Forderungsmanagement: So verhindern Sie Zahlungsausfälle

Als gewerbetreibende oder selbstständige Person stabilisieren Sie Ihre Liquidität, indem Sie regelmäßig Einnahmen erzielen. Viele Ihrer Kundinnen und Kunden halten das vereinbarte Zahlungsziel ein. Doch manche fallen immer wieder dadurch auf, dass sie ihren Zahlungsverpflichtungen nicht pünktlich nachkommen.

Damit säumige Zahlerinnen und Zahler offene Rechnungsbeträge spätestens bis zum Fälligkeitstermin überweisen, hilft Ihnen die Einführung eines effektiven Forderungsmanagements. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie dieses funktioniert und welche Aufgaben und Maßnahmen dazugehören.

Was versteht man unter Forderungsmanagement?

Um Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität zu sichern, setzen viele Unternehmen auf das Forderungsmanagement. Mit dessen Hilfe wird das Mahnwesen eines Unternehmens professionell organisiert. Offene Rechnungen können Sie so professionell organisieren und Zahlungen rechtzeitig einfordern.

Warum ist ein Forderungsmanagement wichtig?

Mit einem funktionierendem Forderungsmanagement und einem gut strukturieren Mahnwesen erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass offene Zahlungen getätigt werden. So schützen Sie Ihr Unternehmen vor einem Forderungsausfall und sorgen dafür, dass Sie Ihre laufenden Verbindlichkeiten erfüllen können.

Denn: Wirken Sie dem Ausfall von Forderungen nicht rechtzeitig entgegen, drohen Zahlungsunfähigkeit und Überschuldung. Das Forderungsmanagement hilft Ihnen daher, die Bonität Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten. Dabei setzen Sie sämtliche Maßnahmen ein, die Ihnen helfen, eine offene Forderung einzutreiben.

Was gehört zum Forderungsmanagement?

Mit einem professionellen Forderungsmanagement sichern Sie die Stabilität Ihres Unternehmens, indem Sie dem Empfänger bzw. der Empfängerin einer Rechnung eine Zahlungserinnerung schicken und anschließend mit Mahnungen auf den Zahlungsverzug hinweisen.

Reagiert Ihre Kundin oder Ihr Kunde auch nach der dritten Mahnung nicht, erwirken Sie bei Gericht einen Mahnbescheid und leiten das gerichtliche Mahnverfahren ein.

Während das Mahnverfahren läuft, wird der Zahlungsstatus des Kundenkreises regelmäßig überwacht. Stellt Ihre Debitorenbuchhaltung fest, dass ein Schuldner oder eine Schuldnerin der Zahlungsverpflichtung nachgekommen ist, gilt die Aufgabe des Forderungsmanagements als erfolgreich abgeschlossen.

Welche Forderungsmanagement-Aufgaben fallen an?

Ein funktionierendes Forderungsmanagement erfordert die Durchführung verschiedener Maßnahmen zum Begleichen offener Rechnungen. Die Debitorenbuchhaltung steht z. B. folgenden Aufgaben gegenüber:

• Verwaltung des offenen Forderungsbestandes
• Prüfung des Zahlungsstatus für jedes Debitorenkonto
• Verschicken einer Zahlungserinnerung nach dem Ablauf der Zahlungsfrist
• Versenden von drei Mahnungen, nachdem die jeweilige Zahlungsfrist abgelaufen ist
• Prüfung, ob das Einschalten eines Inkassobüros sinnvoll ist
• Erwecken eines Mahnbescheids und Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens
• Überwachung eines Zwangsvollstreckungsverfahrens

Zahlungsausfälle verhindern durch effektives Forderungsmanagement

Um Zahlungsausfälle durch ein effektives Forderungsmanagement zu verhindern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Prüfen Sie Ihren Neukunden im Zuge der Akquise

Ein aktives Forderungsmanagement beginnt mit dem ersten Akquisegespräch. Mit dem Checken der Firmenangaben lässt sich bereits vor Auftragsabwicklung vermeiden, dass es zu einem Forderungsmanagement-Inkasso kommt. Eventuell kommt sogar die Prüfung der Bonität über die Schufa infrage. Auf diesem Wege können Sie gegebenenfalls sofort gegenwirken, wenn es zu einem Zahlungsverzug kommt.

2. Ergreifen Sie präventive Maßnahmen

Mit den präventiven Maßnahmen legen Sie schon bei Beginn einer Geschäftsbeziehung fest, welche Zahlungsvereinbarungen in Ihrem Unternehmen gelten. Dabei stehen Ihnen zwei Wege offen: Vereinbaren Sie zum Beispiel einzelvertraglich, welche Zahlungsziele für eine Kundin oder einen Kunden gelten sollen. Alternativ legen Sie Ihre individuellen Zahlungsziele in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen fest.

3. Zahlungausfälle aktiv vermeiden: Machen Sie die Sofortzahlung attraktiv

Durch Preisnachlässe, wie Rabatte oder Skonti, können Sie Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden gegenüber eine Sofortzahlung attraktiv machen. Hiermit lässt sich einem Zahlungsausfall aktiv vorbeugen.

Zahlungserinnerung erstellen: So gehen Sie vor

Bleibt eine Rechnung nach dem Ende der gesetzten Frist offen, können Sie dem Kunden oder der Kundin eine freundliche Zahlungserinnerung zukommen lassen. Wählen Sie hier einen freundlichen Ton, der die Kundschaft zum Bezahlen der Rechnung motiviert. Im besten Fall geben Sie dem Kunden oder der Kundin mit auf den Weg, bis zu welchem gesetzten Fälligkeitsdatum er oder sie das Geld überweisen sollte.

Forderungsmanagement Sachbearbeiter(in): Wer ist zuständig?

Die Zuständigkeit des Forderungsmanagements hängt ganz von der Größe Ihres Unternehmens ab. Als Selbstständiger oder Selbstständige übernehmen Sie das Management Ihrer Forderungen meist selbst. Alternativ können Sie auch ein Inkassobüro beauftragen.

In einem größeren Betrieb delegieren Sie die Aufgaben, mit denen Sie Zahlungsausfälle vermeiden, an Ihre Debitorenbuchhaltung. Doch auch hier gibt es neben der Inhouse-Lösung noch einen alternativen Weg. Dieser sieht vor, dass Sie Ihr Forderungsmanagement an einen externen Dienstleister outsourcen.

Vor- und Nachteile von Outsourcing gegenüber der Inhouse-Lösung

Ein internes oder ein externes Forderungsmanagement – welche Art des Forderungsmanagements passt besser zu Ihrem Unternehmen? Das Outsourcen bringt schließlich nicht nur Licht-, sondern auch Schattenseiten mit sich. Hier stellen wir Ihnen die Vor- und Nachteile des Forderungsmanagement-Factorings gegenüber:

Vorteile des Outsourcings

• Beim Outsourcing des Forderungsmanagements können Sie die frei gewordenen Kapazitäten Ihrer Mitarbeitenden für andere Aufgabenbereiche einsetzen.
• Ihr Unternehmen wendet geringere Personalkosten auf.
• Externe Dienstleister haben stets Zugriff auf die aktuelle Gesetzeslage.
• Sie behalten den Fokus auf Ihrem eigentlichen Unternehmenszweck.

Nachteile des Outsourcings

• Die Beauftragung eines externen Inkassos wirkt sich negativ auf die Kundenkommunikation aus.
• Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister müssen die Anforderungen an den Datenschutz gewahrt bleiben.

Ob eine Inhouse-Lösung oder ein Outsourcing des Forderungsmanagements die bessere Alternative ist, hängt vor allem von der Größe Ihres Unternehmens ab. In größeren Unternehmen empfiehlt sich eine eigene Debitorenbuchhaltung, die alle Forderungsmanagement-Aufgaben übernimmt.

Führen Sie ein kleines Unternehmen, bietet es sich an, die komplette Verwaltung der offenstehenden Forderungen an einen externen Dienstleistenden abzugeben.

Fazit: Ein gutes Forderungsmanagement ist für Unternehmen jeder Größe wichtig

Mit einem effektiven Forderungsmanagement vermeiden Sie Zahlungsausfälle und beugen effektiv einer Insolvenz vor. Eine ordentliche Umsetzung lohnt sich daher sowohl für kleinere, als auch größere Unternehmen. Ob Sie die Aufgaben zum Eintreiben der Forderung inhouse übernehmen oder outsourcen, bleibt dabei ganz Ihnen überlassen – dennoch kann es sinnvoll sein, externe Dienstleister damit zu beauftragen, damit Sie sich in aller Ruhe auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können.

So oder so: Ein gutes Forderungsmanagement hilft Ihnen dabei, Zahlungsausfälle zu vermeiden und sorgt dafür, dass Sie Ihre eigenen laufenden Verbindlichkeiten stets problemlos begleichen können.

Titelbild: Narumon Bowonkitwanchai / iStock / Getty Images Plus