Project Canvas: So visualisieren Sie Ihr Projekt

Aller Anfang ist schwer und gerade im Projektmanagement ist die Fülle an Informationen häufig der Grund, weshalb Teams keinen effizienten Einstieg finden. Mit einer Übersicht, die alle wichtigen Fakten visualisiert, läuft die Kommunikation jedoch wie geschmiert. Vorhang auf für das Project Canvas. Hier erfahren Sie, was es mit dem Projektmanagementinstrument auf sich hat und wie Sie Ihre eigene strukturierte Leinwand erstellen.

Etabliert wurde die Canvas-Methode vom Wirtschaftstheoretiker Alexander Osterwalder und dem Informatiker Yves Pigneur, die das Business Model Canvas zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle erfanden. Der Vorteil eines Canvas ist es, dass komplexe Projekte in ihre einzelnen Bausteine zerlegt werden. Somit ist es möglich, der gesamten Organisation, Sponsorinnen oder Stakeholdern schnell einen Einblick in das Vorhaben zu geben.

Anwendungsbereiche des Project Canvas

Mit einem Project Canvas lassen sich kleine und große Projekte verständlich skizzieren. Der Grund für die Anfertigung einer solchen Projektskizzierung ist die Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Projektteams. Somit wird das Project Canvas vor allem zum Kickoff – also dem Start eines Projektes – verwendet. Doch darüber hinaus kann die strukturierte Visualisierung auch in fortgeschritteneren Phasen des Projektmanagements Anwendung finden.

Wann Sie ein Project Canvas erstellen, hängt maßgeblich davon ab, welchen Zweck Sie verfolgen:

• Projektstart: Nutzen Sie das Canvas zum Projektbeginn, um die Kommunikation im Team anzukurbeln und zu überprüfen, ob alle Beteiligten den gleichen Wissensstand haben.
• Während des Projektes: Um eine Fortschrittskontrolle durchzuführen und zu beurteilen, ob das Projekt nach Anstoß tatsächlich den gewünschten Nutzen bringt, verwenden Sie das Project Canvas während des Projektes.
• Projektende: Stellen Sie mithilfe des Canvas am Projektende Optimierungspotenziale heraus und untersuchen Sie Ihr Projekt auf mögliche Schwachstellen.

Die fünf Prämissen eines jeden Project Canvas

Damit Ihr Project Canvas den gewünschten Zweck erfüllt und sich nutzenstiftend ins Projektmanagement einbringt, sollten Sie die folgenden fünf Merkmale beachten:

1. Verwenden Sie eine neutrale, aussagekräftige Sprache, damit alle Beteiligten den gleichen Wissensstand über das Projekt haben.
2. Nutzen Sie eine metaphorische Aufmachung, um die Visualisierung des Project Canvas greifbarer zu machen. Bezeichnen Sie das Projekt beispielsweise als Reise in ein neues Abenteuer.
3. Gestalten Sie die Skizze so einfach wie möglich – verzichten Sie auf unwichtige Details und überladene Elemente.
4. Verstehen Sie das Project Canvas als offenen Ansatz, der mit jeder anderen Projektmanagement-Methode kombiniert werden kann.
5. Behalten Sie dennoch die wichtigsten Normen des Projektmanagements im Blick, dazu gehören PMBOK® Guide (PMI), PRINCE2® (AXELOS), PM3 (GPM), DIN 69901 und ISO 21500. Der Aufbau des Project Canvas ist auf diese Normen ausgerichtet.

Verwenden Sie diese Prämissen als praktische Tipps, um mit der Projektvisualisierung maximale Effizienz zu erreichen.

Aufbau: Die Projektbausteine des Project Canvas

Ganz gleich, ob Sie das Project Canvas als PowerPoint, auf einem Flipchart oder Whiteboard oder mit einem Online-Tool erstellen. Das wirklich Wichtige ist, dass es sich um einen One-Pager handelt. Das bedeutet, dass alle Informationen auf einer einzigen Seite abgebildet werden.

Aufgeteilt ist die Übersicht in mindestens elf verschiedene Projektbausteine. Neben den Bausteinen Zeit und Zweck unterteilen sie sich in die Input-, Transformations- und Output-Faktoren:

Zeit: Hier wird das Start- sowie Enddatum des Projektes festgehalten, um einen zeitlichen Rahmen zu schaffen.

Zweck: Dieser Baustein stellt die Zielsetzung des Projektes heraus und ist deshalb ein zentrales Element.

Input-Faktoren

Budget: Definieren Sie klare finanzielle Ressourcen, die sowohl dem Projekt als auch Ihrem Budgetrahmen gerecht werden.

Team: Wer gehört zum Kernteam und wer zum erweiterten Team? Gliedern Sie den Projektbaustein in die beiden Teilbereiche, um die Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen.

Ressourcen: Dieser Projektbaustein kann mitunter sehr umfangreich sein, weshalb es je nach Größe des Projektes sinnvoll ist, ihn in mehrere Elemente zu unterteilen. Typische Ressourcen fürs Projektmanagement sind Arbeitsmittel, Büroräume, externe Dienstleister und Software-Tools.

Transformationsfaktoren

Umfeld: Auch dieser Projektbaustein kann bei Bedarf in Teilbereiche zerlegt werden. Er umfasst die Summe aller Umweltbedingungen, die das Projekt beeinflussen. Dazu gehören unter anderem wirtschaftliche, rechtliche, gesellschaftliche, politische, finanzielle, technologische, organisatorische sowie ökologische Faktoren.

Meilensteine: Mit Meilensteinen legen Sie Zwischenetappen fest. Damit setzen Sie zeitliche wie inhaltliche Ziele, die auf einem Zeitstrahl festgehalten werden können.

Risiken und Chancen: Um den Erfolg des Projektes abwägen zu können, ist es essenziell, potenzielle Chancen und Risiken zu definieren. Dadurch ist es der Teamleitung möglich, frühzeitige Abwehrmaßnahmen einzuleiten und optimale Bedingungen zu schaffen.

Output-Faktoren

Qualität: Dieser Projektbaustein kann in zwei Elemente unterteilt werden: zum einen die Projektqualität (Wie gut lief der Prozess, wie gut wird gearbeitet?) und zum anderen die Produktqualität (Erfüllt das entstandene Produkt alle Anforderungen?).

Ergebnis: Soll aus dem Projekt ein neues Produkt, eine Idee oder eine Prozessveränderung entstehen? Definieren Sie ein klares Ergebnis der Projektarbeit, um den Erfolg auswerten zu können.

Kunde: Wer ist die Eigentümerin, Stakeholder oder Sponsorin des Projektes?

Vorteile und Nachteile im Überblick

Hier noch einmal alle Vor- und Nachteile der Methode auf einen Blick:

Project Canvas am Beispiel eines Unternehmensblogs

Am einfachsten lässt sich das Project Canvas mit einem entsprechenden Template umsetzen. Die bekanntesten Vorlagen können Sie bei Over the Fence oder OpenPM kostenfrei herunterladen.

Nachfolgend haben wir für Sie auf Basis dieser Templates ein eigenes Beispiel für die Erstellung eines Unternehmensblogs veranschaulicht:

Fazit: Starten Sie zielgerichtet ins neue Projekt

Mit einem Project Canvas visualisieren Sie auf nur einer einzigen Seite Zweck, Zeitplan, Ressourcen, Ergebnis und Etappenziele Ihrer Projektidee. Das verbessert nicht nur die Teamkommunikation, sondern schafft zudem eine grobe Struktur des Vorhabens und seiner einzelnen Projektmanagement-Phasen, die für alle Beteiligten leicht verständlich ist. Das Beste: Das Project Canvas kann mit jeder (agilen) Projektmanagementmethode angewandt werden.

Titelbild: Mint Images / iStock / Getty Images Plus