Social Intranet: Definition, Vorteile und Funktionen

Das klassische Intranet, also ein internes Firmennetzwerk, dürfte den meisten zumindest in der Theorie bekannt sein. Doch wissen Sie auch, was ein Social Intranet ist? Dieser Artikel erläutert, worin sich Social Intranets von herkömmlichen Intranets unterscheiden und welche Funktionen, Vorteile und Risiken damit einhergehen.

Was ist ein Social Intranet?

Ein Social Intranet ist eine spezielle Form des Intranets, die darauf abzielt, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Charakteristisch für ein Social Intranet ist, dass dort alle Nutzerinnen und Nutzer aktiv Beiträge verfassen und direkt in Gruppen und Chats kommunizieren können – ähnlich wie in den sozialen Medien.

Der wesentliche Unterschied zum klassischen Intranet besteht also in den Interaktionsmöglichkeiten, die Mitarbeitenden im Social Intranet geboten werden. Im Gegensatz dazu werden im klassischen Intranet Informationen top-down vom Management mit der Belegschaft geteilt.

Welche Funktionen sollte ein Social Intranet bieten?

Social Intranets variieren in ihren Schwerpunkten und damit auch in ihren Funktionen. Was jedoch bei keinem Social Intranet fehlen darf, sind die folgenden Features:

• Benutzerprofile: Diese ermöglichen den Mitarbeitenden, sich untereinander zu vernetzen und ihre Expertise zu teilen. Dazu können sie ihre Kontaktdaten, Interessen und Fähigkeiten im Profil hinterlegen, um schnell und einfach von den Kollegen gefunden zu werden.
• Communities: Die Möglichkeit, Kanäle oder Gruppen anzulegen, erleichtert die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen zu bestimmten Themen oder Projekten. Die Zugriffsrechte können je nach Bedarf angepasst werden, um den Datenschutz und die Vertraulichkeit zu gewährleisten.
• Chatfunktion: Über den Chat können die Angestellten direkt miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Dadurch werden Fragen schneller geklärt und Entscheidungen zeitnah getroffen werden.
• Inhalte: Ein Social Intranet lebt von den bereitgestellten Inhalten, die sowohl von den Mitarbeitenden generell als auch speziell von Redakteurinnen und Redakteuren erstellt werden können. Dazu zählen News, Informationsseiten, Beiträge und Dokumente, aber auch Bilder oder Videos, die für die Zusammenarbeit benötigt werden.

Warum Social Intranet? Das sind die Vorteile

Warum lohnt sich ein Social Intranet für Unternehmen? Eine gute Frage, die sehr einfach beantwortet werden kann: Weil die Plattform nicht nur die soziale Vernetzung der Kollegen untereinander, sondern auch die gesamte Kommunikation im Unternehmen erleichtert – und je besser die Kommunikation, desto effektiver die Arbeitsprozesse und desto motivierter die Belegschaft.

Betrachten wir die Vorteile des Social Intranets etwas genauer:

• Kommunikation auf Augenhöhe: Moderne Social-Intranet-Tools bauen Barrieren zwischen Abteilungen, sowie zwischen Angestellten und der Führungsebene ab. Dadurch werden Verständnis und Zusammenhalt in alle Richtungen gestärkt, was wiederum die Mitarbeiterbindung und Motivation erhöht.
• Stütze beim Informationsaustausch: Ein Social Intranet vereinfacht das Teilen von Informationen, da es Mitarbeitenden zum Beispiel direkten Zugang zu Sicherheitsbestimmungen oder Schulungsangeboten bietet. Zudem können Tipps und Best Practices aus dem Alltag im Forum geteilt und Fragen schneller geklärt werden. Das erleichtert die Zusammenarbeit und beschleunigt Prozesse.
• Standortungebundene Zusammenarbeit: Ob standortübergreifend oder aus dem Homeoffice – die Chatfunktion und die Möglichkeit, Gruppen und Kanäle zu erstellen, ermöglicht Projektteams die unkomplizierte Zusammenarbeit von überall aus.
• Besseres Betriebsklima: Die soziale Vernetzung am Arbeitsplatz wirkt sich positiv auf den gesamten Betrieb aus, da die Mitarbeitenden besser informiert, besser geschult und motivierter sind. Dies kann Ausfälle und Arbeitsunfälle verringern und die Produktivität steigern. Es fördert außerdem eine gesunde Feedbackkultur und kann so dazu beitragen, die Arbeitszufriedenheit zu verbessern.

Mögliche Nachteile und Risiken eines Social Intranets

Social Intranets haben zweifelsohne viele Vorteile für Unternehmen, aber es gibt auch einige potenzielle Risiken, die berücksichtigt werden müssen. Einer dieser Nachteile ist, dass die Einführung und Implementierung einer Social-Intranet-Plattform nicht automatisch zum Erfolg führt. Wenn die Struktur zu starr und kontrolliert ist, wird die Belegschaft die Plattform nicht annehmen. Außerdem sollten Führungskräfte aktiv auf der Plattform teilnehmen und zeigen, dass ihnen das Projekt wichtig ist, um das Interesse der Mitarbeitenden zu wecken.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass das Social Intranet eine standortungebundene Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden ermöglichen muss, ohne dabei die Datensicherheit zu beeinträchtigen. Es erfordert einen hohen Aufwand, die Server zu schützen, die DSGVO einzuhalten und ISO-Zertifikate zu überprüfen.

Was auch nicht vergessen werden darf: Es gibt mittlerweile Messaging-Dienste und Clouds wie Slack und Google Drive, die vergleichbare Funktionen bieten und Social Intranets in manchen Fällen überflüssig machen.

Zusätzlich sollten Sie daran denken, dass mit jeder Userin und jedem User das Risiko vor unbefugten Zugriffen auf das Netzwerk steigt. Daher sind Strong Password Policies, Verschlüsselung oder VPN-Tunnel absolut unerlässlich, um Unternehmensdaten zu schützen.

Bekannte Beispiele für Social-Intranet-Anbieter

Sie erwägen, ein Social Intranet einzuführen? Dann sollten Sie sich im nächsten Schritt überlegen, welcher Anbieter für Ihre Zwecke und Ziele am besten ist. Zu den wichtigsten Anbietern gehören HCL Connections, Happeo, Jive und Staffbase:

• HCL Connections setzt auf eine umfassende Collaboration-Plattform.
• Happeo bietet eine Kombination aus Social Intranet und Digital Workplace.
• Jive fokussiert sich auf die Zusammenarbeit in Teams und die Integration von externen Tools.
• Staffbase bietet eine mobile-first Lösung für Mitarbeiterkommunikation und -engagement.

Fazit: Social Intranet ist mehr als ein internes Netzwerk

Ein Social Intranet ist ein wichtiges Instrument zur Bündelung von Expertenwissen aus verschiedenen Arbeitsstellen. Es kombiniert die Vorzüge des klassischen Intranets mit den Vorteilen von Social Media, um die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens, insbesondere beim mobilen Arbeiten, zu optimieren.

Die Herausforderung liegt sicherlich darin, die richtige Plattform zu finden und so zu implementieren, dass sie von allen Beteiligten in der Firma angenommen und effektiv genutzt wird. Überlegen Sie sich vorher genau, für welchen Zweck Sie ein Social Intranet einführen und kommunizieren Sie die Gründe für die Einführung.

Titelbild: nd3000 / iStock / Getty Images Plus