E-Mail Automation: 5 Tipps für den Start

E-Mail-Marketing wird von so gut wie jedem Unternehmen eingesetzt, doch fehlt es dem Instrument häufig an einer wichtigen Komponente: der Personalisierung. Empfänger und Empfängerinnen werden zum falschen Zeitpunkt der Customer Journey erreicht, was in schlechten Öffnungsraten resultiert. Einen Ausweg bieten E-Mail Automationen, die Kunden und Kundinnen zum richtigen Zeitpunkt mit relevanten Informationen versorgen.

Wie Sie Ihre E-Mails richtig automatisieren und auf welche Tools Sie für die Prozessoptimierung zurückgreifen können, klären wir in diesem Artikel.

Was ist E-Mail Automation?

Unter E-Mail Automation werden alle Arten von E-Mails gefasst, die automatisiert verschickt werden. Auslöser für den Versand ist in der Regel ein Event oder eine Aktion, die von dem Empfänger oder der Empfängerin ausgelöst wird. Typische Beispiele für E-Mail-Automationen sind Willkommensnachrichten oder Bestellbestätigungen.

Tipps fürs E-Mail-Marketing: Automation richtig umsetzen

Sobald die richtige E-Mail Automation Software gefunden ist, geht es an die Strategie. Durch die Automatisierung des E-Mail Versandes profitieren Marketingteams von folgenden Vorteilen:

• Zeitersparnis durch Automatisierung von sich wiederholenden Prozessen
• Personalisierung des E-Mails-Marketings
• Investition in eine enge und langfristige Kundenbeziehung
• Rentable Kundschaft durch Wiederholungskäufe
• Steigerung der Conversion Rate

Um jedoch das Maximum aus Ihrer E-Mail Automation zu holen, benötigen Sie eine Strategie, die sicherstellt, dass Sie genau die richtigen Kunden und Kundinnen zum richtigen Zeitpunkt mit der richtigen E-Mail ansprechen. Befolgen Sie die folgenden Tipps, um durch E-Mail Automation langfristig in Ihre Kundenbeziehungen zu investieren:

Tipp 1: Trigger und Ziele definieren

Statt wahllos E-Mails zu versenden, sollten Sie zunächst klären, an welchen Punkten der Customer Journey eine E-Mail Automation sinnvoll ist. Definieren Sie verschiedene Trigger und bestimmen Sie auch, was Sie mit der dazugehörigen E-Mail erreichen möchten.

Beispiel: Sie richten eine E-Mail Automation für Warenkorbabbrecher ein, die einen Gutschein über zehn Prozent Rabatt enthält, um die Kundschaft zum Kauf zu animieren und Ihre Conversions zu erhöhen.

Tipp 2: Kundschaft segmentieren

Überlegen Sie sich, in welche Segmente Sie die Empfängerinnen und Empfänger einteilen können. Die Einteilung kann sinnvoll sein, um beispielsweise Neukundinnen und Neukunden durch häufigeren Kontakt intensiver an Sie zu binden. So können Sie Ihre Kundschaft nach Mitgliedsdauer einteilen. Denkbar für die Segmentierung sind jedoch auch Kategorien wie Geburtstage, Sprache, Wohnort, Interessen oder Premium-Mitgliedschaften.

Tipp 3: Formeln zur Personalisierung nutzen

E-Mail Automation Software ermöglicht es Ihnen, Formeln in Nachrichten einzusetzen, um Ihre Empfänger und Empfängerinnen persönlich anzusprechen oder personalisierte Inhalte auszuspielen. Mittels Tagging können Sie verschiedenen Personen beispielsweise Eigenschaften zuordnen. Verknüpfen Sie eine Wenn/Dann-Formel mit der Eigenschaft, haben Sie die Möglichkeit, einer Kundin, die sich für ein Armband interessiert, weitere relevante Inhalte im Newsletter auszuspielen.

Neben diesen komplexen Anwendungsfällen werden Formeln jedoch auch verwendet, um eine persönliche Grußformel oder Daten aus dem Kundenkonto in die E-Mail Automation einzusetzen.

Tipp 4: Verschiedene Formulierungen testen

Mittels A/B-Testing können Sie ausprobieren, welcher Inhalt besonders gut bei Ihrer Zielgruppe ankommt. Testen Sie, welche Betreffzeile besser funktioniert, indem Sie die Öffnungsraten miteinander vergleichen.

Der Inhalt von E-Mail Automationen muss universell und dennoch individuell genug sein, dass sich Ihre Empfänger und Empfängerinnen angesprochen fühlen. Schaffen Sie einen Inhalt, der Relevanz vermittelt und genau die Informationen liefert, die zum individuellen Touchpoint passen.

Tipp 5: Erfolge auswerten

Eine E-Mail-Marketing-Software bietet Ihnen die besten Voraussetzungen, um den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen auszuwerten. Selbst automatisierte Prozesse sollten stets überwacht und immer wieder optimiert werden.

Analysieren Sie die Öffnungsrate, Klicks und Conversions Ihrer E-Mail Automationen und bessern Sie stetig nach.

E-Mail-Newsletter Automation: Anlässe und ihre Ziele

95 Prozent der Top5000-Unternehmen setzen E-Mail-Marketing ein. Diese Zahl macht deutlich, dass Newsletter mehr denn je zum Online-Marketingrepertoire gehören. Neben klassischen Newslettern setzen Unternehmen jedoch auch auf individuellere Kundenansprachen.

Mittels E-Mail Automation werden Nachrichten versendet, die ganz gezielt nach einer Aktion (verhaltensbasiert) oder aufgrund eines Ereignisses (definierter Zeitpunkt) ausgelöst wird. Beispiele dafür sind Bestellbestätigungen nach dem Kauf in einem Onlineshop, Geburtstags-E-Mails mit entsprechenden Rabattvorteilen oder Willkommensnachrichten, nachdem ein Kundenkonto eingerichtet wurde.

Ziel von E-Mail Automation ist es, ein persönliches Erlebnis zu schaffen, indem die Nachricht an ein individuelles Ereignis des Kunden oder der Kundin geknüpft ist. Anders als Newsletter, die auf eine breite Zielgruppe zugeschnitten werden, steht daher die Personalisierung stärker im Fokus. Gleichzeitig versprechen sie Marketingteams eine Zeitersparnis, indem ein Prozess, der sich oft wiederholt, standardisiert wird.

Die Anlässe für E-Mail Automation sind vielfältig. Typische Beispiele für den Automatisierungsprozess im E-Mail-Marketing sind:

• Bestellbestätigungen: Onlineshops nutzen automatisierte E-Mails, nachdem Käuferinnen und Käufer eine Bestellung aufgegeben haben. Die Bestellbestätigung gibt der Kundschaft ein gutes Gefühl und sichert den Online-Einkauf rechtlich ab.
• Versandbestätigungen: Die Versandbestätigung schließt sich oft wenige Tage später an die Bestellbestätigung an. Der Trackinglink suggeriert Kunden und Kundinnen, dass der Prozess ihrer Bestellung reibungslos verläuft. Das wiederum stärkt das Vertrauen zum Unternehmen.
• Newsletteranmeldung/ Willkommensnachricht: Sobald sich User und Userinnen auf einer Website registrieren, erhalten Sie eine Willkommensmail. Die E-Mail Automation nach der Newsletteranmeldung sichert zudem durch das Double-Opt-In ab, dass Abonnentinnen und Abonnenten von nun an Newsletter erhalten dürfen – Opt-In im Marketing muss bei E-Mails sein.
• Warenkorbabbrecher-Nachricht: Durch eine E-Mail Automation können Kunden und Kundinnen darauf aufmerksam gemacht werden, dass sich noch Produkte in ihrem Warenkorb befinden. Enthält die Nachricht einen zusätzlichen Rabattcode, ist es wahrscheinlicher, dass der Einkauf vom Empfänger bzw. von der Empfängerin auch fortgesetzt wird.
• Post-Purchase Automation: Neukunden sind für Unternehmen wertvoll, doch erst, wenn sie Wiederholungskäufe tätigen, werden sie rentabel. Mit Post-Purchase Automationen werden Kunden und Kundinnen in regelmäßigen Abständen nach ihrem Einkauf wieder angesprochen, um sie zurückzugewinnen.
• Datumsbezogene E-Mail: Persönliche Ereignisse wie Geburtstage sind ein idealer Anlass für E-Mail Automationen. Danken Sie Ihren Kunden und Kundinnen, indem Sie sie mit einem besonderen Geschenk, zum Beispiel einem Geschenkgutschein oder Rabattcode, überraschen.
• Sonstige verhaltensbasierte Automation: Trigger, die eine E-Mail Automation auslösen, können ganz individuell angelegt werden. Wichtig dabei ist, dass sie tatsächlich auf eine Aktion folgen, die von dem Besucher oder der Besucherin durchgeführt wurde. Bedanken Sie sich beispielsweise, nachdem Ihnen ein Kunde bzw. eine Kundin eine Bewertung geschrieben hat, oder verschicken Sie einen produktgebundenen Rabattcode, wenn sich eine Kundin oder ein Kunde bereits häufig auf einer speziellen Produktseite aufgehalten hat, ohne zu kaufen.

Welche E-Mail Automation Software ist die beste?

Die meisten E-Mail-Marketing-Softwares enthalten auch die Funktion der Automation. Für welche Sie sich letztendlich entscheiden, hängt stark von Ihren individuellen Bedürfnissen und der Größe Ihres E-Mail-Verteilers ab. Clients, die Sie sich auf der Suche nach dem perfekten Tool zur E-Mail Automation definitiv anschauen sollten, sind:

• Sendinblue
• HubSpot
• CleverReach
• Inxmail
• GetResponse

Fazit: E-Mail Automation investiert in langfristige Kundenbeziehungen

Ein riesiger Vorteil, den E-Mail Automationen mit sich bringen, ist die Zeitersparnis von sich wiederholenden Prozessen. Mittels E-Mail-Marketing-Software werden die Trigger definiert, die das Versenden der automatisierten E-Mails auslösen. Darüber hinaus zahlt E-Mail Automation jedoch auch auf die Kundenbeziehung ein, nämlich immer dann, wenn Kunden und Kundinnen genau an dem Punkt der Customer Journey mit den richtigen Informationen versorgt werden.

Titelbild: Twinkal hemantbhai / iStock / Getty Images Plus