Projektsteckbrief: Kompakte Zusammenfassung Ihres Projekts

Das Projekt startet und ehe man sich versieht, ergeben sich Fragen und Unklarheiten darüber, wer wofür verantwortlich ist und welches Ziel das Projekt überhaupt verfolgt. Um genau diesem Chaos im Projektmanagement vorzubeugen, gibt es den Projektsteckbrief. In diesem Artikel erfahren Sie, was in das Übersichtsdokument gehört, und erhalten eine Vorlage, mit der Sie direkt loslegen können.

Definition: Was ist ein Projektsteckbrief?

Ein Projektsteckbrief, auch One Pager, Projektübersicht oder Projektprofil genannt, fasst alle wesentlichen Aspekte eines Projektes auf einer Seite zusammen. Insbesondere Struktur und Ablauf werden in dem Dokument niedergeschrieben, um Stakeholder, Auftraggeber und alle weiteren Beteiligten über das Ziel und den Verlauf des Projektes zu informieren.

Der Projektsteckbrief ist ein essenzielles Instrument zur Verbesserung der Kommunikation und gemeinsamen Abstimmung, da er alle Projektteilnehmenden auf den gleichen Informationsstand bringt.

Vorteile und Nutzen des Projektsteckbriefes

Keine Frage, einen Projektsteckbrief zu erstellen, bedeutet zunächst einmal einen Mehraufwand. Doch die Übersicht bringt alle wesentlichen Fakten des Vorhabens auf einem Blatt zusammen, was die anschließende Zusammenarbeit deutlich erleichtert. Die Vorteile einer Projektübersicht umfassen:

• Klare Definition des Leistungsumfanges (der sogenannte Scope) für Arbeitgebende
• Grobe Überblick über Ziele und Ablauf des Projekts
• Gemeinsames Verständnis des Projekts zwischen Projektteam, Auftraggebenden und Stakeholdern
• Visualisierung des Projektziels, um sich während der Durchführung immer wieder darauf zu berufen

Im Gegensatz zum umfassenderen Projektauftrag ist der Projektsteckbrief eine kurze und knappe Übersicht, die schnell erstellt ist. Projektbeteiligte profitieren also von einem großen Nutzen bei vergleichsweise geringem Arbeitsaufwand – deshalb sollten Sie bei Ihren Projekten nicht auf den Projektsteckbrief verzichten.

Wie und wann Sie einen Projektsteckbrief erstellen

Der Projektsteckbrief kann bereits während der Auftragsabklärung als Work-in-Progress-Dokument angelegt werden. Spätestens zum Kick-Off des Projektes sollte er jedoch wasserdicht sein, um alle enthaltenen Punkte durch die Unterzeichnung der Auftraggeberinnen und Auftraggeber verbindlich zu machen.

Bei der Erstellung des Projektsteckbriefes sollten Sie die folgenden Schritte durchlaufen:

1. Befüllen Sie den One Pager mit allen Projektfakten. Sprechen Sie dazu Ziele und Vorhaben mit Auftraggeberinnen und Auftraggebern ab.
2. Besprechen Sie mit dem Team, ob das Projekt umsetzbar ist. Eine frühzeitige, interne Abstimmung verhindert Stolpersteine und klärt alle Projektmitarbeitenden über ihre Verantwortlichkeiten auf.
3. Lassen Sie den Projektsteckbrief inklusive Scope von den Auftraggebenden unterzeichnen. So können Sie sich während des Projektes immer wieder auf den abgestimmten Leistungsumfang beziehen.
4. Halten Sie sich während des Projekts immer wieder den Projektsteckbrief vor Augen, um sich zu vergewissern, dass der Ablauf nach Plan verläuft.

Der Inhalt: Was gehört in einen Projektsteckbrief?

Je nach Projektart kann der Inhalt der Übersicht variieren. Während es bei kleineren Projekten ausreichend sein kann, Projektziel, -zeitraum und -budget zu definieren, kommen bei größeren Projekten gegebenenfalls weitere Punkte hinzu. Klären Sie zum einen mit dem Projektteam, welche Inhalte Relevanz haben. Zum anderen sollten Sie die Anforderungen Ihrer Auftraggeber berücksichtigen und alle für sie notwendigen Informationen bereithalten.

Folgende Bausteine sind üblicherweise in einem Projektsteckbrief enthalten:

• Projektname: Geben Sie dem Projekt einen Titel, der deutlich.
• Projektleitung: Legen Sie die Verantwortlichen des Projektes fest.
• Auftraggebende: Benennen Sie die Kundin oder den Kunden des Projektes. Bei internen Projekten kann hier auch die Abteilung stehen, in deren Namen das Projekt durchgeführt wird.
• Nutzen: In diesem Punkt wird kurz und knapp beantwortet, welches übergeordnete Ziel das Projekt verfolgt, beispielsweise „Rebranding der Website, um eine jüngere Zielgruppe zu erreichen“.
• Projektinhalt und -ziele: Der Projektinhalt ist der umfassendste Part im Steckbrief. Hier stehen der Scope und die vereinbarten Ziele. Die Projektziele veranschaulichen den idealen Ausgang nach der Projektrealisierung.
• Dauer und Zeitraum: Definieren Sie das Start- und das Enddatum des Projektes.
• Beteiligte: Listen Sie alle Ansprechpartnerinnen und -partner auf, um den gemeinsamen Austausch zu ermöglichen.
• Projektorganisation: Definieren Sie die Verantwortlichkeiten, den Ablauf und die genaue Umsetzung des Projektes.
• Budget: Legen Sie ein Projektbudget fest, um spätere Missverständnisse zu vermeiden und Ressourcen effizient einzusetzen.
• Chancen und Risiken: Nennen Sie Chancen und mögliche Risiken des Projektes. Dafür können Sie beispielsweise die SWOT-Analyse nutzen.
• Kommunikation: Gibt es regelmäßige Meetings? Auf welcher Ebene verläuft die projektübergreifende Kommunikation?
• Unterschriften: Lassen Sie das Dokument abschließend von Ihren Auftraggebern unterzeichnen, um alle Absprachen unmissverständlich zu sichern.

Wer erstellt den Projektsteckbrief?

In der Regel wird die Projektübersicht von der Projektleitung erstellt. Während der Abstimmung ist es jedoch nicht unüblich, dass weitere Projektbeteiligte sowie Auftraggeber und Stakeholder ihren Input mit einbringen. Ziel des Projektsteckbriefes ist es schließlich, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf demselben Stand sind und mit dem Dokument arbeiten können. Daher sollte die Abstimmung möglichst mit allen Beteiligten stattfinden.

Die wichtigsten Tipps zur Erstellung eines Projektsteckbriefs

Richtig umgesetzt hilft Ihnen der Projektsteckbrief dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und bei Stolpersteinen nicht sofort das Handtuch zu werfen. Damit Ihnen das Instrument in der Praxis genauso gut unter die Arme greift wie in der Theorie, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

1. Machen Sie sich den Unterschied zwischen einer Projektsteckbrief und einem umfassenden Projektauftrag klar. Der Projektsteckbrief ist ein kurz und knapp formuliertes Dokument, das nicht mehr als zwei Seiten umfassen sollte.
2. Bringen Sie im Projektsteckbrief nicht mehr als ein Projekt unter. Teilprojekte sollten eine eigenständige Übersicht erhalten.
3. Stellen Sie den Projektsteckbrief als digitales, kollaboratives Dokument zur Verfügung. So haben alle Beteiligten stets Zugriff darauf.
4. Prüfen Sie bei aufkommenden Änderungswünschen während des Projekts immer, ob diese im Scope enthalten sind und auf das Projektziel einzahlen. Verlangen Auftraggeber Aspekte, die vorher nicht abgestimmt wurden, sollten Sie sich auf den definierten Leistungsumfang beziehen.

Einfache Projektsteckbrief-Vorlage zur Anwendung

Der Inhalt des Projektsteckbriefes ist nicht in Stein gemeißelt und variiert je nach Umfang des Projekts. Dennoch existiert eine allgemeine Form, die sich für die meisten Projekte eignet. Wenn Sie direkt mit Ihrer Projektübersicht starten möchten, können Sie die folgende Vorlage nutzen:

Quelle: Screenshot Word

Fazit: Mit einem Projektsteckbrief behalten Sie den Überblick

Genau wie das Anforderungsmanagement ist auch der Projektsteckbrief Grundlage für den Erfolg eines Projekts. Obwohl es auf den ersten Blick so wirken mag, als koste die Erstellung des Dokuments nur einen weiteren Arbeitsschritt, überwiegen die dadurch entstehenden Vorteile.

Der Projektsteckbrief bietet sowohl Auftraggebern als auch dem Projektteam eine Absicherung über den besprochenen Leistungsumfang. Gleichzeitig wird die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtert, weshalb dem Arbeitsschritt unbedingt genügend Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte.

Titelbild: Firmbee / Unsplash