Kassenbuch führen: Wer ist verpflichtet und was steht drin?

Morgens auf dem Weg zur Arbeit holen Sie sich gern bei der Bäckerei die Zeitung, ein frisches Brötchen und den Coffee-to-go? Diese kleinen Besorgungen bezahlen Sie normalerweise nicht mit Karte oder dem Mobiltelefon.

Damit sind Sie in guter Gesellschaft: Die Kundschaft greift vor allem in der Gastronomie oder im Einzelhandel trotz zunehmender Anzahl von Alternativen noch häufig zu Bargeld. Damit sind in vielen Wirtschaftsbranchen Barzahlungen auch heute noch an der Tagesordnung.

Bis auf wenige Ausnahmen müssen Unternehmen in Deutschland in ihrer Buchhaltung detailliert Auskunft zu allen Barzahlungen geben. Dies betrifft sowohl die Einnahmen als auch Ausgaben. Dieser Verpflichtung können Firmen und Gewerbetreibende nachkommen, indem sie ein Kassenbuch führen. In einem Kassenbuch dokumentieren Sie alle Geschäftsvorfälle, bei denen Bargeld im Spiel ist.

Was ein Kassenbuch genau ist und was drin stehen muss, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Die gesetzlichen Anforderungen, welche Informationen im Kassenbuch enthalten sein müssen, sind vornehmlich im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Im HGB steht auch, welche Art von Unternehmen ein Kassenbuch führen müssen.

Daneben finden sich Hinweise in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Wer muss ein Kassenbuch führen?

In Deutschland müssen alle Firmen mit Handelsregistereintrag ein Kassenbuch führen. Bestimmte Unternehmensformen, beispielsweise der eingetragene Kaufmann (e.K.), die offene Handelsgesellschaft (oHG), Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Kommanditgesellschaften sind zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Diese Unternehmen unterliegen ebenfalls der Pflicht, ein Kassenbuch zu führen. Das Kassenbuch ist ein zwingend erforderlicher Teil der Buchhaltung.

Explizit ausgeschlossen von der Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, sind Freiberufler und Freiberuflerinnen wie zum Beispiel die Ärzteschaft, im Journalismus tätige Personen oder Steuerberater und Steuerberaterinnen.

Und wie sieht es für Nebenerwerb und Kleingewerbe aus? Müssen Sie mit einem Kleingewerbe ein Kassenbuch führen? Auch hier unterliegen Sie dieser Pflicht nicht. Laut Definition weisen Kleingewerbe einen Jahresumsatz von maximal 600.000 Euro aus und der Gewinn darf 60.000 Euro nicht überschreiten.

Wenn in Ihrem Unternehmen viel Bargeld im Umlauf ist, dann sollten Sie sich überlegen, freiwillig ein Kassenbuch zu führen. Hierzu zählen kleinere Handwerksbetriebe, das Taxigewerbe oder auch Apotheken.

Das Einmaleins der Kassenbuchführung: Was muss in einem Kassenbuch stehen?

Transparent und lückenlos sind die Schlagworte, wenn es darum geht, was denn nun im Kassenbuch enthalten sein soll. Neben dem Datum sollten Sie zwingend kennzeichnen, ob es sich bei der Buchung um eine Einnahme oder Ausgabe handelt.

Vergeben Sie immer eine fortlaufende Belegnummer für jede Transaktion. Selbstverständlich sollten Sie den Betrag und die Währung vermerken, dazu den Umsatzsteuersatz in Prozent und den Umsatzsteuerbetrag. Damit nachvollziehbar bleibt, um was für eine Transaktion es sich handelt, sollten Sie einen Buchungstext notieren.

Sie sind verpflichtet, die Einnahmen und Ausgaben tagesaktuell zu erfassen. Vermerken Sie am Ende des Tages einen Endbestand Ihrer Kasse. Der Betrag, den Sie im Kassenbuch ausweisen, sollte immer mit dem baren Kassenbestand übereinstimmen.

Ihre schriftlichen Aufzeichnungen sind aber nur die halbe Wahrheit. Die Auflistung der einzelnen Geschäftsvorfälle und Buchungen muss zwingend mit Belegen dokumentiert sein. Hierbei können Registrierkassen für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung helfen.

Wie führt man ein Kassenbuch?

Können Sie ein Kassenbuch eigentlich handschriftlich führen? Ja, es gibt vorgedruckte Kassenbücher, in die Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben eintragen können. Das Kassenbuch können Sie wie eine Anleitung nutzen. Denn die ausgewiesenen Felder zeigen, welche Informationen Sie wo erfassen sollten. Die Belege zu den einzelnen Geschäftsvorfällen müssen Sie nun noch separat aufbewahren.

Ein Kassenbuch in Excel zu führen, ist übrigens keine Alternative. Der Gesetzgeber lässt keine veränderbaren elektronischen Dateien zu. Die Gefahr von Manipulationen ist zu groß. Sie können ein Kassenbuch aber sehr wohl digital führen. Zahlreiche Anbieter tummeln sich mit ihren Softwarelösungen auf dem Markt.

Die Vorteile einer digitalen Lösung für die Kassenbuchführung: Das Kassenbuch ist in der Regel an das Warenwirtschaftssystem angebunden. Dies ermöglicht Auswertungen für statistische Zwecke. Bei der Übertragung der Daten unterlaufen weniger Fehler. Und mit einer entsprechenden Schnittstelle lassen sich Daten auch einfach zur Steuerberatungskanzlei übertragen.

Bitte nicht vergessen: Auch bei der digitalen Lösung sind Sie verpflichtet, die Belege vorweisen zu können.

Worauf Sie achten sollten, wenn Sie ein Kassenbuch führen?

Stößt das Finanzamt bei der Prüfung Ihres Kassenbuchs auf Ungereimtheiten, kann dies unangenehme Folgen in Form von Nachzahlungen haben. Die Fehlerquellen sind vielseitig: Das können fehlende Einträge, unklare Texte bei der Buchung, ein falscher Kassenbestand oder fehlende Belege sein. Dokumentieren Sie daher immer alle Einnahmen und Ausgaben Ihrer Kasse lückenlos sowie deutlich und legen Sie die entsprechenden Belege ab.

Regelmäßige Nachzählungen helfen, einen falschen Kassenbestand zu vermeiden. Negative Bestände sind zum Beispiel ein klarer Hinweis darauf, dass sich irgendwo ein Fehler eingeschlichen hat. Soll- und Ist-Kassenbestände müssen zu jeder Zeit übereinstimmen. Stimmt die Differenz der Kasse nicht oder fehlen Belege, darf das Finanzamt nach § 162 AO (Abgabenordnung) eine Schätzung vornehmen und die steuerliche Bemessungsgrundlage schätzen. Hier drohen empfindliche Nachzahlungen.

Wie bereits erwähnt gilt der Grundsatz für das Kassenbuch: Eintragungen müssen unveränderbar sein. Daher ist die Excel-Variante keine geeignete Alternative zur Kassenbuchführung. Eine Löschung oder Veränderung von Eintragungen ist nicht zulässig. Nehmen Sie Eintragungen daher immer mit Kugelschreiber und nicht mit Bleistift vor. Kommt es doch einmal zu Stornierungen, so müssen diese klar gekennzeichnet sein.

Auch wenn es manchmal lästig erscheinen mag: Aktualisieren Sie Ihr Kassenbuch täglich. So ist das Kassenbuch immer auf dem neuesten Stand und Sie vermeiden, dass irrtümlich Buchungen vergessen werden.

Fazit: Kassenbuchführung lohnt sich

Es bedarf einer gewissen Einarbeitung in das Thema Kassenbuch. Sie werden aber feststellen, dass das Führen eines Kassenbuchs kein Hexenwerk ist. Der Aufwand lohnt sich. Denn wenn Sie dieses immer lückenlos und aktuell halten, haben Sie eine gute Übersicht Ihrer Bartransaktionen und ersparen sich unter Umständen Ärger mit dem Finanzamt.

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