Wenn Sie sich selbstständig machen und ein Unternehmen gründen, können Sie nicht gleich mit Ihrem eigentlichen Geschäftsbetrieb loslegen. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Sie sich zunächst Gedanken über die Gesellschaftsform (GbR, GmbH, OHG etc.) Ihrer Firma machen.

Zudem muss Ihr persönlicher Status geklärt sein: Sind Sie freiberuflich, solo-selbstständig oder mit einem Gewerbebetrieb unterwegs? Und fallen Sie mit Ihrem Handelsgewerbe in die Bezeichnung Istkaufmann, Kannkaufmann oder Formkaufmann?

Hinweis: Die weibliche Form von Kaufmann lautet Kauffrau. Zur einfacheren Beschreibung halten wir uns hier an die etablierte männliche Bezeichnung.

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Kaufmann sein: Was bedeutet das?

Das deutsche Handelsgesetzbuch (HGB) definiert, was einen Kaufmann ausmacht. Ein Kaufmann ist demnach ein Gewerbetreibender, der einen Handel mit Waren betreibt (Handelsgewerbe). Seine Tätigkeit führt er in einem Geschäftsbetrieb, der auf kaufmännische Weise eingerichtet ist.

Privatpersonen, Künstlerinnen oder Freiberufler wie Architekten und Zahnärzte fallen beispielsweise nicht unter die Definition der Kaufmannseigenschaft. Sie sind damit ein sogenannter Nichtkaufmann.

Gut zu wissen: In der Praxis zeigt sich, dass der Begriff des Kaufmanns teilweise unklar erscheint. Deswegen muss Ihr Status unter Umständen individuell beurteilt werden.

Was macht einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb aus?

Kein klares Schwarz oder Weiß, sondern viel Grau kennt das Gesetz (zum Beispiel das HGB). Der Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit, Ihr Umsatz, das Betriebsvermögen, die Anzahl des Personals und der Betriebsstätten wie auch die Organisation Ihres Unternehmens beeinflussen die Einordnung.

Zur Klärung sollten Sie sich beispielsweise mit einer Steuerberatung zusammensetzen. Denn die Festlegung, ob Sie ein Kaufmann sind und Ihr Unternehmen einen kaufmännischen Gewerbebetrieb darstellt, hat einige rechtliche Konsequenzen. 

Kaufmann ist also nicht gleich Kaufmann, denn man unterscheidet verschiedene Formen von Kaufleuten. Zusätzlich zu den oben genannten Formen gibt es noch weitere (nicht) kaufmännischen Tätigkeiten und Formen von Handelsgewerben:

  • Der Nichtkaufmann ist jemand, der zu keiner der folgenden Kaufmann-Definitionen gehört.

  • Als Fiktivkaufmann bezeichnet man eine Person oder ein Unternehmen, die oder das eigentlich die Kriterien eines kaufmännischen Geschäftsbetriebs nicht erfüllt, aber trotzdem im Handelsregister eingetragen wurde.

  • Eine weitere Abstufung stellt der Scheinkaufmann dar. Er gibt lediglich vor, ein rechtmäßiger Kaufmann zu sein, hat aber keine HR-Eintragung.

Kannkaufmann und Istkaufmann: Beispiele

Beispiel 1: Sie betreiben einen kleinen Onlineshop, über den Sie Retro-Videospiele ankaufen und verkaufen. Ihr Kundenstamm und Ihre Umsätze fallen überschaubar aus. Sie zählen damit zu den Kleingewerbetreibenden und Kannkaufleuten: Sie könnten, wenn Sie es möchten, einen Eintrag ins Handelsregister anstreben.

Beispiel 2: Über Ihre drei Filialen mit Ihren zehn Angestellten vertreiben Sie angesagte Sneaker-Modelle. Zudem haben Sie einen gut laufenden Onlineshop, der sechsstellige Beträge erwirtschaftet. Ganz klar: Sie sind ein Istkaufmann beziehungsweise ein Handelsgewerbe.

Istkaufmann, Kannkaufmann und Formkaufleute: Ihre Aufgaben und Pflichten

Als Kaufmann und Handelsgewerbe kommen zahlreiche Anforderungen und Pflichten auf Sie zu, die Sie erfüllen müssen. Dazu gehören exemplarisch diese:

  • Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften sind bei der Gründung sofort beim Handelsregister anzumelden. Versäumen Sie das, droht Ihnen eine Strafzahlung oder sogar eine Haftstrafe.

  • Als selbstständige Person, beispielsweise mit einem Kleingewerbe, können Sie sich freiwillig ins HR eintragen lassen (Status: Kannkaufmann), um Vorteile wie den Schutz des Firmennamens zu erhalten.

  • Als Ist- und Kannkaufmann haben Sie eine ordentliche, doppelte Buchführung gemäß GoBD zu führen. Das kostet einiges an Zeit und Geld.

  • Formkaufleute müssen entsprechend ihrer Rechtsform spezielle Angaben auf ihren Geschäftspapieren machen. 

  • Durch eine freiwillige Eintragung ins Handelsregister kann sich Ihre Rechtsform ändern. Zum Beispiel wird aus einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) eine OHG (Offene Handelsgesellschaft). Dadurch gelten auch unterschiedliche Gesetzbücher: Bei der GbR kommt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) zum Tragen, bei der OHG das HGB.

  • Machen Sie sich schlau, wann Sie den Status „Kaufmann“ wieder verlieren. Gibt beispielsweise ein Istkaufmann seine Tätigkeit auf, endet die Kaufmannseigenschaft automatisch. Bei anderen Formen von Kaufleuten kann sie erst mit der Löschung aufgegeben werden.

  • Unter Kaufleuten beziehungsweise Handelsgewerben gibt es Verträge, welche die „Deals“ zu Handelsgeschäften machen. Das sind unter anderem Kommissions-, Fracht- und Speditionsgeschäfte. Hierfür gelten spezielle Regelungen.

Beachten Sie die Besonderheiten als Kaufmann

Der Status „Kaufmann“ klingt gut und kann Ihnen bei Ihren Geschäftskontakten zusätzliches Vertrauen bringen. Doch damit gehen auch zahlreiche Rechte und Pflichten einher. Halten Sie diese nicht ein, drohen Ihnen teilweise harte Strafen.

Überlegen Sie sich somit genau, ob und welche Art von Kaufmann Sie sein möchten, bevor Sie sich selbstständig machen. Ihre Entscheidung kann große Auswirkungen haben. Besonders für Kleingewerbetreibende, die durch ihren freiwilligen Eintrag deutlich mehr „Papierkram“ erledigen müssen. Zudem ist ein Wechsel des Status, zum Beispiel vom Istkaufmann zum Kannkaufmann, meist nicht so einfach und an einige rechtliche Vorgaben gebunden. 

Tipp: Holen Sie sich Hilfe und Unterstützung von einer Steuerberatung, bevor Sie sich für einen konkreten Weg entscheiden. Und werfen Sie einen Blick ins HGB, um sich mit dem Thema zu beschäftigen.

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Titelbild: Kerkez / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 20. Juli 2021, aktualisiert am Juli 20 2021

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