Unternehmer und Unternehmerinnen kennen das: In ihren Bilanzen treten regelmäßig Abschreibungen für Vermögenswerte auf, vom Büromaterial bis zur Werkhalle. Doch welche Formen der Abschreibungen gibt es überhaupt? Wie lange läuft ein Abschreibungsbetrag? Was ist die AfA?

Wir erläutern Ihnen die wichtigsten Methoden zur Abschreibung Ihres Anlagevermögens und Ihrer Anschaffungen.

Download: Kostenloser Leitfaden für moderne Buchhaltung

Mit den Abschreibungen gehen nahezu unerschöpfliche Abschreibungsmöglichkeiten einher, die sich für Ihr Unternehmen ebenso ergeben wie für Selbstständige und Freiberufler. In der Praxis sieht das aber häufig anders aus.

Das Grundprinzip bei den Abschreibungen lautet: „Sofort bezahlen, aber erst nach und nach von den Steuern absetzen.“ Je nach Art und Größe Ihres erworbenen Guts kann es Monate, Jahre oder gar Jahrzehnte dauern, bis Sie Ihre ursprüngliche Investition in voller Höhe steuerlich geltend machen können.

Als Unternehmer oder Unternehmerin möchten Sie sicherlich, dass Ihre Investitionen möglichst zeitnah berücksichtigt werden. Deswegen nutzen Sie beliebte Abschreibungsarten, bei denen die ersten Abzugsbeträge am höchsten sind.

Anschaffung und Anlagegut: Ein Überblick

Abschreibungen treten immer dann auf, wenn das Vermögen Ihres Unternehmens gemindert wird. Die meisten betrieblichen Vermögensgegenstände verlieren über die Zeit an Wert. Das betrifft zum Beispiel gängige Abnutzungen von Werkzeugen, Maschinen, Fahrzeugen oder Gebäuden.

Auch immaterielle Werte wie Patente oder Nutzungsrechte können davon betroffen sein. Je nach der Art des Wertverlustes können Sie unterschiedliche Abschreibungsarten beziehungsweise Berechnungsmethoden für Ihre Buchhaltung anwenden.

Grundsätzlich wirken sich Abschreibungen immer gewinn- als auch steuermindernd aus, weshalb viele Unternehmen diese am liebsten kurzfristig und regelmäßig vornehmen. Das Ziel einer Abschreibung ist es, stets den Wert der abzuschreibenden Güter auf 0 oder einen geringen Restwert zu minimieren.

Alle diese Wertminderungen beeinflussen direkt Ihr Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Deshalb müssen Sie die Abschreibungen auch in Ihren Bilanzen und in Ihren Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) berücksichtigen. „Abschreiben” bedeutet also nichts anderes, als den Buchungswert Ihrer Vermögensgegenstände, Anschaffungskosten und Herstellungskosten jährlich und über die gesamte Nutzungsdauer hinweg zu reduzieren.

Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten Ihrer Wirtschaftsgüter können Sie über die gesamte Nutzungsperiode hinweg planmäßig oder außerplanmäßig abschreiben.

Warum und was abschreiben?

Die Abnutzungen beziehungsweise Wertminderungen Ihrer Vermögensgegenstände haben unterschiedliche Gründe:

  • herkömmlicher Gebrauch
  • zeitlich bedingter Verschleiß beziehungsweise Abnutzung
  • Witterung und Extremwetter
  • technischer Fortschritt beziehungsweise neue Versionen
  • Ablauf von Nutzungsrechten

Die Wertminderung Ihrer Wirtschaftsgüter müssen Sie auch in der Buchhaltung in jeder Rechnungsperiode abschreiben, zum Beispiel monatlich, pro Quartal oder jährlich.

Abschreibungspflichtige Gegenstände sind dabei in etwa:

  • Grundstücke
  • Gebäude und Büros
  • Maschinen und Anlagen
  • Dienstfahrzeuge und Fuhrparks
  • Betriebsausstattungen und -zubehör
  • Werkzeuge
  • Patente
  • Lizenzen und Rechte

Gründe für die Abschreibungen von Wirtschaftsgütern

Die Gründe für den Wertverlust Ihrer Wirtschaftsgüter können ganz unterschiedlich sein. Die wirtschaftliche Bedingung ist zum Beispiel der Fall, wenn der Vermögenswert durch den technischen Fortschritt überholt beziehungsweise nicht mehr mit aktuellen Technologien kompatibel ist.

Rechtliche Gründe hingegen treten auf, wenn die Rechte an einer Lizenz auslaufen oder die zulässige Nutzungsdauer abläuft. Witterungsbedingte Ursachen können sein, wenn Maschinen in Ihrem Unternehmen aufgrund schlechten Wetters Rost ansetzen.

Von einem verbrauchsbedingten Wertverlust ist die Rede, wenn sich Ihre Güter durch den normalen Gebrauch abnutzen. Zeitlich basierte Gründe schließlich schreiben Sie ab, wenn Vermögensgegenstände in Ihrem Unternehmen mit der Zeit durch Verschleiß an Wert verlieren.

Außerdem ist es sinnvoll, jährlich einen gewissen Betrag für neue Anschaffungen zurückzustellen. Wenn Sie ein Vermögensgut wirklich nicht mehr für betriebliche Zwecke nutzen können, müssen Sie in der Regel für einen Ersatz sorgen.

Was ist die AfA-Liste?

Für zahlreiche Vermögensgegenstände finden Sie die zugehörige Abschreibungsmethode und den erwarteten Nutzungszeitraum in der Abschreibungstabelle „AfA-Liste“ (Absetzung für die Abnutzung), die Ihnen ein gutes Richtmaß bietet.

In dieser gängigen Abschreibungstabelle wird zum Beispiel bestimmt, dass der Abschreibungszeitraum beziehungsweise die Nutzungsdauer für einen Pkw sechs Jahre beträgt. Für PCs und Laptops liegt die Dauer laut AfA bei drei Jahren und für Büromobiliar bei 13 Jahren.

Nach Ablauf dieser vorgeschriebenen Nutzungszeiträume ist der Vermögensgegenstand komplett abgeschrieben. In Ihren Bilanzen erscheint er dann nur noch als ein Restbuchwert von 0 Euro. Unabhängig von der Nutzungsdauer kann Ihr Wirtschaftsgut, also Ihr Computer oder Bürosessel, auch nach dem Ablauf dieses Zeitfensters noch funktionsfähig sein, sodass Sie ihn in Ihrem Betrieb weiterhin nutzen können.

Abschreibung von Gebäuden

Nach der AfA-Liste können Sie sogar ganze Gebäude abschreiben. Auch wenn der Wert eines Gebäudes (ein Bürokomplex oder eine Werkhalle) durch boomende Immobilienpreise in etwa steigt, gelten die Gebäudeabschreibungen weiterhin.

Die Abschreibung auf Gebäude stellt in Ihrer Kostenrechnung einen Teil Ihrer Gebäudekosten dar. Die Festlegung erfolgt dabei unabhängig von den Bilanzabschreibungen und gilt nur für betrieblich genutzte Gebäude.

Arten der Abschreibung

Zu den beiden gängigen Abschreibungsarten gehören:

Planmäßige Abschreibungen

Die in § 253 Abs. 3 HGB festgeschriebenen Abschreibungsregeln lauten, dass Sie bei Gegenständen Ihres Anlagevermögens die Anschaffungskosten planmäßig im Wert minimieren sollten. Damit verteilen Sie den Wert eines Wirtschaftsguts auf die betreffenden Geschäftsjahre, in denen Sie es auch nutzen.

Wenn Sie zum Beispiel eine Maschine für 10.000 Euro kaufen und für zehn Jahre fest nutzen, bevor Sie sie dann entsorgen, nehmen Sie in jedem der zehn Jahre jeweils eine Abschreibung von 1.000 Euro vor und schreiben die Maschine damit linear beziehungsweise planmäßig ab, wie im nächsten Kapitel erklärt.

Außerplanmäßige Abschreibungen

Neben den planmäßigen Abschreibungen können Sie auch außerplanmäßige Abschreibungen vornehmen. Das ist in etwa der Fall, wenn der Wert eines Wirtschaftsguts langfristig sinkt, zum Beispiel bei Wertpapieren.

Bei dem Beispiel der Maschine wäre das der Fall, wenn diese beschädigt wird und Sie sie außerplanmäßig ersetzen müssen. Wenn sie als Beispiel im vierten Jahr ihrer Nutzung kaputt geht, weist sie noch einen Restbuchwert von 7.000 Euro auf. Mit einer außerplanmäßigen Abschreibung können Sie die Maschine jetzt mit ihrem Restbuchwert von 7.000 Euro vollständig abschreiben.

Diese Abschreibungsmethoden gibt es

Neben diesen beiden Abschreibungsarten existieren noch eine Reihe unterschiedlicher Abschreibungsmethoden. Die zugehörige Abschreibungsmethode kann Ihre Buchhaltung meistens nicht frei auswählen, da die Gesetzgebung sie vorschreibt.

Viele AfA-Tabellen mit den entsprechenden Abschreibungen gelten für bestimmte Branchen, zum Beispiel Baugewerbe, Energiewirtschaft oder Nahrungsmittelherstellung. In der Regel wird auf die lineare Abschreibung gesetzt.

Im Folgenden erklären wie Ihnen die wichtigsten Abschreibungsmethoden:

Lineare Abschreibung

Bei der linearen Abschreibung verteilen Sie die Kosten eines Vermögensgegenstandes gleichmäßig über die Nutzungsdauer, wie im Beispiel oben erläutert. Dabei wird davon ausgegangen, dass sich ein Wirtschaftsgut (eine Maschine in etwa) gleichmäßig über die festgelegte Nutzungsdauer hinweg abnutzt, sie aber auch im selben Zeitraum regelmäßig zum Einsatz kommt.

Degressive Abschreibung

Bei dieser alternativen Abschreibungsmethode schreiben Sie in jeder Periode einen festgelegten Prozentsatz des Restwertes vom Vorjahr ab. Bei diesem Prinzip sinkt die Abschreibungssumme also ständig und die ersten Nutzungsjahre werden stärker durch die Abschreibungen belastet.

Diese Methode kommt gern zum Einsatz, wenn Unternehmen in etwa Maschinen aus der Herstellung anfangs stärker nutzen und beanspruchen als in späteren Jahren. Bei dieser Methode schreiben Sie immer nur einen Teil des Restwertes ab. Damit sinkt der Wert niemals ganz auf 0.

Progressive Abschreibung

Hierbei handelt es sich um eine weitere alternative Abschreibungsmethode, die sich umgekehrt zur degressiven Abschreibung verhält. Sie führt über den Abschreibungszeitraum also zu jährlich steigenden Beträgen. Dies ist normalerweise nur selten der Fall, wie zum Beispiel bei Kraftwerken, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg sukzessive in Betrieb genommen und hochgefahren werden.

Gebrochene Abschreibung

Bei einer gebrochenen Abschreibung müssen Sie zwischen einem zeitbedingten und gebrauchsbedingten Verschleiß unterscheiden. Ein beliebtes Beispiel dafür sind abgeschriebene Firmenfahrzeuge. Ein Firmenwagen verliert zum einen im Laufe der Zeit an Wert.

Durch die regelmäßige Nutzung beziehungsweise den Verschleiß steigt der Wertverlust noch weiter. Der Zeitwert und die Abnutzung bedingen sich aber häufig gegenseitig. Damit ist diese Methode eher umstritten und findet seltener Anwendung.

Abschreibung nach Substanzwert

Eine Substanzwertabschreibung kommt dann zum Einsatz, wenn die tatsächliche Substanz eines Vermögensgegenstandes abnimmt. Bei einem Steinbruch oder Forst wird zum Beispiel regelmäßig Stein oder Holz abgebaut und die vorhandene Restmenge immer weiter reduziert. Damit nehmen auch das Volumen und der Wert der abgeschriebenen Güter ab.

Leistungsbezogene Abschreibung

Bei dieser flexiblen Methode verteilen Sie die Kosten eines Wirtschaftsguts in Abhängigkeit von seiner Leistung auf den Nutzungszeitraum. Damit wird die tatsächliche Abnutzung dieses Guts dargestellt, das je nach Substanz stärker oder schwächer ausfallen kann. Hierbei sollten Sie unter anderem die erwartete Nutzungsdauer und die Gesamtleistung einer Maschine oder Anlage kennen.

Kalkulatorische Abschreibung

Im Gegensatz zu den bilanzmäßigen Abschreibungen basiert diese Form der Abschreibungen auf der realen, verbrauchsbedingten Reduzierung der Vermögensgegenstände. Wenn Sie die besagte Maschine in etwa innerhalb der Abschreibungsfrist stilllegen, wird sie auf diesen Zeitraum abgeschrieben und nicht auf den festgelegten Nutzungszeitraum laut AfA-Liste.

Abschreibung geringfügiger Wirtschaftsgüter

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein Wirtschaftsgut mit einem Nettoanschaffungswert von bis zu 1.000 Euro. Für die Abschreibung von GWG müssen Sie besondere Bedingungen beachten:

  • Alle Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro können Sie ohne Verzeichnis abschreiben.
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter unter 800 Euro können Sie mit Verzeichnis sofort abschreiben.
  • Wirtschaftsgüter mit einem Wert unter 250 Euro netto können Sie sofort absetzen.

Eine einmal festgelegte Abschreibungsmethode für einen Vermögensgegenstand können Sie im Nachhinein nicht mehr abändern.

Eine Abschreibung berechnen

Zwei Größen sind entscheidende Komponenten für Ihre Abschreibungsbestimmung: der Nutzungszeitraum und die Anschaffungskosten. Mit diesen beiden Kennzahlen können Sie Ihre Abschreibung in Verbindung mit Ihrer gewählten Abschreibungsmethode berechnen. Beim folgenden Beispiel nehmen wir die gängige lineare Abschreibung.

Beispiel: Sie haben sich eine mobile Maschine für 15.000 Euro für Ihr Unternehmen gekauft. Diese wollen Sie fünf Jahre lang verwenden und linear abschreiben. Dabei teilen Sie die Anschaffungskosten durch die Nutzungsdauer. Daraus ergibt sich folgende Rechnung:

15.000 / 5 = 3.000

Durch die gleichmäßige beziehungsweise lineare Abschreibung reduzieren Sie den Restwert Ihrer Maschine jedes Jahr um 3.000 Euro, bis sie den finalen Wert 0 erreicht. Wollen Sie die Maschine darüber hinaus weiterhin nutzen, bleibt sie als Restwert von 1 Euro in Ihrer Bilanz bestehen.

New call-to-action

Titelbild: wichayada suwanachun / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 31. Dezember 2021, aktualisiert am August 22 2022

Themen:

Buchhaltung