So führen Sie erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen durch

Eine gute Mitarbeiterbefragung zeigt, dass die Unternehmensführung zuhört und sich für die Belange der Belegschaft interessiert. Sie sammelt kostbare Einblicke und legt verborgene Potenziale frei. Allerdings gelingt das nicht selbstverständlich.

Hier erfahren Sie in vier Schritten, was Sie beachten müssen, damit Ihre Angestellten aktiv und motiviert an der Mitarbeiterbefragung teilnehmen.

Mitarbeiterbefragung vorbereiten und durchführen

In der Regel werden Mitarbeiterbefragungen im Auftrag der Unternehmensführung von der Personalabteilung durchgeführt. Damit die Umfrage erfolgreich ist, sollten die Verantwortlichen schon bei der Vorbereitung alle relevanten Abteilungen und Funktionen mit einbinden.

Wichtig ist die Abstimmung mit dem Betriebsrat. Die Arbeitnehmervertretung hilft, den Nutzen der Umfrage an die Mitarbeitenden zu vermitteln. Sie schafft Vertrauen und verstärkt die Bereitschaft zur Teilnahme. Bei nicht anonymen Befragungen muss das Unternehmen die Zustimmung des Betriebsrates einholen.

Schritt 1: Ziele der Umfrage definieren

Definieren Sie zu Beginn, welche Fragen und Themen die Mitarbeiterbefragung abdecken soll. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

• Was ist der Anlass der Befragung?
• Welche Themen sind relevant?
• Was möchten Sie erfahren?
• Welche Informationen und Daten benötigen Sie?
• Was können Ihre Mitarbeitenden dazu beitragen?

Wählen Sie auf dieser Basis KPIs, zu denen Sie Daten sammeln möchten. Halten Sie das Thema knapp und konkret. Durch eine fokussierte Gestaltung des Fragebogens schonen Sie die wertvolle Zeit Ihrer Angestellten. Das verbessert nicht nur die Qualität der Antworten, es strahlt auch Wertschätzung und echtes Interesse aus.

Schritt 2: Zur Mitarbeiterbefragung den Fragebogen erstellen

Die Anzahl der Fragen einer Mitarbeiterbefragung beträgt üblicherweise zwischen 20 und 80. Dabei sind Umfragen, die einmal im Jahr stattfinden, deutlich länger als Pulsbefragungen im schnellen Zyklus.

Ein Zeitaufwand von weniger als 10 Minuten erreicht meist eine gute Akzeptanz. Mehr als 30 Minuten sollte das Ausfüllen der Mitarbeiterbefragung nicht dauern.

Das Erstellen von Fragebögen ist eine knifflige Aufgabe, die Fachkenntnisse erfordert. Das beginnt schon mit der großen Auswahl an Fragetypen.

Wichtige Elemente sind offene und geschlossene Fragen, Antwortvorgaben und freie Eingaben:

• Offene Fragen liefern umfangreiche Informationen.
• Geschlossene Fragen liefern eindeutige, messbare Aussagen.
• Antwortvorgaben lassen sich einfach und schnell auswählen und automatisch auswerten. Typische Antwortmöglichkeiten sind Ja / Nein / Vielleicht, Skalen von 1 bis 10, Schulnoten oder verschiedene, inhaltliche Aussagen.
• Freie Eingaben bieten die Möglichkeit, eigene Gedanken einzubringen. Sie liefern wertvollen Kontext, müssen aber individuell ausgewertet werden.

Typische Fehler können den Nutzen einer Mitarbeiterbefragung schmälern. Dazu zählen komplizierte Sprache, ungenaue Begriffe, Suggestivfragen und Antwortvorgaben, bei denen relevante Optionen fehlen.

Wichtige Umfragen können Sie von externen Profis gestalten lassen. Zudem können Sie Fragebögen archivieren und als Vorlage für weitere Umfragen nutzen.

Schritt 3: Umfrage durchführen und Daten erheben

Die Zeit des Zettelkastens ist vorbei. Es gibt keinen einzigen Grund, Mitarbeiterbefragungen noch analog durchzuführen. Für die Durchführung Ihrer Umfrage wählen Sie zunächst das passende Tool. Bei externen Dienstleistern erübrigt sich das.

Digitale Einladungen verteilen Sie sehr effektiv über das interne Informationssystem Ihres Unternehmens. In der Regel ermöglicht diese Einladung den Onlinezugang über einen öffentlichen oder passwortgeschützten Link. In begrenztem Maß können Sie auch das HubSpot-Tool für Feedback-Umfragen für Mitarbeiterbefragungen einsetzen.

Die eingehenden Antworten werden in einer Datenbank gespeichert und lassen sich einfach exportieren und weiterverarbeiten. Wie und wo die eingehenden Daten gespeichert sind, hängt von der gewählten Plattform ab.

Schritt 4: Abschluss der Mitarbeiterbefragung und Auswertung

Die Auswertung und Interpretation der Antworten schließen den Kreis zur Planung. Mit statistischen Methoden lassen sich verschiedene Daten verknüpfen. Damit erkennen Sie beispielsweise, wie sich Gehaltssteigerungen und andere Maßnahmen auf die Motivation und Performance Ihrer Angestellten auswirken.

Mithilfe von Advanced Analytics können Sie auch tiefere Muster erkennen. Sinnvoll ist das vor allem bei einer großen Teilnehmerzahl von mehreren Tausend und darüber.

Episodische Informationen aus freien Eingaben müssen Sie manuell auswerten lassen. Dafür liefern diese Antworten oft wichtige Zusatzinformationen, mit denen Sie die quantitativen Daten klarer einordnen und im Kontext verstehen können.

Praktische Umsetzung sorgt für starke Motivation

Der wichtigste Punkt jeder Mitarbeiterbefragung: Machen Sie die Ergebnisse transparent und lassen Sie in absehbarer Zeit sichtbare Veränderungen folgen. Wenn das Unternehmen ausgehend von den Angaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter praktische Schritte geht, stärkt das enorm das Vertrauen und die Bindung zwischen Belegschaft und Unternehmensführung. Damit wird die regelmäßige Befragung ein wirksames Mittel für mehr Motivation, Leistung und Mitarbeiterbindung.

Arten von Mitarbeiterbefragungen

Bestimmte Formen von Mitarbeiterbefragungen haben sich für verschiedene Zwecke etabliert. Die erste Unterscheidung betrifft die Zeit und die Regelmäßigkeit:

• Fest terminiert: Mitarbeiterbefragungen in einem regelmäßigen Turnus, häufig quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Umfragen in schnellen Zyklen heißen auch Pulsbefragungen.
• Prozessbezogen oder ereignisbezogen: Die Befragung findet statt, sobald ein Ereignis eintrifft oder ein Prozess abläuft. Beispiele sind Onboarding- und Exit-Befragungen.
• On demand: Die Befragung ist einmalig und dient einem spezifischen Zweck. Zum Beispiel im Krisenfall oder projektbezogen.

Formate nach Anlass und Ziel

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Für die wichtigsten Zielstellungen können Sie bewährte Formen der Mitarbeiterbefragung an Ihren Bedarf anpassen.

Die allgemeine Mitarbeiterbefragung sammelt Angaben zur Zufriedenheit, zum Unternehmensklima, zu Engagement und Motivation. Bei Umfragen zur Evaluierung des sogenannten „Cultural Alignment“ innerhalb eines Unternehmens wird überprüft, wie gut das interne und externe Handeln Ihres Personals mit der Unternehmenskultur und der Markenidentität übereinstimmt.

Eine 360°-Befragung ist eine personenbezogene Umfrage, die vor allem für die Leistungsbeurteilung von Führungskräften eingesetzt wird. Dabei werden nicht nur Angestellte befragt. Ausgewertet werden möglichst alle Quellen, einschließlich Kundschaft, Partner und Lieferanten.

Thematische Umfragen widmen sich einem konkreten Thema. Das kann eine außergewöhnliche Situation im Unternehmen betreffen, aber auch neue Produkte oder Projekte. Onboarding- und Exit-Umfragen helfen zudem, die Erfahrungen beim Eintritt ins Unternehmen und die Gründe für ein Ausscheiden besser zu verstehen.

Gesundheitsbefragungen liefern wichtige Informationen über physische und psychische Arbeitsbelastungen. So lässt sich im Unternehmen der Krankenstand senken und die Leistungsfähigkeit langfristig sichern.

Arbeitsrecht und Mitarbeiterbefragung: Was ist erlaubt und was nicht?

Mitarbeiterbefragungen sind freiwillig. Bei anonymen und insbesondere personalisierten Umfragen ist der Datenschutz zu gewährleisten.

Freiwilligkeit, Anonymität und Datenschutz

Achten Sie auf die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben und der unternehmenseigenen Datenschutzrichtlinien. Der Datenschutzbeauftragte kann die verwendeten Tools und Prozesse überprüfen und ihre Konformität bestätigen. Diese Prüfung stärkt auch das Vertrauen der Teilnehmenden.

Die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung ist generell freiwillig. Sie haben als Arbeitgeber kein Recht, von Angestellten Antworten zu verlangen. In der Regel sind die Umfragen anonym. Personalisierte Umfragen stellen sehr hohe Anforderungen bezüglich des Datenschutzes. Die Zuordnung zur Person erhöht auch das Risiko, verzerrte Informationen zu erhalten.

Darum ist es wichtig, dass Daten, aus denen Rückschlüsse auf die Person gezogen werden können (wie IP-Adresse, Geräte-ID u. Ä.), getrennt von den gesammelten Daten gespeichert werden. So müssen Angestellte nicht befürchten, dass sie für ehrliche und kritische Angaben eventuell Nachteile erleiden. Solche Transparenz ist unerlässlich, damit gravierende Probleme in einer Umfrage tatsächlich sichtbar werden können.

Fünf Gründe, warum Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen sollten

Mehrere Gründe sprechen für regelmäßige Mitarbeiterbefragungen. Der Grundgedanke: Ihr Personal besitzt Erfahrungen, Wissen und Informationen, hat Wünsche, Haltungen und Meinungen, die für Managemententscheidungen relevant sind. Doch im Tagesgeschäft erfahren Sie davon nur einen Bruchteil. Die Mitarbeiterbefragung gibt Ihnen die Möglichkeit, diesen Schatz an Informationen gezielt abzuholen.

Wichtige Ziele sind die Verbesserung der Motivation, Mitarbeiterbindung und Performance sowie Prozessoptimierung und Risikoprävention.

1. Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung

Die Konkurrenz um gut ausgebildete Fachkräfte wird immer härter. Nur zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bleiben Ihnen lang erhalten. Regelmäßige Umfragen zeigen, wie es um die Arbeitsatmosphäre, die Kommunikation und die Basis für gute Teamarbeit bestellt ist.

2. Mitarbeiterperformance

Die Performance von Fachkräften und Teams hängt von vielen Faktoren ab. Leistungshindernisse können Sie durch Mitarbeiterbefragungen identifizieren und ausräumen.

3. Gute, schlanke Prozesse

Wo Ihre Strukturen besser sein könnten, wissen die am besten, die täglich damit arbeiten. Über gezielte Befragungen holen Sie dieses Wissen systematisch ab.

4. Gute Entscheidungsgrundlage

Weitreichende Entscheidungen brauchen eine gute Grundlage. Wenn Berichte, Analysen und Einzelgespräche nicht ausreichen oder widersprüchliche Ergebnisse liefern, verschaffen Sie sich durch eine Mitarbeiterbefragung zu einem konkreten Themengebiet ein umfassendes Bild.

5. Kompass und Frühwarnsystem

Die Stimmung im Unternehmen kann ein Indikator für Entwicklungen sein, die sich in Kennzahlen noch nicht abzeichnen. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen helfen Ihnen, Chancen und Risiken früh zu erkennen.

Fazit: Nutzen Sie das kostbare Wissen Ihrer Angestellten

Mitarbeiterbefragungen liefern einmalig oder regelmäßig Informationen für verschiedene Ziele: von der Verbesserung der Zufriedenheit und Motivation bis zu Leistungsbeurteilung und Prozessoptimierung. Erfolgreiche Umfragen haben einen eindeutigen Fokus und stellen klare, leicht verständliche Fragen. Damit Umfragen motivieren, müssen sie zu sichtbaren Veränderungen führen.

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