Wen fragen Sie bei einem technischen Problem? Klar: Die IT-Abteilung. Sie erhalten in der Regel eine schnelle Antwort. Aber: In vielen Fällen ist der genannte Grund gar nicht der eigentliche Auslöser für den Fehler. Um den zu ermitteln, hilft die 5-Why-Methode. Mit dieser betreiben Sie durch gekonntes Nachfragen und Nachforschen eine strukturierte Ursachenanalyse. Wie das geht, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Was ist die 5-Why-Methode?
Die 5-Why-Methode ist eine Technik zur Analyse von Problemen. Dabei hinterfragen Sie fünfmal mit einem „Warum?“ das Problem – so kommen Sie der Ursache immer näher. Die 5-Why-Technik findet vor allem im Qualitätsmanagement Anwendung und wird gerne genutzt, um nicht nur Symptome von Problemen zu behandeln, sondern konkrete Ursachen zu ermitteln.
Vorlage: 5-Why-Methode
Identifizieren Sie die Ursache für geschäftliche Herausforderungen und entwickeln Sie praktische Lösungen.
- Für Excel, Google Sheets, PDF
- Ursachen von Problemen identifizieren
- Strategien entwickeln
- 5-Why-Methode schnell anwenden
Anwendung: So funktioniert die 5-Why-Methode im Qualitätsmanagement
Wenn Sie nur einmal „Warum?“ fragen, bekommen Sie nur die direkteste Ursache für ein Problem. Das Ziel der 5W-Methode ist es, gezielt nachzubohren und mit fünfmal Nachfragen in die Tiefe zu gehen.
Derart entdecken Sie einen ganz anderen Grund für das Problem. Oder Sie erfahren sogar, dass der Auslöser (zum Beispiel für einen Defekt) aus mehreren, teils komplexen Fehlern besteht. Ein scheinbar einfaches Problem hat demnach keine einfache Lösung, sondern offenbart eine vielschichtige Problemstellung, die es im Qualitätsmanagement zu überprüfen gilt.
Die 5-Why-Methode dient dazu, eine Kette aus Ursache und Wirkung zu identifizieren. Daraus können Sie dann eine passende Lösung erarbeiten. Aus unserer Sicht ist wichtig: Sie müssen nicht zwangsläufig genau fünf Fragen stellen. Je nach Situation können Sie dreimal, achtmal oder noch mehr „Warum?“ aussprechen.
Der Ursprung und das Ziel der 5-Why-Methode
Erfinder der 5-Why-Methode ist Toyoda Sakichi. Das 1867 geborene Multitalent erfand unter anderem den automatisierten Leistungswebstuhl und gründete die Toyota Industries Corporation.
Toyoda Sakichi verstarb 1930 und hinterließ neben seinen Erfindungen zahlreiche Management-Methoden, zu denen auch die 5-Warum-Fragen gehören.
Das oberste Ziel ist es, Verschwendung zu vermeiden (beispielsweise Zeitverschwendung durch ineffiziente Prozesse) und über einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) tagtäglich besser zu werden – was sich in der Kaizen-Philosophie widerspiegelt.
Hierdurch entsteht ein fortwährender, gelenkter Wandel. Oder in anderen, moderneren Worten: Change Management.
Die 5-Why-Methode als Grundlage des Lean Managements und von Six Sigma
Das Konzept der 5-Why-Methode, die eigentliche Ursache für einen Fehler oder ein Problem zu finden, ist unter anderem ein Gedanke von Six Sigma und anderen Lean-Management-Methoden, die 95 Prozent aller deutschen Industriebetriebe nutzen.
Beide Managementansätze zielen darauf ab, die betriebliche Effizienz zu steigern und Verschwendung zu minimieren. Der 5-Why-Methode liegt genau das als Grundprinzip zugrunde – durch eine systematische und schnelle Ursachenforschung steigt automatisch die Effizienz.
Vorteile und Nachteile der 5-Why-Methode
Wie bei jeder Methode hat auch das 5-Why-Prinzip seine Vor- und Nachteile, die wir im Folgenden kurz aufzeigen möchten:
- Die 5-Why-Methode ist unkompliziert und Sie können sie in jedem Team zu jeder Zeit schnell anwenden.
- Sie hilft dabei, ein Problem wirklich anzugehen und bestenfalls bis zu seiner Wurzel zu verfolgen.
- Durch das wiederholte Hinterfragen erhalten Sie tiefere Einblicke in die eigentlichen Ursachen, anstatt sich nur auf Symptome zu konzentrieren.
- Mit dieser Methode sparen Sie im Vergleich zu Beraterinnen und Berater jede Menge Budget. Das Hinterfragen kostet quasi nichts und erfordert auch keine Schulungen oder Ähnliches.
Kritikerinnen und Kritiker sehen die Methodik zu stark von der Subjektivität der Fragenden abhängig. Zudem – das ist ein valider Punkt – ist der Prozess nicht für sehr komplexe Probleme geeignet, da er eher auf einfache Lösungen abzielt.
Wann sollten Sie die 5-Why-Methode verwenden?
Wir haben es schon angedeutet: Für zu komplexe Problemstellungen eignet sich die Methode nicht. Wenden Sie sie also am besten an, wenn Sie den Kern des Problems schnell und unkompliziert identifizieren möchten. Die Methode ist perfekt für wiederkehrende und einfache Probleme, bei denen Sie im Team ein detaillierteres Verständnis für eine nachhaltige Lösung brauchen.
Warum sind die 5-Warum-Fragen so wichtig?
Die 5-Why-Methode eignet sich also für verschiedene Einsatzgebiete: Einerseits können Sie damit kurzfristige Probleme beseitigen, indem Sie eine schnelle Ursachenanalyse durchführen und eine praktikable Lösung finden.
Andererseits ist die 5-W-Technik erfahrungsgemäß ebenfalls sehr gut geeignet, um große Veränderungsprozesse wie ein Change Management zu unterstützen. Bei beiden Vorgehensweisen geht es darum, die vielen Rädchen in einem System zu durchleuchten und zu verstehen.
Vorlage: 5-Why-Methode
Identifizieren Sie die Ursache für geschäftliche Herausforderungen und entwickeln Sie praktische Lösungen.
- Für Excel, Google Sheets, PDF
- Ursachen von Problemen identifizieren
- Strategien entwickeln
- 5-Why-Methode schnell anwenden
5-Why-Methode: Ein Beispiel
Schauen wir uns ein Beispiel der 5-Why-Methode zum besseren Verständnis an: Stellen Sie sich vor, die Telefone in Ihrer Hotline laufen heiß. Zahlreiche Kundinnen und Kunden beschweren sich, dass ihre bestellten Waren zu spät ankommen.
Eine Ursachenanalyse nach der 5-Why-Methode könnte so aussehen:
- Frage: Warum kommen die Waren verspätet an?
Antwort: Weil der Paketdienstleister sie zu spät ausgeliefert hat. - Frage: Warum liefert der Paketdienstleister die Waren zu spät aus?
Antwort: Weil er sie mit einer Verzögerung von unserem Lager erhalten hat. - Frage: Warum übergibt unser Lager die Waren verzögert?
Antwort: Weil das Warenwirtschaftssystem derzeit nicht ordentlich läuft. - Frage: Warum läuft das Warenwirtschaftssystem nicht ordentlich?
Antwort: Weil der Server ständig ausfällt. - Frage: Warum fällt der Server ständig aus?
Antwort: Weil die gesamte IT-Abteilung derzeit krank ist und keiner den Fehler beheben kann.
Sie sehen: Hätten Sie nach der ersten Warum-Frage aufgehört, wäre Ihr Paketdienstleister der Schuldige. Doch die Grundursache und das eigentliche Problem liegen in Ihrem Unternehmen. Die 5-Why-Analyse zeigt die miteinander verknüpften Prozesse auf. Durch diese Technik können Sie besser eine oder mehrere mögliche Lösungen finden.
5-Warum-Fragen: Schritte und Tipps für die Anwendung
Einfach einer Person eine Kette von Fragen bei einem Problem zu stellen, bringt in der Regel nicht viel. Besonders in Unternehmen mit komplizierten und komplexen Prozessen hat es mehr Sinn, strukturiert und schrittweise vorzugehen. Wir zeigen Ihnen, wie das geht und was dafür die notwendigen Grundlagen sind.
Schritt 1: Vorlage für die 5-Why-Methode
Für die Anwendung der 5-Why-Methode hilft es, sich an einer Vorlage zu orientieren. So müssen Sie nicht alles von Grund auf selbst entwickeln. Als Programme dafür eignen sich Excel, Google Sheets oder eine ausfüllbare PDF. Um direkt zu starten, laden Sie sich am besten unsere 5-Why-Vorlage herunter.
Losgelöst von der Verwendung der Vorlage besteht der erste Schritt aus der Teamzusammenstellung. Gibt es ein Problem, sollten Sie abschätzen, wer Ihnen bei der Identifizierung der Gründe helfen kann. Beraumen Sie ein Meeting mit allen Mitarbeitenden ein, die Ihrer Meinung nach zu einer Ursachenanalyse beitragen können.
Achten Sie aber darauf, dass der Kreis aus Expertinnen und Experten nicht zu groß wird. Und nehmen Sie auf jeden Fall Entscheiderinnen und Entscheider, zum Beispiel die Teamleitung, hinzu.
Schritt 2: Erklären Sie das Problem
Alle Involvierten müssen verstehen, was die Problemstellung ist. Zeigen Sie genau die Symptome und die Auswirkungen auf. Und machen Sie klar, dass es Ihr gemeinsames Ziel ist, die Ursachen schnellstmöglich zu finden. Denn ein Fehler beeinträchtig unter Umständen vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse gleichermaßen.
Schritt 3: Wenden Sie die 5-W-Methode an
Gleichgültig, ob Sie wirklich fünf oder vielleicht zehn Warum-Fragen stellen: Machen Sie allen klar, dass Sie objektiv und neutral antworten sollen.
Aus Sicht von Jennifer Lapp aus unserem SEO- und Growth-Team ist in diesem Schritt vor allem eines entscheidend: „Meiner Erfahrung nach geht es nicht darum, schnelle, simple oder bequeme Gründe und Lösungen zu finden. Die Methode kann dauern, manchmal braucht es 20 Fragen.“
Dem stimmen wir zu und ergänzen aus unserer eigenen Erfahrung: Es sollte keine unnötigen Schuldzuweisungen während der 5-W-Methode geben.
Schritt 4: Gibt es Abzweigungen?
Manche Fehler lassen sich nicht so einfach finden, besonders wenn die Prozesse und Zusammenhänge vielschichtig ausfallen. In diesem Fall verläuft die 5-Why-Analyse nicht linear, sondern zweigt sich symbolisch in mehrere Äste auf. Dann empfehlen wir Ihnen ein Ishikawa-Diagramm aus der Prozessanalyse.
Schritt 5: Lösung erarbeiten
Kennen Sie die Ursache(n), gilt es, gemeinsam eine Lösung zu finden und passende Maßnahmen abzuleiten.
Schritt 6: Kontrolle nicht vergessen
Der letzte Schritt ist die Kontrolle – unserer Erfahrung nach wird dieser oft vernachlässigt, vergessen Sie ihn also nicht. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Sind meine Maßnahmen erfolgreich?
- Wurde die Anwendung sauber durchgeführt?
- Konnten wir das Problem beseitigen oder sind sogar neue Fehler entstanden?
Fazit: Die 5-Why-Techniken helfen in jedem Unternehmen
Die 5-Why-Technik ist eine einfache und schnelle, aber wirkungsvolle Methode, um Problemen auf den Zahn zu fühlen und die Ursache-Wirkung-Beziehungen offenzulegen. Wir erleben es in unserem Berufsalltag immer wieder, dass schnelle Lösungen nur Symptome beheben, nicht aber die eigentlichen Ursachen.
Genau dabei hilft die 5-Why-Methode als Tool in der Problemanalyse – und zwar jedem Unternehmen vom Werkzeugteilelieferanten bis zur E-Commerce-Agentur.
Titelbild: HubSpot