CRM-Software (Customer Relationship Management) ist für Unternehmen jeder Größe nützlich. Aber nicht jede Lösung ist für alle Unternehmen geeignet. Ein Vertriebsteam mit drei Mitarbeitern hat andere Anforderungen als ein Großunternehmen mit 300 Vertriebsmitarbeitern. Die eingesetzte Software sollte sich an die unterschiedlichen Bedürfnisse anpassen können.

Auf dem Markt sind Dutzende CRM-Systeme erhältlich, was die Entscheidung für das beste CRM-System schwierig macht, da man meistens nicht genau weiß, welche Funktionen man benötigt. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir eine Liste an Funktionen von CRM-Systemen zusammengestellt, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

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CRM-Software für Kleinunternehmen: Das Wesentliche

Kleinunternehmen sind oft noch nicht fest strukturiert. Vermutlich sind Sie noch dabei, herauszufinden, was funktioniert und was nicht. In dieser Phase ist es nicht sinnvoll, ein kompliziertes System einzurichten, das Sie dann in ein oder zwei Monaten wieder vollständig ändern müssen. Sie brauchen aber dennoch ein CRM-System, das Sie bei Bedarf erweitern können. Die folgenden Funktionen sind hierbei am wichtigsten.

Kontaktinformationen

Die allermeisten CRM-Systeme speichern Kontaktdatensätze mit Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und anderen Standarddaten. Sollte Ihr Unternehmen einzigartige Felder zur Erfassung von Informationen über potenzielle Kunden benötigen, sollten Sie darauf achten, dass Ihr CRM-System solche Felder unterstützt.

Tracking von E-Mails und Anrufen

Auch wenn Sie nur einen Vertriebsmitarbeiter beschäftigen, ist es dennoch wichtig, Anrufe und E-Mails von Anfang an zu protokollieren. Sie sollten sicherstellen, dass jede Interaktion mit potenziellen Kunden im CRM-System festgehalten wird. Es ist deutlich leichter, den gesamten Verlauf der Interaktionen mit potenziellen Kunden festzuhalten, indem sie von Anfang an aufgezeichnet werden. Rückwirkende Ergänzungen führen sehr wahrscheinlich zu unvollständigen Datensätzen.

Funktionen für Notizen

Wenn Sie Notizen zu Ihren Kontaktdatensätzen hinzufügen, erhalten Sie einen detaillierten Verlauf der Kommunikation mit potenziellen Kunden. Diese Funktion braucht ein CRM-System wirklich. Ein Kontaktdatensatz, der nur fünf Anrufe auflistet, ist für Außenstehende nicht besonders hilfreich. Wenn aber begleitende Notizen verfügbar sind, aus denen erkenntlich wird, was besprochen wurde und was die nächsten Schritte sind, sieht das schon ganz anders aus.

Diese Funktion spielt auch bei der Skalierbarkeit eine wichtige Rolle. Notizen sind für neu eingestellte Mitarbeiter, die sich in Ihren Vertriebsablauf einarbeiten, unerlässlich. Und wenn ihr Team wächst, können nur so Leads erfolgreich an neue Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden.

Benutzerdefinierte Deal-Phasen

Vielleicht haben Sie noch keinen festgelegten Vertriebsprozess, aber wenn Sie sich dazu entschließen, einen zu definieren, brauchen Sie ein System, in dem Sie diese Phasen abbilden können. Denn nur so können Sie die Deals entsprechend zuweisen und genaue Vorhersagen anzeigen.

Pipeline-Ansicht für einzelne Vertriebsmitarbeiter

Ein Blick auf die Pipeline ist der schnellste und einfachste Weg, die Performance Ihres Teams zu beurteilen. Es gibt viele verschiedene Arten und Weisen, diese Zahlen zu betrachten: Pipeline nach Team, nach Branche, nach Region usw. Eine detaillierte Aufspaltung ist sehr praktisch und führt eventuell sogar dazu, dass Sie ein Upgrade in Erwägung ziehen (dazu später mehr).

Wenn Sie aber klein anfangen möchten, sollte das von Ihnen gewählte CRM-System über ein zentrales Dashboard verfügen, in dem Sie zumindest die Pipelines nach Mitarbeiter betrachten können. So müssen Sie nicht alle einzelnen Datensätze zu abgeschlossenen Deals durchgehen, um eine Prognose erstellen zu können.

CRM-Systeme für mittelständische Unternehmen: das kontrollierte Chaos

Vertriebsteams in mittelständischen Unternehmen sehen sich anderen Herausforderungen gegenüber. Unternehmen im Wachstum erleben eine ganze Menge Chaos. Ihr Vertriebsteam ist zu groß, um von einem Tag auf den anderen umgekrempelt zu werden, muss aber in der Lage sein, sich an Änderungen anzupassen.

Entscheiden Sie sich für ein CRM-System, das es Führungskräften ermöglicht, Veränderungen mit wenig Aufwand und Verwirrung einführen zu können. Überlegen Sie sich, wie Sie neue Vertriebsmitarbeiter effizient einarbeiten und schulen können, während Sie gleichzeitig eine Lösung nutzen, die Ihnen auch nächstes Jahr noch Vorteile bringt. Ihr CRM-System sollte alle Funktionen für Kleinunternehmen enthalten, sowie zusätzlich:

Anruf- und E-Mail-Integration

Einige CRM-Systeme ermöglichen es Ihnen, Anrufe direkt aus der Anwendung heraus zu tätigen. Für viele Systeme gibt es eine E-Mail-Integration für typische Clients, wodurch die E-Mails Ihrer Vertriebsmitarbeiter im CRM protokolliert werden.

Wenn Ihr Vertriebsteam mehr als ein oder zwei Mitarbeiter hat, bedeutet das, dass Sie ein Aktivitätsniveau erreicht haben, bei dem Sie schnellere Aufzeichnungen benötigen. Für ein Team mit ein oder zwei Mitarbeitern ist eine manuelle Dateneingabe in Ordnung. In einem Team mit 25 oder 30 Mitarbeitern sammelt sich dabei einiges an, was wiederum Zeit einnimmt, die andernfalls für das Verkaufen verwendet werden könnte.

Aufgaben

Bei Unternehmen im Wachstum gibt es häufig Veränderungen im Team oder Regionen, die neu aufgeteilt werden. Das bedeutet, dass potenzielle Kunden von einem Mitarbeiter zum nächsten weitergereicht werden. Dabei kommt es zu Missverständnissen und verpassten Chancen. Auch bei gut strukturierten Unternehmen kommt es im Vertrieb zu Herausforderungen in der Form von mehr Deals in Bearbeitung und mehr Arbeit im Allgemeinen.

Um den Überblick zu behalten, hilft eine Aufgaben-Funktion. Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte können sich gegenseitig Aufgaben zuordnen oder die Funktion nutzen, um den Überblick über ihr Tagespensum zu behalten.

Anrufaufzeichnung

In Vertriebsteams mit nur einem oder zwei Mitarbeitern fällt es noch leicht, an den Telefonaten teilzunehmen und sicherzustellen, dass alle optimal geschult sind. Bei einem Team im Wachstum haben Sie sehr wahrscheinlich nicht mehr die Zeit, jeden einzelnen Mitarbeiter in Echtzeit zu coachen. Indem Sie Anrufe aufzeichnen, können Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt anhören und gute Beispiele für zukünftige Mitarbeiter aufbewahren, während Sie ihren Vertriebsprozess optimieren.

Pipeline-Ansicht für das gesamte Unternehmen

Je mehr Vertriebsmitarbeiter Sie beschäftigen, desto mehr Zeit werden Sie benötigen, um die gesamte Vertriebs-Performance zu bewerten. Sie brauchen natürlich nicht alle Berichterstattungswerkzeuge, die in einem großen Unternehmen zum Einsatz kommen. Jedoch ist eine zusammengefasste Vertriebs-Pipeline wichtig, damit Ihre Berichterstattung so wenig zeitintensiv ist wie möglich.

CRM-Software für Großunternehmen: Erkenntnisse aus Daten gewinnen

Unternehmen mit großen Vertriebsteams haben sehr wahrscheinlich einen gut strukturierten Vertriebsprozess. Natürlich sollten Sie weiterhin daran arbeiten, Ihren Prozess zu optimieren, um die Vertriebs-Performance zu verbessern. Mit einem grundlegenden Plan können Sie jedoch mehr Zeit darin investieren, Ihre gesammelten Daten detailliert zu analysieren.

Benutzerdefinierte Pipeline-Ansichten

Sich die Pipelines ganz detailliert anhand verschiedener Faktoren ansehen zu können, ist wirklich praktisch. Unternehmensweite Prognosen werden genauso benötigt wie die Prognosen einzelner Teams. Genauso wichtig ist es, die Performance nach Team oder Branche bewerten zu können, um so einen effektiven Vertrieb aufzubauen.

Was machen erfolgreiche Teams, was die weniger erfolgreichen nicht machen? Wie sorgen die besten Manager dafür, dass ihre Vertriebsmitarbeiter gut ausgebildet sind? Vernachlässigen weniger erfolgreiche Teams bestimmte Schritte des Vertriebsprozesses? Gibt es bestimmte Regionen, in denen wenig Inbound-Leads generiert werden?

Diese Fragen können Sie nicht effizient beantworten, wenn Sie keine benutzerdefinierten Pipeline-Ansichten haben.

Erweiterte Berichterstellungsfunktionen

Diese Kategorie ist recht breit gefächert und die spezifischen Berichterstattungsfunktionen, die Sie benötigen, sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Die Fragestellungen in großen Unternehmen sind meist komplex, weswegen die Tools umfangreiche Funktionen haben müssen.

Welche Form der Konversion über die erste Kontaktaufnahme liefert den meisten Umsatz? Welche Mitarbeiter haben die kürzesten Verkaufszyklen und was haben die Deals gemeinsam? Welcher Zusammenhang besteht zwischen Abwanderungsrate und der Länge der Verkaufszyklen? Woher stammen Ihre Inbound-Leads und welche Lead-Quellen sind die wertvollsten? Diese Beispielfragen kommen in großen Vertriebsorganisationen auf, da sie zur Verbesserung der Performance führen können. 

Bei der Auswahl eines CRM-Systems sollten Sie zwei Prioritäten in Einklang bringen: das System sollte sich einerseits Ihrem wachsenden Unternehmen anpassen können und gleichzeitig keine unnötigen und teuren Funktionen enthalten. Natürlich sind die Funktionen, die Sie für Ihre Zwecke benötigen, für Ihr Unternehmen einzigartig.

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Ursprünglich veröffentlicht am 29. Oktober 2018, aktualisiert am 29. Oktober 2018

Themen:

CRM