Mitarbeiterhandbuch erstellen: Das sollte drin stehen (inkl. Vorlage)

Neuer Job, neues Umfeld, neue Kollegen und Kolleginnen, neue Prozesse: Wenn Mitarbeitende von der einen zur anderen Firma wechseln, prasseln viele Eindrücke auf sie ein. Sich sämtliche Regeln, Namen, Dos and Don'ts zu merken, ist schwer. Die Personalabteilung kann mit einem Mitarbeiterhandbuch unterstützen. Wie das aussehen kann und was enthalten sein sollte, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das Handbuch für neue Mitarbeiter hilft beim Onboarding

Gerade am berühmten ersten Tag werden neue Mitarbeitende von einer Flut an Informationen überrollt. Namen der neuen Kollegen und Kolleginnen, Pausenzeiten, gesetzliche Richtlinien bei der täglichen Arbeit, wie im Unternehmen intern und extern kommuniziert wird, Unternehmenswerte – die Liste lässt sich beinahe endlos fortführen.

Damit sich bis zum nächsten Tag nicht die Hälfte der aufgenommenen Information in Luft auflöst, hilft eine Verschriftlichung der wichtigsten Punkte. Viele Unternehmen nutzen dafür ein digitales oder analoges Mitarbeiterhandbuch, das den neuen Mitarbeitenden im Rahmen des Onboardings überreicht wird und das alles Wichtige zusammenfasst.

Neben dem Vorteil der Gedächtnisstütze bringt ein von den Personalverantwortlichen entworfenes Mitarbeiterhandbuch fürs Büro weitere Pluspunkte mit sich:

• Einheitliche Definition der Arbeitsmethoden und Unternehmensrichtlinien für die ganze Belegschaft – dadurch keine Klüngeleien und unterschiedliche Wissensstände mehr
• Personalabteilung stellt im Auftrag der Geschäftsleitung sicher, dass gesetzliche Richtlinien kommuniziert werden
• Als Nachschlagewerk, beispielsweise für Urlaubsregelungen, erspart es Mitarbeitenden den Gang zu ihren Vorgesetzten oder Personalverantwortlichen – Effizienzsteigerung für beide Seiten
• Potenzial für Konflikte wird gesenkt, wenn im Mitarbeiterhandbuch allgemeingültige Erwartungen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitgebern klar niedergeschrieben werden

Die Aufzählung zeigt bereits: Ein Mitarbeiterhandbuch wird nicht nur für Kollegen und Kolleginnen eingesetzt, die neu zum Unternehmen stoßen.

Ein Mitarbeiterhandbuch ist auch für alte Hasen

Gerade in größeren Unternehmen ändert sich nicht nur die Personalsituation laufend, auch unternehmensinterne Abläufe, Richtlinien und gesetzliche Vorgaben werden immer wieder angepasst. Mit einem Mitarbeiterhandbuch fürs Büro hat die Personalabteilung ein Tool zur Hand, das es ermöglicht, die ganze Belegschaft mit einem zentralen Dokument über Änderungen zu informieren und alles Wissenswerte an einem Ort zusammenzufassen.

Das Mitarbeiterhandbuch ist daher nicht exklusiv für Neuankömmlinge, sondern für sämtliche Angestellte einer Organisation gedacht. Dabei muss es sich bei einem solchen Handbuch nicht zwingend um ein klassisch gebundenes Buch handeln, in dem wie in einer wissenschaftlichen Abhandlung alle Formalia und Richtlinien abgearbeitet werden.

Das US-Unternehmen Zappos beispielsweise hat sein „employee handbook“, so die englische Bezeichnung, unter anderem im Jahr 2010 als Comicheft veröffentlicht. Heute nennt die Organisation das Mitarbeiterhandbuch „culture book“ und präsentiert es nach wie vor in optisch ansprechender Aufmachung.

Mitarbeiterhandbuch erstellen: So klappt's

Es muss nicht immer gleich ein Comicheft oder atemberaubendes Design sein. Wichtig ist, dass das Mitarbeiterhandbuch alle Inhalte enthält, die wirklich zielführend sind. Wir zeigen Ihnen, was wichtig ist, und geben Tipps, wie das perfekte Handbuch gelingt.

Welche Inhalte gehören in ein Mitarbeiterhandbuch?

Meist wird ein Mitarbeiterhandbuch in mehrere Kapitel strukturiert, die sich den verschiedenen Facetten des Unternehmens und Arbeitsverhältnisses widmen. In keinem Handbuch für neue und alte Mitarbeiter dürfen folgende Inhalte fehlen:

• Allgemeine Informationen zum Unternehmen, zu Arbeitszeiten, Anwesenheitsregelungen und Einstellungsprozessen
• Gesetzliche Richtlinien und Vorgaben des Unternehmens zur täglichen Arbeit, auch zur Sicherheit am Arbeitsplatz
• Unternehmenskultur mit Leitlinien, Vision und Werten
• Verhaltens- und Umgangsrichtlinien (Kleiderordnung, Umgang mit Besuchern und Besucherinnen, Nutzung von privaten Geräten und Social Media am Arbeitsplatz, Meetings etc.)
• Hinweise zum Corporate Design und zur Corporate Communication
• Onboarding-Guide
• Unternehmens- und Teamstrukturen (Hierarchien, Organigramm)
• Informationen zur Vergütung, Gehaltsentwicklungen, Bonusprogrammen und -zahlungen und allgemeinen Urlaubsregelungen wie Urlaubsvertretung
• Corporate Benefits (beispielsweise BGM-Maßnahmen, Essenszuschüsse, Dienstfahrräder)

Je nach Unternehmen variieren die Inhalte und auch der Umfang des Mitarbeiterhandbuchs. Während in Betrieben mit beispielsweise nur zehn Personen ein Handbuch möglicherweise spärlich ausfällt, sieht es bei einem Großkonzern anders aus. Möglicherweise gibt es dort auch mehrere verschiedene Mitarbeiterhandbücher – je nach Abteilung, Konzernsparte oder Standort.

Das Vorwort beim Mitarbeiterhandbuch

Viele Unternehmen lassen im Vorwort vom Mitarbeiterhandbuch die Geschäftsführung oder Personalverantwortliche zu Wort kommen. Dieser Prolog kann bereits Informationen zur Organisation an sich enthalten, aber auch gezielt auf einzelne Aspekte wie die Unternehmenskultur eingehen.

Wichtig ist, dass es authentisch ist und nicht nur leere Worthülsen enthält, die einem Geschäftsführer oder einer HR-Managerin in den Mund gelegt worden sind.

Tipps für das perfekte Mitarbeiterhandbuch: Verbindlichkeit, Authentizität und Augenhöhe

Damit Ihr Mitarbeiterhandbuch ein voller Erfolg wird, kommt es auf einige Punkte ganz besonders an. Diese reichen über die reine Erstellung eines Dokuments hinaus:

• Nicht zu technisch: Wer die Belegschaft mit Gesetzestexten und komplizierter Sprache überfordert, wird nicht viele Leser und Leserinnen für sich gewinnen – nahbare, einfache Sprache auf Augenhöhe ist wichtig.
• Keine leeren Versprechungen: Gerade in der Unternehmenskultur und -entwicklung sollten realistische Umstände und Ziele genannt werden.
• Verbindlichkeit: Egal, auf welcher Ebene im Organigramm sich ein Angestellter oder eine Angestellte befindet – die Inhalte aus dem Mitarbeiterhandbuch sollten von allen zu jeder Zeit eingehalten werden. Nur wenn sich das gesamte Team verbindlich zeigt, kann ein Mitarbeiterhandbuch nachhaltig funktionieren.

Zudem ist wichtig, dass das Handbuch laufend aktualisiert wird. Veraltete Unternehmensinformationen oder Verhaltensrichtlinien richten deutlich mehr Schaden an als gedacht.

Mitarbeiterhandbuch: Vorlage

Haben Sie nicht die Zeit, um ein eigenes Mitarbeiterhandbuch zu entwickeln? Kein Problem: Wir haben eine allgemeingültige Vorlage erstellt, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. So führen Sie nicht nur neue Mitarbeitende ins Unternehmen ein, sondern haben zusätzlich für die gesamte Belegschaft ein Mitarbeiterhandbuch, das Orientierung bietet und die wichtigsten Fragen zur Organisation beantwortet.

Fazit: Das Mitarbeiterhandbuch belohnt den Aufwand

Die Erstellung des Mitarbeiterhandbuchs – ob mit oder ohne Vorlage – ist nichts, was Sie innerhalb einiger Stunden aus dem Ärmel schütteln. Die Vorbereitung und das Zusammentragen der Informationen benötigen ihre Zei.

Doch die lohnt sich: Neue Angestellte sind dankbar, wenn sie zum Start in den Job nicht bei jeder Frage mit Hilfe suchenden Augen durch die Büroräume laufen müssen. Gleichzeitig dient das Handbuch für alle Mitarbeitenden als Leitlinie in Sachen Unternehmenskultur, Richtlinien und Zwischenmenschlichkeit – und sorgt so für klare Verhältnisse und eine gute Arbeitsatmosphäre.

 

Titelbild: FreshSplash / iStock / Getty Images Plus