Als gewerbetreibende oder selbstständige Person stabilisieren Sie Ihre Liquidität, indem Sie regelmäßig Einnahmen erzielen. Viele Ihrer Kundinnen und Kunden halten das vereinbarte Zahlungsziel ein. Doch manche fallen immer wieder dadurch auf, dass sie ihren Zahlungsverpflichtungen nicht pünktlich nachkommen.

Damit säumige Zahlerinnen und Zahler offene Rechnungsbeträge spätestens bis zum Fälligkeitstermin überweisen, hilft Ihnen die Einführung eines effektiven Forderungsmanagements. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie dieses professionalisieren.

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Wie funktioniert Forderungsmanagement?

Als Unternehmender oder leitende Führungskraft (zum Beispiel in der Vertriebsabteilung) sind Sie an einer stabilen Liquidität interessiert. Deshalb möchten Sie die Anzahl der Forderungsausfälle mit dem Forderungsmanagement so gering wie möglich halten. Damit Sie dieses Ziel erreichen, übernimmt das Debitorenmanagement Ihres Unternehmens verschiedene Forderungsmanagement-Aufgaben:

  • Sie legen für Ihren Betrieb fest, wie Sie mit offenstehenden Forderungen umgehen und übertragen die Aufgaben an das Debitorenmanagement.
  • Mit allen Unternehmensteilen, die direkten Kontakt zum Kundenbereich haben (neben den Verkäufern und Verkäuferinnen und der Marketingabteilung kommt hier auch die Call-Prospecting-Abteilung in Betracht), vereinbaren sie, wie hoch der Forderungsstand für jeden einzelnen Kunden oder die einzelne Kundin maximal sein darf.
    Bei Überschreiten der kritischen Grenze leitet das Debitorenmanagement den ersten Schritt des Mahnverfahrens ein. Dies bedeutet, dass Sie den Kunden oder die Kundinnen mit einem freundlichen Brief an die Begleichung der offenstehenden Zahlung erinnern und ein festes Zahlungsziel setzen.
  • Damit Ihr Forderungsmanagement effektiv funktioniert, legen Sie innerhalb Ihres Unternehmens die Zuständigkeiten für die Eintreibung der Forderung, die Einleitung des Mahnverfahrens und das Inkasso fest.
  • Ob das Geld tatsächlich in Ihrem Unternehmen ankommt, hängt vom Verhalten der Person ab, die die Zahlung zu leisten hat. Reagiert diese Person nicht auf die Zahlungserinnerung, leiten Sie mit der ersten Mahnung das Mahnverfahren ein.

Mit diesen Funktionen erfüllt das Forderungsmanagement den wichtigen Zweck: Dies ist, die Liquidität Ihres Unternehmens dauerhaft zu sichern und das Insolvenzrisiko zu minimieren.

Wie können Sie Zahlungsausfälle mit einem effektiven Forderungsmanagement vermeiden?

Mit einem effektiven Forderungsmanagement-Inkasso ist es Ihnen möglich, Zahlungsausfälle zu vermeiden. Den Grundstein hierfür können Sie schon bei einem Akquisegespräch legen. Weisen Sie den neuen Kunden oder die neue Kundin auf die Konditionen hin und kommen Sie Ihrem Vertragspartner oder Ihrer Vertragspartnerin entgegen, indem Sie individuelle Zahlungsziele festlegen.

Darüber hinaus vermeiden Sie mithilfe von präventiven Maßnahmen Zahlungsausfälle, wenn Sie Ihre Geschäftsbedingungen klar und eindeutig nach außen definieren.

Hierfür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder achten Sie bei der Vertragsgestaltung darauf, dass die Zahlungskonditionen unmissverständlich dokumentiert sind, oder Sie treffen eine für alle Kundinnen und Kunden geltende Regelung in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Eine rechtzeitige Zahlung können Sie veranlassen, wenn Sie Ihr Forderungsmanagement anweisen, die Rechnung zeitnah – möglichst kurz nach Auslieferung der Ware – zu stellen und an den Kunden oder die Kundin zu versenden.

Am effektivsten ist es für Sie, wenn die Kundinnen und Kunden die Rechnungen sofort bezahlen. Um dies zu forcieren, machen Sie die Sofortzahlung attraktiv. Bieten Sie Ihrer Kundschaft vorteilhafte Zahlungsmöglichkeiten ein oder nutzen sie Preisnachlässe wie Skonti oder Boni, um eine säumige Zahlerin oder einen säumigen Zahler zur Zahlung bis zum vereinbarten Zahlungsziel zu bewegen.

Beispiel: Forderungsmanagement beim Akquisegespräch

Sie sind Verkäufer oder Verkäuferin in einem Autohaus und führen ein Akquisegespräch. Ihre Kundschaft möchte mithilfe Ihres Unternehmens einen betriebseigenen Fuhrpark aufbauen. Dazu benötigt die Vertragspartei mehrere Lastkraftwagen und Kleintransporter. Damit die termingerechte Bezahlung der Rechnung gewährleistet ist, vereinbaren Sie feste Zahlungsziele und räumen der Kundschaft Skonto ein, wenn der Zahlungseingang innerhalb von 14 Tagen nach der Rechnungsstellung erfolgt.

Wie läuft das Forderungsmanagement in der Praxis ab?

Damit das Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen einwandfrei abläuft, entwickeln Sie für die Erledigung der Forderungsmanagement-Aufgaben eine feste Struktur. Mit dieser legen Sie die folgenden Punkte fest:

  • Ihr Debitorenmanagement entwickelt ein System, mit dem es die offenen Forderungen verwaltet.
  • Damit Sie über die Solvenz Ihrer Kundschaft und Ihren Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern Bescheid wissen, erkundigen Sie sich bei den entsprechenden Auskunftsstellen (zum Beispiel der Schufa), über deren Bonität.
  • Ihr Debitorenmanagement prüft regelmäßig den Status der Forderungen.
  • Bei einem Zahlungsausfall ergreifen Sie die ersten Maßnahmen, um eine offenstehende Forderung einzutreiben. Reagiert eine Kundin oder ein Kunde nicht auf die freundliche Zahlungserinnerung, eröffnen sie mit dem Verschicken der ersten Mahnung das außergerichtliche Mahnverfahren ein.
  • Im Verlauf des weiteren Mahnverfahrens kommt auch die Beauftragung eines externen Inkassounternehmens in Betracht. Das Forderungsmanagement-Inkasso kümmert sich um die weiteren Aufgaben des Forderungsmanagements.
  • Zeigt sich eine Kundin oder ein Kunde auch nach der dritten Mahnung weiter zahlungsunwillig, besteht für Sie die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten und einen Vollstreckungstitel zu erwirken.

Beispiel zum Forderungsmanagement

Nachdem Sie Ihrer Kundschaft eine Rechnung zugesendet haben, überwachen Sie den Zahlungsstatus. Geht das Geld nicht zum vereinbarten Zahlungsziel bei Ihnen ein, rufen Sie der Zahlerin oder dem Zahler freundlich die Zahlung in Erinnerung. Folgt immer noch keine Reaktion, leiten Sie mit der ersten Mahnung das außergerichtliche Mahnverfahren ein. Im letzten Schritt beantragen Sie bei dem zuständigen Gericht den Erlass eines Mahnbescheids.

Inhouse-Lösung oder Outsourcing: Was ist die bessere Lösung für Ihr Forderungsmanagement?

Ob eine Inhouse-Lösung oder ein Outsourcing des Forderungsmanagements die bessere Alternative ist, hängt vor allem von der Größe Ihres Unternehmens ab. In größeren Unternehmen richten Sie eigene Debitorenbuchhaltung ein, die alle Forderungsmanagement-Aufgaben übernimmt.

Führen Sie ein kleineres Unternehmen, bietet es sich an, die komplette Verwaltung der offenstehenden Forderungen an einen externen Dienstleistenden abzugeben. Bei der Beauftragung eines externen Dienstleistungsunternehmens profitieren Sie davon, dass das entsprechende Know-how vorhanden ist und Sie sich ganz auf Ihren eigentlichen Unternehmenszweck konzentrieren können.

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Titelbild: Narumon Bowonkitwanchai / iStock / Getty Images Plus

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Ursprünglich veröffentlicht am 24. Mai 2022, aktualisiert am Mai 24 2022

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