Auftragsbestätigung: Das sollten Sie beim Schreiben beachten

Ein Deal ist ein Deal. Per Handschlag bestätigt reicht das unter ehrbaren Kaufleuten aus. Denken Sie so? Dann haben Sie wohl sehr viel Vertrauen in Ihre Geschäftskontakte sowie Kundschaft. Allerdings genügt das im harten Business leider nicht. Besser ist es, wenn Sie jeden Auftrag mit einer Auftragsbestätigung absichern.

Wir fassen für Sie zusammen, was eine Auftragsbestätigung ausmacht, was Sie dabei zu beachten haben, und geben Ihnen eine Vorlage zum Verfassen.

So schreiben Sie eine Auftragsbestätigung

Damit es möglichst zu keinem Missverständnis und/oder Missverhältnis kommt, müssen Sie beim Text der Auftragsbestätigung auf ein paar Besonderheiten achten. Wenn Sie sich an diese Vorlage halten, die Sie dann per Brief oder per E-Mail versenden, vergessen Sie nichts.

Folgende Angaben müssen Sie in der schriftlichen Bestätigung eines Auftrages machen:

• Anschrift des Auftraggebers — bei Unternehmen sollten Sie die direkte Ansprechperson zusätzlich angeben.
• vollständige Adressdaten Ihres Unternehmens inklusive Ihrer Kontaktdaten (wenn Sie die Ansprechperson sind)
• Kundennummer oder Vertragsnummer, falls vorhanden
• Auftragsnummer beziehungsweise Auftragsbestätigungsnummer
• Datum, an dem die Auftragsbestätigung erstellt wurde
• detaillierte Beschreibung des Auftrages und der einzelnen Posten; achten Sie hierbei auf Mengenangaben und Einzelpreise.
• Weisen Sie Rabatte und andere Nachlässe in der Auftragsbestätigung genau aus.
• Zusatzkosten wie Versand- und Verpackungskosten sind extra anzugeben.
• Nennen Sie den Netto- und den Bruttobetrag des Auftrages. Weisen Sie die Höhe der Umsatzsteuer (umgangssprachlich Mehrwertsteuer) aus.
• Liefertermin (bei einer Ware) oder Lieferzeitraum (beispielsweise bei einer Dienstleistung wie Consulting) sind ebenso zu kommunizieren.
• Nennen Sie die Zahlungsbedingungen, besonders wenn es spezielle Vereinbarungen gibt.

Des Weiteren können Sie den Inhalt der Auftragsbestätigung um folgende Punkte erweitern:

• Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens
• Bezugnahme auf einen bestehenden Vertrag oder ein bereits verfasstes Angebot
• Integrieren Sie einen Eigentumsvorbehalt, den Gerichtsstand und einen Verweis auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).
• Am Anfang Ihres Textes kann eine Grußformel („Sehr geehrte(r) Herr/Frau X“) und am Ende eine Dankesformel („Ich bedanke mich für Ihre Bestellung“) stehen.
• Schließen Sie die Auftragsbestätigung mit einer Unterschrift ab.

Hinweis: Unzählige Muster für eine schöne Auftragsbestätigung finden Sie im Internet. Manche davon sind kostenlos, für andere müssen Sie bezahlen. Im Idealfall setzen Sie eine Buchhaltungssoftware ein, mit der Sie ganz GoBD-konform Ihren „Vertrag“ verfassen (GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Wie erfolgt eine Auftragsbestätigung?

Nehmen Sie einen Auftrag (zum Beispiel für eine Dienstleistung) oder eine Bestellung (beispielsweise für Produkte) an, verfassen Sie eine schriftliche Bestätigung. Dies kann per Brief erfolgen oder als E-Mail.

Bei einer Auftragsbestätigung per E-Mail gilt es als üblich, dem „elektronischen Brief“ ein Dokument im Word-, Excel- und/oder PDF-Format anzuhängen.

Wann ist eine Auftragsbestätigung notwendig?

Die schriftliche Annahme eines Auftrages beziehungsweise einer Bestellung hat mehrere Gründe. Der wichtigste ist: Sie fassen als Auftragnehmer für den Auftraggeber alle Gegenstände Ihrer Leistung zusammen, damit es zu keinen Missverständnissen bei der Lieferung kommt.

Vor der Auftragsbestätigung gab es wahrscheinlich ein Verkaufsgespräch inklusive einer Bedarfsanalyse und eventuell ein schriftliches Angebot. Kommt es zu Veränderungen beim Angebot, fassen Sie mit der Auftragsbestätigung alle Anpassungen zusammen, damit beide Parteien — Sie und Ihr Kunde beziehungsweise Ihre Kundin — auf dem gleichen Stand sind.

Der Inhalt einer Auftragsbestätigung ist der Beweis über die Abmachungen wie Liefermenge, Preis, Lieferzeitraum, besondere Konditionen und weitere essenzielle Bestandteile.

Eine Auftragsbestätigung stellt somit eine wichtige Grundlage für eine professionelle Annahme eines Auftrages beziehungsweise einer Bestellung dar, um mögliche Probleme aus dem Weg zu räumen — Probleme, die im schlimmsten Fall in teuren Rechtsstreitigkeiten enden können und unter Umständen die Zukunft Ihres Unternehmens gefährden.

Deshalb sollten nicht nur große Firmen, sondern auch Selbstständige sowie kleine und mittelständische Unternehmen für jeden Deal eine saubere Auftragsbestätigung schreiben.

Wie verbindlich ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung unterstreicht eine Willenserklärung und kann rechtlich bindend sein. Allerdings haben Sie ein paar Fallstricke zu beachten, zum Beispiel, wenn es bereits einen Vertrag zwischen der auftraggebenden und der auftragnehmenden Partei gibt.

Nichtsdestotrotz müssen Sie eine Auftragsbestätigung wie einen „echten“ Vertrag in Ihren Unterlagen sicher und immer abrufbar ablegen. Auf diese Weise können Sie und Ihre Kollegen und Kolleginnen jederzeit die Vereinbarungen des Auftrages und die Annahme nachvollziehen. Und kommt es zu dem Fall, dass Punkte unklar und strittig sind, haben Sie die Möglichkeit, sich auf die schriftliche Vereinbarung zu berufen.

Auftragsbestätigung? Auf jeden Fall!

Ob Sie harte Preisverhandlungen geführt haben oder theoretisch alles klar erscheint: „Wer schreibt, der bleibt“, heißt es im Volksmund. Besonders im geschäftlichen Kontext ist es wichtig, dass Sie Ihre Deals nicht nur mündlich und per Handschlag besiegeln.

Halten Sie alles so detailliert wie möglich fest, um Angebote und Vereinbarungen in trockene, rechtlich sichere Tücher zu bringen. Die Auftragsbestätigung stellt dabei eine wichtige Grundlage dar: Auftraggebende und Auftragnehmende sichern sich bis zu einem gewissen Grad ab, wobei gleichzeitig die ideale Basis für eine professionelle Zusammenarbeit geschaffen wird.

Titelbild: Lyndon Stratford / iStock / Getty Images Plus