Risikoanalyse: Relevante Gefahren erkennen und begrenzen

Die Risikoanalyse minimiert potenzielle Herausforderungen, die den Erfolg eines Projekts gefährden. Jedes Projekt unterliegt Risiken, die zum täglichen Business dazugehören, wie etwa Lieferengpässe oder Personalausfall. Welche Risiken im Projekt müssen Sie aktiv überwachen und welche Maßnahmen dämmen das Gefahrenpotenzial ein? Klarheit bringt eine Risikoanalyse.

Erfahren Sie hier, was eine Risikoanalyse genau enthält, wie Sie die Analyseergebnisse visualisieren und welche Techniken Ihnen helfen, Projektgefahren zu identifizieren.

Was ist das Ziel einer Risikoanalyse im Projekt?

Das Hauptziel einer Risikoanalyse ist es, mögliche Gefahren für ein Projekt zu identifizieren und diese realistisch zu bewerten. Für Unternehmen und Projektteams ist dies eine zentrale Aufgabe, denn diese Risiken können existenzgefährdend sein und den Projekterfolg verzögern.

Die Risikoanalyse bietet den Projektverantwortlichen eine solide Entscheidungsgrundlage für den Umgang mit auftretenden Engpässen. Durch die Definition entsprechender Maßnahmen werden Gefahren abgemildert oder komplett eliminiert. Das ist eine zentrale Aufgabe der Projektleitung, ganz gleich in welchem Branchenumfeld sie sich bewegt.

Wichtig ist, die Risiken zu priorisieren und eine praxisnahe Einschätzung von Experten und Expertinnen zu erhalten.

Methoden der Risikoanalyse im Überblick

Bei der Risikoanalyse der Projekte wird generell zwischen zwei Ansätzen unterschieden, nämlich der qualitativen und der quantitativen Methode. Jede Vorgehensweise hat verschiedene Vorteile für das Projektmanagement.

Qualitative Risikoanalyse

Dies ist eine einfache und kosteneffiziente Risikoidentifikation im Projekt. Maßgeblich sind die Eintrittswahrscheinlichkeit und Folgen unter Berücksichtigung von Kosten, Planungen und der anzustrebenden (Produkt-)Qualität.

Zu den Techniken der qualitativen Risikoanalyse zählen:

• Delphi-Technik: Prioritäteneinteilung erfolgt auf Basis von Brainstormings und Expertenrunden.
• SWIFT-Analyse: Teammitglieder geben, oft technische, Empfehlungen zu Was-wäre-wenn-Szenarien.
• Fliege-Analyse: Projizierung von Risikoszenarien in zwei Richtungen, Ursachen und Folgen.

Quantitative Risikoanalyse

Die quantitative Methode analysiert potenzielle Risiken sowie ihre finanzielle Auswirkung und ordnet diese numerisch ein. In der Regel wird diese Technik angewendet, wenn die Gefahren im Rahmen der qualitativen Risikoanalyse identifiziert wurden.

Zu den quantitativen Risikobewertungen im Projektmanagement gehören:

• Monte-Carlo-Simulation: Zufallsexperimente bilden hier die mathematische Basis und Wahrscheinlichkeitsberechnung.
• Entscheidungsbaumanalyse: Visualisierung, um Entscheidungen leichter nachvollziehbar zu machen.
• Sensitivitätsanalyse: Im Fokus stehen die Folgen durch minimale Änderungen an Ausgangsdaten.

Welche Ergebnisse liefert eine Risikoanalyse?

Die Analyse beginnt mit der Risikoidentifikation und Bewertung der einzelnen Szenarien. Im nächsten Schritt werden die passenden Linderungsmaßnahmen definiert und zur Risikoüberwachung durch Projektverantwortliche eingeteilt. Bei der Risikoanalyse handelt es sich um einen wiederkehrenden Prozess, der im Projektverlauf noch genauer angepasst wird.

Eine gut durchgeführte Analyse liefert folgende Ergebnisse:

• Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken und Tragweite eines möglichen Schadens für das Unternehmen
• Risikowert einer jeden Gefahr (Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadenshöhe)
• Priorisierung der Risiken
• Einteilung der verschiedenen Prioritäten

Beispiel einer Risikoanalyse: Risikomatrix

Risiken entstehen durch Schwachstellen im Unternehmen oder Bedrohungen von der äußeren Unternehmensumwelt, wie beispielsweise Hackerangriffe oder Naturkatastrophen. Diese Probleme können mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit eintreten, die sich abschätzen lässt.

Tritt ein Problem tatsächlich auf, bedeutet dies negative Konsequenzen für das Projektteam und Unternehmen. Woher wissen Sie, ob es sich dabei um ein kritisches, teilweise kritisches oder unkritisches Risiko handelt?

Hier hilft ein Blick auf die Risikomatrix. Sie ist das visuelle Ergebnis der Risikoanalyse und -bewertung. In Form eines Diagramms lassen sich Probleme und ihre Eintrittswahrscheinlichkeiten übersichtlich ordnen.

Besteht ein geringes, mittleres oder hohes Risiko? Die angegebene Eintrittswahrscheinlichkeit in Prozent gibt dem Projektteam gleich mehr Sicherheit. Auch die Folgen und Auswirkungen der Risiken für das Projekt werden in diese Matrix eingetragen, wie mögliche Schadenssummen in Euro.

Wie eine Risikomatrix mit Koordinatensystem aussieht, zeigt das folgende Beispiel-Diagramm:

Mithilfe einer Risikomatrix gelingt es:

• relevante Gefahren eines Projekts zu erkennen,
• Risikoszenarien visuell darzustellen,
• im Unternehmen mehr Aufmerksamkeit für Risiken zu erhalten,
• Prioritäten von Gegenmaßnahmen korrekt einzuordnen.

Um im Notfall auf die Matrix zugreifen zu können, muss sie leicht zu finden und immer aktuell sein. Hilfreich für Rückfragen sind zudem die Namen von Projektverantwortlichen und Autoren der Matrix.

Fazit: Risikoanalyse erstellen und Gefahrenquellen eliminieren

Ganz gleich, für welche Methode Sie sich im Risikomanagement entscheiden: Für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts ist eine systematische Vorgehensweise unabdingbar.

Sie können Projekte sicherer, effizienter und präziser umsetzen und bei Gefahren und Störungen leichter gegensteuern, wenn sie erwartbare Risiken schon vorher abwägen. So sind Sie für, zumindest vorhersehbare, Herausforderungen bestens gewappnet.

Title: Olena Kychygina / iStock / Getty Images Plus