Personalverwaltung: Das administrative Herzstück von HRM

Im Human Resource Management (HRM) ist die Personalverwaltung ein unverzichtbarer Bereich. Dort laufen alle administrativen Fäden zusammen – ob für Mitarbeitende oder Führungskräfte. Wir erklären Ihnen die strategische Bedeutung der Personalverwaltung, stellen ihre Ziele und die passende Software dafür vor.

Was ist Personalverwaltung?

Personalverwaltung ist die systematische Organisation, Verwaltung und Pflege von Mitarbeiterdaten und -prozessen eines Unternehmens. Sie umfasst Aufgaben wie Gehaltsabrechnungen und die Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten. Zudem kümmert sie sich um die Überwachung von Arbeitszeiten, Leistungsbeurteilungen und gesetzliche Vorgaben.

Was sind die Ziele in der Personalverwaltung?

Die Personalverwaltung als Teil des Personalmanagements setzt sich vielfältige Ziele, um sowohl die Mitarbeitenden als auch das Unternehmen selbst zu unterstützen. Dazu gehört die Bindung von qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, kontinuierliche Kompetenzentwicklung, effektives Leistungsmanagement oder auch die Förderung der Unternehmenskultur sowie des Engagements der Mitarbeitenden.

Gerade im Hinblick auf die Unternehmenskultur gibt es in den letzten Jahren starke Veränderungen, die von verschiedenen Studien dokumentiert werden. Der „2023 Global Human Capital Trends“-Report von Deloitte zeigt beispielsweise, dass 40 Prozent der Gen Z- und Millennials-Befragten eine Stelle oder Aufgabe ablehnen, weil sie nicht mit ihren Werten übereinstimmt.

Die Personalverwaltung sollte also künftig noch stärker dazu beitragen, ein positives, wertegeladenes Arbeitsumfeld zu schaffen. Nur so kann ein Unternehmen in Zeiten des Fachkräftemangels bestehen.

Was sind die Aufgaben in der Personalverwaltung?

Die Entwicklungen im Blick zu behalten, ist allerdings eine sehr strategische Aufgabe in der Personalarbeit. Die meisten Aufgaben in der Personalverwaltung sind operativ – sie umfassen vor allem:

• Mitarbeiterdaten verwalten: Personalverwalter und -verwalterinnen erfassen, aktualisieren und pflegen sämtliche Mitarbeiterinformationen. Das beginnt beim Personalfragebogen zur Einstellung und hält bis zu Dokumenten beim Unternehmensaustritt an.
• Gehaltsabrechnung durchführen: Eine korrekte und pünktliche Gehaltsabrechnung ist für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden entscheidend – entsprechend wichtig ist diese Aufgabe.
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Planung und Überwachung von Urlaubszeiten und Abwesenheiten der Belegschaft.
• Arbeitszeiterfassung und Leistungsbeurteilung: Die Dokumentation von Arbeitszeiten sowie die Bewertung der Mitarbeiterleistung liegt oft in der Verantwortlichkeit der einzelnen Abteilungen. Je nach Organisation aber eben auch teilweise in der Personalverwaltung.
• Personalentwicklung und -förderung: Die Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Förderung und Entwicklung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Eine weitere Aufgabe ist die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Hier kommt der Personalverwaltung auch eine überwachende Rolle zu. Sie sollte mit sicherstellen, dass sämtliche Vorschriften in den einzelnen Abteilungen eingehalten werden.

Effizientes HR-Management mit digitaler Personalverwaltung

Die Digitalisierung hat auch die Personalverwaltung von Grund auf verändert. Mit dem Einsatz digitaler Tools und Plattformen werden Prozesse wie Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassungen und Mitarbeiterverwaltung effizienter und zugänglicher. Große Datenmengen sind heute kein Problem mehr, selbst Echtzeit-Analysen lassen sich ohne Weiteres durchführen.

Zudem erlaubt die Digitalisierung eine flexiblere und ortsunabhängige Arbeitsweise, was besonders in Zeiten von Homeoffice und Remote Work von vielen Personalverwaltungen gerne genutzt wird.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung gehen jedoch auch neue Herausforderungen einher, insbesondere im Bereich des Datenschutzes. Die Sicherheit und Vertraulichkeit von Mitarbeiterdaten hat dabei oberste Priorität.

Datenschutz im Zuge der Digitalisierung

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung haben sich die Anforderungen an den Datenschutz signifikant verändert. Unternehmen sind nun verpflichtet, strengere Datenschutzstandards einzuhalten, wie sie beispielsweise in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) festgelegt sind.

Die DSGVO erfordert eine sichere Datenhaltung, um zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiterinformationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Datenschutzkonformität stellt dabei rechtliche Notwendigkeit dar, dient aber auch als Zeichen von Vertrauenswürdigkeit gegenüber den Mitarbeitenden.

Eine transparente Datenverarbeitung ist ebenso entscheidend. Grundsätzlich muss klar kommuniziert werden,

• welche Daten erhoben werden,
• wie sie genutzt werden und
• wer darauf Zugriff hat.

Zudem wichtig: Die Belegschaft sollte im Umgang mit sensiblen Daten geschult und für Datenschutzbelange sensibilisiert werden. Auch das kann eine Aufgabe der Personalverwaltung sein.

Personalverwaltung: Passende Software unterstützt HRM

Bei dieser und allen anderen Aufgaben kann Software behilflich sein. Die Auswahl der richtigen Tools ist dabei nicht unerheblich, wie effizient in der Personalverwaltung gearbeitet werden kann.

Moderne HR-Softwarelösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die nicht nur die täglichen Aufgaben erleichtern, sondern auch strategische Entscheidungsprozesse unterstützen. Die Entscheidung für eine HR-Software sollten Sie daher sorgfältig abwägen.

Fazit: Personalverwaltung wird immer moderner

Die Personalverwaltung hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt – die fortschreitende Digitalisierung trägt dazu einen großen Teil bei. Heute sollte sie nicht mehr nur als administrativer Arm des HRM, sondern als strategische Säule jeder Organisation betrachtet werden.

Die Herausforderung besteht in der richtigen Balance zwischen klassischen, administrativen Aufgaben, einer empathischen Mitarbeiterförderung und dem Datenschutz.

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