Sie einen Text verfassen, der von allen Lesenden leicht verstanden wird“, sagt Sellers. „Das bedeutet, Sie sollten versuchen, eine überzeugende Geschichte zu erzählen, schnell auf den Punkt zu kommen, Fragen vorwegzunehmen und den Fachjargon so zu reduzieren, um die einfachste Art zu finden, etwas zum Ausdruck zu bringen.“

Bitten Sie einen Mitarbeitenden, Ihr Memo zu überprüfen, oder verwenden Sie ein Rechtschreib- und Grammatik-Tool wie LanguageTool oder Deepl Write zum Überprüfen und Korrekturlesen. Hier ist ein Beispiel dafür, wie LanguageTool mein Memo bearbeitet und Verbesserungsvorschläge gemacht hat:

Quelle: Screenshot LanguageTool

9. Erstellen Sie Audio- oder Videoaufnahmen

Wenn das Memo geschrieben ist, überprüfe ich es gerne noch einmal. Was würde die Botschaft noch deutlicher machen? Sollte ich mit Kreativen zusammenarbeiten, um eine Infografik zu erstellen? Sollte ich das Dokument über unsere E-Mail-Kanäle verbreiten? Jetzt, wo ich die Zeit investiert habe, möchte ich sicherstellen, dass meine Botschaft auch gehört wird.

Coleman erstellt oft eine Aufnahme, in der die wichtigsten Punkte des Dokuments hervorgehoben werden. „Die Einbindung von Videozusammenfassungen meiner Memos mit Hilfe von Loom ist nützlich für die Erreichbarkeit und für vielbeschäftigte Stakeholder, die sich Aktualisierungen lieber anhören, während sie an anderen Aufgaben arbeiten“, bemerkt sie.

10. Kommunizieren Sie die Dringlichkeit (falls erforderlich)

Der letzte wichtige Tipp? Verdeutlichen Sie die Dringlichkeit. Wenn Ihr Memo etwas Neues, Aktuelles oder Fristgebundenes ankündigt, sollten Sie erklären, warum die Änderung dringend ist und wie wichtig es ist, jetzt zu handeln.

„Am besten ist es, wenn Sie erklären, was wir zu verlieren drohen, wenn wir nicht zeitnah handeln“, sagt Hesterberg. Für Pitch-Memos schlägt Hesterberg vor, den Lesenden zu erklären, warum das Problem wichtig ist und warum es die Menschen interessieren sollte. Für erläuternde Memos empfiehlt sie zu erklären, wofür die Informationen im Memo verwendet werden.

So würde ich mein Memo über das Schreibtraining mit Dringlichkeit versehen:

Arten von Memos

Jetzt wissen Sie, wie man ein Memo schreibt. Aber bevor Sie loslegen, sollten Sie außerdem wissen, welche Arten von Memos es gibt.

1. Anfrage-Memo

Kurz gesagt sind Anfrage- oder Anforderungsmemos genau das, wonach sie klingen: Memos, die darauf abzielen, eine Anfrage zu stellen und eine positive Antwort zu erhalten.

Achten Sie beim Verfassen von Memos auf eine überzeugende Sprache und, wenn möglich, auf Statistiken oder Zahlen, um zu verdeutlichen, warum ein „Ja“ die richtige Antwort ist.

Einige Beispiele für die Verwendung von Anfrage-Memos sind die Beantragung einer neuen Anschaffung bei Ihrem Unternehmen oder die Genehmigung für berufliche Weiterbildung oder ehrenamtliche Tätigkeiten.

Wenn Sie ein Antrag-Memo schreiben, sollten Sie sich klar ausdrücken, alle Kosten angeben, die Gründe für die Wichtigkeit des Antrags nennen und Emotionen und persönliche Gefühle aus dem Antrag heraushalten.

2. Informatives Memo

Man könnte sie auch als Ankündigungsmemos bezeichnen: Sie machen den Großteil der Memos aus, die ich bisher gesehen habe. Das Ziel von informativen Memos ist es, dem Publikum neue Informationen zu vermitteln.

Beispiele für die Verwendung von informativen Memos sind Änderungen der Richtlinien, Unternehmensnachrichten, neue Prozesse oder sogar neue Mitarbeitende.

Letztendlich können Sie ein informatives Memo als eine klare, prägnante Art und Weise betrachten, Ankündigungen mit Ihrem Publikum zu teilen und alle notwendigen Begründungen für die neuen Informationen zu liefern.

3. Bestätigungsmemo

Bestätigungsmemos sind eine Art Protokoll, mit denen sichergestellt wird, dass die wichtigsten Interessengruppen eine Aufzeichnung von Besprechungen erhalten.

Ein gutes Beispiel für die Verwendung eines Bestätigungsmemos ist die Dokumentation eines Gesprächs oder einer Diskussion. Anhand dieses Memos sind Sie in der Lage, Fragen und Unklarheiten, die im Nachgang auftauchen könnten, zu beantworten. So vermeiden Sie effektiv Missverständnisse.

Beim Verfassen von Bestätigungsmemos sollten eine spezifische und klare Kommunikation oberste Priorität haben.

4. Direktive Memo

Direktive Memos sind weitgehend selbsterklärend. Wenn Sie Ihren Zuhörern und Zuhörerinnen mitteilen müssen, wie sie etwas zu tun haben, können Sie ein direktives Memo mit detaillierten, leicht zu befolgenden Anweisungen schreiben.

Zu den Anwendungsbeispielen für direktive Memos gehören beispielsweise die Mitteilung, wie ein neuer Prozess einzuführen ist, neue Anforderungen erfüllt oder sogar notwendige Aufgaben erledigt werden sollen.

4 kostenlose Memo-Vorlagen

Vorlagen für Organisationsänderungen, finanzielle Updates, Problemlösungen oder allgemeine Geschäftsmitteilungen.

• Allgemeine Memo-Vorlage
• Vorlage für ein Memo zur organisatorischen Änderung
• Problemlösungs-Memo-Vorlage
• Vorlage für ein Finanz-Update-Memo

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Wann sollte ein Memo geschrieben werden?

Wie Sie anhand der oben genannten Arten von Memos gesehen haben, dienen die meisten Memos dazu, neue Informationen zu vermitteln. Der Zweck von Memos ist jedoch weit gefächert.

„Memos dienen einer Vielzahl von Zwecken. Doch im Allgemeinen schlagen sie entweder etwas Neues vor, fassen Informationen an einem Ort zusammen, um sie abzugleichen, oder erklären Details über ein Projekt oder Programm“, sagt Hesterberg.

In den folgenden Szenarien könnten Sie ein Memo erstellen:

• Sie haben eine neue Richtlinie, die Sie Ihrem Publikum bzw. Stakeholdern erklären müssen.
• Teilen Sie wichtige Unternehmensaktualisierungen und -informationen mit.
• Sie kündigen neue Mitarbeitende oder Beförderungen an.
• Bestätigen von Details einer Diskussion, um alle auf den gleichen Stand zu bringen und ein Protokoll zu erstellen.
• Den Leuten etwas beibringen oder sagen, wie sie etwas tun sollen.
• Um etwas bitten und begründen, warum es wichtig ist.

Wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Kurz gesagt: Wenn Sie etwas mitzuteilen haben, könnte ein Memo die Lösung sein.

FWCTA

Best Practices für die Formatierung eines Memos

Da Sie nun wissen, wann Sie ein Memo schreiben sollten, welche Arten von Memos es gibt und welche Elemente Sie in Ihr Memo aufnehmen sollten, habe ich noch ein paar Tipps für Sie. Zusammenfassend möchte ich Ihnen hier einige bewährte Verfahren für die Formatierung eines Memos vorstellen.

Tipp 1: Gehen Sie auf Ihr Publikum ein

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Memos beginnen, sollten Sie sich überlegen, wer Ihre Zielgruppe ist. Wenn Sie wissen, wer Ihr Memo lesen wird, können Sie Ihre Botschaft, Ihren Ton und Ihre CTA auf diese Zielgruppe abstimmen.

Pamela Bump, Leiterin des Bereichs Content Growth bei HubSpot, schlägt vor, die folgenden Fragen zu berücksichtigen: „Sind die Führungskräfte, für die Sie schreiben, vielbeschäftigte Manager und Managerinnen, die einen schnellen One-Pager mit den wichtigsten Informationen wünschen?”, sagt sie. „Oder sind die Lesenden eher wissbegierig und daran interessiert, alle verfügbaren Informationen zu erhalten?”

Tipp 2: Machen Sie es überschaubar

Kaitlin Milliken von HubSpot erinnert sich an eine Zeit, in der sie ein Memo schrieb, das nicht leicht zu überfliegen war. „Als ich gebeten wurde, mein erstes Memo zu schreiben, erstellte ich ein Dokument mit sehr langen Sätzen und Paragraphen“, sagt sie. „Mein Vorgesetzter gab mir ein großartiges, ehrliches Feedback und ermutigte mich, Diagramme und Grafiken im Dokument zu verwenden. Das leuchtet mir jetzt völlig ein. Niemand will eine riesige Aneinanderreihung von langen Absätzen lesen, aber eine Tabelle kann schnell überflogen werden.“

Um Ihr Memo leichter lesbar zu machen, verwenden Sie Überschriften und sinnvolle Absätze, um neue Gedanken oder Gesprächsthemen aufzugliedern. Wenn es sinnvoll ist, können Sie auch Tabellen und Diagramme einfügen, um eine visuelle Unterbrechung zu schaffen.

Milliken fügt hinzu: „Aufzählungspunkte sind Ihr bester Freund. Sie sorgen für Unterbrechungen in Ihrem Dokument und machen die Informationen leicht verdaulich.“

Tipp 3: Achten Sie auf die Länge

Die Länge Ihres Memos hängt von der Art Ihres Memos ab. In der Regel ist ein Memo nur ein oder zwei Absätze lang. Die Länge kann jedoch variieren, wenn Sie ein informatives Memo anstelle eines Anfrage-Memos schreiben. Wenn Ihr Publikum daran interessiert ist, etwas zu lernen, kann ein informatives Memo mehr Details enthalten, während ein Anfrage-Memo kurz und prägnant sein sollte.

„Wenn Sie sich nicht sicher sind, wählen Sie ein kürzeres Dokument von ein bis zwei Seiten, aber verlinken Sie es mit einer anderen Seite oder einem Dashboard mit weiteren Daten, Zusammenhängen oder Informationen. So können die Empfänger und Empfängerinnen bei Bedarf tiefer ins Thema einsteigen“, empfiehlt Bump.

Finden Sie im Folgenden nun eine leicht verständliche Vorlage für ein geschäftliches Memo mit Beispielen, wie Sie es für verschiedene Zwecke verwenden können.

Vorlage für ein geschäftliches Memo

MEMORANDUM

AN:

VON:

DATUM:

BETREFF:

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass [Grund für das Schreiben des Memos].

Da unser Unternehmen weiter wächst ... [Belege oder Gründe zur Unterstützung Ihres einleitenden Absatzes].

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie noch Fragen haben. In der Zwischenzeit wäre ich Ihnen für Ihre Mitarbeit dankbar, da [offizielle Geschäftsinformationen] stattfindet.

Format für das geschäftliche Memo

Die Vorlage für ein geschäftliches Memo ist so konzipiert, dass sie Ihre Botschaft effektiv vermittelt. Ein Memo sollte die notwendigen Informationen in einer Weise verbreiten, die für eine große Anzahl von Mitarbeitenden leicht zu verdauen ist.

Eine präzise Betreffzeile macht sie darauf aufmerksam, dass dieses Memo speziell für sie relevant ist. Mit einer Zusammenfassung zu beginnen, ermöglicht es den Empfängern und Empfängerinnen, die übergeordnete Botschaft zu verstehen, bevor sie in die Details eintauchen.

Die Hintergrundinformationen bieten einen Kontext für die Nachricht und die Übersicht und der Zeitplan sollte Fragen beantworten, die wahrscheinlich aufkommen werden.

Kopfzeile

In der Kopfzeile sollten Sie Ihren Inhalt eindeutig als „Memorandum“ bezeichnen, damit Ihre Leser und Leserinnen genau wissen, was sie erhalten. Wie bereits erwähnt, sollten Sie „AN“, „VON“, „DATUM“ und „BETREFF“ angeben. Diese Informationen sind wichtig für die Bereitstellung von Inhalten, z. B. an wen Sie sich wenden und warum.

Absatz eins

Im ersten Absatz sollten Sie den Zweck Ihres Memos kurz und klar formulieren. Sie könnten Ihren Satz mit den Worten beginnen: „Ich schreibe Ihnen, um Sie zu informieren …“ oder „Ich schreibe Ihnen, um Sie zu bitten ...“

Ein Memo sollte kurz, klar und auf den Punkt gebracht sein. Sie sollten die wichtigsten Informationen gleich zu Beginn mitteilen und die folgenden Absätze als Gelegenheit nutzen, um mehr ins Detail zu gehen.

Absatz zwei

Im zweiten Absatz sollten Sie den Kontext oder unterstützende Beweise anführen. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Memo informiert das Unternehmen über eine interne Umstrukturierung. In diesem Fall sollte Absatz zwei etwa so lauten: „Da unser Unternehmen weiter wächst, haben wir beschlossen, dass es sinnvoller ist, unser Videoproduktionsteam von unserem Content Team zu trennen. Auf diese Weise können sich diese Teams stärker auf ihre individuellen Ziele konzentrieren.“

Absatz drei

Im dritten Absatz sollten Sie Ihre spezielle Bitte an die einzelnen Mitarbeitenden formulieren. Wenn Sie einen Teamausflug planen, sollten Sie an dieser Stelle schreiben: „Bitte geben Sie auf der Antwortliste an, welche Ernährungsbesonderheiten beachtet werden müssen“ oder „Bitte senden Sie mir eine E-Mail, wenn Sie Fragen haben.“

Wenn Sie hingegen die Mitarbeitenden über bevorstehende Bauarbeiten im Gebäude informieren, könnten Sie sagen: „Ich möchte mich für Ihr Verständnis während dieser Zeit bedanken.“

Auch wenn Sie keine bestimmten Maßnahmen von den Mitarbeitenden erwarten, ist es hilfreich, anzugeben, wie sie mit der Nachricht umgehen sollen und ob Sie erwarten, dass sie als Reaktion auf das Memo etwas unternehmen.

Kostenlose Memo-Vorlage herunterladen

Brauchen Sie weitere Inspiration? Dann laden Sie einfach die kostenlosen Memo-Vorlagen von HubSpot herunter. Das Dokument bietet Ihnen einen Rahmen, der Ihr Memorandum in Unterthemen gliedert, damit Ihre Mitarbeitenden die Informationen besser verdauen können und verstehen, was von ihnen nach dem Lesen erwartet wird.

Beispiele für Memos

Wie bereits erwähnt, erfordern verschiedene Branchen oder Situationen leicht unterschiedliche Memos. Manche Memos müssen länger und manche kürzer sein, andere haben keinen Zeitplan, und wieder andere enthalten umfangreiche Hintergrundinformationen.

Das Format Ihres Memos sollte sich an die Botschaft anpassen, die Sie Ihren Mitarbeitenden vermitteln wollen.

Memo zur Startverzögerung Produkteinführung

Ziel dieses Memos ist es, anzukündigen, dass sich die Markteinführung eines Produkts verzögern wird. Die Einleitung enthält das aktualisierte Datum, sodass ein Zeitplan oder ein langer Überblick nicht notwendig ist.

Das Format dieses Memos könnte auch auf andere Situationen angewendet werden, in denen eine einfache, aber wichtige Änderung eintritt.

Was mir gefällt: Das Memo gibt den Lesern und Leserinnen einen Einblick in Verzögerungen bei der Produkteinführung, was die Frustration von Kundschaft oder Mitarbeitenden, die nicht informiert wurden, verringern kann. Auch für andere Terminänderungen, Werbeaktionen, Meilensteine oder Produktankündigungen könnte dieses Format verwendet werden.

Memo zum Büro-Renovierungs-Update

Es gibt logistische Aspekte in einem Unternehmen, die Ihre Mitarbeitenden betreffen, aber nicht unbedingt mit ihrer Arbeit zu tun haben. Dieses Memo zeigt ein Beispiel für eine Küchenrenovierung im Büro – durchaus eine kleine Unannehmlichkeit.

Was mir gefällt: Dieses Memo zeigt, dass ein Unternehmen die Auswirkungen von Renovierungsarbeiten auf die Mitarbeitenden versteht und deren Bedürfnisse respektiert und berücksichtigt. Dieses Memo-Format könnte auch für andere Gebäudemodernisierungen, Homeoffice-Tage oder andere kleinere Ankündigungen verwendet werden.

Team-Memo

Feiern, Veranstaltungen, Thementage oder andere unterhaltsame Dinge für Ihre Mitarbeitenden können ebenfalls durch Memos mitgeteilt werden. Team-Memos wie dieses Beispiel sind in der Regel kürzer, da sie nicht viele Hintergrundinformationen oder Details erfordern.

Was mir gefällt: Dieses Memo enthält klare Hinweise darauf, wo die Veranstaltung stattfindet. Weniger effektiv wäre es, wenn es nur die Etagennummer enthalten hätte. Memos dieser Art sollten mindestens eine kurze Zusammenfassung über das Event, das Datum und den Ort enthalten.

Bringen Sie Ihre Memos auf den Punkt

Der Hauptunterschied zwischen einem Memo und einer einfachen E-Mail ist nicht der Grad der Komplexität. Es ist die Größe der Zielgruppe.

Ein Memo kann einfach oder kompliziert sein, solange es Ihre Botschaft wirksam vermittelt und für die Empfängergruppe von Mitarbeitenden relevant ist. Und die Botschaft selbst sollte klar und prägnant sein – ganz gleich, welches Memo-Format Sie verwenden.

Titelbild: HubSpot