Buchführungspflicht: Definition und Grundlagen im Überblick

Das Handelsrecht und das Steuerrecht verpflichten Unternehmen, Bücher zu führen und eine Bilanz zu erstellen. Die Buchführungspflicht müssen Sie erfüllen, wenn Ihr Unternehmen im Sinne des Handelsrechts gilt. In dem folgenden Text erfahren Sie, was sich hinter der Buchführungspflicht verbirgt, wann Ihnen die Buchführungspflicht auferlegt wird und wann Sie hiervon befreit sind.

Bei der Buchführung müssen Sie demnach alle Geschäftsvorfälle auf Aktiv- und Passivkonten verbuchen.

Wer ist buchführungspflichtig?

Die Buchführungspflicht ergibt sich für Sie entweder aus dem Handelsrecht oder dem Steuerrecht. Gehen Sie einer Tätigkeit als Freiberufler oder Freiberuflerin nach oder erreichen Sie als gewerblicher Betrieb nicht die Umsatz- und Gewinngrenzen der Abgabenordnung, sind Sie nicht zur Buchführung verpflichtet.

Buchführungspflicht nach dem Handelsrecht

Die Buchführungspflicht wird allen Unternehmen auferlegt, die nach dem HGB (Handelsgesetzbuch) Kaufleute sind. Diese Voraussetzung erfüllen Sie, wenn Sie ein Handelsgewerbe betreiben, das einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.

Führen Sie Ihr Unternehmen in der Rechtsform einer GmbH, gelten Sie kraft Gesetzes als Formkaufmann oder Formkauffrau. Daneben gehören Sie auch zu den Unternehmen, die die handelsrechtliche Buchführungspflicht erfüllen müssen, wenn Ihr Unternehmen als OHG oder KG in das Handelsregister eingetragen werden muss.

Die handelsrechtliche Pflicht zur Buchführung ist im § 238 Absatz 1 HGB gesetzlich fixiert.

Buchführungspflicht nach dem Steuerrecht

Die derivative Buchführungspflicht ergibt sich aus den §§ 140, 141 AO (Abgabenordnung). Die Abgabenordnung ist das Grundgesetz des Steuerrechts. Hier finden Sie alle Regelungen, die nicht in den Einzelgesetzen geregelt sind.

Die steuerrechtliche Buchführungspflicht setzt Vorgaben für Ihr Unternehmen voraus, wenn Sie beispielsweise als Einzelunternehmen gewerblich tätig sind und bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen Ihrer Geschäftsvorfälle überschreiten. In Detail setzt das Steuerrecht diese sogenannte originäre Buchführungspflicht voraus, wenn:

• Ihr Unternehmen einen Gesamtumsatz von 600.000 Euro und mehr erwirtschaftet hat.
• wirtschaftliche Flächen mit einem gesamten Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro in Ihrem Eigentum als Landwirt oder Landwirtin stehen.
• wenn der Gewinn Ihres Unternehmens den Betrag von 60.000 Euro überschreitet.
• Ihr land- und forstwirtschaftlicher Betrieb einen Gewinn von mindestens 60.000 Euro erzielt.

Darüber hinaus gilt bei der Buchführungspflicht eine Grenze von 700.000 Euro, wenn Sie Ihren Betrieb in der Rechtsform einer Genossenschaft führen.

Ab wann ist man buchführungspflichtig?

Sind Sie handelsrechtlicher Kaufmann oder Kauffrau, beginnt die Pflicht zur Buchführung in dem Moment, in dem Sie die Tätigkeit Ihres Gewerbebetriebs aufnehmen. Haben Sie eine OHG gegründet, müssen Sie sich mit der Buchführungspflicht auseinandersetzen, bevor Sie Ihr Unternehmen zum Eintrag ins Handelsregister anmelden.

Werden Sie als gewerbliches Einzelunternehmen erst nach dem Überschreiten der Umsatz- und Gewinngrenzen buchführungspflichtig, gilt diese für Sie ab dem kommenden Wirtschaftsjahr. In diesem Fall erhalten Sie rechtzeitig Nachricht von Ihrem Finanzamt.

In beiden Fällen endet die Buchführungspflicht für Sie, wenn Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit aufgeben und nicht mehr als Kaufmann oder Kauffrau im Handelsgewerbe gelten. Dies dokumentieren Sie durch die Löschung Ihres Unternehmens aus dem Handelsregister.

Wer unterliegt nicht der Buchführungspflicht?

Die Befreiung der Buchführungspflicht liegt laut HGB vor, wenn Sie eine freiberufliche Tätigkeit ausüben oder als gewerblich tätiges Einzelunternehmen nicht die Umsatz- und Gewinngrenzen des § 141 AO überschreiten.

Als freiberuflich stuft das Finanzamt Sie ein, wenn Sie für die Ausübung Ihrer Tätigkeit kein Gewerbe anmelden mussten. Zu den typischen freiberuflichen Tätigkeiten gehören zum Beispiel die Heilberufe oder die Berufe im steuer- und rechtsberatenden Bereich.

Eine Aufzählung der freiberuflichen Tätigkeit ergibt sich aus dem § 18 Absatz 1 Nr. 1 EStG. Hiernach ist auch eine schriftstellerische Tätigkeit als freiberuflich anzusehen.

Führen Sie ein umsatzsteuerliches Kleinunternehmen, sind Sie laut HGB ebenfalls nicht zur Buchführung verpflichtet, weil Sie die erforderlichen Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten.

Den Kleinunternehmerstatus können Sie bei Ihrem Finanzamt beantragen, wenn Ihr Umsatz im abgelaufenen Geschäftsjahr unter 22.000 Euro lag und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht die Grenze von 50.000 Euro überschreiten wird. Für die Beantragung des Kleinunternehmerstatus macht es keinen Unterschied, ob Sie eine gewerbliche Tätigkeit ausüben oder freiberuflich tätig sind.

Sind Sie laut HGB nicht zur Buchführung verpflichtet, ermitteln Sie Ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmenüberschussrechnung. Bei einer Einnahmenüberschussrechnung stellen Sie Ihre Einnahmen den Ausgaben gegenüber.

Was geschieht bei einer Missachtung der Buchführungspflicht?

Führen Sie keine Bücher und reichen Sie keine Schlussbilanz bei Ihrem Finanzamt ein, missachten Sie die Buchführungspflicht. In diesem Fall müssen Sie mit den folgenden Konsequenzen rechnen:

Gemäß § 162 AO ist die Finanzbehörde berechtigt, Ihren Gewinn zu schätzen. Praktisch setzt das Finanzamt den Gewinn des Vorjahres an oder orientiert sich an anderen Informationen, um auf Basis des geschätzten Gewinns die Höhe der Steuer festzusetzen. In der Regel ist dies mit einer Steuernachzahlung für Sie verbunden.

Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Buchführung ergibt sich überdies auch, wenn Sie sich als Geschäftsführer oder Geschäftsführerin einer GmbH nicht rechtzeitig um die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens kümmern. Als Insolvenzgründe kommen neben der Überschuldung die Zahlungsunfähigkeit und die drohende Zahlungsunfähigkeit in Betracht.

Die drohende Zahlungsunfähigkeit erkennen Sie daran, dass Sie über einen Zeitraum von bis zu einem Jahr nicht mehr dazu in der Lage sind, die Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens pünktlich zu bezahlen. Versäumen Sie es, das zuständige Insolvenzgericht hierüber zu informieren und die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens zu beantragen, kann die gesetzgebende Instanz Sie wegen einer Insolvenzverschleppung belangen.

Fazit: Die Buchführungspflicht gilt bis zur Auflösung Ihres Unternehmens

Sowohl aus dem HGB als auch aus dem Steuerrecht ergibt sich die Pflicht zur Buchführung für Gewerbebetriebe beziehungsweise Kaufleute. Die gesetzgebende Instanz setzt hierfür voraus, dass Sie als Kaufmann oder Kauffrau im Sinn des Handelsrechts gelten oder als gewerbliches Einzelunternehmen die Einnahme- und Gewinngrenzen des § 141 AO überschritten haben.

Die Buchführungspflicht beginnt, wenn Sie Ihre Tätigkeit aufnehmen oder das Finanzamt Sie hierzu auffordert. Sie endet in der Regel mit der Lösung Ihrer Firma aus dem Handelsregister. Üben Sie eine freiberufliche Tätigkeit aus, sind Sie laut HGB von der Buchführung befreit. In diesem Fall stellen Sie Ihre Einnahmen den Ausgaben gegenüber.

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Disclaimer: Die bereitgestellten Informationen in diesem Beitrag sind nicht als bindende Rechtsauskunft zu betrachten. Wenden Sie sich an Ihre Rechtsabteilung, wenn Sie professionellen Rechtsbeistand benötigen.