RACI-Matrix: So regeln Sie Verantwortlichkeiten in Projekten

Responsible, Accountable, Consulted, Informed – oder in den Anfangsbuchstaben gesprochen: RACI. Mit der RACI-Matrix sehen alle Beteiligten auf einen Blick, wer wofür innerhalb eines Projekts zuständig ist. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie die Matrix funktioniert, wann und wofür sie eingesetzt ist und wie Sie eine RACI-Matrix erstellen.

Wofür und wann wird eine RACI-Matrix eingesetzt?

Die RACI-Matrix kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn viele Personen an einem Projekt beteiligt sind. So ist von Anfang an klar, wer was macht und wer wofür verantwortlich ist. Arbeiten Sie beispielsweise nur mit zwei weiteren Kollegen und Kolleginnen an einem Projekt, wäre die Matrix etwas überdimensioniert.

Erklärung: Wie funktioniert die RACI-Matrix?

Die RACI-Matrix ist – das Akronym lässt es bereits vermuten – ein viergeteiltes System. Die einzelnen Buchstaben stehen für folgende Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projekts:

• Responsible (verantwortlich): Diese Person (oder Gruppe, je nach Projektumfang) ist für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich. Sie erledigt die Arbeit, um die Aufgabe abzuschließen.
• Accountable (rechenschaftspflichtig): Hierbei handelt es sich um diejenige Person, die letztendlich für die korrekte und vollständige Durchführung der Aufgabe verantwortlich ist. Sie muss gegenüber den Projektmanagenden oder der Geschäftsführung Rechenschaft ablegen.
• Consulted (zu konsultieren): Diese Mitarbeitenden bringen Expertenwissen ein und werden vor Entscheidungen, die die jeweilige Aufgabe betreffen, nach ihrer Einschätzung befragt oder in anderen Worten: konsultiert.
• Informed (informiert): Sie werden über den Fortschritt und die Ergebnisse informiert, sind aber nicht direkt am Entscheidungsprozess beteiligt.

In der Praxis wird eine Tabelle erstellt, in der die Aufgaben oder Aktivitäten des Projekts aufgelistet sind.

Beispiel: RACI-Matrix erstellen in 6 Schritten

Um Ihre eigene RACI-Matrix zu erstellen, brauchen Sie nicht viel. Zeichen Sie die Matrix entweder auf ein (digitales) Whiteboard oder nutzen Sie beispielsweise eine Excel-Tabelle. Am Ende sieht die Matrix grob wie folgt aus:

Bis zur finalen RACI-Matrix sind sechs Schritte erforderlich.

1. Projektaufgaben definieren

Beginnen Sie, indem Sie alle relevanten Aufgaben des Projekts auflisten. Diese werden in der Regel in der Zeilenüberschrift der Matrix, der x-Achse, platziert.

2. Projektbeteiligte identifizieren

Ermitteln Sie alle Personen oder Teams, die am Projekt beteiligt sind. Diese kommen in die Spaltenüberschrift, also die y-Achse.

3. Verantwortlichkeiten zuordnen

Jeder Aufgabe und jedem und jeder Projektbeteiligten weisen Sie nun eine der vier RACI-Rollen (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) zu.

4. Überlappungen und Lücken identifizieren

Überprüfen Sie die Matrix, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe mindestens einen Verantwortlichen (R) und einen Zuständigen (A) hat. Wichtig: Vermeiden Sie Mehrfachzuständigkeiten – sonst droht viel Diskussionspotenzial.

5. Matrix mit dem Team besprechen

Nachdem Sie eine vorläufige Matrix erstellt haben, sollten Sie diese mit dem gesamten Team besprechen. So stellen Sie sicher, dass alle Personen ihre Rollen verstehen und auch damit einverstanden sind.

6. RACI-Matrix regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Wie jedes andere Projektmanagement-Tool sollte auch die RACI-Matrix im Laufe des Projekts regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Vor- und Nachteile der RACI-Matrix

Wird die RACI-Matrix im Projektmanagement in der Praxis eingesetzt, profitieren die Teams dabei von folgenden Vorteilen:

• Einfache Umsetzung: Gerade bei kleineren Projekten kann die Matrix schnell am Whiteboard oder digital erstellt werden.
• Klare Verantwortung: Alle Beteiligten wissen genau über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten Bescheid.
• Genaue Aufgabenverteilung: Durch die Zuweisung von klaren Rollen reduziert sich das Risiko von unnötiger, doppelter Arbeit.
• Deutliche Zuweisung: Dadurch kann die Entscheidungsfindung beschleunigt werden, so wird das Projekt effizienter.

Dem gegenüber stehen aber auch einige Nachteile:

• Komplexität: bei sehr umfangreichen Projekten möglicherweise zu komplex (und unübersichtlich)
• Wenig Flexibilität: punktuell zu starr, gerade bei agilen Projektmethoden
• Aufwand: erhöhter Zeitaufwand, falls sich bei einem großen Projekt Änderungen ergeben und die RACIMatrix angepasst werden muss

Tipps und vermeidbare Fehler bei der Erstellung der RACI-Matrix

Um die Vorteile der Projektmanagement-Methode voll auszuschöpfen, sollten Sie gern gemachte Fehler vermeiden. Das betrifft vor allem die Abgrenzung von Aufgaben und Rollen. Sind diese jeweils nicht klar definiert und voneinander abgegrenzt, kommt es schnell zu Konflikten. Gleiches gilt, wenn es zu viele Verantwortliche oder auch zu viele Informierende gibt.

Zudem wichtig: Überprüfen Sie die RACI-Matrix regelmäßig und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Nur so ist sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden im Projekt sich weiterhin auf die Matrix als Grundlage verlassen können.

Alternativen zur RACI-Matrix

Neben der RACI-Matrix gibt es im Projektmanagement einige verwandte Ansätze und Alternativen:

• RASCIMatrix: Bei dieser Erweiterung steht das „S“ für „Support“ – und damit für die Personen, die unterstützende Tätigkeiten haben.
• RACIOMatrix: Das „O“ für „Out of the loop“ oder „Omited“. Es zeigt an, wer von bestimmten Prozessen oder Entscheidungen bewusst ausgeschlossen ist.
• DACIMatrix: „Driver“ und „Approver“ ersetzen die bekannten Rollen. Der Driver ist die treibende Kraft hinter einer Aufgabe, während der Approver die endgültige Entscheidung trifft.
• PACSIMatrix: Die Rollen hier sind „Perform“, „Accountable“, „Control“, „Suggest“ und „Informed“.

Sie sehen: Alle Matrizen unterscheiden sich voneinander. Im Kern verfolgen sie jedoch alle das gleiche Ziel: ein Projekt und seine Verantwortlichkeiten möglichst klar zu umreißen.

Fazit: Tool, das für klare Verantwortlichkeiten sorgt

Ähnlich wie alle Alternativen ist auch die RACI-Matrix selbst ein „Projektmanagement-Tool mit System“, um in Projekten für klare Verantwortlichkeiten zu sorgen. Die Matrix hilft dabei, Überschneidungen, Verwirrungen und Konflikte zu vermeiden – jeder und jede Beteiligte hat eine klare Rolle im Projektprozess.

Titelbild: shapecharge / iStock / Getty Images Plus