Mitarbeiterhandbuch: Das sollte drin stehen (inkl. Vorlage)

Neuer Job, neues Umfeld, neue Kolleginnen und Kollegen, neue Prozesse: Wenn Mitarbeitende die Firma wechseln, prasseln viele Eindrücke auf sie ein. Sich sämtliche Regeln, Namen und Methoden zu merken, ist schwer. Ein Mitarbeiterhandbuch kann hier unterstützen. Wie dieses aussehen kann und was enthalten sein sollte, erfahren Sie in diesem Artikel.

Warum ist ein Mitarbeiterhandbuch wichtig?

Ein Mitarbeiterhandbuch ist wichtig, weil es Klarheit und Transparenz in Bezug auf Unternehmensrichtlinien schafft. Es ist damit nicht nur eine zentrale Informationsquelle für Neuankömmlinge, sondern kann auch langjährigen Mitarbeitenden als Nachschlagewerk in jeglicher Hinsicht dienen.

Auch intern erleichtert es die Prozesse – die Personalverwaltung kann bei einfachen, wiederkehrenden Fragen auf das Handbuch verweisen.

Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs zeigen sich vor allem beim Onboarding

Gerade am berühmten ersten Tag werden neue Mitarbeitende von einer Flut an Informationen überrollt. Namen der neuen Kolleginnen und Kollegen, Pausenzeiten, gesetzliche Richtlinien bei der täglichen Arbeit, wie im Unternehmen intern und extern kommuniziert wird, Unternehmenswerte – die Liste lässt sich beinahe endlos fortführen.

Damit sich bis zum nächsten Tag nicht die Hälfte der aufgenommenen Information in Luft auflöst, hilft eine Verschriftlichung der wichtigsten Punkte. Viele Unternehmen nutzen dafür ein digitales oder analoges Mitarbeiterhandbuch, das den neuen Mitarbeitenden im Rahmen des Onboardings überreicht wird und das alles Wichtige zusammenfasst.

Neben dem Vorteil der Gedächtnisstütze bringt ein von den Personalverantwortlichen entworfenes Mitarbeiterhandbuch fürs Büro weitere Pluspunkte mit sich:

• Einheitliche Definition der Arbeitsmethoden und Unternehmensrichtlinien für die ganze Belegschaft – dadurch gibt es keine Klüngeleien und unterschiedliche Wissensstände mehr
• Die Personalabteilung stellt im Auftrag der Geschäftsleitung sicher, dass gesetzliche Richtlinien kommuniziert werden
• Als Nachschlagewerk, beispielsweise für Informationen zum Homeoffice und Urlaubsregelungen, erspart es Mitarbeitenden den Gang zu ihren Vorgesetzten oder Personalverantwortlichen – Effizienzsteigerung für beide Seiten
• Potenzial für Konflikte wird gesenkt, wenn im Mitarbeiterhandbuch allgemeingültige Erwartungen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitgebern sowie der Verhaltenskodex klar niedergeschrieben werden

Die Aufzählung zeigt bereits: Ein Mitarbeiterhandbuch wird nicht nur für Kollegen und Kolleginnen eingesetzt, die neu zum Unternehmen stoßen.

Ein Mitarbeiterhandbuch ist auch für alte Hasen

Gerade in größeren Unternehmen ändert sich nicht nur die Personalsituation laufend, auch unternehmensinterne Abläufe, Richtlinien und gesetzliche Vorgaben werden immer wieder angepasst. Mit einem Mitarbeiterhandbuch fürs Büro (und auch Homeoffice) hat die Personalabteilung ein Tool zur Hand, das es ermöglicht, die ganze Belegschaft mit einem zentralen Dokument über Änderungen zu informieren und alles Wissenswerte an einem Ort zusammenzufassen.

Das Mitarbeiterhandbuch ist daher nicht exklusiv für Neuankömmlinge, sondern für sämtliche Angestellte einer Organisation gedacht. Dabei muss es sich bei einem solchen Handbuch nicht zwingend um ein klassisch gebundenes Buch handeln, in dem wie in einer wissenschaftlichen Abhandlung alle Formalia und Richtlinien abgearbeitet werden.

Das US-Unternehmen Zappos beispielsweise hat sein „employee handbook“, so die englische Bezeichnung, unter anderem im Jahr 2010 als Comicheft veröffentlicht.

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Mitarbeiterhandbuch erstellen: So klappt's

Es muss nicht immer gleich ein Comicheft oder atemberaubendes Design sein. Wichtig ist, dass das Mitarbeiterhandbuch alle Inhalte enthält, die wirklich zielführend sind. Wir zeigen Ihnen, was wichtig ist, und geben Tipps, wie das perfekte Handbuch gelingt.

Welche Inhalte gehören in ein Mitarbeiterhandbuch?

Meist wird ein Mitarbeiterhandbuch in mehrere Kapitel unterteilt, die sich den verschiedenen Facetten des Unternehmens und Arbeitsverhältnisses widmen. In keinem Handbuch für neue und bestehende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen folgende Inhalte fehlen:

• Allgemeine Informationen zum Unternehmen, zu Arbeitszeiten, Anwesenheitsregelungen und Einstellungsprozessen
• Gesetzliche Richtlinien und Vorgaben des Unternehmens zur täglichen Arbeit, auch zur Sicherheit am Arbeitsplatz
• Arbeits- und Unternehmenskultur mit Leitlinien, Vision und Werten
• Verhaltens- und Umgangsrichtlinien (Kleiderordnung, Umgang mit Besuchern und Besucherinnen, Nutzung von privaten Geräten und Social Media am Arbeitsplatz, Meetings und so weiter)
• Hinweise zum Corporate Design und zur Corporate Communication
• Onboarding-Guide
• Unternehmens- und Teamstrukturen (Hierarchien, Organigramm)
• Informationen zur Vergütung, Gehaltsentwicklungen, Bonusprogrammen und -zahlungen und allgemeinen Urlaubsregelungen wie Urlaubsvertretung
• Corporate Benefits (beispielsweise BGM-Maßnahmen, Essenszuschüsse, Dienstfahrräder, Vergünstigungen bei bestimmten Partnerunternehmen)

Je nach Unternehmen variieren die Inhalte und auch der Umfang des Mitarbeiterhandbuchs. Während in Betrieben mit beispielsweise nur zehn Personen ein Handbuch möglicherweise spärlich ausfällt, sieht es bei einem Großkonzern anders aus. Möglicherweise gibt es dort auch mehrere verschiedene Mitarbeiterhandbücher – je nach Abteilung, Konzernsparte oder Standort.

Das Vorwort beim Mitarbeiterhandbuch

Viele Unternehmen lassen im Vorwort des Mitarbeiterhandbuchs die Geschäftsführung oder Personalverantwortliche zu Wort kommen. Dieser Prolog kann bereits Informationen zur Organisation an sich enthalten, aber auch gezielt auf einzelne Aspekte wie die Unternehmenskultur eingehen.

Wichtig ist, dass es authentisch ist und nicht nur leere Worthülsen enthält, die einem Geschäftsführer oder einer HR-Managerin in den Mund gelegt worden sind.

Was sollte nicht im Mitarbeiterhandbuch stehen?

Leere Worthülsen und Versprechungen sind nicht die einzigen Dinge, die nicht in einem Mitarbeiterhandbuch stehen sollten. Achten Sie bei der Erstellung darauf, auch folgende Formulierungen und Inhalte zu verzichten:

• Vermeiden Sie wie überall auch hier unbedingt Sprache, die als diskriminierend oder ausschließend interpretiert werden könnte.
• Verzichten Sie auf Aussagen wie „Festanstellung“, die als vertragliche Versprechungen missverstanden werden könnten.
• Streichen Sie veraltete Regeln und Richtlinien aus dem Handbuch.
• Formulieren Sie Regeln nicht haarklein bis ins letzte Detail, um bis zu einem notwendigen Grad flexibel bleiben zu können.
• Achten Sie auf Konsistenz und vermeiden Sie Widersprüche zu anderen Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Vorgaben.

Tipps für das perfekte Mitarbeiterhandbuch: Verbindlichkeit, Authentizität und Augenhöhe

Damit Ihr Mitarbeiterhandbuch ein voller Erfolg wird, kommt es auf einige Punkte ganz besonders an. Diese reichen über die reine Erstellung eines Dokuments hinaus:

• Nicht zu technisch: Wer die Belegschaft mit Gesetzestexten und komplizierter Sprache überfordert, wird nicht viele Leser bzw. Leserinnen für sich gewinnen – nahbare, einfache Sprache auf Augenhöhe ist wichtig.
• Klare Ziele: Gerade in der Unternehmenskultur und -entwicklung sollten realistische Umstände und Ziele genannt werden.
• Verbindlichkeit: Egal, auf welcher Ebene im Organigramm sich ein Angestellter oder eine Angestellte befindet – die Inhalte aus dem Mitarbeiterhandbuch sollten von allen zu jeder Zeit eingehalten werden. Nur wenn sich das gesamte Team verbindlich zeigt, kann ein Mitarbeiterhandbuch nachhaltig funktionieren.

Zudem ist wichtig, dass das Handbuch laufend aktualisiert wird. Veraltete Unternehmensinformationen oder Verhaltensrichtlinien richten deutlich mehr Schaden an als gedacht.

Rechtliche Aspekte beim Erstellen eines Mitarbeiterhandbuchs

Die inhaltliche Seite ist ein Aspekt, ein anderer der rechtliche. Es gibt keine spezifischen Rechtsvorgaben, was in einem Mitarbeiterhandbuch enthalten sein muss und was nicht. Wichtig ist allerdings, dass Sie darauf achten, dass alle im Handbuch aufgeführten Regeln mit jeglichen arbeitsrechtlichen Vorschriften konform sind.

Dazu zählen etwa Regelungen zum Urlaub, zu den Arbeitszeiten, der Gleichbehandlung und zum Datenschutz. Tipp: Bauen Sie zudem am Ende eine kurze Passage ein, dass die Regelungen im Handbuch nicht abschließend und Änderungen vorbehalten sind. So beugen Sie im Falle eines etwaigen Streits mit Angestellten vor, dass jede Änderung als „Vertragsbruch“ angesehen wird.

Beispiele für hilfreiche und gute Mitarbeiterhandbücher

Weiter oben haben wir Ihnen bereits das Beispiel des Comic-Mitarbeiterhandbuchs von Zappos vorgestellt. Es gibt weitere Unternehmen, die rund um das Handbuch für Ihre neuen und bestehenden Angestellten kreative Wege gehen.

Valve etwa, ein US-amerikanisches Softwareunternehmen, hat ein Storybook mit detailverliebten Illustrationen als Mitarbeiterhandbuch entwickelt, bei dem Sie fast wie durch ein Videospiel navigieren können – passend zur entwickelten Software, die zu einem großen Teil im Bereich Gaming angesiedelt ist.

Auch die HR-Firma PeopleHR geht einen ähnlichen Weg mit einem sehr humorvollen Handbuch, das alle wichtigen Informationen aufbereitet und mit allerlei kreativem Bildmaterial geschmückt ist.

Mitarbeiterhandbuch: Kostenlose Vorlage

Haben Sie nicht die Zeit, um ein eigenes Mitarbeiterhandbuch zu entwickeln? Kein Problem: Wir haben bei HubSpot eine allgemeingültige Vorlage erstellt, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. So führen Sie nicht nur neue Mitarbeitende ins Unternehmen ein, sondern haben zusätzlich für die gesamte Belegschaft ein Mitarbeiterhandbuch, das Orientierung bietet und die wichtigsten Fragen zur Organisation beantwortet.

Fazit: Ein gutes Mitarbeiterhandbuch belohnt den Aufwand

Die Erstellung des Mitarbeiterhandbuchs – ob mit oder ohne Vorlage – ist nichts, was Sie innerhalb einiger Stunden aus dem Ärmel schütteln. Die Vorbereitung und das Zusammentragen der Informationen im Personalmanagement benötigen ihre Zeit.

Doch die lohnt sich: Neue Angestellte sind dankbar, wenn sie zum Start in den Job nicht bei jeder Frage mit Hilfe suchenden Augen durch die Büroräume laufen müssen. Gleichzeitig dient das Handbuch für alle langjährigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Leitlinie in Sachen Unternehmenskultur, Richtlinien und Zwischenmenschlichkeit – und sorgt so für klare Verhältnisse und eine gute Arbeitsatmosphäre.

Titelbild: HubSpot