Retrospektive: Definition, Ablauf und Methoden erklärt

Das Wort „Retrospektive“ hat zwei Bedeutungen: Einerseits steht es allgemein für den Rückblick auf bereits Geschehenes, andererseits ist es ein Werkzeug im agilen Projektmanagement. Genauer gesagt sogar ein sehr wichtiges Instrument im Scrum-Framework. Denn es gibt Teams die Möglichkeit, in regelmäßigen Abständen zurückzublicken und ein Projekt bestmöglich auszurichten. Wir erklären Ihnen alles zum Thema, damit Ihre Retrospektive gelingt.

Warum ist eine Retrospektive wichtig?

Eine Retrospektive ist wichtig, weil sie als Schlüsselmoment im Projektmanagement gilt. Sie hilft Teams dabei, aus den gemachten Erfahrungen zu lernen und die Prozesse für den weiteren Projektverlauf zu optimieren. So kann die Selbstreflexion ganz nach dem agilen Prinzip durchgeführt werden.

Was ist das Ziel einer Retrospektive?

Das Ziel einer Retrospektive, oft auch nur mit Retro abgekürzt, ist die kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit im Team. Generell ist es eine der zentralen Säulen bei allen agilen Methoden. In den meisten Fällen wird projektbasiert reflektiert, um so aus der Vergangenheit zu lernen und Fehler in künftigen Projekten zu vermeiden. So können letztlich Arbeitsabläufe und Kommunikation optimiert werden.

Der Ablauf einer Retrospektive

Inzwischen kennen Sie die Definition einer Retrospektive und können abschätzen, ob sie für Ihr Team notwendig ist. Ist das der Fall, sollten Sie beachten, dass eine Retro immer einem strukturierten Prozess folgen sollte. So stellen Sie sicher, dass Sie alles aus sich oder dem Team und der zur Verfügung stehenden Zeit herausholen.

Eine Retrospektive läuft üblicherweise wie folgt ab:

1. Vorbereitung: Vor Beginn der Retrospektive sollten Sie ein klares Ziel definieren. Als Team entscheiden Sie, welche Methodik für die Sitzung am besten geeignet ist, um eine offene und ehrliche Diskussion zu führen.
2. Datensammlung: In dieser Phase sammeln Sie Informationen über das, was im letzten Sprint gut und weniger gut gelaufen ist. Fragen Sie sich zum Beispiel, wie und warum das Sprint-Backlog gewachsen ist. Hierbei können Daten aus dem Projektmanagement-Tool, Feedback von Product Ownern und persönliche Notizen eine Rolle spielen.
3. Erkenntnisgewinn: Anhand der gesammelten Daten diskutieren Sie im Team die Kernursachen von Problemen und Erfolgen. Ziel ist es, Muster zu erkennen und zu verstehen, wie bestimmte Aktionen die Ergebnisse beeinflusst haben. Hier können zur Retrospektive auch bestimmte Fragen gestellt werden. Denn in diesem Schritt sollen nicht die Symptome analysiert werden, sondern die Suche nach den Ursachen beginnt. Helfen können an diesem Punkt der Retrospektive Fragen nach der „5 Whys“-Methode von Taiichi Ohno, dem Erfinder des Toyota-Produktionssystems. Dabei wird eine Warum-Frage auf die jeweils zuvor gegebene Antwort gestellt. Insgesamt sollen fünf dieser Warum-Fragen gestellt werden. Indem sich Beteiligte mit den Fragen beschäftigten, kann die Ursache für ein Problem identifiziert werden.
4. Aktionsplanung: Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen, entwickeln Sie einen Aktionsplan. Dieser Plan beinhaltet konkrete Schritte, die im nächsten Sprint umgesetzt werden sollen. Diese müssen zielführend sein, um die identifizierten Probleme zu beheben und die Arbeitsweise im Projekt zu verbessern.
5. Abschluss: Zum Ende der Retrospektive werden die vereinbarten Maßnahmen dokumentiert und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Es ist wichtig, dass jede und jeder versteht, welche Schritte sie oder er zu unternehmen hat, damit die besprochenen Verbesserungen auch tatsächlich umgesetzt werden.

Bei allen Schritten steht die Agilität immer im Mittelpunkt. Bei der nächsten Retrospektive wird dann alles erneut nach dem gleichen Schema besprochen.

Retrospektive: Methoden

Um die verschiedenen Schritte eine Retrospektive durchführen zu können, bedarf es einer guten Methode. Diese sollte ein Team im Laufe des Projekts zur Reflexion und zum Dialog anregen. Abhängig von den spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben des Teams können Sie unterschiedliche Ansätze wählen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige bewährte und bekannte Methoden vor, die frischen Wind in Ihre Retrospektiven bringen können.

4L-Retrospektive

Die 4L-Retrospektive hilft Teams, ihre Erfahrungen anhand der folgenden vier Kategorien zu reflektieren: Liked, Learned, Lacked, Longed for. Diese agile Methode soll ein tiefgehendes Verständnis darüber vermitteln, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungspotenziale liegen, wie die Kategorienamen bereits verraten.

Seestern-Retrospektive (Starfish)

Die Seestern-Retrospektive (im Englischen auch Starfish Retrospective genannt) ermöglicht eine breite Analyse der Teamaktivitäten, indem sie auf einem Flipchart oder Whiteboard in fünf Bereiche unterteilt wird:

• Stop
• Start
• More
• Less
• Keep

Die Namen verraten auch hier, was ermittelt wird: Was kann gehen? Womit sollte begonnen werden? Gibt es Dinge, die vermehrt zum Einsatz kommen sollten? Wovon sollte weniger Gebrauch gemacht werden und was ist gut, so wie es ist? Der Seestern-Ansatz unterstützt Teams dabei, spezifische Änderungen in ihrem Arbeitsprozess zu identifizieren und umzusetzen.

Segelboot-Retrospektive

Die Segelboot-Retrospektive ist eine kreative Methode, die das Team dazu anregt, ihre „Reise“ zu betrachten und zu analysieren. Welche Faktoren treibt es voran (Wind), welche hält es zurück (Anker) und welche Risiken lauern auf dem Weg (Felsen)? Jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin bringt sich anhand dieser Faktoren ein.

Start, Stop, Continue-Retrospektive

Eine weitere gängige Methode ist die „Start, Stop, Continue“-Retrospektive. Hierbei konzentrieren sich die Teammitglieder auf Verhaltensweisen oder Prozesse, die sie neu starten, aufhören oder fortsetzen sollten. Diese Technik ist einfach und direkt, was sie zu einem sehr effektiven Werkzeug für schnelles Feedback und weitere Schritte macht.

Wie oft findet eine Retrospektive statt?

Retrospektiven finden typischerweise am Ende eines jeden Sprints statt. Dieser enge Rhythmus macht es möglich, das erhobene Feedback schnell umzusetzen. Je nach Organisation lässt sich dieser Zeitraum entsprechend der Bedürfnisse und Projekthandhabe anpassen, um die nächsten Schritte in jedem Sprint perfekt abzudecken.

Wie lange dauert eine Retrospektive je Sprint?

Die Dauer einer Sprint-Retrospektive variiert, hängt jedoch meist von der Länge des Sprints ab. Gewöhnlich nimmt sie zwischen einer und drei Stunden in Anspruch, um eine effektive Diskussion und Planung zu ermöglichen.

Wer nimmt an einer Retrospektive teil?

An einer Retrospektive nehmen das gesamte Scrum-Team sowie der Scrum Master teil. Daher wird diese Art der Reflexion auch oft Scrum-Retrospektive genannt. Der Product Owner kann ebenfalls einbezogen werden, um einen umfassenden Überblick über alle Perspektiven zu erhalten. Das ist aber nicht zwingend nötig.

Tipps für erfolgreiche Retrospektiven

Erfolgreiche Retrospektiven fallen nicht einfach vom Himmel, auch wenn auf sie auf den ersten Blick nicht komplex erscheinen. Letztlich ist es immer wichtig, sie sorgfältig zu planen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen:

• Richtige Einstellung fördern: Sorgen Sie für eine Atmosphäre des Vertrauens, in der jedes Teammitglied offen und ehrlich kommunizieren kann. Auch (konstruktive) Kritik muss angebracht werden können.
• Strukturierte Methoden wählen: Nutzen Sie die eben vorgestellten Retrospektiven-Methoden, um die Diskussion zu leiten und sicherzustellen, dass alle Aspekte der Zusammenarbeit betrachtet werden.
• Klare Aktionspunkte definieren: Jede Retrospektive sollte mit klaren, umsetzbaren Schritten enden, die das Team im nächsten Sprint angehen kann.
• Variieren und anpassen: Neue Ideen sind immer gut. Trauen Sie sich, auch einmal etwas Neues auszuprobieren, was die Methoden angeht. Das kann vor allem dann hilfreich sein, wenn bei den letzten Retrospektiven die Dynamik gefehlt hat.

Fazit: Agile Retrospektiven sorgen für reibungslosen Projektablauf

Retrospektiven verankern das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung fest im agilen Projektmanagement. Sie schaffen einen Rhythmus, in dem agile Teams systematisch ihre Arbeitsweisen hinterfragen und verfeinern. Dabei geht es um Effizienz, um Teamgeist und die gemeinsame Entwicklung auf dem Weg zum Projekterfolg. Die hier vorgestellten Methoden lassen sich leicht ausprobieren und auf Erfolg testen.

Dabei steht im Mittelpunkt, dass Ihr Team die jeweilige Methode der Retrospektive am besten annimmt, partizipiert und so schnell und gut vorbereitet wie möglich zum nächsten Sprint übergehen kann. Eine gute Retrospektive stellt damit einen iterativen Prozess in jedem Projekt dar, der agiles Arbeiten zu einem Bindeglied erfolgreicher Projektabschnitte macht.

Titelbild: fizkes / iStock / Getty Images Plus