Beschäftigungsgrad: So berechnen Sie die Auslastung Ihres Unternehmens

Ihrem Unternehmen steht eine bestimmte Kapazität zur Verfügung. Das betrifft Ihre Belegschaft ebenso wie die Maschinen und Produktionsmittel, mit denen Sie arbeiten. Je besser Sie diese Kapazitäten ausnutzen, desto erfolgreicher wird Ihr Betrieb und desto höhere Gewinne erzielen Sie.

Ein wichtiger Gradmesser, um zu bestimmen, wie optimal Sie Ihre Kapazitäten ausnutzen, ist der sogenannte Beschäftigungsgrad.

Das sollten Sie über den Beschäftigungsgrad wissen

Der Beschäftigungsgrad ist eine wichtige Kenngröße, die Ihnen Auskunft darüber gibt, wie produktiv Ihr Unternehmen arbeitet. Der Beschäftigungsgrad darf weder zu hoch noch zu niedrig sein.

Das zeigt sich am Beispiel der Auslastung Ihrer Belegschaft. Wenn der Beschäftigungsgrad bei 100 Prozent liegt, sind alle Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vollständig in Aufgaben eingebunden. Kommt es zu Krankheitsfällen oder geht jemand in den Urlaub, kommt es automatisch zu Verzögerungen und Störungen in den Prozessabläufen.

Ein zu niedriger Beschäftigungsgrad weist hingegen darauf hin, dass Sie Ihre vorhandenen Kapazitäten nicht voll ausnutzen. Das ist vor allem in Bezug auf die Auslastung Ihrer Maschinen ein Nachteil: Wenn Sie beispielsweise 4.000 Einheiten produzieren könnten, aber nur 2.000 Einheiten wirklich herstellen, nutzen Sie Ihre Möglichkeiten nicht aus. Die Folge sind höhere Stückkosten und daraus resultierende geringere Gewinnmargen. Streben Sie daher einen möglichst hohen Beschäftigungsgrad von 80 bis 90 Prozent an.

Bewahren Sie sich aber immer einen gewissen Puffer bei der Beschäftigung. Eine Vollbeschäftigung Ihrer Belegschaft sollten Sie ebenso vermeiden wie eine vollständige Kapazitätsauslastung Ihrer Maschinen.

Den Beschäftigungsgrad ermitteln

Die Beschäftigungsgrad-Formel hilft Ihnen dabei, den Beschäftigungsgrad Ihres Unternehmens zu ermitteln. Abhängig von der Bezugsgröße benötigen Sie unterschiedliche Werte.

Um den Beschäftigungsgrad Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu berechnen, brauchen Sie beispielsweise die Gesamtanzahl aller mitarbeitenden Personen sowie die Anzahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die dem Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen.

Die Formel zur Berechnung des Beschäftigungsgrads lautet:

Für die Kapazität können Sie verschiedene Größen heranziehen. Hierzu gehört die Mitarbeiterkapazität oder auch die Auslastung von Maschinen. Die Formel für den Beschäftigungsgrad lässt sich somit für ganz unterschiedliche Unternehmensbereiche und Größen anwenden.

In jedem Fall wird zwischen Nutzkosten und Leerkosten unterschieden. Die Nutzkosten entstehen bei der tatsächlichen Nutzung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie Maschinen, die Leerkosten bei Unterbeschäftigung.

Beispiel für die Ermittlung des Beschäftigungsgrads

Die folgenden beiden Beispiele veranschaulichen, wie Sie die Beschäftigungsgrad-Formel für Ihr Unternehmen anwenden können:

Beispiel 1

In Ihrem Unternehmen arbeiten 200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Diese stellen die Gesamtkapazität dar, die Ihrem Betrieb zur Verfügung steht. Von diesen 200 Personen sind 13 im Urlaub und 7 krank. Die tatsächlich genutzte Kapazität liegt somit bei 180 (200 - 13 – 7).

Um den Beschäftigungsgrad Ihrer Belegschaft zu bestimmen, setzen Sie die tatsächlich genutzte Kapazität ins Verhältnis zur Gesamtkapazität. Die Formel sieht dann folgendermaßen aus:

180 / 200 * 100 = 90 %

Ihr Beschäftigungsgrad liegt somit bei 90 Prozent, was einer sinnvollen Auslastung entspricht. Ihre Nutzkosten sind hoch und Ihre Leerkosten niedrig, sodass Sie große Gewinne durch die Beschäftigung Ihrer Belegschaft erzielen.

Beispiel 2

Eine Werbeagentur verfügt über eine Maschine, die 12.000 Werbeflyer pro Tag drucken kann. Dies entspricht der Gesamtkapazität der Maschine. Tatsächlich druckt das Unternehmen aber nur 5.000 Flyer am Tag. Dies entspricht der tatsächlich genutzten Kapazität.

Für die Berechnung des Beschäftigungsgrads setzen Sie diese beiden Werte zueinander in Beziehung. Hieraus ergibt sich folgende Formel:

5000 / 12000 * 100 = 41,67 %

Der Beschäftigungsgrad liegt somit unter 50 Prozent, was zu niedrig und viel zu weit weg von der Kapazitätsauslastung ist. Die Leerkosten übersteigen die Nutzkosten deutlich. Das bedeutet, dass die Stückkosten pro Werbeflyer zu hoch sind und Ihren Gewinn senken. Außerdem steht die Maschine einen Großteil des Tages still, weshalb sich Ihre Anschaffung nur begrenzt gelohnt hat. In diesem Beispiel würde es sich lohnen, die Auslastung deutlich zu erhöhen.

Der Einfluss des Beschäftigungsgrads auf die Kosten

Ein Unternehmen sieht sich unterschiedlichen Arten von Kosten gegenüber: fixen und variablen. Die Fixkosten sind immer gleich, die Betriebe können sie nicht oder nur in stark eingeschränkter Weise beeinflussen. Hierzu gehören beispielsweise die Mieten für Büroräume oder Produktionsstätten.

Die variablen Kosten variieren hingegen und steigen oder fallen in Abhängigkeit davon, wie produktiv ein Unternehmen arbeitet. Zu diesen variablen Kosten zählen beispielsweise die Stückkosten bei der Produktion. Ein hoher Beschäftigungsgrad führt zu geringeren Stückkosten und damit zu höheren Gewinnen.

Zudem ist der Break-Even-Beschäftigungsgrad beziehungsweise der kritische Beschäftigungsgrad in Bezug auf die Kosten zu beachten. Der Break-Even-Point meint den Zeitpunkt, zu dem ein Unternehmen durch seine Arbeit zum ersten Mal nicht nur die laufenden Kosten deckt, sondern Gewinne erwirtschaftet. Der kritische Beschäftigungsgrad beschreibt den Prozentwert, ab dem ein Unternehmen wirtschaftlich arbeitet und sich eine Produktion lohnt.

Es ist wichtig, den Beschäftigungsgrad der Belegschaft und die Auslastung der Maschinen immer deutlich über diesem Break-Even-Beschäftigungsgrad zu halten.

Fazit: Deswegen lohnt sich die Berechnung des Beschäftigungsgrads für Ihr Unternehmen

Es lohnt sich, immer wieder den Beschäftigungsgrad Ihres Unternehmens zu berechnen. Liegt über einen längeren Zeitraum eine Vollbeschäftigung vor, ist Ihre Belegschaft stark eingespannt. Die Konsequenzen sind eine hohe Belastung, Stress und eine hierdurch gesunkene Produktivität, Flexibilität und Resilienz. In einem solchen Fall ist es sinnvoll, durch zusätzliches Personal für Entlastung zu sorgen.

Gleichzeitig stellen Sie fest, wenn Ihre Maschinen zu stark oder zu schwach ausgelastet sind. Hier können Sie dann ebenfalls Gegenmaßnahmen ergreifen, um Ihre Produktivität und Wirtschaftlichkeit zu erhöhen.

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