Ivy-Lee-Methode: So optimieren Sie Ihr Zeitmanagement

„Man sollte nie so viel zu tun haben, dass man zum Nachdenken keine Zeit mehr hat“ − kennen Sie dieses Zitat? Es stammt von Georg Christoph Lichtenberg, einem Physiker und Mathematiker des 18. Jahrhunderts. Obwohl der Spruch schon einige Jahrzehnte alt ist, gilt er heute noch immer. Denn er beschreibt einen wichtigen Aspekt der Ivy-Lee-Methode.

Wer hat die Ivy-Lee-Methode erfunden?

Urheber der Zeitmanagement-Methode war ein Berater − der namensgebende Irving Lee, auch Ivy Lee genannt. Er entwickelte seine Technik im Jahr 1918 für Charles M. Schwab. Schwab, damals Präsident der amerikanischen Bethlehem Steel Corporation, dem einst zweitgrößten Stahlproduzenten der Vereinigten Staaten, suchte nach Ideen, wie seine Mitarbeitenden noch besser arbeiten könnten.

Ivy Lee führte Gespräche mit Charles M. Schwab und seiner Führungsebene. Es wird überliefert, Lee hätte seine Methode in kürzester Zeit entwickelt. Bis heute gilt sie als eine der besten Zeitmanagement-Methoden.

Woher kommt der Name 25.000-Dollar-Methode?

Angeblich verlangte Ivy Lee kein Honorar für seine Beratungstätigkeit. Stattdessen empfahl er Charles M. Schwab sein „Geheimrezept“ kostenlos. Lee meinte nur, der Stahlmagnat solle seine Methode drei Monate lang ausprobieren. Würde sie funktionieren, könne er ihm eine Entlohnung in freier Höhe geben.

Die Zeitmanagement-Methode von Lee überzeugte Schwab derart, dass er ihm nach der Testphase einen Scheck in Höhe von 25.000 Dollar überreichte. Für die damalige Zeit war das eine enorme Summe. Aus diesem Grund wird die Ivy-Lee-Methode auch 25.000-Dollar-Methode genannt, um zu zeigen, wie wertvoll die Tipps sind.

Wie funktioniert die Ivy-Lee-Methode?

Den Plan, den Irving Lee sich erdachte, klingt simpel und lässt sich theoretisch einfach umsetzen. Er besteht aus wenigen Schritten:

Schritt 1: Liste erstellen

Setzen Sie sich abends hin und überlegen Sie sich, welche Aufgaben am morgigen Arbeitstag auf Sie warten. Schreiben Sie aber nur die sechs wichtigsten Tasks auf.

Schritt 2: Priorisieren

Legen Sie fest, wie wichtig jede einzelne der sechs Aufgaben ist. Sortieren Sie dann die notierten Dinge nach ihrer Priorität − von oben („dringend”) nach unten („weniger dringend”).

Schritt 3: Erledigen

Beginnt Ihr Tag, blicken Sie auf Ihre Liste und arbeiten Sie zuerst nur die erste Aufgabe ab. Wichtig: Erledigen Sie die Arbeit konzentriert und ohne Ablenkung. Multitasking ist verboten!

Schritt 4: Neu-Priorisierung

Haben Sie die erste Aufgabe abgearbeitet, streichen Sie sie von der Liste. Gehen Sie dann Ihre Übersicht durch. Überprüfen Sie, ob die Prioritäten wirklich noch stimmen. Nehmen Sie unter Umständen eine Neu-Priorisierung Ihrer Aufgaben vor.

Schritt 5: Erledigen

Arbeiten Sie nun die neue, wichtigste Aufgabe ab. Auch dies machen Sie ganz fokussiert ohne Ablenkungen.

Schritt 6: Wiederholungen

Wiederholen Sie die letzten Vorgänge. Das heißt: Führen Sie eine neue Einschätzung der Wichtigkeit durch und arbeiten Sie dann den zu diesem Zeitpunkt wichtigsten Task ab.

Schritt 7: Zurück auf Start

Am Ende des Tages schauen Sie, wie viele der sechs Aufgaben Sie geschafft haben. Überlegen Sie danach, was Sie am darauffolgenden Tag erledigen wollen oder müssen. Hierbei sollten Sie − falls sie noch wichtig sind − die unerledigten Punkte mit bedenken.

Erstellen Sie dann eine neue Liste, aber auch diese darf nur sechs Aufgaben beinhalten und muss priorisiert sein. Wiederholen Sie die Ivy-Lee-Methode jeden Tag, Woche für Woche und Monat für Monat.

Beispiel: Wie sieht die Ivy-Lee-Methode in der Praxis aus?

Sie nehmen sich beispielsweise vor, dass Sie Ihre Vertriebsstrategie optimieren möchten. Um das Ziel zu erreichen, gilt es, verschiedene Aufgaben bis zum Ende des Tages zu erledigen. Dazu gehören unter anderem Teamgespräche, die Auswertung von Zahlen, die Evaluierung von neuen Tools und viele weitere Herausforderungen. Legen Sie mit der 25.000-Dollar-Methode Arbeitstag für Arbeitstag fest, welche Aufgaben Sie erledigen müssen.

Vorteile: Warum ist die Ivy-Lee-Methode so gut?

Der Erfolg der Verfahrensweise basiert auf mehreren Faktoren:

Simplizität

Die Methode ist einfach zu verstehen und umzusetzen. Für das Erstellen der Liste reicht ein Blatt Papier und ein Stift oder ein simples Text-Dokument auf dem Smartphone aus.

Planung

Sie machen sich im Voraus Gedanken über Ihren anstehenden Arbeitstag. Das sorgt dafür, dass Sie sich nicht treiben und von Ihren Aufgaben einnehmen lassen. Stattdessen gestalten Sie Ihren Tagesablauf.

Fokussierung

Durch die Beschränkung auf nur sechs Aufgaben müssen Sie es lernen, sich auf das Wesentliche zu beschränken. Und Sie erledigen konzentriert jeden Punkt der Liste.

Flexibilität

Eigentlich klingt die Ivy-Lee-Methode ziemlich starr, da Sie einen Plan abarbeiten. Doch durch die ständige neue Priorisierung der Aufgaben bekommen Sie die Möglichkeit, Ihren Tagesablauf anzupassen, um dringende Dinge vorzuziehen.

Unterm Strich sorgt die Zeitmanagement-Methode nach Ivy Lee für mehr Produktivität und weniger Zeitverschwendung. Ihr Arbeitstag wird effizienter.

Was sind die Nachteile der Vorgehensweise?

Ja, die Ivy-Lee-Methode war ihr Geld wert. Doch sie ist leider auch nicht der Stein der Weisen. Denn sie lässt sich zum Beispiel nicht in jedem Beruf und in jeder Arbeitswoche anwenden. Dazu kommt, dass Sie wahrscheinlich in Ihrem Job nur selten die Ruhe finden, um mehrere Stunden konzentriert zu arbeiten.

Dazu platzen im Tagesgeschäft noch Ereignisse hinein, die ein Abweichen von festen Plänen erfordern. Nichtsdestotrotz hilft Ihnen die Methode dabei, den eingangs zitierten Satz zu erfüllen: „Man sollte nie so viel zu tun haben, dass man zum Nachdenken keine Zeit mehr hat.“

Titelbild: Eva-Katalin / iStock / Getty Images Plus