Personalakte: Definition, Inhalt und Aufbewahrungsfristen

Jeder Betrieb, unabhängig von seiner Größe oder Branche, hat mit Personalakten zu tun. Sie sind das Zentrum der Personalverwaltung und ein wichtiger Baustein im Umgang mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Aber was genau ist eine Personalakte, welche Inhalte sind enthalten und wie lange müssen sie aufbewahrt werden? In diesem Artikel haben wir das Wichtigste für Sie zusammengefasst.

Personalakten und Datenschutz

Der Datenschutz ist im Kontext persönlicher Daten für jedes Unternehmen entscheidend. In Deutschland sind die Regeln dazu im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt.

Es ist Pflicht für Unternehmen, sicherzustellen, dass die Informationen in der Personalakte vertraulich behandelt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Das gilt übrigens sowohl für Online- als auch Offline-Akten.

In der Praxis heißt das: Es müssen klare Richtlinien und Prozesse etabliert sein, die festlegen, wie mit sensiblen Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umgegangen wird, wer Zugriff darauf hat und wie lange diese Informationen aufbewahrt werden dürfen.

Inhalte: Was gehört in die Personalakte?

In die Personalakte gehören grundsätzlich alle Unterlagen und Informationen, die das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeitendes mit dem Unternehmen betreffen. Als zentrales Informations- und Dokumentationssystem gibt sie Aufschluss über die berufliche Entwicklung, vereinbarte Konditionen und wichtige Meilensteine im Arbeitsverhältnis.

Unter anderem folgende Dinge sollte jede Personalakte enthalten – egal, ob Führungskraft oder Azubi, kleines oder großes Unternehmen:

• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsverträge und vereinbarungen
• Beurteilungen, Fortbildungen, Zertifikate

Bewerbungsunterlagen

Dazu zählen der Lebenslauf, das Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate und eventuell durchgeführte Assessment-Center-Ergebnisse. Diese Dokumente geben einen Überblick über die Qualifikationen und die Karriere der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters.

Arbeitsverträge und -vereinbarungen

Das beinhaltet den ursprünglichen Arbeitsvertrag, eventuelle Zusatzvereinbarungen, Gehaltsdaten, Arbeitszeiten und andere spezifische Details des Arbeitsverhältnisses.

Beurteilungen, Fortbildungen und weitere

Jahres- oder Zwischenbeurteilungen, Zielvereinbarungen und Nachweise über besuchte Fort- oder Weiterbildungen: All das zeigt die Entwicklung und den aktuellen Stand des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin im Unternehmen.

Weitere Inhalte einer Personalakte

Einige weitere Inhalte, die in Personalakten zu finden sein könnten, sind:

• Arbeitszeugnisse
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Dokumentationen von Personal- und Mitarbeitergesprächen
• Daten zu betrieblicher Altersvorsorge
• Nachweise über besondere Befähigungen (zum Beispiel Sicherheitszertifikate, Führerscheine für bestimmte Maschinen oder andere spezielle Qualifikationen)
• Disziplinarmaßnahmen

Sie sehen: Das sind alles Informationen, die berufsrelevant sind. Alles andere hat in der Personalakte nichts verloren.

Was darf nicht in die Personalakte?

Nicht in die Personalakte dürfen nämlich die Informationen, die keinen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben oder gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen. Dies schließt beispielsweise Informationen über die Gesundheit (außer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen), die Religionszugehörigkeit oder das Privatleben ein.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Die Personalakte darf grundsätzlich von der Personalleitung und der direkten Führungskraft eingesehen werden. Die betroffene Mitarbeiterin oder der betroffene Mitarbeiter hat ebenfalls ein Einsichtsrecht in seine eigene Personalakte. Alle anderen – sämtliche Dritte wie die Kollegschaft oder externe Unternehmen – haben ohne ausdrückliche Zustimmung keinen Zugriff.

Die Aufbewahrungsfrist der Dokumente in der Personalakte

Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumententyp. Grundsätzlich müssen Personalakten in Deutschland mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Laut Handelsgesetzbuch (HGB), genauer gesagt § 257, sind Handelsbriefe und Geschäftsunterlagen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Auch wenn Personalakten nicht direkt als Handelsbriefe bezeichnet werden – sie fallen unter den Begriff der Geschäftsunterlagen.

Allerdings gelten für einige Dokumente, wie beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnungen, längere Fristen von bis zu zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Dokumente in der Personalakte ist nicht nur rechtliche Notwendigkeit. Sie ist auch ein Zeichen dafür, dass das Unternehmen seine Datenschutzpflichten ernst nimmt und damit für gute Unternehmens- und Mitarbeiterführung.

Durch die sachgemäße Archivierung von Personalunterlagen können Betriebe so sicherstellen, dass sie im Falle von Audits, Rechtsstreitigkeiten oder internen Überprüfungen stets auf die erforderlichen Informationen zugreifen können.

Wichtig: Bei Überschreitung der Fristen sollten die Dokumente fachgerecht und datenschutzkonform vernichtet werden.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Abmahnungen verbleiben nicht dauerhaft in der Personalakte. In Deutschland existiert keine fixe Frist, jedoch gelten in der Praxis oft ein bis zwei Jahre als angemessen. Nach Ablauf dieser Zeit, sofern keine weiteren Vorfälle hinzugekommen sind, kann die betroffene Person einen Antrag auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte stellen.

Digitale Personalakte löst die analoge langsam ab

Die digitale Revolution macht auch vor den Personalakten nicht Halt. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Personalakten, da sie effizienter, platzsparender und leichter zugänglich sind als ihre analogen Pendants. Auch die digitalen Akten müssen den Datenschutzbestimmungen entsprechen und sicher vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein.

Fazit: Personalakten müssen konform geführt werden

Die Personalakte spielt eine zentrale Rolle im Personalmanagement und dient als wertvolle Informationsquelle über die berufliche Laufbahn und Entwicklung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Eine korrekte, aktuelle und datenschutzkonforme Führung ist von zentraler Bedeutung. Nur so verhindern Sie zum einen rechtliche Konsequenzen und haben andererseits das Vertrauen der Belegschaft auf Ihrer Seite.

 

Titelbild: Thomas Barwick / iStock / Getty Images Plus