Personalabteilung: Aufgaben, Ziele und Struktur

HR, Personal, Human Resources, People Management: Es gibt viele Begriffe für die Personalabteilung. Sie spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg jedes Unternehmens. Denn ohne die richtigen Mitarbeitenden nützt schließlich das beste Produkt nichts. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel Schlüsselfunktionen, Ziele und den Aufbau einer typischen HR-Abteilung.

Struktur und Aufbau einer typischen Personalabteilung

Die Struktur einer HR-Abteilung kann je nach Unternehmensgröße und -art variieren. Dennoch gibt es einige gängige Elemente, die in den meisten Organisationen zu finden sind. Werfen wir einen Blick auf ein typisches Organigramm der Personalabteilung:

• HR-Leitung: An der Spitze steht häufig der HR-Direktor oder die HR-Direktorin, auch CHRO (Chief Human Resources Officer) oder CPO (Chief People Officer) genannt. Diese Position ist verantwortlich für die Ausrichtung der gesamten Personalstrategie, die Abstimmung mit der Geschäftsführung und der Überwachung aller HR-Initiativen. Die HR-Leitung ist in der Regel auch aktiv in strategische Unternehmensentscheidungen involviert.
• Recruiting und Talentakquise: Hier dreht sich alles um das Finden und Gewinnen neuer Talente. Die Teams identifizieren vakante Positionen, erstellen Stellenbeschreibungen, führen Interviews und sorgen dafür, dass die besten Kandidatinnen und Kandidaten für das Unternehmen gewonnen werden.
• Personalentwicklung: Ein entscheidender Bereich, der sich nicht nur auf Weiterbildungen konzentriert. Es geht darum, die Potenziale der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erkennen und gezielt zu fördern – sei es durch Trainings, Seminare oder individuelle Förderpläne.
• Personalverwaltung: In der Personalverwaltung werden Arbeitsverträge erstellt, Gehaltsabrechnungen bearbeitet und Urlaubsanträge verwaltet. Das ist oft wichtiger als viele auf den ersten Blick vermuten: Ein reibungsloser Ablauf sorgt für zufriedene Mitarbeitende. Wer jedoch lange auf das Gehalt oder den Urlaubsantrag wartet, wird schnell unzufrieden.
• Arbeitsrecht und Compliance: Dieses Team sorgt dafür, dass das Unternehmen auf der sicheren Seite ist, wenn es um arbeitsrechtliche Vorschriften geht. Arbeitsverträge, Krankheitsfälle, Konfliktlösungen – hier wird alles abgedeckt.
• Mitarbeiterbindung und -kultur: Hier werden Programme und Employer-Branding-Strategien entwickelt, um eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden.

Die genaue Struktur und die Anzahl der Teams kann variieren, primär in großen Unternehmen, die vielleicht auch spezialisierte Teams für Themen wie Diversität und Inklusion oder Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz haben. Parallel dazu kann es in kleinen Unternehmen ebenfalls anders aussehen. Hier übernimmt eine Person möglicherweise sogar alle genannten Aufgaben.

Ab wann ergibt eine eigene Personalabteilung Sinn?

Eine eigene Personalabteilung wird besonders dann relevant, wenn ein Unternehmen eine gewisse Mitarbeiterzahl erreicht hat und die Personalverwaltung komplexer wird.

Sobald Sie sich mit Ihrem Unternehmen auf Expansionskurs befinden, regelmäßig neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen oder spezifische HR-Herausforderungen wie Weiterbildung, Mitarbeiterbindung und arbeitsrechtliche Fragen auftreten, sollten Sie über die Gründung einer HR-Abteilung nachdenken.

Was macht die Personalabteilung?

In der Personalabteilung dreht sich alles um Menschen. Zu den Hauptaufgaben gehören die Rekrutierung und Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Weiterbildungsprogrammen, Mitarbeiterbewertungen und -feedback.

Auch die Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und das Management von Mitarbeiterbeziehungen fallen in ihren Zuständigkeitsbereich. Zudem ist sie für die Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilungen und oft auch für die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit verantwortlich. Kurzum: Sie spielt mit ihren Aufgaben eine Schlüsselrolle in der personellen Gestaltung des Unternehmens.

Welche Ziele verfolgt eine Personalabteilung?

Das oberste Ziel einer HR-Abteilung ist es, das Humankapital eines Unternehmens optimal zu nutzen und weiterzuentwickeln. Das umfasst das Recruiting und die Bindung von Talents, die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität sowie die Entwicklung einer positiven Unternehmenskultur.

Zudem arbeitet sie daran, das Unternehmen in allen personalrelevanten Themen rechtlich abzusichern und die Unternehmensstrategie durch entsprechende Personalarbeit zu unterstützen.

Wieso ist die HR-Abteilung in Zeiten des Fachkräftemangels besonders wichtig?

In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Bedeutung einer gut aufgestellten HR-Abteilung oft unterschätzt. Sie ist die erste Anlaufstelle für neue Talente, aber auch der Schlüssel zur Bindung und Entwicklung des bestehenden Teams. Hier sind die drei der entscheidenden Säulen ihrer Arbeit:

• Talentakquise: Identifizieren und Anwerben von qualifizierten Fachkräften in einem umkämpften Markt. Schaffen von besonders attraktiven Benefits, die herausstechen.
• Mitarbeiterbindung: Entwicklung von Strategien und Programmen, die die Zufriedenheit und Loyalität der Belegschaft erhöhen.
• Weiterbildung: Gewährleistung, dass die Fähigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind.

Ein starkes HR-Team kann ein Unternehmen mit der wichtigsten Ressource versorgen, dass es für erfolgreiche Projekte und schwarze Zahlen braucht: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in der Lage sind, Herausforderungen und Aufgaben kreativ und zielführend zu bewältigen.

Fazit: Die zentrale Rolle der HR-Abteilung im Unternehmenserfolg

Die Personalabteilung steht im Zentrum des Unternehmenserfolgs. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Rekrutierung, Entwicklung und Bindung von Talenten und trägt maßgeblich zur Schaffung einer positiven und produktiven Unternehmenskultur bei.

Ein effektives und umsichtiges HR-Team ist unerlässlich, um sich im Wettbewerb durchzusetzen – natürlich auch im Wettbewerb um geeignete Fachkräfte. Ein Investment in diese Abteilung ist somit eine Investition in die Zukunft und den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens.

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