Geschäftsdokumente neigen dazu, detailliert und entsprechend lang zu sein. Gleichzeitig haben diejenigen, die sie lesen sollen – zum Beispiel Führungskräfte, Investoren oder Geschäftspartner – in der Regel wenig Zeit. Wie kann diese Diskrepanz aufgelöst werden? Durch eine Executive Summary! Wir zeigen Ihnen, was genau in Ihrer Zusammenfassung enthalten sein sollte und worauf Sie beim Schreiben achten müssen.

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Executive Summary: Wie lang sollte sie sein und was gilt es zu beachten?

Die Executive Summary dient dazu, einen Überblick über das Thema zu geben. Sie geht nicht auf Details ein, sondern liefert gleich zu Beginn des Dokuments die wichtigsten Fakten und ordnet Ihr Unternehmen beziehungsweise Projekt in einen Gesamtkontext ein.

Für den Leser ist die Executive Summary eine hervorragende Möglichkeit, schnell zu erfassen, worum es im Dokument geht und auf dieser Basis zu entscheiden, ob er sich weiter damit auseinandersetzen möchte.

Beim Schreiben sollten Sie also im Hinterkopf behalten, dass Ihre Leser wahrscheinlich gestresste Personen mit vielen weiteren Aufgaben sind, die anhand Ihrer Zusammenfassung unkompliziert entscheiden wollen, ob sie noch mehr ihrer wertvollen Zeit in Ihr Dokument investieren möchten.

Halten Sie sich deshalb kurz: Ihre Executive Summary sollte nicht mehr als zwei Seiten einnehmen. Noch besser ist es, wenn Sie mit einer Seite auskommen.

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Von Marktanalyse bis zur finanziellen Entwicklung: Das gehört in ein Management Summary

Da Management Summarys für alle Arten von Geschäftsdokumenten geschrieben werden können, gibt es keinen einheitlichen Aufbau. Generell gilt der Grundsatz: Die Zusammenfassung sollte in ihrer Struktur dem Rest des Dokuments entsprechen. Orientieren Sie sich beim Schreiben also an den Überschriften und verfassen Sie zu jeder einen kurzen Absatz.

In der Executive Summary für einen Businessplan sollten Sie zum Beispiel prägnant Ihr Unternehmen mit seiner Zielgruppe und seinen Angeboten vorstellen.

Wichtig ist auch, einen Blick auf Ihre Konkurrenz zu werfen und den Markt einzuordnen. Weitere interessante Punkte für Leser sind Angaben zu Ihren Zielen, Ihrem Management, Ihren Finanzen, Ihren nächsten geplanten Schritten, Ihrem Marketing und natürlich die Chancen, die Ihr Unternehmen, Ihr Projekt oder Ihr neues Produkt für Kunden, Investoren und die Welt bietet.

Fünf Tipps für die Executive Summary Ihres Businessplans

Ihr Ziel ist natürlich, dass die Executive Summary beim Leser Interesse weckt. Er soll sich neugierig in den Rest Ihres Dokuments stürzen und in die Details vertiefen, statt die Zusammenfassung nur kurz zu überfliegen. Damit Ihre Summary einen bleibenden Eindruck hinterlässt, sollten Sie daher die folgenden fünf Tipps beherzigen:

1. Schreiben Sie die Executive Summary ganz zum Schluss.

Wie schön erwähnt: In Ihrer Executive Summary fassen Sie die wichtigsten Punkte Ihres Businessplans zusammen. Welche das genau sind, können Sie erst wissen, wenn Sie sich selbst genau mit Ihrem Businessplan auseinandergesetzt und alle Zahlen, Daten und Details zu Ihrer Geschäftsidee und Ihrem Geschäftsmodell zusammengetragen haben. Obwohl die Summary am Anfang Ihres Dokuments steht, sollten Sie sie deshalb als letztes schreiben.

2. Halten Sie die Management Summary so einfach wie möglich.

Ihre Leser stammen möglicherweise nicht aus Ihrer Branche und haben nicht das gleiche Fachwissen wie Sie, daher sollten Sie auf Fachbegriffe besser verzichten. Falls das einmal nicht möglich sein sollte, erklären Sie am besten den fraglichen Ausdruck.

Zum Schluss sollte auch ein Laie Ihren Ausführungen problemfrei folgen können. Das bedeutet auch, dass Sie alle W-Fragen prägnant beantwortet haben sollten.

3. Beschränken Sie sich auf die relevantesten Informationen.

Wenn der Leser sich Ihrer Executive Summary widmet, weiß er noch nicht, was ihn bei der Lektüre erwartet. Er ist noch nicht mal sicher, ob er sie wirklich lesen will. Dies sollten Sie beim Schreiben bedenken und sich auf diejenigen Aspekte konzentrieren, die unmittelbar zum Verständnis des Themas und zur Einordnung des Kontexts beitragen.

4. Bleiben Sie in Ihrer Zusammenfassung realistisch.

Unrealistische Planungen mit Zeit und Ressourcen sind bei Geldgebern, Geschäftspartnern und Führungskräften nicht gern gesehen. Seien Sie in Ihren Planungen ehrlich und offen. Zeigen Sie, dass Ihnen mögliche Probleme und Konkurrenten bewusst und Sie darauf vorbereitet sind, auf Unvorhergesehenes zu reagieren.

5. Geben Sie einen positiven Ausblick.

Niemand setzt sich gern mit negativen Prognosen und Schwierigkeiten auseinander. Finden Sie deshalb einen positiven Abschluss für Ihre Executive Summary und heben Sie Chancen und Möglichkeiten hervor, die mit Ihrem Projekt oder der Unternehmensgründung einhergehen.

Executive Summary: Beispiele und Vorlage

So wie jede Art von Geschäftsdokument anders ist, ist es auch jedes Executive Summary. Dennoch können Sie sich das Schreiben erleichtern, indem Sie sich an Beispielen anderer Unternehmen orientieren. Ganze Businesspläne inklusive ihrer Zusammenfassungen finden Sie einfach online. Hilfreich sein kann auch eine Gegenüberstellung von guten und schlechten Summarys.

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Eine Vorlage für die Executive Summary Ihres Businessplans mit vielen weiteren Tipps und Hinweisen können Sie direkt bei uns herunterladen: zur Executive Summary-Vorlage

Fazit: Die Executive Summary kann über Erfolg oder Nicht-Erfolg bestimmen

Die Bedeutung der Executive Summary kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Sie entscheidet darüber, ob Ihr Geschäftsdokument gründlich gelesen wird oder in einer Ablage verstaubt und hat damit auch Einfluss auf das Gelingen Ihrer Pläne – insbesondere dann, wenn Sie auf Unterstützung von außen angewiesen sind.

Nehmen Sie sich beim Verfassen Ihrer Summary deshalb ausreichend Zeit, beschränken Sie sich auf das Wesentliche und betonen Sie stets die Relevanz des Themas für den Leser. Ein Ausblick, der neugierig macht, ist mehr wert als die trockene Auflistung kleinster Details.

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Titelbild: Kelly Sikkema / Unsplash 

Ursprünglich veröffentlicht am 3. August 2020, aktualisiert am August 03 2020

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