Kassenbuch richtig führen: Anleitung (inkl. Vorlage)

Bis auf wenige Ausnahmen müssen Unternehmen in Deutschland in ihrer Buchhaltung detailliert Auskunft zu allen Barzahlungen geben. Dies betrifft sowohl die Einnahmen als auch Ausgaben. Die Lösung dafür ist es, ein Kassenbuch zu führen. Darin werden alle Geschäftsvorfälle, bei denen Bargeld im Spiel ist, dokumentiert. Was ein Kassenbuch genau ist und was drin stehen muss, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag.

Inhalt

1. Was ist ein Kassenbuch?
2. Warum ein Kassenbuch führen?
3. Wer muss ein Kassenbuch führen?
4. Wer muss kein Kassenbuch führen?
5. Anleitung zum Kassenbuch führen
6. Gesetzliche Vorgaben
7. Strafen bei Verstößen gegen die ordnungsgemäße Kassenbuchführung
8. Kassenbuch digital, handschriftlich oder in Excel führen
9. Wichtige Begriffe

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist ein Dokument, in dem Unternehmen alle anfallenden Bargeldbewegungen erfassen, sprich alle Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen. Ziel ist es, jederzeit einen genauen Überblick über den Kassenbestand zu gewährleisten. Dabei sollte die Akte lückenlos und nachvollziehbar geführt werden.

Warum ein Kassenbuch führen?

Sie sollten ein Kassenbuch führen, um finanzielle Transaktionen für Steuerprüfungen nachweisen zu können. Zudem bietet es dem Unternehmen einen genauen Überblick über den Kassenbestand, wodurch finanzielle Fehler oder Unregelmäßigkeiten vermieden werden. Oft dient das Kassenbuch als Grundlage für die vorbereitende Buchhaltung.

Ein weiterer Grund liegt im Kaufverhalten Ihrer Kundschaft: Deutsche Konsumentinnen und Konsumenten greifen vor allem in der Gastronomie oder im Einzelhandel trotz zunehmender Anzahl von Alternativen noch häufig zu Bargeld. Laut einer Erhebung der Bundesbank ist das mit 51 Prozent immer noch eine knappe Mehrheit.

Damit sind in vielen Wirtschaftsbranchen Barzahlungen auch heute noch an der Tagesordnung und die Kassenbuchführung teils ein notwendiges Übel, teils aber auch freiwilliger Natur.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

In Deutschland müssen alle Firmen mit Handelsregistereintrag ein Kassenbuch führen. Dazu zählen die Folgenden:

• eingetragener Kaufmann (e.K.)
• offene Handelsgesellschaft (oHG)
• Aktiengesellschaft (AG)
• Kapitalgesellschaften
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Kommanditgesellschaft
• Gewerbetreibende
• Land- und Forstwirte

Sie alle sind zur doppelten Buchführung und damit auch der Kassenbuchführung verpflichtet.

Wer muss kein Kassenbuch führen?

Kein Kassenbuch führen, müssen Freiberuflerinnen und Freiberufler wie zum Beispiel die Ärzteschaft, im Journalismus tätige Personen oder Steuerberaterinnen und Steuerberater.

Kassenbuch führen im Kleingewerbe

Und wie sieht es für Nebenerwerb und Kleingewerbe aus? Auch hier unterliegen Sie dieser Pflicht nicht. Laut Definition weisen Kleingewerbe einen Jahresumsatz von maximal 800.000 Euro aus und der Gewinn darf 80.000 Euro nicht überschreiten. Hier reicht anstatt des Kassenbuchs eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus.

Tipp: Wenn in Ihrem Unternehmen viel Bargeld im Umlauf ist, dann sollten Sie sich überlegen, freiwillig ein Kassenbuch zu führen. Zu typischen Unternehmen in diesem Bereich zählen kleinere Handwerksbetriebe, das Taxigewerbe oder auch Apotheken.

Anleitung zum Kassenbuch führen: So geht’s

Ein Kassenbuch korrekt zu führen, ist ganz einfach. Gehen Sie Tag für Tag wie folgt vor:

1. Tägliche Erfassung: Notieren Sie jede Bargeldbewegung (Einnahme oder Ausgabe) sofort im Kassenbuch – inklusive Datum, Betrag und Verwendungszweck. Dazu zählen auch private Einlagen und Entnahmen. Schreiben Sie hier jeweils einen Eigenbeleg.
2. Belege sammeln: Sammeln Sie zu jeder Buchung den entsprechenden Beleg und nummerieren Sie alle Belege fortlaufend.
3. Kassenbestand überprüfen: Führen Sie täglich den Kassensturz durch – wie sieht der tatsächliche Kassenbestand der Bargeschäfte verglichen mit dem Kassenbuch aus? Erklären und korrigieren Sie Abweichungen.
4. Korrekturen ordnungsgemäß durchführen: Änderungen oder Korrekturen müssen nachvollziehbar sein, indem sie korrekt dokumentiert werden. Nachträglich dürfen Sie keine Änderungen vornehmen.
5. Monatliche Auswertung: Erstellen Sie am Monatsende eine Zusammenfassung der Ein- und Ausgaben, um die Kassenbewegungen noch einmal zu überprüfen und zu archivieren.

Kassenbuch führen: Beispiel für einen Tag

Gesetzliche Vorgaben: Was muss in einem Kassenbuch stehen?

Die gesetzlichen Anforderungen, welche Informationen im Kassenbuch enthalten sein müssen, sind vornehmlich im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Im HGB steht auch, welche Art von Unternehmen ein Kassenbuch führen muss.

Daneben finden sich Hinweise in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Achten Sie auf folgende Vorgaben

• Sie müssen alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch und vollständig erfassen – Rückdatierungen oder Auslassungen sind nicht erlaubt.
• Sie dürfen Einträge im Kassenbuch nachträglich nicht verändern.
• Korrekturen müssen klar ersichtlich sein und ordnungsgemäß dokumentiert werden.
• Sie müssen das Kassenbuch täglich führen.
• Sie müssen alle Buchungen fortlaufend nummerieren.
• Jede Buchung müssen Sie durch einen entsprechenden Beleg (Quittung oder Rechnung) nachweisen.
• Vermerken Sie den Betrag und die Währung.
• Auch Umsatzsteuersatz in Prozent und Umsatzsteuerbetrag sind wichtig.
• Damit nachvollziehbar bleibt, um was für eine Transaktion es sich handelt, empfehlen wir auch einen Buchungstext zu notieren.

Wie lange Kassenbuch und Belege aufbewahren?

Sie müssen Ihr Kassenbuch und alle zugehörigen Belege mindestens zehn Jahre aufbewahren. Diese Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.

Strafen bei Verstößen gegen die ordnungsgemäße Kassenbuchführung

Verstoßen Sie gegen diese oder die anderen genannten Vorgaben, drohen teils horrende Strafen, die von Geldbußen bis Strafverfahren reichen.

Stimmt die Differenz der Kasse nicht oder fehlen Belege, darf das Finanzamt nach § 162 AO (Abgabenordnung) eine Schätzung vornehmen und die steuerliche Bemessungsgrundlage schätzen. Hier drohen empfindliche Nachzahlungen.

Bei besonders schwerwiegenden Fällen wird ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro fällig – entscheiden die Finanzbehörden bei der Kassennachschau auf Vorsätzlichkeit, könnte das für Sie strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Zudem können gewerbliche Sanktionen in Kraft treten und sogar Freiheitsstrafen drohen.

Kassenbuch digital, handschriftlich oder in Excel führen: Was ist besser?

Können Sie ein Kassenbuch eigentlich handschriftlich führen? Ja, es gibt vorgedruckte Kassenbücher, in die Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben eintragen können. Das Kassenbuch können Sie wie eine Anleitung nutzen. Denn die ausgewiesenen Felder zeigen, welche Informationen Sie wo erfassen sollten. Die Belege zu den einzelnen Geschäftsvorfällen müssen Sie nun separat aufbewahren.

Ein offizielles Kassenbuch in Excel zu führen, ist übrigens keine Alternative. Der Gesetzgeber lässt keine veränderbaren elektronischen Dateien zu. Die Gefahr von Manipulationen ist zu groß. Möchten Sie allerdings freiwillig ein Kassenbuch für Dokumentationszwecke führen, können Sie auf Excel-Vorlagen zurückgreifen. Wir haben eine simple Kassenbuch-Vorlage erstellt, die Sie herunterladen und nutzen können.

Wir empfehlen Ihnen – falls Sie dazu verpflichtet sind – Ihr Kassenbuch digital zu führen. Zahlreiche Anbieter tummeln sich mit einer Kassenbuch-Software auf dem Markt, oft integriert in eine Buchhaltungssoftware. Dazu zählen etwa Lexware Office, sevdesk, WISO oder MonKey Office.

Die Vorteile einer digitalen Lösung für die Kassenbuchführung

• Ein elektronisches Kassenbuch ist in der Regel an das Warenwirtschaftssystem angebunden, was Auswertungen für statistische Zwecke ermöglicht.
• Bei der Übertragung der Daten unterlaufen weniger Fehler.
• Mit einer entsprechenden Schnittstelle senden Sie die Daten unkompliziert an Ihre Steuerberatungskanzlei.

Bitte nicht vergessen: Auch ein digitales Kassenbuch entbindet Sie nicht von der Pflicht, die Belege vorweisen zu können.

Wichtige Begriffe im Zuge der Kassenbuchführung

Sind Sie zum ersten Mal damit beauftragt, ein Kassenbuch zu führen, können die aufkommenden Begrifflichkeiten schnell für Verwirrung sorgen. Daher gibt es von uns am Ende noch eine kürze Übersicht der wichtigsten Begriffe:

• Nachvollziehbarkeit: Laut § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB müssen Buchungen jeweils einzeln aufgeführt werden. Die Nachvollziehbarkeit im Kassenbuch bedeutet, dass alle Bargeldbewegungen lückenlos und korrekt dokumentiert werden müssen. Jede Einnahme und Ausgabe muss mit einem Beleg nachgewiesen werden und die Einträge dürfen nicht verändert oder gelöscht werden. So können Prüfer jederzeit die Kassenbuchführung untersuchen und die Richtigkeit der Buchungen bestätigen.
• Kassenführung: Sie folgt strengen Regeln, um sicherzustellen, dass der Kassenbestand jederzeit nachvollziehbar und korrekt ist. Sie ist wichtig für die Buchhaltung und Steuerprüfungen.
• Einnahmenüberschussrechnung (EÜR): Hierbei werden die Einnahmen eines Jahres den Ausgaben gegenübergestellt, um den Gewinn oder Verlust zu berechnen.
• Kassensturz: Kontrolle des Kassenbestands durch Zählen des Bargelds.
• Kassenbestand: Aktueller Stand des Bargelds in der Kasse.
• Tagesabschluss: Abschließende Buchung des täglichen Kassenbestands.

Fazit: Kassenbuchführung lohnt sich

Es bedarf einer gewissen Einarbeitung in das Thema Kassenbuch. Sie werden aber feststellen, dass es kein Hexenwerk ist. Der Aufwand lohnt sich. Denn wenn Sie dieses immer lückenlos und aktuell halten, haben Sie eine gute Übersicht Ihrer Bartransaktionen und ersparen sich unter Umständen Ärger mit dem Finanzamt – wir empfehlen dafür eine Kassensoftware als digitales Kassensystem. So haben Sie alle Daten, Belege und Eintragungen an einem digitalen Ort.

Titelbild: HubSpot