Handelsregistereintrag: Das müssen Sie wissen

Von der Rechtsform Ihres Unternehmens ist es abhängig, ob Sie den Betrieb im Handelsregister eintragen lassen müssen. Dieses öffentliche Verzeichnis kann von allen Interessierten eingesehen werden. Erfahren Sie in diesem Artikel, was genau ein Handelsregister ist, wie ein Handelsregistereintrag abläuft und welche Vor- und Nachteile damit einher gehen.

Verantwortlich dafür sind die Handelsregistergerichte, die den Amtsgerichten angeschlossen sind. Das Handelsrecht regelt, welche Unternehmen sich im Handelsregister eintragen lassen müssen.

Die Angaben im Handelsregistereintrag informieren Ihre Kundschaft und Ihre geschäftlichen Verbindungen über Ihre gesetzliche Vertretung und Ihre Haftungsverhältnisse. Geben Sie z. B. an, dass Sie eine GmbH führen und Ihr Stammkapital von 25.000 Euro vollständig in die Gesellschaft eingebracht haben, weiß ein geschäftlicher Kontakt, dass er Sie mit ebendieser Summe für etwaige Schäden in Regress nehmen kann.

Sobald sich relevante Daten ändern – Sie verlegen z. B. den Firmensitz von Hamburg nach Hannover oder Ihr Firmenname ändert sich – nehmen Sie im Handelsregister die entsprechende Änderung vor. Dasselbe gilt, wenn Sie eine weitere Betriebsstätte eröffnen oder eine angestellte Person zur Geschäftsführung Ihrer GmbH ernennen.

Seit dem Jahr 2007 führen die Handelsregistergerichte das Handelsregister ausschließlich online. Für die Eintragung müssen Sie sich von einem Notarbüro unterstützen lassen. Ihr Rechtsbeistand veranlasst alle Schritte, die für einen korrekten Handelsregistereintrag erforderlich sind. Er überprüft die Angaben, die im Handelsregister eingetragen werden und steht Ihnen darüber hinaus auch für eine weitere Beratung zur Verfügung.

Was ist ein Handelsregistereintrag?

Die Eintragung in das Handelsregister ist laut Handelsgesetzbuch (HGB) notwendig, um einen offenen und transparenten Rechtsverkehr zu ermöglichen. Deshalb soll ein Unternehmen, das nach dem Handelsrecht zum Eintrag in das Handelsregister verpflichtet ist, potenzielle Geschäftspartner und -partnerinnen und Kundschaft mit relevanten Informationen versorgen.

Zu den Pflichtangaben gehören der Name der Firma und der Kaufleute, die diese gesetzlich nach außen vertreten. Führen Sie Ihr Unternehmen in der Rechtsform einer GmbH oder einer OHG, geben Sie neben der Rechtsform Ihres Unternehmens den Firmensitz und den Gegenstand des Betriebes an.

Die Interessierten nutzen die Angaben, um eine Geschäftsbeziehung zu Ihnen aufzubauen. So erfahren geschäftliche Kontakte und Ihre Kundschaft z. B., wer Ihre Gesellschaft nach außen vertritt und an wen Sie sich wenden können.

Ab wann ist ein Handelsregistereintrag Pflicht?

Nicht alle Unternehmen müssen laut Handelsgesetzbuch (HGB) im Handelsregister eingetragen werden. Sind Sie z. B. im Bereich Grafik oder Texterstellung Freiberufler bzw. Freiberuflerin, sind Sie nicht dazu verpflichtet, Ihre Tätigkeit im Handelsregister eintragen zu lassen. Gleiches gilt, wenn Sie ein Steuerbüro oder eine Arztpraxis betreiben. Haben Sie ein Kleingewerbe, sind Sie ebenso nicht zu einem Handelsregistereintrag verpflichtet.

Ein Handelsregistereintrag sieht das Registerrecht für Ihr Unternehmen vor, wenn Sie die Kaufmannseigenschaft besitzen. Diese Voraussetzung erfüllen Sie, wenn Sie Ihren Betrieb in einer der folgenden Rechtsformen führen:

• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Aktiengesellschaft (AG)
• Unternehmergesellschaft (UG)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Kommanditgesellschaft (KG)
• Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)

Die Kaufmannseigenschaft erfüllen Sie überdies, wenn Ihr Unternehmen kaufmännisch organisiert ist, Sie zur Führung von Büchern verpflichtet sind und Sie Personal mit weitreichenden Befugnissen (z. B. ein GmbH-Geschäftsführer bzw. -führerin oder die Person mit Prokura in einer OHG) beschäftigen.

Als Einzelunternehmen sind Sie zum Eintrag in das Handelsregister verpflichtet, wenn Sie eine Tätigkeit mit einem gewissen gewerblichen Umfang aufnehmen. Dies bedeutet, dass Sie für die Durchführung Ihrer Tätigkeit bei dem zuständigen Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung vornehmen.

Führen Sie Ihren Betrieb in der Rechtsform einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder üben Sie eine freiberufliche Tätigkeit aus, sind Sie nicht zum Eintrag in das Handelsregister verpflichtet. Lassen Sie sich freiwillig in das Handelsregister eintragen, müssen Sie alle Konsequenzen tragen, die hiermit verbunden sind. Dies bedeutet, dass Sie eine Bilanz erstellen und diese termingerecht bei Ihrem Finanzamt einreichen.

Wie sieht ein Handelsregistereintrag aus?

Für den Eintrag in das Handelsregister unterscheidet das Handelsregistergericht zwei Abteilungen.

In der Abteilung A finden Sie sich wieder, wenn Sie als eingetragener Kaufmann bzw. Kauffrau (e.K.), OHG oder KG firmieren. Zu den inhaltlichen Daten, die Sie angeben müssen, gehören neben der Rechtsform und dem Sitz Ihres Unternehmens z. B. auch die Bestellung oder Abberufung einer Prokura innehabenden Person, die die Gesellschaft nach außen vertritt. Auch die Löschung Ihrer Firma oder der Austritt eines Gesellschafters oder einer Gesellschafterin werden im Handelsregister dokumentiert.

Die Abteilung B nimmt alle Kapitalgesellschaften auf. Hierzu gehören die AG und die GmbH ebenso wie die KGaA oder die Unternehmergesellschaft. Mit dem Handelsregistereintrag informieren Sie die Interessierten über die Bestellung und Abberufung eines Geschäftsführers bzw. einer Geschäftsführerin, die Höhe des Stammkapitals und die Einstellung oder Aufhebung eines Insolvenzverfahrens. Damit die Eintragung im Handelsregister vollständig ist, erhalten Sie eine Handelsregisternummer, mit der sich Ihr Unternehmen eindeutig identifizieren lässt.

Wie ist der Ablauf einer Handelsregistereintragung?

Damit das Handelsregistergericht den von Ihnen ausgewählten Firmennamen rechtssicher eintragen kann, lassen Sie zunächst von der für Ihren Betrieb zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) prüfen, ob wettbewerbsrechtliche Streitigkeiten wegen Ihrer Unternehmensbezeichnung ausgeschlossen werden können.

Die IHK prüft überdies, ob etwaige Gründe dazu führen, dass Ihr Unternehmen nicht in das Handelsregister eingetragen werden darf. Dies ist z. B. der Fall, wenn ein anderes Unternehmen bereits mit derselben Firmierung eingetragen ist.

Sind alle offenen Punkte geklärt, lässt das Handelsregistergericht die Eintragung des Unternehmens in das Handelsregister zu und vergibt eine eindeutige Handelsregisternummer. Hiermit lässt sich Ihr Betrieb leichter identifizieren. So ist es einem geschäftlichen Kontakt z. B. möglich, mithilfe der Handelsregisternummer leichter auf Ihre veröffentlichte Unternehmensdaten zuzugreifen.

Die Handelsregisternummer vergibt das Handelsregistergericht mit der Kennzeichnung der entsprechenden Abteilung. Beauftragen Sie ein Notariat, eine OHG in das Handelsregister eintragen zu lassen, beginnt die Handelsregisternummer mit der Kennzeichnung HRA. Soll eine GmbH eingetragen werden, vergibt das Handelsregistergericht eine Handelsregisternummer mit der Kennzeichnung HRB.

Machen Sie mit einer Unternehmenswebseite im Internet auf sich aufmerksam, müssen Sie ein Impressum implementieren. Hierin muss auch die Handelsregisternummer aufgeführt sein, die von dem Handelsregistergericht für Ihr Unternehmen vergeben wurde.

Mit der Eintragung beauftragen Sie ein Notariat. Damit erfüllen Sie gleichzeitig die gesetzliche Verpflichtung, den Handelsregistereintrag notariell bestätigen zu lassen. Das Notariat ist verantwortlich dafür, dass die Unternehmensdaten geprüft sind und der Eintrag in das Handelsregister korrekt vorgenommen wird. Bis die Eintragung vollständig ist, kann – abhängig von dem zuständigen Amtsgericht – eine Zeitspanne von sechs bis acht Wochen vergehen.

Handelsregistereintrag: Welche änderung von Unternehmensdaten ist eintragungspflichtig?

ändern sich die eintragungspflichtigen Daten Ihres Unternehmens, müssen Sie sich erneut mit Ihrem Notariat in Verbindung setzen und beim zuständigen Amtsgericht eine änderung des Handelsregistereintrags vornehmen lassen. Dies betrifft z. B. die Verlegung des Unternehmensstandorts von einem Ort zum anderen.

Tritt eine Gesellschafterin oder ein Gesellschafter aus Ihrer GmbH aus, ist dies ebenso eintragungspflichtig wie die Aufnahme eines neuen Gesellschafters oder einer neuen Gesellschafterin. überdies zeigen Sie mit einer änderung der Unternehmensdaten im Handelsregister auch an, ob Sie einer Person Prokura erteilen.

Wie lange dauert ein Handelsregistereintrag?

Ein Handelsregistereintrag hat während der gesamten Dauer Ihrer unternehmerischen Tätigkeit Bestand. Die Eintragung in das Handelsregister endet erst, wenn Sie den Antrag stellen, die Firma aus dem Handelsregister löschen zu lassen.

Handelsregistereintrag: Vorteile und Nachteile

Sind Sie aufgrund der handelsrechtlichen Bestimmungen dazu verpflichtet, Ihr Unternehmen im Handelsregister eintragen zu lassen, ergeben sich die folgenden Vor- und Nachteile:

Vorteile eines Handelsregistereintrags

• Mit dem Handelsregistereintrag schaffen Sie bei Kunden bzw. Kundinnen und Geschäftspartnerschaften einen Vertrauensbonus. Sie schützen den Namen Ihrer Firma und bewahren sich davor, dass ein anderes Unternehmen in Ihrem Namen Geschäfte macht.
• übergeben Sie Ihr Unternehmen, führt Ihr Nachfolger bzw. Ihre Nachfolgerin die Firma unverändert fort. Der Eintrag ins Handelsregister macht es möglich, dass Sie einer anderen Person Prokura erteilen. Sie können den Gerichtsstand frei wählen.

Nachteile eines Handelsregistereintrags

• Mit der Eintragung ins Handelsregister besteht für Sie die Pflicht zum Führen von Büchern. Dies bedeutet, dass Sie eine Finanzbuchführung erstellen und jährlich eine Bilanz bei Ihrem Finanzamt einreichen müssen.
• Geschäftspartner bzw. -partnerinnen und Kundschaft werden umfassend über Ihr Unternehmen informiert.
• Sie dürfen nur Geschäftsbriefe verwenden, auf dem Ihre Firma, die Handelsregisternummer und der Ort Ihrer Niederlassung und des Gerichtsstands vermerkt sind. Bei einer GmbH ist es überdies erforderlich, dass Sie die Geschäftsführung namentlich auf Ihren Geschäftsbriefen benennen.

Was kostet ein Handelsregistereintrag?

Die Kosten, die Sie für den Eintrag Ihres Unternehmens in das Handelsregister aufwenden. Lassen sich nicht pauschal beziffern. Sie sind abhängig von der gewählten Rechtsform und der Größe Ihres Unternehmens.

Die Kosten unterteilen sich in drei verschiedene Gruppen. Für die Anmeldung müssen Sie bei dem Registergericht eine Gebühr entrichten. Die anderen Aufwendungen entstehen für die notarielle Begleitung der Handelsregistereintragung. Sie setzen sich zusammen aus den Kosten für die Beurkundung und für die notarielle Beratung Ihres Rechtsbeistands.

Lassen Sie z. B. ein gewerbliches Einzelunternehmen (Firmenzusatz: „e.K.“) in das Handelsregister eintragen, müssen Sie mit einem Aufwand von 200 Euro bis 300 Euro rechnen. Sind Sie mit einem größeren Unternehmen eintragungspflichtig, entstehen Kosten von annähernd 700 Euro.

Was folgt nach dem Handelsregistereintrag?

Die Eintragung in das Handelsregister nutzen Sie, um für Ihre Gesellschaft bei dem zuständigen Gewerbeamt ein Gewerbe anzumelden. Mit dem Handelsregisterauszug haben Sie es leichter, dieser Pflicht nachzugehen.

Wann kommt es zur Löschung eines Handelsregistereintrags?

Die Löschung Ihres Unternehmens setzt voraus, dass es tatsächlich dort eingetragen ist. Hierzu kommt es aber erst, wenn Sie sich dazu entschließen, Ihre unternehmerische Tätigkeit aufzugeben.

Die Löschung eines Unternehmens setzt dagegen nicht voraus, dass die inhabende Person verstirbt. Hat der Erblasser bzw. die Erblasserin per Testament einen Nachfolger bzw. eine Nachfolgerin bestimmt oder ergibt sich dies aus der gesetzlichen Erbfolge, kann die erbende Person das Unternehmen mit der eingetragenen Firmenbezeichnung fortführen.

Fazit: Das sind die wichtigsten Facts

Beim Handelsregister handelt es sich um ein öffentlich geführtes Register, in das Sie Ihr Unternehmen eintragen lassen müssen, wenn Sie sich bei Gründung der Firma für eine bestimmte Rechtsform entscheiden und die handelsrechtlichen Eigenschaften von Kaufleuten erfüllen.

So sind Sie z. B. zum Handelsregistereintrag verpflichtet, wenn Sie eine GmbH führen oder Ihr Unternehmen in der Rechtsform einer Aktiengesellschaft am Rechtsverkehr teilnimmt. Kleingewerbetreibende oder Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen sind von dieser Pflicht ausgenommen.

Haben Sie eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts gegründet oder üben Sie eine freiberufliche Tätigkeit aus, besteht für Sie keine Möglichkeit, den Betrieb im Handelsregister eintragen zu lassen.

Die Eintragung ins Handelsregister ist für Sie mit Vor- und Nachteilen verbunden. Von Vorteil ist es z. B., dass Sie zu Ihrem Kundenstamm eine Vertrauensbasis aufbauen. Hiervon profitieren Sie auch bei Ihren geschäftlichen Beziehungen. Als Nachteil der Handelsregistereintragung gilt es, dass Sie regelmäßig eine Finanzbuchführung erstellen und zur jährlichen Abgabe einer Bilanz verpflichtet sind.

Möchten Sie die geschäftliche Tätigkeit Ihres Unternehmens einstellen, veranlassen Sie, dass das Handelsregistergericht Ihr Unternehmen aus dem Handelsregister löscht.

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