PMO: Aufgaben und Tätigkeiten des Project Management Office

Die Anzahl der Projekte wächst, doch wer sie verwalten soll, steht in den Sternen: So sieht in vielen Unternehmen die Realität aus. Die Folge: Projekte werden unübersichtlich, kosten sehr viel mehr Zeit und Geld als erwartet, und die Mitarbeitenden sind frustriert. Ein PMO kann Abhilfe schaffen. Hier erfahren Sie, welche Aufgaben das PMO in Unternehmen übernimmt, welche Vorteile es bietet und wann es sinnvoll ist.

Was ist ein PMO? Eine Definition

Das Kürzel PMO steht für Project Management Office und bezeichnet eine Abteilung im Unternehmen, die für die Verwaltung jeglicher Projekte innerhalb der Organisation verantwortlich ist. Zu den Aufgabenbereichen gehören sowohl strategische, operative als auch überwachende Funktionen.

Das Ziel ist es, eine Standardisierung von Prozessen zu erreichen und Best Practices abzuleiten, um Synergien zwischen den verschiedenen Bereichen zu schaffen.

Das PMO wird je nach Unternehmen unterschiedlich definiert. Abhängig von der Unternehmensgröße und dem jeweiligen Projekt übernimmt es die Planung, das Controlling oder die Durchführung von Projektaufgaben. Allen Project Management Offices, auch Projektplanungsbüros, ist jedoch gemein, dass sie als Stabsstelle fungieren und unterstützende Aufgaben in der Projektrealisierung übernehmen.

Project Management Office: Diese Ziele verfolgt die Abteilung

Das PMO ist die zentrale Anlaufstelle innerhalb des Unternehmens, bei der alle relevanten projektbezogenen Informationen zusammenfließen. Die Hauptaufgabe des Teams ist es, die Effizienz und Qualität von Unternehmensprojekten zu steigern und sicherzustellen, dass sie auf die allgemeinen Ziele der Organisation einzahlen.

Häufig unterscheiden sich Prozesse und verwendete Tools von Abteilung zu Abteilung, wodurch Informationsbarrieren und Kommunikationsschwierigkeiten entstehen können. Ziel des PMO ist es, Best Practices zu definieren und Prozesse zu standardisieren, um so eine effiziente funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Üblicherweise arbeitet das PMO dafür eng mit der Geschäftsführung zusammen, damit Entscheidungen schnell und zielorientiert getroffen werden können.

Was muss ein PMO können?

Das Project Management Office muss die Governance des Projektmanagements definieren, etablieren und vor allem vorleben. Indem Projekte standardisiert werden, können Auswertungen vorgenommen werden, die einen hohen Qualitätsstandard ermöglichen.

Darüber hinaus muss das PMO schnelle Entscheidungen treffen und dabei stets die Tragweite für das gesamte Unternehmen im Blick behalten. Agilität gehört dabei zu den wichtigsten Stärken.

Die konkreten Aufgaben des PMO variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Während das Team in kleineren Unternehmen häufig nur mit einem oder zwei Projekten beauftragt wird, fallen in großen Unternehmen jegliche internen Unternehmensvorhaben in den Verantwortungsbereich des PMO.

Mögliche Aufgabenbereiche sind daher:

• Identifizierung geeigneter Projekte und Erstellung eines Projektportfolios
• Etablierung einer Projekt-Governance mit allen Richtlinien, Prozessen, Best Practices, Leitfäden und Standards, nach denen Projekte bearbeitet werden
• Priorisierung von Projekten und Überwachung der entsprechenden Durchführung
• Schulung von neuen Projektmanagerinnen und Projektmanagern
• Erstellung von Reportings, die die Entscheidungsgrundlage für das Management bilden
• Koordination und Unterstützung aller Projektbeteiligten, um die gemeinsame Projektarbeit zu optimieren
• Etablierung von Projektmanagement-Lösungen und -Tools für die effiziente Umsetzung von Projekten
• Verwaltung von Ressourcen, Budget und Zeitplänen sowie die projektübergreifende Kommunikation

Warum PMO einrichten?

Ob eine zusätzliche Abteilung, die allein für die Projektverwaltung zuständig ist, notwendig ist, kann je nach Unternehmen variieren. Eine pauschale Antwort kann hierfür nicht gegeben werden, da das Einrichten eines Project Management Offices immer auch von den personellen sowie finanziellen Ressourcen einer Organisation abhängig ist.

Fakt ist jedoch, dass durch die Schaffung einer zentralen Stabsstelle unterhalb der Führungsebene Projekte effizienter und kostengünstiger umgesetzt werden. Die klare Transparenz und Ausrichtung auf die Unternehmensstrategie schafft einen deutlichen Mehrwert und gewährleistet jederzeit einen umfassenden Gesamtüberblick.

Insbesondere wenn mehrere große und langfristige Projekte parallel laufen, kann ein PMO die Beteiligten bei administrativen Aufgaben entlasten und standardisierte Abläufe etablieren.

Welche Vorteile bringt ein Project Management Office?

Damit sich das PMO positiv auf das Projektmanagement Ihres Unternehmens auswirkt, sind natürlich einige wichtige Voraussetzungen zu treffen. Neben geschultem Personal und ausreichend Budget bedarf es einer klaren Einordnung in die Unternehmenshierarchie.

Sind diese Bedingungen erfüllt, bietet die Abteilung die folgenden Vorteile:

• Ein strategisch priorisiertes Projektportfolio
• Eine sinnvolle Aufgabenverteilung, die strategische und operative Teams klar voneinander trennt
• Eine unternehmensübergreifende Kommunikation, die Klarheit schafft und Missverständnissen vorbeugt
• Best Practices, die in jeder Abteilung Anwendung finden und somit wertvolle Ressourcen einsparen
• Ein geringeres Risiko, da sich alle Projekte an der allgemeinen Unternehmensstrategie orientieren
• Projektmanagement-Tools und -Lösungen, die gewinnbringend auf den Workflow einzahlen, anstatt Teams bei der Arbeit aufzuhalten

Was unterscheidet ein gutes PMO vom herkömmlichen Projektmanagement?

Das klassische Projektmanagement bezieht sich in der Regel auf die Umsetzung eines einzelnen Projekts. Anstatt eine Anlaufstelle für andere Abteilungen zu bilden, setzt das Team das Projekt eigenständig um.

Das kann mitunter jedoch dazu führen, dass die übergreifende interne Kommunikation leidet. Gleichzeitig sind die Mitarbeitenden in Projektteams häufig überlastet und nicht mit den notwendigen Mitteln ausgestattet, da eine zentrale Instanz fehlt.

Mit einem guten Project Management Office räumen Sie diese Probleme aus dem Weg. Sie definieren klare Zielsetzungen, Zeit- sowie Budgetrahmen. Dadurch entlasten Sie die operativ arbeitenden Projektbeteiligten und sorgen für eine strukturierte und effiziente Umsetzung aller Projekte. Gleichzeitig führt ein PMO Schulungen, Seminare und weitere Fortbildungsmaßnahmen durch, um Mitarbeitende weiterzubilden.

Fazit: Gehen Sie Ihre Projekte strukturiert an

Ob ein Unternehmen ein PMO einrichtet, ist von vielen Faktoren abhängig und nicht zuletzt eine personelle Frage. Die Vorteile der Organisationseinheit sind jedoch nicht von der Hand zu weisen.

Die strategische Planung und Priorisierung von Projekten, ein effizientes Ressourcenmanagement und die Entwicklung von Best Practices optimieren die Zusammenarbeit aller Beteiligten und stellen die fristgerechte Umsetzung aller Projekte sicher. Etablieren Sie ein PMO in Ihrem Unternehmen und profitieren Sie von einer zentralen Stabsstelle, die den Überblick behält!

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