PDCA-Zyklus im Projektmanagement: Erklärung, Ablauf und Beispiel

Für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens sind in der Regel verschiedene Faktoren verantwortlich. Im Zentrum stehen allerdings die kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung der eigenen Produkte oder Dienstleistungen im Rahmen des Qualitätsmanagements. Der PDCA-Zyklus ist hier eine praktische Methode, um einzelne Prozesse und Produktelemente stetig zu optimieren.

Der Deming-Kreis

Das Konzept des Deming-Kreises bildet die Grundlage für den PDCA-Zyklus. Der Zyklus bildet einen kontinuierlichen Prozess ab, der Unternehmen bei der Qualitätsverbesserung und Problemlösung helfen soll.

Dieses Konzept entwickelte der amerikanische Physiker und Statistiker Walter Andrew Shewart in den 1930er Jahren. Der Statistiker William Edwards Deming führte das Konzept weiter aus und ergänzte dabei eine Phase. Der heute bekannte PDCA-Zyklus basiert auf eben diesen Phasen, nämlich Plan, Do, Check und Act.

Ein wesentliches Merkmal des PDCA-Zyklus ist, dass Verbesserungsmaßnahmen erst in einem kleinen Umfang getestet werden sollen, bevor sie auf die ganze Projektplanung übertragen werden. Es handelt sich also nicht um Nachbesserungen, sondern ganz klar um Verbesserungen im Zuge des Entwicklungsprozesses.

Der zyklische Verlauf der vier Phasen bietet daher Raum, um neue Potenziale und Möglichkeiten zu entdecken, auszuprobieren, zu kontrollieren und umzusetzen. Die genaue Logik hinter den einzelnen Prozessschritten erfahren Sie in den nächsten Abschnitten.

Plan – Do – Check – Act: in vier Schritten zur Problemlösung

Die Methode auf Basis des Deming-Kreises ist ideal, um Projektschritte kontinuierlich zu überprüfen, was insbesondere bei komplexen Projekten essenziell ist.

1. Plan

Der erste Prozessschritt dient der Zielsetzung. Dafür wird der aktuelle Ist-Zustand genau analysiert und auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse ein Konzept beziehungsweise ein Plan entwickelt.

Die Leitfragen sind hierbei: Wo gibt es Potenzial für Verbesserungen? Wo könnten Ursachen für auftretende Probleme liegen? Wichtig ist, dass in dieser ersten Phase klare, realistische Ziele und Maßnahmen für den weiteren Verlauf festgelegt werden.

2. Do

In der „Do“-Phase läuft das Projekt dann an und die in „Plan” bestimmten Strategien werden umgesetzt. Nach Deming soll hier das Projekt aber nicht einfach strikt nach Plan durchgezogen werden – es geht vielmehr um ein Testen und Optimieren der gewählten Strategie.

Zunächst wird dabei geprüft, ob die Vorgehensweisen in einem kleinen Rahmen funktionieren. Beispielsweise können neue Unternehmenskonzepte zunächst nur in einer Abteilung ausprobiert werden, bevor die Strategie auf das gesamte Unternehmen übertragen wird. In diese Phase steht also das Sammeln von Erkenntnissen im Mittelpunkt. Im Prinzip handelt es sich also um eine Testphase, um eventuelle Probleme zu identifizieren.

3. Check

„Check“ bezieht sich auf das Prüfen der Resultate der im Kleinen durchgeführten Prozessschritte. Wenn sich alle Arbeitsschritte bewährt haben, können sie auf das Gesamtprojekt übertragen werden. Nun beginnt auch eine umfassende Analyse, ob weitere Anpassungen notwendig sind. Wenn ein Projektmanager beispielsweise feststellt, dass es weiteren Handlungsbedarf gibt, um das Projektziel zu erreichen, ist jetzt der Zeitpunkt, zusätzliche Maßnahmen einzuleiten.

4. Act

Im Arbeitsschritt „Act“ werden die geprüften Prozessschritte auf das Gesamtprojekt übertragen. Durch Audits werden alle Prozessschritte allerdings weiterhin regelmäßig kontrolliert. Werden Abweichungen sichtbar, kann sofort gegengesteuert werden. Steigt die Qualität wie geplant, sollte der neue Prozess als Standard festgelegt werden.

Bei dem PDCA-Zyklus handelt es sich um einen regelmäßigen Prozess. Auch wenn Verbesserungen durchgeführt wurden, sollte weiterhin überprüft werden, ob die Ziele kontinuierlich erreicht werden können.

Der PDCA-Zyklus: Ein Beispiel

Um den PDCA-Zyklus anschaulicher darzustellen, dient folgendes Beispiel:

Phase 1: Plan

Ein Schokoladenhersteller möchte die Qualität seiner Schokolade durch eine neue Rezeptur verbessern und gleichzeitig weniger Zucker verwenden. Dafür analysiert er die aktuelle Rezeptur und legt neue Ziele für die Herstellungs- und Einkaufskosten sowie die geschmacklichen Tests fest. Zusätzlich werden die aktuellen Arbeitsschritte in der Produktion betrachtet und untersucht, ob es Optimierungsbedarf gibt.

Phase 2: Do

Um die neue Rezeptur zu testen, werden zunächst kleine Mengen produziert. Die gewonnenen Erkenntnisse aus Geschmackstests und Kostenanalysen werden anschließende verarbeitet und für die nächste Charge wird die Rezeptur noch einmal geringfügig verändert.

Phase 3: Check

Die neu produzierte Schokolade wurde leider nur von 60 Prozent aller Testkunden als „gleich gut“ oder „besser als das alte Produkt“ bewertet. Es wurde jedoch eine Zufriedenheit von 97 Prozent anvisiert. Das Ziel, die Einkaufskosten zu senken und die Arbeitsschritte im Produktionsprozess zu optimieren, wurde erreicht.

Phase 4: Act

In unserem Beispiel wurde das Ziel der Geschmacksverbesserung nicht erreicht. Deshalb wird die Produktion nicht umgestellt. Trotzdem kann das Unternehmen die Erkenntnisse nutzen, um weiter an einer neuen Rezeptur und Produktionsumstellung zu arbeiten.

Der PDCA-Zyklus beschreibt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess aus „Plan“, „Do“, „Check“ und „Act“. Eine kontinuierliche Qualitätssteigerung ist das Ziel. Zudem sollen wiederkehrende Fehler, die Arbeitsprozesse stören, analysiert werden, um sie zukünftig zu vermeiden.

Der Vorteil der Methode ist, dass mögliche Problemlösungen erst in einem kleinen Rahmen und einer kontrollierten Umgebung getestet werden können. Die gewonnenen Ergebnisse können anschließend effizient und mit geringstmöglichem Risiko auf Maßnahmen für das gesamte Projekt übertragen werden.

Titelbild: Thithawat_s / iStock / Getty Images Plus