Was ist eine Rechnungsabgrenzung? Arten und Beispiele

Themen wie Buchhaltung und Rechnungsabgrenzung empfinden Sie als lästig und langweilig? Dann ist dieser Beitrag für Sie genau das Richtige. Hier erfahren Sie, welche Bedeutung diese Aufgaben für Ihr Unternehmen haben und wie Sie sie effizient und professionell umsetzen. So fällt es Ihnen leichter, Ihre Buchführung zu optimieren und mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben zu haben.

Welche Arten der Rechnungsabgrenzung gibt es?

Grundsätzlich werden die Rechnungsabgrenzungsposten in transitorische und antizipative Posten unterschieden. Transitorische Posten sind solche, bei denen eine Zahlung im laufenden Geschäftsjahr und die Leistung erst im kommenden Jahr erfolgt. Sie bestehen hierbei aus aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten.

Demgegenüber sind antizipative Posten solche, bei denen die Leistung im laufenden Jahr und die Zahlung im kommenden Jahr erfolgt. Sonstige Verbindlichkeiten haben Sie zu leisten, sonstige Forderungen jemand anders. Bei der Betrachtung der verschiedenen Arten der Rechnungsabgrenzung ist somit entscheidend, zu welchem Zeitpunkt eine Leistung beziehungsweise Zahlung erfolgt.

Unterschied aktive und passive Rechnungsabgrenzung

Bei der Rechnungsabgrenzung wird grundsätzlich zwischen aktiven und passiven Posten beziehungsweise aktiver Rechnungsabgrenzung (ARA, die Posten werden ARAP abgekürzt) und passiver Rechnungsabgrenzung (PRAP) unterschieden. Solche Geschäftsvorfälle sind Teil der transitorischen Posten. Das sind solche, bei denen die Zahlung für das kommende Geschäftsjahr bereits im Laufenden erfolgt. Wie und wo die aktive Rechnungsabgrenzung angebracht ist, ist im § 250 HGB und im § 5 Abs. 5 EStG geregelt.

Die aktive Rechnungsabgrenzung bezieht sich hierbei auf Sie und Ihr Unternehmen. Sie zahlen somit bereits heute für Leistungen, die erst im nächsten Jahr erbracht werden. Die passive Rechnungsabgrenzung nimmt demgegenüber die Kunden- und Kundinnenseite in den Blick. Diese zahlen somit bereits im kommenden Geschäftsjahr für Leistungen, die Sie erst im kommenden Jahr erbringen.

Wann wird eine Rechnung abgegrenzt?

Es gibt verschiedene Situationen, in denen eine Rechnung abgegrenzt wird. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn Mieten für Geschäftsräume im Voraus zu zahlen sind. Wenn Sie beispielsweise die Miete für November-Januar zahlen, dann liegen zwei Monate im laufenden Geschäftsjahr und einer jenseits des Bilanzstichtages im kommenden Jahr. Somit muss die Rechnung abgegrenzt werden. Hierbei handelt es sich um eine aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP).

Ein Beispiel für eine passive Rechnungsabgrenzung (PRAP) sind Abonnements. Hier zahlt ein Kunde oder eine Kundin beispielsweise im Dezember des aktuellen Geschäftsjahres den Jahresbetrag für eine Zeitschrift oder ein Streaming-Angebot, bekommt die Leistungen aber erst monatlich (Zeitschrift) oder bis zum Ablauf des Abonnements (Streaming) im kommenden Jahr geboten.

Die Rechnungsabgrenzung in der Bilanz

Wozu brauchen Sie eine Rechnungsabgrenzung? Nicht in allen Unternehmen entspricht das Wirtschaftsjahr beziehungsweise die Buchungsperiode auch dem Kalenderjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel im Juli gegründet wurde, weicht das Wirtschaftsjahr entsprechend vom laufenden Kalenderjahr ab. Dieses zweite Halbjahr ist ein sogenanntes „Rumpfjahr“. So wird es genannt, weil Ihr Geschäftsjahr kein vollständiges Kalenderjahr ist.

In den Bilanzen existiert der Grundsatz einer „periodengerechten Buchung“. Das bedeutet nichts weiter, als dass nur Aufwendungen berücksichtigt werden, die Sie auf das entsprechende Wirtschaftsjahr beziehungsweise diese Periode zuordnen können. Ist dies nicht möglich, greift die Rechnungsabgrenzung.

Damit werden die korrekte Zuordnung und Abgrenzung der Aufwendungen ermöglicht, auch wenn ein Geschäftsjahr vom Kalenderjahr abweicht und sich über einen Zeitraum von zwei Kalenderjahren erstreckt, zum Beispiel vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahres.

Rechnungsabgrenzungen berechnen

Zum Abschlussstichtag muss Ihr Unternehmen die Ausgaben, die dem neuen Geschäftsjahr zugewiesen wurden, als ARAP auf der Aktivseite der Bilanz buchen.

Sobald eine neue Periode startet, müssen alle aktiven Rechnungsabgrenzungsposten durch eine Umbuchung auf das entsprechende Konto für die neue Periode aufgelöst werden. Die 5.000 Euro Büromiete aus dem obigen Beispiel würden in diesem Falle als aktive Rechnungsabgrenzungsposten verbucht werden.

In der Praxis ist es so, dass viele Unternehmen die Rechnungsabgrenzungsposten nicht unmittelbar, sondern erst zum Ende des Geschäftsjahres auflösen. Das ist gerade bei großen Posten oft jedoch ein Problem.

Deswegen ist es im Namen der Übersichtlichkeit, Vollständigkeit und Korrektheit empfehlenswert, die Auflösung der einzelnen Posten monatlich oder quartalsweise vorzunehmen und nicht erst bis zum Jahresabschluss zu warten.

Die aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP) anhand eines Beispiels

Für eine Zahlung im alten Jahr müssen Sie einen Buchungssatz „Aktive Rechnungsabgrenzung“ gegenüber der Bank erstellen. Sobald der Aufwand im Folgejahr erfolgt ist, können Sie diesen Betrag aus dem aktiven Rechnungsabgrenzungsposten auf ein entsprechendes Konto umbuchen und diesen Rechnungsabgrenzungsposten wieder auflösen.

Durch die Verbuchung eines Ertrags auf das Aufwandskonto wird die vorherige Buchung ausgeglichen – und durch die aktive Rechnungsabgrenzung wird diese Buchung gleichzeitig der entsprechenden Periode zugewiesen.

Populäre Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungen sind Vorauszahlungen für Mieten, Versicherungen oder Leasinggebühren.

Im Falle der Miete könnte folgendes Szenario auftreten: Sie bezahlen Ihre Büromiete quartalsweise und überweisen für die Monate November bis Januar im Voraus 15.000 Euro. Da im Januar ein neues Geschäftsjahr beginnt, tritt hier mit einer Monatsmiete von 5.000 Euro für den Januar eine aktive Rechnungsabgrenzung in Kraft.

Die passive Rechnungsabgrenzung (PRAP) anhand eines Beispiels

Die passive Rechnungsabgrenzung (PRAP) ist das genaue Gegenteil. Hierbei haben Sie bereits Zahlungen geleistet, die nicht nur das aktuelle Geschäftsjahr betreffen, sondern erst nach dem Bilanzstichtag Erträge einbringen. Ein häufiges Beispiel sind Lizenzen für eine Software, die ein ganzes Jahr gültig sind. Damit ist ein Teil der Zahlung erst später zuzuordnen.

Die PRAP ist auch als Leistungsverpflichtung bekannt, da es sich um Einnahmen handelt, deren Ertrag erst nach dem Bilanzstichtag erfolgt. Wenn zum Beispiel ein Vermieter oder eine Vermieterin eine Mietzahlung im Voraus erhält, müssen sie diese Aufwendung der passiven Rechnungsabgrenzung zuordnen. Auch Anzahlungen und Abonnements fallen unter die passive Rechnungsabgrenzung.

Unterschied zwischen aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung

Die Rechnungsabgrenzungsposten sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Bilanzen. Zahlungen werden dabei jeweils der richtigen Periode zugewiesen, damit Sie immer eine korrekte Buchführung vorlegen können. Dabei wird zwischen der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzung unterschieden.

Bei der aktiven Rechnungsabgrenzung werden Beträge bezahlt, die nicht nur das aktuelle Geschäftsjahr betrachten, sondern bereits das kommende. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Miete oder eine Versicherung für ein ganzes Jahr im Voraus bezahlen. Durch die aktive Rechnungsabgrenzung stellen Sie in diesem Falle fest, welcher Teil einer Zahlung auf das aktuelle Geschäftsjahr entfällt und welcher Teil auf das kommende.

Der Zweck der Rechnungsabgrenzungsposten

Die Rechnungsabgrenzung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung, wenn es um den Abschluss einer bestimmten Rechnungsperiode geht, wie beispielsweise beim Jahresabschluss. Dabei müssen Sie alle Werte aus der Gewinn- und Verlustrechnung eindeutig einer bestimmten Rechnungsperiode, wie einem Quartal oder einem gesamten Geschäftsjahr, zuweisen.

Außerdem können Sie Ihr Unternehmen durch einen genauen Rechnungsabgrenzungsposten absichern, damit fällige Steuern für einen bestimmten Zeitraum wahrheitsgemäß ans Finanzamt überwiesen werden. Die Gesetzgebung verhindert dadurch Gewinnmanipulationen, die Unternehmen durch eine absichtliche Verzögerung von Einnahmen und Vorauszahlungen vornehmen könnten.

Ein Beispiel für eine aktive Rechnungsabgrenzung ist, wenn Sie am 31. Dezember Ihre Büromiete für den Januar bezahlen.

Doch nicht nur Mieten, sondern auch auf Gehälter, Versicherungen, Nebenkosten oder Leasingraten, die meist zum Monatsende anfallen, sind ein Fall für die aktive Rechnungsabgrenzung.

Rückstellungen, sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen

Rückstellungen sind bei den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten immer ein empfindliches Thema. Es muss exakt unterschieden werden, ob es sich um eine Rückstellung oder um sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen handelt.

Rückstellungen liegen vor, wenn eine Leistung noch im aktuellen Jahr erbracht wird, der Aufwand dagegen noch unbekannt ist. In diesem Fall wurden noch keine Zahlungen getätigt. Bei den sonstigen Verbindlichkeiten und Forderungen ist die Höhe eines Gesamtbetrags schon bekannt. Allerdings wurden noch keine Zahlungen getätigt, beispielsweise weil ein längeres Zahlungsziel vereinbart wurde.

Damit sind Rückstellungen das Gegenstück zum ARAP, wobei die Ausgaben zum alten Jahr, die Aufwände dagegen zum neuen Jahr zählen.

Fazit: Die Rechnungsabgrenzung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung

Die aktive und passive Rechnungsabgrenzung sind für die Buchführung essenziell. Sie müssen zwischen dem Zeitpunkt der Leistung und dem Zeitpunkt der Zahlung klar unterscheiden. Zudem ist es relevant, ob Sie eine Leistung erbringen oder selbst in Anspruch nehmen. In kleineren Unternehmen genügt es gelegentlich, die Rechnungsabgrenzung manuell vorzunehmen, bei großen Betrieben mit zahlreichen Vorgängen sind hingegen digitale Tools eine gute Unterstützung bei der Buchführung.

 

Titelbild: LumiNola / iStock / Getty Images Plus