So kann Ihnen ChatGPT im Vertrieb helfen (inkl. Prompts)

Es gibt kaum einen Geschäftsbereich, indem Künstliche Intelligenz mittlerweile nicht zum Einsatz kommt. Wie auch im Marketing, gibt es einige Anwendungsfälle von ChatGPT im Vertrieb. Auch hier helfen Ihnen die richtigen Anweisungen an die KI in verschiedenen Situationen weiter. Ich zeige Ihnen, wie das geht.

Warum sollten Sie ChatGPT im Vertrieb nutzen?

Laut unserem State of AI Report sparen Vertriebsmitarbeitende durchschnittlich zwei Stunden und 15 Minuten täglich durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Das macht KI zu einem großen Vorteil.

Vor allem generative KI wie ChatGPT genießt dabei einen hohen Stellenwert. Das sehen auch 72 Prozent der befragten Marketing-Experten und -Expertinnen sowie Vertriebs-Profis der ECC Club Studie so. Sie glauben, dass KI eine entscheidende Rolle in ihrer täglichen Arbeit spielen wird.

Sie sollten ChatGPT also nutzen, wenn Sie eine steigende Nachfrage bewältigen, Ihre Kundschaft rund um die Uhr betreuen, Kosten senken und sich von der Konkurrenz abgrenzen möchten.

Noch ein weiterer Tipp meinerseits: Sollte es in Ihr geplantes Budget passen, lohnt sich eine Investition in ChatGPT-4. Es kostet 20 US-Dollar pro Monat, hat dafür aber auch Zugriff auf das Internet und somit auf aktuelle Daten.

Die nachfolgenden Beispiele zeigen die Vielseitigkeit, die ChatGPT bietet, um den Vertrieb an mehreren Touchpoints in der Customer Journey zu erleichtern:

• Sales-Kampagnen planen
• Sales-Pitch vorbereiten
• Leads recherchieren und generieren
• E-Mail schreiben und auswerten
• Einwandbehandlung unterstützen
• Angebote kalkulieren und schreiben

Aus diesen Punkten kann ich im Handumdrehen einige Vorteile ableiten:

• Individualisierung: Texte können dank ChatGPT auf die Bedürfnisse und Interessen der Empfängerin oder des Empfängers zugeschnitten werden, zum Beispiel, um Kundenanfragen zu beantworten oder Verkaufsmaterialien zu erstellen.
• Effizienzsteigerung: ChatGPT kann in vielerlei Hinsicht die Produktivität eines Vertriebsteams steigern, indem es zum Beispiel mit CRM-Systemen verbunden wird.
• Optimierung und Verbesserung der Kundenerfahrung: Der Kundensupport ist kein direkter Arm des Vertriebs, jedoch ein wichtiges Argument im Verkaufsgespräch. Die aktive Unterstützung bestehender Kundschaft durch beispielsweise Chatbots, die an ChatGPT gekoppelt sind, kann ein Unternehmen auf das nächste Level bringen. Denn ein verbessertes Kundenerlebnis führt im besten Falle auch zu mehr Verkäufen.

Fünf Bereiche, wie ChatGPT Vertriebsmitarbeitenden helfen kann (inkl. Beispiel und Prompt)

Doch wie kann die Integration von ChatGPT im Vertriebsalltag aussehen? Ich habe mich bei meinen Kolleginnen und Kollegen aus unserem HubSpot-Sales-Team umgehört und zeige Ihnen anhand von fünf Beispielen, wie diese die Text-KI zur Unterstützung einsetzen – inklusive passender Prompts – also jene Anweisungen oder Eingaben an eine KI:

1. Outreach-Kampagnen aufsetzen
2. Leads recherchieren
3. E-Mails schreiben
4. Leitfaden für Akquisegespräche und zur Einwandbehandlung erstellen
5. Analyse der Zielgruppe und der Branche

1. Outreach-Kampagnen aufsetzen

Beim Aufsetzen von Outreach-Kampagnen im Sales, also der zielgruppenspezifischen Ansprache durch eine Kampagne, kann ChatGPT sowohl bei der Konzeption als auch bei der Formulierung helfen. Falls Sie gerade nicht im kreativen Flow sind, ist das Tool hier ein gutes Mittel, um Ideen zu generieren und voranzutreiben.

Ein Prompt zur Erstellung einer E-Mail könnte sein:

„Erstelle eine personalisierte Outreach-E-Mail für Marketerinnen und Marketer in mittelständischen Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitenden, die die Vorteile unserer neuen CRM-Software hervorhebt. Die E-Mail sollte einleitend auf die spezifischen Herausforderungen eingehen, die diese Zielgruppe erlebt, und anschließend erklären, wie unser CRM diese Probleme löst. Baue am Ende eine Überleitung zu einem Call-to-Action ein, der zu einer Demo-Einladung führt.“

Quelle: Screenshot ChatGPT

Wichtiger Tipp: Meiner Erfahrung nach ist es hilfreich, wenn Sie ChatGPT zuvor mit so vielen Informationen zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Zielgruppe wie nur möglich füttern. Das gilt für diesen, aber auch alle anderen folgenden Beispiele und Prompts.

Sie können außerdem ausführliche Unternehmenspräsentationen hochladen, denn der KI-Chatbot kann auch Dokumente auslesen und verarbeiten. Je mehr Informationen ChatGPT über Sie und Ihre potenziellen Kundinnen und Kunden vorliegen, desto besser werden die Ergebnisse.

2. Leads recherchieren

Ein weiterer entscheidender Schritt im Verkaufsprozess ist die Recherche potenzieller Kundinnen und Kunden. Die Recherche der passenden Leads ist oft zeitaufwendig – auch hier kann ChatGPT helfen.

Ein beispielhafter Prompt: „Liste 20 Bäckereien im Großraum Stuttgart mit Adresse auf.“

Quelle: Screenshot ChatGPT

Sie können den Prompt um weitere Informationen ergänzen und so die Suche nach Leads bewusster eingrenzen.

Pro-Tipp: Lassen Sie sich die Ergebnisse als Tabelle ausgeben – so können Sie sie leichter weiterverarbeiten.

3. E-Mails schreiben

Eine der beliebtesten Anwendungsfälle von ChatGPT im Vertrieb ist das Verfassen von E-Mails, und zwar in sämtlichen Verkaufsphasen. Weiter oben habe ich Ihnen bereits ein Beispiel für eine Outreach-Mail gezeigt. Doch besonders beliebt ist der Einsatz von ChatGPT auch bei Follow-Up-E-Mails.

Hier ein Beispiel-Prompt für eine E-Mail, um einen Folgetermin nach einem ersten Telefongespräch zu fixieren:

„Verfasse eine Follow-Up-E-Mail an einen potenziellen Kunden (Jervis Mayer), der in einem ersten Telefongespräch mit mir Interesse an unserer CRM-Software gezeigt hat, aber noch keinen Termin für eine Demo buchen wollte. Die E-Mail sollte eine sehr kurze Zusammenfassung der Hauptvorteile unserer Software enthalten und zu einem persönlichen Call für eine Demo einladen, um weitere Fragen zu klären. Der Stil soll locker, aber trotzdem formal sein. Duze den Kunden.“

Quelle: Screenshot ChatGPT

4. Leitfaden für Akquisegespräche und zur Einwandbehandlung erstellen

Auch in der Schulung Ihrer Vertriebskolleginnen und -kollegen kann ChatGPT eine Unterstützung sein. Sie können den KI-Chatbot unter anderem dazu nutzen, um Leitfäden für Akquisegespräche zu erstellen und zu verfeinern.

Ein beispielhafter Prompt, den Sie dafür verwenden könnten:

„Erstelle einen Leitfaden für telefonische Akquisegespräche für unser SaaS-Produkt, das sich an Start-ups richtet. Stelle einen Gesprächsleitfaden mit einer Liste von Fragen zusammen, die unsere Vertriebsmitarbeitenden stellen können, um die Bedürfnisse und Herausforderungen der Kundschaft besser zu verstehen. Außerdem benötigen wir Vorschläge für Antworten auf häufige Einwände, wie z. B. Bedenken hinsichtlich der Kosten oder der internen Umstellung auf das System.“

Quelle: Screenshot ChatGPT

5. Analyse der Zielgruppe und der Branche

Um erfolgreich im Vertrieb zu sein, ist es essenziell, dass Vertriebsmitarbeitende die Zielkundschaft des Unternehmens genau kennt. Dafür benötigen sie einen ganzheitlichen Überblick. Um das Verständnis für die Zielgruppe zu schärfen, kann ChatGPT hilfreich sein.

Das funktioniert am besten, wenn Sie etwa die Berufsbezeichnung Ihrer Zielgruppe kennen. Dann können Sie Fragen stellen, wie:

• Was sind Merkmale der Persönlichkeit von (Zielgruppe)?
• Welche Argumente brauche ich, wenn ich (Zielgruppe) meine (Lösung) verkaufen möchte?

ChatGPT kann Ihnen auch dabei helfen, um über die Branche zu recherchieren und so auf dem neusten Stand zu bleiben. Die KI kann aktuelle Informationen online recherchieren und so spannende Erkenntnisse aus der Branche finden.

Sie könnten sich mit einem Prompt beispielsweise zusammenfassen lassen, was die Branche aktuell bewegt:

„Erstelle einen Überblick über die neuesten Trends im Bereich der CRM-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Recherchiere dafür aktuelle Informationen online. Fasse auch wichtige Erkenntnisse aus den neuesten Studien der Branche zusammen.“

Quelle: Screenshot ChatGPT

Was sollten Sie bei der Arbeit mit ChatGPT beachten?

Ich will ehrlich sein, was den Einsatz von ChatGPT im Vertrieb angeht: Es gibt einige Hürden und Grenzen des KI-Chatbots.

Zum einen sind die Ergebnisse – vor allem, wenn der Prompt nicht ausführlich genug ist – teilweise sehr generisch. Sie sollten also nochmals Hand anlegen und beispielsweise jeder E-Mail einen persönlichen Touch verleihen.

In diese Richtung geht auch die Meinung meines Kollegen David Tischlinger aus dem Sales-Team: „Ich nutze ChatGPT immer wieder gerne, um beispielsweise wichtige E-Mails vorformulieren zu lassen. Das gibt Struktur und hilft in Phasen, in denen ich gerade wenig kreativ bin. Dieses Gerüst nutze ich dann, um der E-Mail einen individuellen Charakter zu verleihen. Eine reine KI-generierte E-Mail versende ich allerdings nie.“

Der andere Aspekt ist die Datensicherheit. Gerade beim Upload von unternehmensinternen Dokumenten oder Informationen über Ihre Kundinnen und Kunden sollten sie vorsichtig sein. So warnt beispielsweise die IHK Hamburg davor, dass Sie „keine personenbezogenen Daten von Dritten, wie etwa Namen, Kontaktdaten oder andere Daten, die eine Person identifizierbar machen, ohne Zustimmung bei ChatGPT“ eingeben sollten.

Es kann vorkommen, dass Sie auf diese Weise – wenn auch ungewollt – die Geheimhaltungspflichten Ihres Unternehmens verletzten. Denn dadurch, dass ChatGPT aus den tausendfachen Eingaben lernt, nutzt es logischerweise auch Ihre Eingaben. Sind diese nun vertraulich, könnten Sie so an die Öffentlichkeit gelangen.

Da ChatGPT in Kalifornien entwickelt wurde, gilt auch das kalifornische Recht. Dieses besagt, dass – im Gegensatz zum deutschen Recht – das Urheberrecht übertragen wird.

Ich denke, dass uns die unklare Datenschutz- und Datenverarbeitungslage noch länger beschäftigen wird. Womöglich schafft der EU AI Act, der den KI-Umgang auf europäischer Ebene erstmals gesetzlich regelt, hier Klarheit. Bis dahin ist meine Empfehlung: Laden Sie keine Kundendaten bei ChatGPT hoch oder Sie deaktivieren den Chat-Verlauf in den Einstellungen von ChatGPT. Damit können Ihre Eingaben nicht für Trainigszwecke verwendet werden.

Fazit: ChatGPT hilft Vertriebsmitarbeitenden auf mehreren Ebenen

Der Einsatz von ChatGPT im Vertrieb bietet Zeitersparnis, Individualisierung und Effizienzsteigerung. Ob Sie jetzt Sales-Kampagnen planen, Verkaufsstrategien entwickeln oder Ihre Zielkundschaft analysieren: Das Tool kann Ihnen auf vielen Ebenen eine Hilfe sein.

Trotz möglicher rechtlicher Unsicherheiten bietet ChatGPT eine wertvolle Unterstützung im Vertrieb und wird sich meiner Meinung nach weiterhin einen Weg in die Vertriebsbüros bahnen.

Meine abschließende Empfehlung: Nutzen Sie ChatGPT, aber achten Sie auf die Qualität der Ergebnisse und die Sicherheit Ihrer Daten.

Titelbild: HubSpot