Herausforderungen im Multiprojektmanagement

Zu viele Informationen? Im Multiprojektmanagement ist es an der Tagesordnung, dass zahlreiche Informationen zu unterschiedlichen Projekten gleichzeitig bei Projektmanagerinnen und Projektmanagern eintreffen. Dabei den Überblick zu behalten, kann eine echte Herausforderung sein.

Professionelles Multiprojektmanagement sorgt dafür, dass Sie mehrere unabhängige Projekte zur gleichen Zeit planen, steuern und überwachen können. Wir erklären Ihnen, wie das geht.

Was ist Multiprojektmanagement?

Der Begriff Multiprojektmanagement wird primär im deutschsprachigen Raum verwendet. Andernorts wird zwischen Programm-Management und Projektportfolio-Management unterschieden. Beide Varianten haben gemein, dass mehrere Projekte eines Unternehmens vom Projektmanagement übergreifend und parallel geplant, gesteuert und überwacht werden.

Programm-Management: Mehrere Projekte mit übergeordnetem Ziel

Beim Programm-Management geht es darum, mehrere Projekte zu koordinieren, die auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet und voneinander abhängig sind. Die Projekte befinden sich dabei in einem gemeinsamen Programm. Als Projektmanagerin oder Projektmanager haben Sie die Aufgabe, die Projekte und ihre jeweiligen Beschränkungen aufeinander abzustimmen. Dazu gehören beim Programm-Management beispielsweise Termine, das Budget oder die zur Verfügung stehende Technik. Das Programm kann betrieblicher Natur sein oder Projektcharakter besitzen.

Portfolio-Management: Unabhängige Projekte werden gebündelt

Die Bündelung von Projekten zu einem Projektportfolio bietet sich für Sie an, sofern dies aufgrund der Beschaffenheit der einzelnen Projekte für Ihr Unternehmen einen größeren Nutzen bringt. Die anstehenden Projekte zusammen zu betrachten und zu koordinieren, kann zum Beispiel Synergieeffekte freisetzen oder Ressourcen sparen. 

Ein simples Beispiel zur Veranschaulichung: Stellen Sie sich einen Bauunternehmer vor, dessen Baukran in verschiedenen Projekten zum Einsatz kommen soll. Bau-Projekte in räumlicher Nähe nacheinander zu legen, ist in der Regel ressourcenfreundlicher als den Transport des Krans über weite Strecken zu organisieren, denn in dieser Zeit kann er nicht arbeiten.

Das Projektmanagement hätte in diesem Fall die Aufgabe, die zeitlichen und räumlichen Gegebenheiten so zu planen, dass sich eine maximale Auslastung des Baukrans und der Belegschaft ergibt. Die richtige Software kann dabei helfen, die Verfügbarkeit und Auslastung der Ressourcen effizient zu planen.

Multiprojektmanagement-Software: So behalten Sie den Überblick 

Softwarelösungen können einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, dass Sie den Überblick über Ihre Projekte behalten. Gleichzeitig erleichtern sie die Kommunikation und Kooperation der beteiligten Teams.

InLoox: Die zentrale Projektplattform für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement

Wenn Sie die Vorteile einer zentralen Plattform für Ihr Projektmanagement nutzen möchten, ist es von großem Vorteil, wenn das Tool einfach zu bedienen, flexibel anpassbar, skalierbar und in ein bestehendes Umfeld, wie Microsoft Outlook, integrierbar ist. Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, erklären wir im Folgenden einige Vorteile der Software:

InLoox fördert die Zusammenarbeit und Verständigung verteilter Teams durch seine integrierte Kommunikation. Mittels einer Schnellverbuchungsleiste können Sie beispielsweise ein neues Projekt direkt aus einer E-Mail heraus erstellen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, aus der E-Mail heraus eine Projektaufgabe anzulegen oder diese in der Dokumentenablage zu hinterlegen. Dazu müssen Sie den E-Mail-Bereich von Outlook nicht verlassen und können effektiv arbeiten.

Projekt- und Aufgabennotizen können Sie nutzen, um Ihren Teams wichtige Änderungen und Informationen zukommen zu lassen. Die Projektkommunikation an einem einzigen Ort reduziert darüber hinaus die Anzahl der Besprechungen, Calls und E-Mails und sorgt dafür, dass sich alle projektrelevanten Informationen an einem zentralen Ort befinden.

Die Steuerung der Ressourcen: Identifizieren Sie Engpässe und verteilen Sie die Aufgaben effizienter

Mit einer Auslastungsübersicht erhalten Sie einen direkten Überblick über die Ressourcen aller Projekte, wie zum Beispiel Team-Mitglieder, Räume und Maschinen. Die Auslastungsansicht von InLoox etwa integriert gleichzeitig Aufgaben und Kalendertermine.

Das Dokumentenmanagement: InLoox organisiert Ihren Dateiserver oder Sharepoint

Aus einer globalen Dokumentenliste oder direkt aus den Projekten können Sie auf Ihre projektbezogenen Dokumente zugreifen. Auch persönliche Dokumente finden ihren privaten oder sichtbaren Platz innerhalb des Dokumentenmanagements.

Zeitplanung, Budgetierung und Controlling: Überwachen Sie Ablauf und Erfolg 

Die richtige Software, wie etwa InLoox, übernimmt die wichtigsten Informationen zur Zeiterfassung aus Outlook. Kalendereinträge, Aufgaben und E-Mails sowie eine Stoppuhr-Funktion erlauben eine konsistente Zeit-Dokumentation. Die laufende Abrechnung wird dadurch vereinfacht. Projektbezogene Rechnungen und Angebote können Sie ebenfalls erstellen, versenden und nachverfolgen.

Integrierte Mindmaps: Visualisieren Sie Ihre Ideen mit Struktur

Vom kreativen Brainstorming bis zur Projekt-Durchführung: Eine Mindmap hilft dabei, Gedanken, Informationen, Konzepte und Entwürfe sichtbar zu machen. Durch Verbindungslinien und Farben entstehen erkennbare Schwerpunkte. Die fortlaufende Bearbeitung der Mindmap-Knoten erlaubt die agile Steuerung der Projekte.

Agiles Multiprojektmanagement: Handeln Sie schnell, gezielt und flexibel

Die gleichmäßige Auslastung der Team-Mitglieder und Teams ist eine wichtige Aufgabe des Projektmanagements. Durch die gute Überschaubarkeit von Ressourcenverfügbarkeit und Auslastung, die die passende Software ermöglicht, können Sie als Projektleitung „mit einem Klick“ Aufgaben einer anderen Ressource zuteilen.

Diese Flexibilität und Agilität sorgt für Ausgewogenheit und vermeidet im gleichen Schritt Leerlauf und Überlastung. Besonders bei unvorhergesehenen Änderungen, die in fast allen Bereichen vorkommen können, ist agiles Projektmanagement wichtig.

Multiprojektmanagement-Methoden: Die ABC-Analyse

Ein vielseitig einsetzbares und hilfreiches Tool zur Entscheidungsfindung im Multi-Projektmanagement ist die ABC-Analyse.

Mit ihr können Sie unterschiedlichste Elemente, wie zum Beispiel Projekte, Interessenvertreter und Risiken, in drei verschiedene Kategorien einteilen. Diese drei Kategorien (A, B und C) bilden das Herzstück der Methode.

Zum besseren Verständnis erläutern wir Ihnen die Kategorien vorab und geben danach ein Anwendungsbeispiel:

• Kategorie A: Hier führen Sie die Faktoren und Elemente mit der höchsten Priorität auf. Beschränken Sie sich bei der Auswahl auf einige wenige Faktoren, die Sie sich sehr bewusst überlegen. So erhalten Sie ein klares Bild.

• Kategorie B: Elemente mit mittlerer Dringlichkeit und Priorität finden hier ihren Platz. Der Aufwand für die Auflistung dieser mittleren Ebene sollte geringer ausfallen als der für die Faktoren der Kategorie A.

• Kategorie C: Erfahrungsgemäß befinden sich die meisten Elemente hier. Ordnen Sie Faktoren und Elemente in die Kategorie C ein, die nur einen verhältnismäßig geringen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten. Gemeint sind hier also eher kleine oder unwichtige Aufgaben und Projekte. Trotz der Fülle von Elementen in dieser Kategorie sollten Sie darauf achten, nicht zu viel Zeit und Konzentration darauf zu verwenden.

In fünf Schritten zum erfolgreichen Multiprojektmanagement

Folgende Leitlinie kann Ihnen dabei helfen, bei der übergreifenden Planung, beispielsweise der Budgets und Ressourcen, eine passende Kategorisierung zu treffen:

1. Sie erstellen eine Sammlung aller aktuellen und geplanten Projekte in einer Inventur.

2. Definieren Sie die Kriterien für die Kategorien (A, B, C). Kosten, strategische Bedeutung oder geplante Umsätze können Ihnen als Anhaltspunkte dienen. Legen Sie darüber hinaus Grenzwerte fest.

3. Bewerten Sie anhand der Kriterien alle Projekte.

4. Ordnen Sie die Projektliste nach ihrer Rangfolge, beispielsweise nach geplanter Umsatzerzielung oder den zu erwartenden Kosten.

5. Weisen Sie die Projekte den drei Kategorien zu. Ihre geordnete Projektliste enthält von Ihnen definierte Grenzen für die drei Kategorien. 

Abschließend verwenden Sie das Ergebnis der ABC-Analyse für Ihr gesetztes Ziel. In unserem Beispiel können Sie daraus die Budgets und Zuteilung der Ressourcen für das nächste Quartal ableiten.

Fazit: Multiprojektmanagement unterstützt die Koordination komplexer Projekte

Multiprojektmanagement hat die anspruchsvolle Aufgabe, die Planung, zentrale Steuerung und das Controlling mehrerer Projekte zur gleichen Zeit zu koordinieren. Zentrale Softwarelösungen unterstützen das Projektmanagement dabei, die Zusammenarbeit und Kommunikation von Mitarbeitenden und Teams zu vereinfachen.

Methoden wie die ABC-Analyse können Ihnen dabei helfen, in jedem Stadium den Überblick zu behalten. Gezieltes, agiles Handeln ist ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Multiprojektmanagement.

Titelbild: Charday Penn / E+ / Getty Images Plus