10 Faktoren für gutes Stakeholder-Management

Ob Projekte erfolgreich verlaufen, hängt vor allem davon ab, wie sehr auf die einzelnen Wünsche und Interessen der Beteiligten eingegangen wird und ob diese miteinander in Einklang gebracht werden können. Genau dafür gibt es Stakeholder-Management. Was genau das ist und worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie im Folgenden.

Was ist Stakeholder-Management?

Stakeholder-Management hat das Ziel, die Bedürfnisse von wichtigen Interessengruppen eines Projekts zu erfassen, um sie bei der Projektplanung und -durchführung berücksichtigen zu können. Wenn ein Projektleiter alle Interessen der Stakeholder kennt, hat er die Möglichkeit, die Weichen für optimale Projektergebnisse zu stellen.

Stakeholder: Bedeutung

Mit dem Begriff „Stakeholder“ werden Personengruppen bezeichnet, die von einem Projekt oder Vorgang betroffen sind und deshalb Interesse an dem Projektverlauf haben. Bei der Bezeichnung wird zwischen externen und internen Stakeholdern unterschieden.

Interne Stakeholder in Unternehmen sind zum Beispiel Eigentümer oder Mitarbeiter. Externe Stakeholder sind Personen, die außerhalb des Unternehmens stehen, beispielsweise Kunden oder Lieferanten. Es gibt jedoch keine genaue Abgrenzung bei dem Begriff, daher können theoretisch auch abstrakte Konzepte wie die Umwelt oder die Gesellschaft als externe Stakeholder gelten.

Typische Personengruppen, die Stakeholder sind, lernen Sie im nächsten Abschnitt kennen.

Stakeholder: Beispiele

Stakeholder sind, wie bereits erwähnt, sowohl innerhalb als auch außerhalb eines Unternehmens zu finden.

Mögliche Stakeholder können sein:

• Auftraggeber, Lieferanten und direkte Kunden
• Shareholder, Partner oder Gesellschafter
• Geschäftsführer und das Management
• Fachabteilungen (z. B. IT-Departments)
• Presse und Medienvertreter
• Bei Bauprojekten: Anwohner und/oder Politiker

Wichtige Key-Stakeholder sind Personen, die direkten Einfluss auf den Projektverlauf haben. Das können beispielsweise folgende Personengruppen sein:

• Projektsponsoren und Investoren
• Kunden
• Nutzer des Produkts, das im Rahmen des Projekts entsteht

Stakeholder-Management: Aufgaben, Vorteile und Prozess

Stakeholder-Management umfasst die Identifikation, Analyse und Kommunikation mit allen beteiligten Stakeholdern. Das Ziel ist dabei, mögliche Probleme wie Widerstände von Stakeholdern oder Interessenkonflikte frühzeitig zu erkennen und vorbeugende Maßnahmen treffen zu können.

Durch fortlaufendes Stakeholder-Management kann außerdem sichergestellt werden, dass die Prozesse im Projekt möglichst zeit-, kosten- und ressourceneffizient funktionieren. Eine der wichtigsten Hauptaufgaben ist, die Wünsche von Kunden beziehungsweise Auftraggebern nach Möglichkeit genau zu erfüllen, denn sie gehören zu den bedeutendsten Stakeholdern.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, welche Faktoren ein optimales Stakeholder-Management bedingen.

10 Faktoren für ein gutes Stakeholder-Management

Damit ein Projektleiter die Bedürfnisse aller Interessengruppen berücksichtigen kann, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Dabei steht immer im Vordergrund, sowohl die Interessen der Stakeholder als auch die Rahmenbedingungen des Projekts unter einen Hut zu bringen. Zehn wichtige Faktoren für ein optimales Stakeholder-Management erfahren Sie hier:

1) Stakeholder analysieren

Um Ihre Stakeholder richtig zu verstehen, sollten Sie zunächst analysieren, wer diese genau sind. Dazu ist im ersten Schritt ein Gesamtüberblick über das Projekt und alle Beteiligten sinnvoll; zum Beispiel können bei Bauprojekten auch Behörden und Anwohner zu den Stakeholdern gehören.

Anschließend helfen folgende Überlegungen: Wie stehen die verschiedenen Stakeholder zu dem geplanten Projekt? Was erwarten sie? Gibt es vielleicht etwas, das sie als Problem wahrnehmen?

2) Stakeholder kategorisieren

Nachdem Sie Ihre Stakeholder analysiert haben, können Sie sie kategorisieren. Überlegen Sie, wer die wichtigsten Personen sind und welche Interessen diese vertreten. Welche Personen befürworten Ihr Projekt und würden es unterstützen? Gibt es Interessengruppen, die Ihr Projekt ablehnen oder ihm schaden könnten?

3) Stakeholder verstehen und ihnen empathisch begegnen

Wichtig ist, die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder zu verstehen. Überlegen Sie dazu, was diese antreibt. Insbesondere bei kritischen Stakeholdern kann es helfen, herauszufinden, warum sie gegen das Projekt sind. Welche Bedenken haben sie? Was möchten sie erreichen, indem sie das Projekt ablehnen?

Folgendes Beispiel dient zur Veranschaulichung:

Stellen Sie sich vor, Sie sind verantwortlich für den Bau eines großen Spielcenters für Kinder. Die Anwohner sind jedoch dagegen, denn sie befürchten eine Lärmbelästigung durch tobende Kinder. Deshalb möchten sie den Bau verhindern und legen Ihnen mit einer Anwohner-Petition Steine in den Weg.

Um die Wogen zu glätten, sollten Sie als Bauleiter mit diesen kritischen Stakeholdern einen Kompromiss eingehen. So können Sie mit den Anwohnern in den Dialog gehen und ihnen beispielsweise schalldichte Wände und Fenster mit Lärmschutz vorschlagen, um der befürchteten Lärmbelästigung vorzubeugen und ihre Sorgen zu zerstreuen.

Tipp: Versuchen Sie stets, die Situation aus dem Blickwinkel Ihrer Kritiker zu betrachten. In den meisten Fällen können Sie dadurch viel über Ihre Stakeholder lernen und Ihr Projekt möglicherweise noch optimieren – oder einen Kompromiss finden.

4) Stakeholder in das Projekt einbinden

Wenn es möglich ist, sollten Sie Stakeholder aktiv in das Projekt einbinden und ihnen ein Mitspracherecht einräumen. So werden sie regelmäßig über den Projektablauf informiert und können aktiv mitbestimmen. Das hat den Vorteil, dass tendenziell weniger Missverständnisse und Interessenkonflikte auftreten.

Dieses Vorgehen eignet sich jedoch nur für wichtige Stakeholder wie Auftraggeber und Kunden, da es sehr aufwendig sein kann, mehrere Interessengruppen fest in den Projektablauf zu involvieren.

5) Vertrauen aufbauen

Wenn Sie während des gesamten Projektverlaufs die wichtigsten Stakeholder einbinden, können diese nicht nur aktiv partizipieren, sondern haben auch das Gefühl, dass Sie Ihre Wünsche ernst nehmen und dass das Projekt gemeinsam gestaltet wird. Das schafft Vertrauen und die Stakeholder bleiben eher motiviert, das Projekt erfolgreich abzuwickeln.

6) In den Dialog mit Stakeholdern gehen

Auch wenn Sie nicht alle Stakeholder aktiv in das Projekt einbinden können, haben Sie die Möglichkeit, über regelmäßige Status-Meetings oder Umfragen ein Meinungsbild einzuholen. So können Stakeholder weiterhin ihre Wünsche oder Bedenken einbringen. Als Projektleiter können Sie das auf diesem Wege erhaltene Feedback gegebenenfalls noch für den weiteren Projektverlauf berücksichtigen.

7) Alle Stakeholder auf dem Laufenden halten

Auch Stakeholder mit geringem Einfluss sollten regelmäßig über den Projektstatus informiert werden. Hierfür eignen sich Newsletter, Statusmitteilungen oder Projektberichte. Zwar haben die Stakeholder an dieser Stelle kein aktives Mitspracherecht, wissen aber dennoch über alle wichtigen Schritte Bescheid.

8) Monitoring einsetzen

Genau wie in einem Projekt alle Kosten und Termine überwacht werden, sollte ein Projektleiter auch alle Entwicklungen der Stakeholder daraufhin analysieren, ob Unstimmigkeiten auftreten. So kann rechtzeitig gegengesteuert werden.

Dazu sollten Dokumente, die von Teams gemeinsam bearbeitet werden, regelmäßig upgedatet und überprüft werden. Wichtig ist auch, genau zu beobachten, ob Meilensteine zum vereinbarten Zeitpunkt erreicht werden können oder was die Ursachen für eine Verzögerung sind. Zudem sind regelmäßige Meetings – zum Beispiel im Rahmen von einem Jour fixe – ratsam. Hier kann der Projektfortschritt mit allen Verantwortlichen regelmäßig besprochen werden.

9) Flexibel auf Änderungen reagieren

Da sich die Interessen der Stakeholder auch während des Projektverlaufs ändern können, sollten Sie versuchen, flexibel zu bleiben. Nur auf diese Weise können Sie schnell auf Änderungswünsche reagieren und den Projektverlauf nach Möglichkeit anpassen.

10) Authentisch bleiben

Fehler lassen sich in keinem Projekt ganz vermeiden. Hier hilft es, offen und ehrlich zu bleiben und zuzugeben, wenn Sie oder Ihr Team Fehler gemacht haben. Widmen Sie hierbei vor allem Ihren wichtigen Stakeholdern Zeit und Aufmerksamkeit, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Stakeholder-Management ist eine gute Methode, um Interessen, Motive und mögliche Reaktionen von verschiedensten Projektbeteiligten voraussagen und rechtzeitig auf diese reagieren zu können. Die zehn genannten Faktoren können Sie im Stakeholder-Management dabei unterstützen, optimale Projektergebnisse zu erzielen.

Titelbild: howtogoto / Getty Images