Product Backlog: Anforderungsmanagement im Scrum

Das Product Backlog ist ein zentrales Prozessdokument, das in der agilen Projektmanagement-Methode Scrum verwendet wird. Die effektive Praktik hat ihren Ursprung in der Softwareentwicklung und wird wegen ihrem hohen Maß an Flexibilität und Sichtbarkeit auch in anderen Branchen sehr geschätzt. In Kombination mit dem Sprint Backlog sorgt das Werkzeug für mehr Transparenz und Übersichtlichkeit in Projektteams.

Was ein Product Backlog ist, welche weiteren Vorteile es im Produktmanagement bietet und wieso Diskussion und Feedback hier ausdrücklich gewünscht sind, lesen Sie in diesem Beitrag.

Was ist ein Product Backlog?

Das Product Backlog kommt bei der Entwicklung neuer Produkte zum Einsatz und begleitet den gesamten Prozess. Die Auflistung enthält jegliche Anforderungen (User Stories) an ein Produkt. Diese Liste wird dynamisch optimiert und vereinfacht die zukünftige Bearbeitung von Kundenaufträgen. Der Product Owner ist verantwortlich für das Setzen von Prioritäten.

Product Backlog: Definition

Der Begriff Backlog bedeutet übersetzt Rückstand oder Nachholbedarf und wird daher auch als Anforderungsspeicher verstanden. Das praktische Werkzeug der agilen Scrum-Methode sammelt alle projektbezogenen Aufgaben, die noch zu erledigen sind, in einer Liste. Dabei handelt es sich nicht um eine To-do-Liste im klassischen Sinne.

Die Auflistung beschreibt alle qualitativen und funktionalen Anforderungen an ein (neues) Produkt und sortiert diese Punkte nach ihrer Relevanz für Kundinnen und Kunden. Jeder dieser Einträge, auch Product Backlog Item genannt, enthält eine eindeutige Aufgabenstellung und Priorisierung. Mithilfe des Backlogs weiß das gesamte Team, was und wann als Nächstes im Projekt zu tun ist, sodass jedes Teammitglied Einsicht ins Projektmanagement hat.

Inhaber des Product Backlogs ist der Produkteigentümer, im agilen Projektmanagement auch Product Owner genannt, eine der sechs Rollen im Scrum-Prozess. Diese Person ist verantwortlich für Inhalt, Priorisierung und Verfügbarkeit und kümmert sich zudem um die Umsetzung durch das Projektteam. Gewöhnlich wird das Product Backlog nach absteigender Priorität abgearbeitet. Dabei können sich Prioritäten während der Projektarbeit durch neue Einträge verschieben.

Vom projektübergreifenden Product Backlog wandern Arbeitspakete in den Sprint Backlog, der die Aufgaben für den nächsten Sprint enthält. Dort werden sie chronologisch oder nach Wichtigkeit vom Team abgearbeitet. Ziel des Backlogs ist es, eine Wertmaximierung für das Produkt und Team zu erreichen.

Mit einem Product Backlog bleiben Sie bis zur Produkteinführung auf dem Markt flexibel und können auf neue Kundenbedürfnisse besonders schnell reagieren. Permanente Veränderung und Anpassung machen das Product Backlog zu einem lebenden Artefakt.

Interne Projektkommunikation mit Product Backlog und Scrum optimieren

Das Product Backlog wird innerhalb der agilen Scrum-Methode verwendet und enthält alle Anforderungen an ein Projekt, wie beispielsweise folgende Informationen:

• Name des Eintrags
• Beschreibung der (Kunden-)Anforderung
• Beschreibung des Arbeitsaufwands
• Einordnung in den passenden Sprint Backlog
• Aktueller Status
• Prioritäten

Kein Product Backlog ist in Stein gemeißelt, sollte aber alle vom Kunden vorgegebenen Anforderungen enthalten. Kundenwünsche ändern sich, wie Sie wissen. Gerade zu Projektstart ist es wichtig, keine relevanten Informationen zu übersehen. Dafür ist der Product Owner verantwortlich. Er sammelt Kundenbewertungen und -rückmeldungen aus verschiedenen Abteilungen im Unternehmen, wie etwa aus Service, Marktforschung, (Online-) Marketing und Vertrieb, und bewertet diese nach ihrer Relevanz.

Aus diesen Informationen erstellt der Product Owner sogenannte User Stories und ordnet sie nach Priorität im Product Backlog ein. Auch um die kontinuierliche Pflege des Backlogs und das Löschen von bestehenden Backlog Items, wenn neue Anforderungen entstehen, kümmert er sich. Diese kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung des Product Backlogs wird als Backlog Refinement oder Backlog Grooming.

Der Weg vom Product Backlog zum Sprint Backlog

Die drei bekannten Scrum Artefakte Product, Sprint und Release Backlog tragen zu einem störungsfreien Projektablauf bei. Gerade bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams ermöglichen sie einen lückenlosen Informationsaustausch und bieten allen Beteiligten ein hohes Maß an Transparenz. Das Risiko, dass Informationen entlang der Prozesskette verloren gehen, verringert sich. Auch Kampagnen im Online-Marketing lassen sich so mit weniger Abweichungen durchführen.

Was unterscheidet das Product Backlog vom Sprint Backlog? Das Sprint Backlog teilt jedes Product Backlog Item in kleinere Arbeitspakete ein, die in den nächsten ein bis vier Wochen – dem Sprint – zu erledigen sind. Welche Items in das Sprint Backlog übergehen, wird im sogenannten Sprint Planning Meeting vom Projektteam gemeinsam mit dem Product Owner festgelegt. User Stories, also Backlog Items, mit den höchsten Prioritäten werden bevorzugt und in einzelne Aufgaben, sogenannte Sprint Tasks, unterteilt.

Grundvoraussetzungen sind eine realistische Einschätzung für die zeitnahe Umsetzung, die Übernahme von Verantwortung einzelner Teammitglieder für die Tasks und das Transferieren von Product Backlog Items in Sprint Tasks. Nur so ist es möglich, die Tasks effizient als Team abzuarbeiten.

Das Sprint Backlog enthält alle Informationen, die benötigt werden, um einen Task erfolgreich zu bearbeiten. Das Ziel ist es, ein gereiftes und potenziell auslieferbares Zwischenprodukt zu entwickeln. Sobald ein Teammitglied eine seiner Aufgaben erledigt hat, holt es sich eigenständig eine neue. Das Arbeitspaket befindet sich ab diesem Zeitpunkt in Bearbeitung, bis alle darin enthaltenen Aufgaben erledigt sind. Dieses Vorgehen wiederholt sich bis zum Ende der Sprints.

Um auf einen Blick zu prüfen, ob ein Task tatsächlich umgesetzt wurde, verwenden viele Unternehmen Task Boards wie das Kanban-Board oder das sogenannte User Story Mapping.

Aufgaben und Inhalte im Product Backlog Refinement-Prozess: Backlog Grooming

Product Backlog Refinement, auch Backlog Grooming, ist der Prozess, die höher priorisierten Items im Detail zu planen und somit für das nächste Sprint Planning Meeting vorzubereiten.

Der Schwerpunkt liegt auf der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Backlogs. Alle Items sollen auf den aktuellen Stand gebracht werden. Wie beim Product Backlog übernimmt auch beim Product Backlog Refinement der Product Owner die Verantwortung für Inhalte und Festlegung der Prioritäten.

Weitere To-dos im Backlog Refinement sind:

• Präzisierung der (Kunden-)Anforderungen
• Hinzufügen neuer User Stories, Product Features und Tasks
• Optimierung bestehender User Stories, Features und Aufteilung in passende Backlog Items
• Zusammenfügen von Items
• Klärung aktueller Kriterien und neuer Anforderungen
• Identifikation von Zusammenhängen zwischen einzelnen Items
• Anpassung der Aufwandsschätzung an aktuelle Entwicklungen
• Veränderung der Reihenfolge anhand aktueller Rahmenfaktoren
• Löschung von irrelevanten Items aus dem Product Backlog
• Entwicklung neuer Kundenlösungen auf Basis von Diskussionen und Feedback im Team

Ein Backlog Refinement Meeting erfordert eine gute Vorbereitung. Im Gespräch mit den anderen Teammitgliedern legt der Product Owner die zu erreichenden Sprint-Ziele fest, definiert jedoch nicht die Art und Weise, wie diese erreicht werden sollen. Das Team liefert Input und eigene Ideen für die Umsetzung.

Daraufhin kann es erforderlich werden, die Prioritäten zu verschieben. Erst wenn Product Owner und Teams jedes Product Backlog Item in der Tiefe verstehen, werden diese formuliert und in die Auflistung aufgenommen.

Hier einige Tipps aus dem Scrum-Guide, um ein Product Backlog Refinement professionell umzusetzen:

• Das Refinement darf nicht mehr als 10 Prozent der Kapazitäten der Teams beanspruchen.
• Es lohnt sich, mehr Zeit in die Beschreibungen der am höchsten priorisierten Backlog Items zu investieren.
• Die Arbeitsweise im Backlog Refinement orientiert sich an den Bedürfnissen des Teams und den Umfeldbedingungen des Projektes.
• Nur genau beschriebene Items sollten in das Sprint Backlog übernommen werden.
• Refinement Meetings sollten regelmäßig mit allen Teams abgehalten werden.

Verschiedene Arten von Product Backlog Items

Im Product Backlog gibt es unterschiedliche Einträge, auch Items genannt, die einen bestimmten Geschäftswert haben und die Eigenschaften des zu entwickelnden Produkts beschreiben. Je höher der Kundennutzen, desto weiter oben stehen die Items im Product Backlog und umso ausführlicher ist ihre Beschreibung. Folgende Items können in einem Product Backlog enthalten sein:

• Funktionale Anforderungen
• Qualitätsanforderungen
• Einschätzung des Arbeitsaufwands
• Neue Funktionen und Produktverbesserungen
• User Story
• Defekte und Fehlerbehebungen
• Ideen und Erkenntnisse zur Funktion
• Technische Aufgaben

Alle Items werden so ausführlich beschrieben, dass sie jedes Teammitglied versteht.

Abgrenzung zu anderen Anforderungsdokumenten

Das Product Backlog ist eine Art und Weise, Produktanforderungen und -eigenschaften zu dokumentieren und zu sortieren. Bekannt sind außerdem diese weiteren Anforderungsspeicher:

• Lastenheft: Statisches Dokument zur Erfassung aller Anforderungen eines Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers
• Pflichtenheft: Konkrete Beschreibung, wie und womit der Auftragnehmer die Anforderungen des Auftraggebers erfüllen wird
• Sprint Backlog: Dynamisches Dokument, das alle in einem Sprint umzusetzenden Tasks enthält

Ein großer Vorteil des Product Backlogs gegenüber einem Lastenheft oder Pflichtenheft ist, dass Sie schnell auf neue Umstände in Ihrem Marktumfeld reagieren können. Beschreibungen von Items lassen sich jederzeit ändern oder löschen.

Dieses Werkzeug fördert eine offene, wertschätzende Kommunikation im Team und steigert die Lösungskompetenz. Auch wenn viele Unternehmen vor der Einführung agiler Projektmanagement-Methoden häufig erstmal zögern, lohnt sich ein Product Backlog, denn es bietet allen Beteiligten einen großen Mehrwert – besonders, wenn das Backlog nach dem Prozessrahmenwerk Scrum und den jeweiligen Rollen aufgebaut ist.

Product Backlog: ein Beispiel der agilen Projektplanung

Nicht nur Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, vor allem Ihre Stakeholder wollen wissen, wann das geplante Produkt auf dem Markt eingeführt wird. Mit einem Blick ins Product Backlog können Sie dazu genauere Angaben machen, da es genau aufzeigt, welche Tasks noch unbearbeitet sind und welche bereits erledigt.

Sie als Product Owner erkennen anhand des agilen Projektplans sofort, in welche Richtung die Produktentwicklung geht: Wer arbeitet wann woran? Welche User Stories werden als Nächstes erledigt?

Ein visuelles Task Board demonstriert die Erfolge. Teammitglieder erkennen, wie sich die eigene Arbeit auf das Gesamtergebnis auswirkt. Das fördert Motivation und Teilhabe am großen Ganzen. Da das Product Backlog nach übergeordneten Prozessschritten strukturiert wird, lassen sich einzelne Entwicklungsschritte leichter beobachten und auswerten.

Ein Tipp: Das Product Backlog bildet eine wertvolle gemeinsame Basis zwischen den Stakeholdern und Ihren Teams. Fordern Sie Ihre Stakeholder dazu auf, ihre Ideen beim Aufbau eines neuen Product Backlogs aktiv einzubringen. Jede Idee hat die Chance, Teil des Product Backlogs zu werden und so die wertvollsten User Stories umzusetzen.

Gelebte Agilität ist heute ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, denn Sie können flexibel auf neue Kundenbedürfnisse und Gegebenheiten reagieren. Meinungen über Produkte oder Marken können sich innerhalb von wenigen Wochen ändern. Mit diesem Werkzeug können Sie schon im nächsten Quartal überzeugen - etwa mit einer neu ausgerichteten Kampagne. Außerdem schaffen Sie einen gemeinsamen Nenner für die verschiedenen Teams in Ihrem Unternehmen.

Ein qualitativ hochwertiges Backlog Management führt zu einem Backlog, das dynamisch ist, ständig verbessert wird und nie wirklich vollständig ist. Im heutigen Wettbewerbsumfeld ist es entscheidend, sich auf die Backlog-Elemente mit den höchsten Prioritäten zu konzentrieren. Grundlage bildet eine klare Produktstrategie und Produktvision, die als Leitfaden für die Priorisierung des Product Backlogs dient. Sie enthalten den Hauptnutzen für Ihre Kundinnen und Kunden in Abgrenzung zum Wettbewerb.

Fazit: Das Product Backlog ist für Unternehmen ein mächtiges Werkzeug

Nichts ist so beständig wie der Wandel. Fehler identifizieren, Produktverbesserungen umsetzen und dabei nie den Blick auf die Kundschaft verlieren: Dies stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Ein Product Backlog hilft, den Überblick zu behalten.

Ihnen als Product Owner gibt es Orientierung über alle ausstehenden Arbeitsschritte innerhalb der gesamten Produktentwicklung. Das Risiko, durch eine falsche Abzweigung im Prozess zu weit zurückzufallen, sinkt, da das Dokument konsequent gepflegt und immer wieder neu sortiert wird. Dadurch kann es zu Verschiebungen bei den Prioritäten kommen und auf neue Gegebenheiten reagiert werden.

Denken Sie immer daran: Ein Product Backlog ist ein lebendes Dokument, dessen Inhalt sich mit der Zeit schärft. Achten Sie unbedingt darauf, dass alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf das Anforderungsdokument haben, um sich über die nächsten Aufgaben und Schritte informieren zu können.

Holen Sie an so vielen Touchpoints wie möglich Kundenfeedback ein und adaptieren Sie diese in Ihr Backlog. Das alles sorgt dafür, dass Sie als Unternehmen flexibel bleiben und Ihre Produkte ganz sicher die Herzen der Kundschaft im Sturm erobern.

Titelbild: fizkes / iStock / Getty Images Plus