Was ist eine Abschreibung? Definition, Methoden und Beispiele

Unternehmer und Unternehmerinnen kennen das: In ihren Bilanzen treten regelmäßig Abschreibungen für Vermögenswerte auf, vom Büromaterial bis zur Werkhalle. Doch welche Formen der Abschreibungen gibt es überhaupt? Wie lange läuft ein Abschreibungsbetrag? Was ist die AfA?

Wir erläutern Ihnen in diesem Beitrag die wichtigsten Methoden zur Abschreibung Ihres Anlagevermögens und Ihrer Anschaffungen.

Was ist eine Abschreibung?

Eine Abschreibung ist der systematische Abbau des Buchwerts eines Vermögensgegenstands im Laufe seiner Nutzungsdauer. Sie dient dazu, die Kosten einer Investition, beispielsweise in Maschinen, Gebäude oder Software, über die Jahre hinweg gleichmäßig auf die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu verteilen. Dadurch wird eine realistische Darstellung der finanziellen Situation eines Unternehmens ermöglicht.

Auch immaterielle Werte wie Patente oder Nutzungsrechte können davon betroffen sein. Abschreibungen treten in Ihrem Unternehmen konstant auf und sind unabhängig von Ihrer Auftragslage. Damit gehören sie zu den Fixkosten. Es gibt einige Abschreibungsmöglichkeiten, die sich sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Selbstständige und Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen ergeben.

Das Grundprinzip bei den Abschreibungen lautet: „Sofort bezahlen, aber erst nach und nach von den Steuern absetzen.“ Je nach Art und Größe Ihres erworbenen Guts kann es Monate, Jahre oder gar Jahrzehnte dauern, bis Sie Ihre ursprüngliche Investition in voller Höhe steuerlich geltend machen können.

Als Unternehmer oder Unternehmerin möchten Sie sicherlich, dass Ihre Investitionen möglichst zeitnah berücksichtigt werden. Es lohnt sich daher, beliebte Abschreibungsarten zu nutzen, bei denen die ersten Abzugsbeträge am höchsten sind. Diese lernen Sie im Laufe des Artikels kennen.

Wo sind Abschreibungen im Gesetz geregelt?

Gesetzlich sind Abschreibungen in Deutschland im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt, insbesondere im § 253 HGB. Dieser Paragraf legt die handelsrechtlichen Grundlagen für die Bewertung von Vermögensgegenständen und damit auch für Ihre Abschreibungen fest. Es gibt abgesehen vom Handelsrecht aber auch einige steuerrechtliche Regelungen für Abschreibungen, die im Einkommensteuergesetz (EStG) und im Körperschaftsteuergesetz (KStG) zu finden sind.

Warum Abschreibung?

Abschreibung ist wichtig, weil sie es Unternehmen ermöglicht, den Wertverlust von Vermögensgegenständen systematisch zu erfassen und in der Buchhaltung abzubilden. Dies hat mehrere Vorteile: Erstens sorgt es für eine realistischere Darstellung der finanziellen Situation des Unternehmens.

Zweitens ermöglicht es eine bessere Planung und Budgetierung, da die Kosten der Vermögensgegenstände über ihre Nutzungsdauer verteilt werden. Drittens können durch Abschreibungen steuerliche Vorteile realisiert werden, da sie als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können.

Welche Gründe gibt es für Abschreibungen?

Die Abnutzungen beziehungsweise Wertminderungen Ihrer Vermögensgegenstände haben unterschiedliche Gründe:

• herkömmlicher Gebrauch
• zeitlich bedingter Verschleiß beziehungsweise Abnutzung
• Witterung und Extremwetter
• technischer Fortschritt beziehungsweise neue Versionen
• Ablauf von Nutzungsrechten

Die Wertminderung Ihrer Wirtschaftsgüter müssen Sie auch in der Buchhaltung in jeder Rechnungsperiode abschreiben, zum Beispiel monatlich, pro Quartal oder jährlich.

Was sind abschreibungspflichtige Gegenstände?

Abschreibungspflichtige Gegenstände sind dabei in etwa:

• Grundstücke
• Gebäude und Büros
• Maschinen und Anlagen
• Dienstfahrzeuge und Fuhrparks
• Betriebsausstattungen und -zubehör
• Werkzeuge
• Patente
• Lizenzen und Rechte

Wie funktioniert Abschreibung?

Abschreibung in der Buchhaltung ist ein essenzieller Prozess, der den Wertverlust von Vermögensgegenständen systematisch erfasst und dokumentiert. Dabei kommt oft eine spezielle Abschreibung-Formel zum Einsatz, die den Wertverlust über die Nutzungsdauer kalkuliert.

In der modernen Buchhaltung wird zunehmend auf digitale Abschreibung gesetzt, bei der spezialisierte Software-Tools den Prozess automatisieren und vereinfachen. Diese Tools können nicht nur den Abschreibungsbuchungssatz generieren, sondern auch komplexe Abschreibungspläne erstellen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Sie kaufen vor der Eröffnung Ihres Start-ups neue Büromöbel für das Office. Diese werden über die nächsten fünf Jahre hinweg linear abgeschrieben. Angenommen, der Anschaffungswert lag bei 10.000 Euro: In diesem Falle wird jährlich ein Betrag von 2.000 Euro als Abschreibung in der Buchhaltung verbucht.

Abschreibungsarten: Planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen

Zu den beiden gängigen Abschreibungsarten gehören:

Planmäßige Abschreibungen

Die in § 253 Abs. 3 HGB festgeschriebenen Abschreibungsregeln lauten, dass Sie bei Gegenständen Ihres Anlagevermögens die Anschaffungskosten planmäßig im Wert minimieren sollten. Damit verteilen Sie den Wert eines Wirtschaftsguts auf die betreffenden Geschäftsjahre, in denen Sie es auch nutzen.

Wenn Sie zum Beispiel eine Maschine für 10.000 Euro kaufen und für zehn Jahre fest nutzen, bevor Sie sie dann entsorgen, nehmen Sie in jedem der zehn Jahre jeweils eine Abschreibung von 1.000 Euro vor und schreiben die Maschine damit linear beziehungsweise planmäßig ab, wie im nächsten Kapitel erklärt.

Die zeitproportionale Abschreibung sowie die leistungsproportionale Abschreibung sind zwei Unterformen der planmäßigen Abschreibung.

Zeitproportionale Abschreibung

Diese Form der Abschreibung ist im Grunde genommen identisch mit der linearen Abschreibung. Der Wertverlust eines Vermögensgegenstands wird gleichmäßig über die gesamte Nutzungsdauer verteilt. Das heißt, jedes Jahr wird der gleiche Betrag abgeschrieben. Der Fokus liegt hier auf der Zeit, die ein Vermögensgegenstand genutzt wird.

Leistungsproportionale Abschreibung

Diese Methode ist vergleichbar mit der leistungsbezogenen Abschreibung. Hier wird der Wertverlust eines Vermögensgegenstands in Abhängigkeit von seiner tatsächlichen Nutzung abgeschrieben. Das ist beispielsweise bei Maschinen sinnvoll, die unterschiedlich intensiv genutzt werden. Der Fokus liegt hier auf der Leistung, die ein Vermögensgegenstand erbringt.

Beide Methoden sind Formen der planmäßigen Abschreibung, da sie den Wertverlust systematisch und im Voraus planbar abbilden. Sie unterscheiden sich hauptsächlich in der Art und Weise, wie der Wertverlust berechnet wird: entweder basierend auf der Zeit (zeitproportional) oder basierend auf der Leistung (leistungsproportional).

Außerplanmäßige Abschreibungen

Neben den planmäßigen Abschreibungen können Sie auch außerplanmäßige Abschreibungen vornehmen. Das ist in etwa der Fall, wenn der Wert eines Wirtschaftsguts langfristig sinkt, zum Beispiel bei Wertpapieren.

Bei dem Beispiel der Maschine wäre das der Fall, wenn diese beschädigt wird und Sie sie außerplanmäßig ersetzen müssen. Wenn sie zum Beispiel im vierten Jahr ihrer Nutzung kaputt geht, weist sie noch einen Restbuchwert von 7.000 Euro auf. Mit einer außerplanmäßigen Abschreibung können Sie die Maschine jetzt mit ihrem Restbuchwert von 7.000 Euro vollständig abschreiben.

Diese Abschreibungsmethoden gibt es

Neben diesen beiden Abschreibungsarten existieren noch eine Reihe unterschiedlicher Abschreibungsmethoden. Die zugehörige Abschreibungsmethode kann Ihre Buchhaltung meistens nicht frei auswählen, da die Gesetzgebung sie vorschreibt.

Viele AfA-Tabellen mit den entsprechenden Abschreibungen gelten für bestimmte Branchen, zum Beispiel Baugewerbe, Energiewirtschaft oder Nahrungsmittelherstellung. Höhe der Abschreibung im ersten Jahr sowie den Folgejahren variiert je nach Abschreibungsmethode. In der Regel wird auf die lineare Abschreibung gesetzt.

Im Folgenden erklären wir Ihnen die wichtigsten Abschreibungsmethoden:

Lineare Abschreibung

Bei der linearen Abschreibung verteilen Sie die Kosten eines Vermögensgegenstandes gleichmäßig über die Nutzungsdauer, wie im Beispiel oben erläutert. Dabei wird davon ausgegangen, dass sich ein Wirtschaftsgut (eine Maschine in etwa) gleichmäßig über die festgelegte Nutzungsdauer hinweg abnutzt, sie aber auch im selben Zeitraum regelmäßig zum Einsatz kommt. Damit ist der jährliche Abschreibungsbetrag immer gleich.

Degressive Abschreibung

Bei dieser alternativen Abschreibungsmethode schreiben Sie in jeder Periode einen festgelegten Prozentsatz des Restwertes vom Vorjahr ab. Bei diesem Prinzip sinkt die Abschreibungssumme also ständig und die ersten Nutzungsjahre werden stärker durch die Abschreibungen belastet.

Diese Methode kommt zum Einsatz, wenn Unternehmen in etwa Maschinen aus der Herstellung anfangs stärker nutzen und beanspruchen als in späteren Jahren. Bei dieser Methode schreiben Sie immer nur einen Teil des Restwertes ab. Damit sinkt der Wert niemals ganz auf 0.

Progressive Abschreibung

Hierbei handelt es sich um eine weitere alternative Abschreibungsmethode, die sich umgekehrt zur degressiven Abschreibung verhält. Sie führt über den Abschreibungszeitraum also zu jährlich steigenden Beträgen. Dies ist normalerweise nur selten der Fall, wie zum Beispiel bei Kraftwerken, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg sukzessive in Betrieb genommen und hochgefahren werden.

Gebrochene Abschreibung

Bei einer gebrochenen Abschreibung müssen Sie zwischen einem zeitbedingten und gebrauchsbedingten Verschleiß unterscheiden. Ein beliebtes Beispiel dafür sind abgeschriebene Firmenfahrzeuge. Ein Firmenwagen verliert zum einen im Laufe der Zeit an Wert.

Durch die regelmäßige Nutzung beziehungsweise den Verschleiß steigt der Wertverlust noch weiter. Der Zeitwert und die Abnutzung bedingen sich aber häufig gegenseitig. Damit ist diese Methode eher umstritten und findet seltener Anwendung.

Abschreibung nach Substanzwert

Eine Substanzwertabschreibung kommt dann zum Einsatz, wenn die tatsächliche Substanz eines Vermögensgegenstandes abnimmt. Bei einem Steinbruch oder Forst wird zum Beispiel regelmäßig Stein oder Holz abgebaut und die vorhandene Restmenge immer weiter reduziert. Damit nehmen auch das Volumen und der Wert der abgeschriebenen Güter ab.

Leistungsbezogene Abschreibung

Bei dieser flexiblen Methode, die auch als Leistungsabschreibung bezeichnet wird, verteilen Sie die Kosten eines Wirtschaftsguts in Abhängigkeit von seiner Leistung auf den Nutzungszeitraum. Damit wird die tatsächliche Abnutzung dieses Guts dargestellt, das je nach Substanz stärker oder schwächer ausfallen kann. Hierbei sollten Sie unter anderem die erwartete Nutzungsdauer und die Gesamtleistung einer Maschine oder Anlage kennen.

Kalkulatorische Abschreibung

Im Gegensatz zu den bilanzmäßigen Abschreibungen basiert diese Form der Abschreibungen auf der realen, verbrauchsbedingten Reduzierung der Vermögensgegenstände. Wenn Sie die besagte Maschine in etwa innerhalb der Abschreibungsfrist stilllegen, wird sie auf diesen Zeitraum abgeschrieben und nicht auf den festgelegten Nutzungszeitraum laut AfA-Liste.

Sonderfälle: Die Abschreibung von Gebäuden und geringfügigen Wirtschaftsgütern

Sie sind sich unsicher, ob Sie ein ganzes Gebäude abschreiben können? Oder kaufen geringfügige Wirtschaftsgüter und fragen sich, wie es sich in ihrem Falle mit der Abschreibung verhält? Dieses Kapitel beantwortet Ihre Fragen.

Abschreibung von Gebäuden

Nach der AfA-Liste können Sie auch ganze Gebäude abschreiben. Auch wenn der Wert eines Gebäudes (ein Bürokomplex oder eine Werkhalle) durch boomende Immobilienpreise in etwa steigt, gelten die Gebäudeabschreibungen weiterhin.

Die Abschreibung auf Gebäude stellt in Ihrer Kostenrechnung einen Teil Ihrer Gebäudekosten dar. Die Festlegung erfolgt dabei unabhängig von den Bilanzabschreibungen und gilt nur für betrieblich genutzte Gebäude.

Abschreibung geringfügiger Wirtschaftsgüter

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein Wirtschaftsgut mit einem Nettoanschaffungswert von bis zu 1.000 Euro. Für die Abschreibung von GWG müssen Sie besondere Bedingungen beachten:

• Alle Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro können Sie ohne Verzeichnis abschreiben. Dabei spricht man auch von einer Sofortabschreibung bzw. direkten Abschreibung.
• Geringwertige Wirtschaftsgüter unter 800 Euro können Sie mit Verzeichnis über die direkte Abschreibung sofort abschreiben.
• Wirtschaftsgüter mit einem Wert unter 250 Euro netto können Sie sofort absetzen.

Eine einmal festgelegte Abschreibungsmethode für einen Vermögensgegenstand können Sie im Nachhinein nicht mehr abändern.

Eine Abschreibung berechnen: So geht's

Zwei Größen sind entscheidende Komponenten für Ihre Abschreibungsbestimmung: die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer und die Anschaffungskosten. Mit diesen beiden Kennzahlen können Sie Ihre Abschreibung in Verbindung mit Ihrer gewählten Abschreibungsmethode berechnen. Beim folgenden Beispiel wenden wir die gängige lineare Abschreibung an.

Beispiel: Sie haben sich eine mobile Maschine für 15.000 Euro für Ihr Unternehmen gekauft. Diese wollen Sie fünf Jahre lang verwenden und linear abschreiben. Dabei teilen Sie die Anschaffungskosten durch die Nutzungsdauer. Daraus ergibt sich folgende Rechnung:

15.000 / 5 = 3.000

Durch den gleichmäßigen Abschreibungssatz reduzieren Sie den Restwert Ihrer Maschine jedes Jahr um 3.000 Euro, bis sie den finalen Wert 0 erreicht. Wollen Sie die Maschine darüber hinaus weiterhin nutzen, bleibt sie als Restwert von 1 Euro in Ihrer Bilanz bestehen.

Gründe für die Abschreibungen von Wirtschaftsgütern

Die Gründe für den Wertverlust Ihrer Wirtschaftsgüter können ganz unterschiedlich sein. Die wirtschaftliche Bedingung ist zum Beispiel der Fall, wenn der Vermögenswert durch den technischen Fortschritt überholt beziehungsweise nicht mehr mit aktuellen Technologien kompatibel ist.

Rechtliche Gründe hingegen treten auf, wenn die Rechte an einer Lizenz auslaufen oder die zulässige Nutzungsdauer abläuft. Witterungsbedingte Ursachen können z.B. sein, dass Maschinen in Ihrem Betrieb aufgrund von schlechtem Wetter Rost ansetzen.

Von einem verbrauchsbedingten Wertverlust ist die Rede, wenn sich Ihre Güter durch den normalen Gebrauch abnutzen. Zeitlich basierte Gründe schließlich schreiben Sie ab, wenn Vermögensgegenstände in Ihrem Unternehmen mit der Zeit durch Verschleiß an Wert verlieren.

Außerdem ist es sinnvoll, jährlich einen gewissen Betrag für neue Anschaffungen zurückzustellen. Wenn Sie ein Vermögensgut wirklich nicht mehr für betriebliche Zwecke nutzen können, müssen Sie in der Regel für einen Ersatz sorgen.

Wie wirkt sich eine Abschreibung auf die Bilanz bzw. den Gewinn von Unternehmen aus?

Eine Abschreibung hat direkte Auswirkungen sowohl auf die Bilanz als auch auf den Gewinn eines Unternehmens. In der Bilanz reduziert die Abschreibung den Buchwert der Vermögensgegenstände, was wiederum das Eigenkapital und somit die Bilanzsumme verringert.

Im Hinblick auf den Gewinn wirkt sich die Abschreibung als Betriebsausgabe aus, die das zu versteuernde Einkommen mindert. Das hat zur Folge, dass die Steuerlast des Unternehmens sinkt, was wiederum die Liquidität verbessert. Allerdings reduziert die Abschreibung auch den ausgewiesenen Gewinn, was bei der Gewinnausschüttung an Aktionäre bzw. Aktionärinnen oder bei der Kreditwürdigkeitsprüfung berücksichtigt werden muss.

Alle Wertminderungen beeinflussen direkt Ihr Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Deshalb müssen Sie die Abschreibungen auch in Ihren Bilanzen und in Ihren Gewinn- und Verlustrechnungen berücksichtigen. „Abschreiben” bedeutet also nichts anderes, als den Buchungswert Ihrer Vermögensgegenstände, Anschaffungskosten und Herstellungskosten jährlich und über die gesamte Nutzungsdauer hinweg zu reduzieren.

Was ist die AfA-Liste?

Für zahlreiche Vermögensgegenstände finden Sie die zugehörige Abschreibungsmethode und den erwarteten Nutzungszeitraum in der Abschreibungstabelle „AfA-Liste“ (Absetzung für die Abnutzung), die Ihnen ein gutes Richtmaß bietet.

In dieser gängigen Abschreibungstabelle wird zum Beispiel bestimmt, dass der Abschreibungszeitraum beziehungsweise die Nutzungsdauer für einen Pkw sechs Jahre beträgt. Für PCs und Laptops liegt die Dauer laut AfA bei drei Jahren und für Büromobiliar bei 13 Jahren.

Nach Ablauf dieser vorgeschriebenen Nutzungszeiträume ist der Vermögensgegenstand komplett abgeschrieben. In Ihren Bilanzen erscheint er dann nur noch als ein Restbuchwert von 0 Euro. Unabhängig von der Nutzungsdauer kann Ihr Wirtschaftsgut, also Ihr Computer oder Bürosessel, auch nach dem Ablauf dieses Zeitfensters noch funktionsfähig sein, sodass Sie ihn in Ihrem Betrieb weiterhin nutzen können.

Fazit: Die Bedeutung der Abschreibung im Unternehmenskontext

Abschreibung ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Buchhaltung, der den Wertverlust von Vermögensgegenständen systematisch erfasst. Sie beeinflusst sowohl die Bilanz als auch den Gewinn und ist daher entscheidend für die finanzielle Planung und Steueroptimierung. Moderne Software-Tools können den Prozess erheblich vereinfachen. Insgesamt trägt eine korrekte Abschreibung zur realistischen Darstellung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens bei.

Titelbild: wichayada suwanachun / iStock / Getty Images Plus