Das bringt ein Business Case

„Soll unser Unternehmen die neue Software einführen? Lohnt es sich, noch einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin für das aktuelle Projekt einzustellen? Welche Kosten fallen bei Produkt A, B oder C an?“

Wie können Sie derlei Fragen beantworten? Handeln Sie auf keinen Fall aus dem Bauch heraus. Gehen Sie die Lösung für Ihr geplantes Vorhaben durchdacht und analytisch an, zum Beispiel mit einem Business Case.

Was bedeutet Business Case übersetzt?

Der englische Begriff heißt direkt übersetzt „Geschäftsfall“. Diese Bezeichnung steht in der Buchführung aber für etwas anderes. Die weiche Übersetzung „geschäftliche Angelegenheit“ ist ebenfalls unpassend, da hiermit viele Dinge gemeint sein können – aber nicht das, was einen Business Case beschreibt.

Da die reine Übersetzung nichts bringt, ist in der deutschen Sprache sinngemäß von Investitionsrechnung oder Kosten-Nutzen-Rechnung die Rede, was ebenfalls nicht ganz korrekt ist. Noch schlechter fallen die vermeintlichen Synonyme Geschäftsszenario, Geschäftsmodell oder Businessplan aus. 

Das bedeutet: Für den Begriff „Business Case“ gibt es keine akkurate Entsprechung in der deutschen Sprache. Verwenden Sie deshalb das englische Original, wenn Sie wirklich die Berechnung eines Business Case meinen.

Was sind die Ziele eines Business Case?

Mit einem Business Case versuchen Sie, geschäftliche Fragen zu beantworten. Diese können in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens aufkommen, beispielsweise:

• Entwicklung: Soll das neue Konzept wirklich zu einem marktreifen Produkt entwickelt werden?

• IT: Ist es besser, neue Server zu kaufen oder reicht es aus, die alten weiterhin zu pflegen?

• Human Resources: Ist es sinnvoll, einen zusätzlichen Kollegen oder eine neue Kollegin für das Active Sourcing einzustellen?

• Business Development: Ist es vor den Investierenden vertretbar, den Mitbewerber oder die Mitbewerberin aufzukaufen?

In der Regel versuchen Sie mit einem Business Case, eine fundierte Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen zu schaffen. Dabei geht es darum, eine passende Fragestellung zu finden sowie über die Analyse und Berechnungen simple Antworten zu geben. Damit wägen Sie meist Nutzen und Risiken eines Projekts miteinander ab.

Die Fragearten gehören meist in folgende drei Kategorien:

• „Sollen wir das Projekt X machen? Ja oder Nein?“

• „Wann sollen wir Vorhaben Y angehen?“

• „Welche Alternativen haben wir für die Idee Z? A, B, C oder D?“

Business Case: Zwei Beispiele

Beispiel 1: Ihr Unternehmen agierte in den letzten Jahren in Sachen Vertrieb ziemlich klassisch. Das heißt, es gab ein großes Außendienst-Team, das quer durch Deutschland fuhr. Nun stellt sich die Frage: Lohnt sich die Digitalisierung des Vertriebs? Wäre die Investition in einen eigenen B2B-Onlineshop ertragreich? 

Beispiel 2: In Ihrem Unternehmen gibt es keinen Programmierer oder keine Programmiererin, der oder die eine dringend benötigte Schnittstelle für Ihre Webseite entwickeln kann. Kaufen Sie für das Projekt das benötigte Know-how über einen teuren Freelancer oder eine teure Freelancerin ein? Oder stellen Sie eine Person ein, die eventuell ständig eine Fortbildung benötigt, um up to date zu sein?

Wie berechnet man einen Business Case?

Darauf gibt es keine klare Antwort, denn es besteht keine immer gültige Business-Case-Formel. Für jedes Szenario und jede Betrachtung müssen Sie unterschiedliche Berechnungsarten zurate ziehen. 

Gängige Methoden für die Business-Case-Berechnung sind unter anderem:

• Berechnung des Break-Even-Points: Wann amortisiert sich eine Investition?

• Investitionsrechnung beziehungsweise Return on Investment (ROI): Wie hoch fällt der Gewinn im Vergleich zu den Ausgaben aus?

• Kapitalbedarfsrechnung bei Unternehmensgründungen: Wie viel Kapital benötigen Sie, um beispielsweise eine Geschäftsidee zu realisieren?

• Kundenwert beziehungsweise Customer Lifetime Value: Wieviel Ertrag bringt ein Kunde oder eine Kundin im Laufe der Kundenbeziehung für Ihr Unternehmen?

• GAP-Analysen: Wie groß fällt die Lücke zwischen den Soll-Vorgaben und dem zu erwartenden Ergebnis aus?

Business Case erstellen: Tipps zum Vorgehen

Ein Business Case besteht aus zwei Kernelementen:

• Beschreibung der Ausgangslage

• Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung oder Prognose

Halten Sie zuerst fest, was der Status quo ist. Und treffen Sie eine Annahme, wie sich die Ausgangslage in Zukunft verändern wird beziehungsweise könnte. Nutzen Sie dafür relevante Daten und Fakten, zum Beispiel Umsatzauswertungen und Geschäftsprognosen.

Berechnen Sie nun, wie das Szenario anders wird, wenn Sie Maßnahmen ergreifen (Einstellung neuer Belegschaft, Einführung neuer Software, Outsourcing etc.). Da keiner weiß, was die Zukunft bringt, müssen Sie Schätzungen abgeben. Idealerweise bedenken Sie verschiedene Szenarien und berechnen deren Auswirkungen.

Wichtig ist, dass Sie die passende Methode zur Berechnung finden und die Betrachtung der Aspekte methodisch angehen. Nutzen Sie unter anderem aktuelle, vollständige und einheitliche Daten. So vermeiden Sie, dass Sie „Äpfel mit Birnen vergleichen“.

Und wie bei allen Prognosen sollten Sie mehrere seriöse beziehungsweise verlässliche Quellen heranziehen, um eine möglichst objektive Betrachtung zu erhalten. 

Business Case: Passende Vorlage

Für jedes Vorhaben und jedes Projekt benötigen Sie eine eigene Art der Berechnung. Von diesem Template zur schnellen Dokumentation eines Business Case können Sie sich aber inspirieren lassen.

Methodisch eine Lösung finden und passende Entscheidungen treffen

Fast alle Vorhaben und Projekte in einem Unternehmen sind mit Kosten verbunden. Wenn Sie den möglichen Nutzen, die wahrscheinlichen Risiken und Auswirkungen herausfinden möchten, benötigen Sie eine Grundlage. 

Diese kann ein Business Case sein. Er hat das Ziel, begründete Entscheidungen zu treffen, Projekte umzusetzen oder auch nicht. Derart vermeiden Sie, aus dem Bauch heraus zu agieren.

Titelbild: utah778 / iStock / Getty Images Plus