Basiswissen für die Buchhaltung: Einnahmen und Ausgaben

Einnahmen und Ausgaben kennt jeder aus seiner privaten Haushaltskasse. Sie sind somit selbsterklärende Begriffe, oder? Weniger selbsterklärend fallen sie aus, wenn es um Leistungen und Kosten oder Erträge und Aufwendungen im geschäftlichen Umfeld geht. Was genau definiert somit Einnahmen und Ausgaben bei Unternehmen?

Was sind Einnahmen und Ausgaben?

Die Begriffe Einnahmen und Ausgaben stammen aus dem betrieblichen Rechnungswesen. Einnahmen bezeichnen den Zugang und Ausgaben den Abgang an betrieblichem Geldvermögen.

Was zählt zum Geldvermögen?

Das Geldvermögen beinhaltet den Bestand an Zahlungsmitteln und an Geldforderungen. Zahlungsmittel definieren beispielsweise das Geld in der Kasse oder den Guthabenstand auf dem Konto. 

Zu den Geldforderungen gehören etwa geschriebene, aber noch nicht bezahlte Rechnungen an Kundinnen und Kunden, Wertpapiere oder andere Anlagen. 

Einnahmen und Ausgaben in der Buchhaltung

In der Buchhaltung beziehungsweise vielmehr in der Buchführung verbuchen Sie Einnahmen als Einzahlung, zum Beispiel auf einem Bankkonto. Auch kurzfristige Forderungen zählen als Einzahlung, ebenso wie der Rückgang an kurzfristigen Verbindlichkeiten. 

Im Gegenzug verbuchen Sie Abgänge von finanziellen Mitteln als Ausgaben. Dazu gehören unter anderem Abflüsse vom Geldkonto, kurzfristige Verbindlichkeiten oder ein Rückgang an kurzfristigen Forderungen.

Einnahmen und Ausgaben: Eine Übersicht

In der Theorie ist die Unterscheidung von Einnahmen und Ausgaben recht einfach. In der Praxis sieht es allerdings etwas anders aus. Fangen wir mit ein paar simplen Beispielen an:

Einfache Beispiele für Einnahmen

• gestellte Rechnung für eine erbrachte Dienstleistung

• Umsatz aus dem Verkauf von Waren

• Zinsen für Geldanlagen am Ende des Geschäftsjahres

Einfache Beispiele für Ausgaben

• Rechnung eines Liefer-Unternehmen für eine erbrachte Leistung

• Auszahlung der Gehälter an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• Abbuchung der Leasingraten für die Fahrzeugflotte

In der Buchführung sieht die Behandlung von Einnahmen und Ausgaben sowie Einzahlungen und Auszahlungen differenzierter aus. 

• Leistungen entsprechen der eigentlichen Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Sie bezeichnen alle Aktivitäten, die Sie Ihrer Kundschaft in Rechnung stellen. Sie beinhalten aber auch die Leistungen, die Sie erbringen, um für Ihre Kundschaft tätig sein zu können, zum Beispiel durch die Entwicklung einer eigenen Produktionsanlage.

• Kosten sind der Gegenpart Ihrer Leistungen. Sie entstehen durch den „Geldverzehr“, der notwendig ist, um Produkte und Dienstleistungen zum Verkauf anbieten zu können.

• Erträge verbuchen Sie, wenn Sie etwas an Ihre Kundschaft verkaufen: selbstgefertigte Produkte, Rohstoffe, Handelswaren oder Dienstleistungen.

• Aufwendungen entstehen, wenn Sie selbst Produkte, Rohstoffe, Handelswaren oder Dienstleistungen einkaufen. Alle Ausgaben, die Sie verbuchen, um selbst Produkte oder Dienstleistungen herstellen zu können, zählen damit zu den Aufwendungen.

Eine einzelne unternehmerische Tätigkeit kann damit mehreren der genannten Definitionen entsprechen: Kaufen Sie beispielsweise Rohstoffe ein, um damit eigene Waren zu produzieren, so ist der Geldeinsatz hierfür Aufwendung, Kosten und Auszahlungen zugleich. 

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nennt sich in der Welt der Buchhaltung Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz: EÜR. 

Das ist plausibel: Als Unternehmer oder Unternehmerin erzielen Sie Betriebseinnahmen. Ziehen Sie von diesen Ihre Betriebsausgaben ab, so bleibt Ihr Überschuss als Gewinn übrig. Für Ihren Jahresabschluss – und damit für Ihre Steuererklärung – ist damit die Einnahmen-Überschuss-Rechnung relevant.

Das Einkommensteuergesetz (EStG) regelt, ob Sie für Ihr Unternehmen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen oder zur sogenannten doppelten Buchführung verpflichtet sind. Freiberufler und Freiberuflerinnen, Selbständige oder Kleinunternehmer ohne Eintrag in das Handelsregister dürfen zum Abschluss ihres Geschäftsjahres eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Das gilt auch, wenn Sie ein Einzelunternehmen mit einem Umsatz unter 600.000 Euro im Jahr führen oder mit Ihrem jährlichen Gewinn unterhalb von 60.000 Euro liegen. 

Für Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung sollte Ihre Buchführung die Betriebseinnahmen und Ihre Betriebsausgaben im Jahresverlauf sorgfältig dokumentieren. Das ist insbesondere bei den Ausgaben relevant, da Sie Ihren Überschuss und damit Ihre Steuerlast senken.

Wie macht man eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Zunächst halten Sie durch Ihre Buchführung die Einnahmen innerhalb eines Geschäftsjahres genau fest. Dazu gehören beispielsweise:

• Erlöse aus dem Verkauf von Waren

• Erlöse aus erbrachten Leistungen

• Einkünfte aus dem Verkauf von Gegenständen, die Ihrem Unternehmen gehören

• erhaltene Provisionen und Zinsen

• Umsatzsteuer, die Sie in Rechnungen ausweisen

Da der Überschuss aus der Differenz aus Einnahmen und Ausgaben resultiert, sammeln Sie im nächsten Schritt alle Ausgaben. Das sind beispielsweise:

• Einkauf von Material und Dienstleistungen

• Personalkosten

• Mieten und Raumkosten

• Kosten für notwendige Versicherungen

• Kosten für Verwaltung, Telekommunikation, Fahrzeuge

• Abschreibungen

• Werbungskosten

• Reisekosten

Mit diesem Vorgehen erhalten Sie eine Einnahmen-Ausgaben-Übersicht. Um auf dieser Basis eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen zu können, ist es hilfreich, folgende Aufzeichnungen zu führen und zu pflegen:

• ein Kassenbuch zur Dokumentation aller Einnahmen und Ausgaben

• ein Wareneingangsbuch

• ein Anlagenverzeichnis, um die Abschreibungen zu beziffern

• Lohnkonten, sofern Sie Mitarbeitende beschäftigen

• Dokumentation von erhaltener und gezahlter Umsatzsteuer

Um diese Aufzeichnungen nicht nur für Ihre Einkommensteuererklärung, sondern auch für Ihr Controlling zu nutzen, sollten Sie die Übersicht stets aktuell halten. Für Ihren Jahresabschluss dokumentieren Sie in der Regel den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31.Dezember eines Geschäftsjahres. 

Wichtig ist es zudem, die Nutzung für private Zwecke von den Betriebseinnahmen beziehungsweise den Betriebsausgaben abzugrenzen. Beispiel: Sie nutzen Ihr Firmenfahrzeug auch für die Fahrt in den Urlaub.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Grundlage der Buchhaltung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung beziehungsweise die Einnahmen-Überschuss-Rechnung stellt die einfachste Form der Buchhaltung beziehungsweise Buchführung dar. Sie dient zur Ermittlung des Gewinns im Geschäftsjahr. Und sie ist für die Unternehmen geeignet, deren Größe beziehungsweise deren Geschäftsmodell tendenziell wenig komplex ausfällt. 

Dennoch sollten Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Form der Erfolgsrechnung nicht unterschätzen: Nur wenn Sie die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens kontinuierlich und gewissenhaft dokumentieren, kann der Jahresabschluss lückenlos und sauber erfolgen.

Titelbild: seksan Mongkhonkhamsao / Moment / Getty Images Plus