Kostenvoranschlag: Alles, was Sie wissen müssen

Wer einen Auftrag an Land ziehen will, muss seiner Kundschaft sich selbst, seine Leistungen und seine Preise präsentieren. Denn um das für sie optimale Angebot zu finden, benötigen Interessierte eine Vergleichsgrundlage.

Ein Kostenvoranschlag ermöglicht einen solchen Vergleich und ist im Rahmen der Auftragsgenerierung daher unverzichtbar. Sowohl beim Aufbau als auch beim Erstellen eines Kostenvoranschlags gibt es verschiedene Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten.

So können Sie eine Kooperation einleiten, aus der sich später ein verbindliches Angebot und ein konkreter Vertrag ergeben. Die potenzielle Kundschaft nutzt einen Kostenvoranschlag meist, um die Leistungen und Preise in unterschiedlichen Angeboten zu vergleichen und das Beste daraus auszuwählen.

Zur Geltungsdauer eines Kostenvoranschlags gibt es keine feste gesetzliche Regelung. Wollen Sie den Zeitraum der Gültigkeit begrenzen, versehen Sie die Aufstellung am besten mit einer konkreten Frist.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?

Der größte Unterschied zwischen einem Angebot und einem Kostenvoranschlag ist deren Verbindlichkeit. Während es sich bei der Angebotserstellung um eine verbindliche Aufstellung von Leistungen und den damit verbundenen Kosten handelt, ist ein Kostenvoranschlag im Normalfall unverbindlich.

Er liefert einen groben Überblick über die verschiedenen Leistungen und ermöglicht eine erste Einschätzung des Kostenrahmens. Dieser bezieht sich häufig nicht auf konkrete Zahlen am Markt, sondern auf Erfahrungswerte der Unternehmen.

Entsprechend können Sie die genannten Werte in gewissen Grenzen überschreiten, wenn Sie einen Kostenvoranschlag erstellen – anders, als wenn Sie ein Angebot schreiben. Eine Ausnahme besteht lediglich dann, wenn Sie eine Festpreisvereinbarung eingehen.

Erhebliche oder unerhebliche Überschreitungen: Wo liegt der Unterschied?

Trotz der geringeren Verbindlichkeit im Vergleich zum Angebot sollten Sie Ihren Kostenvoranschlag realistisch gestalten. Es ist beispielsweise nicht legitim, in der Akquise extrem niedrige Preise zu veranschlagen, damit Sie einen Auftrag bekommen, nur um die Preise dann massiv zu steigern. Da die Überschreitung bei einem Kostenvoranschlag grundsätzlich aber möglich ist, müssen Sie in diesem Fall zwischen erheblichen und unerheblichen Überschreitungen unterscheiden.

Ab wann eine Abweichung als erheblich bewertet wird, ist von Fall zu Fall separat zu beurteilen, es besteht keine allgemeingültige Kennzahl. Zur groben Orientierung gelten Überschreitungen des Kostenvoranschlags von 10 bis 20 Prozent meist als unerhebliche Abweichungen, in Ausnahmefällen liegen auch Abweichungen bis zu 25 Prozent noch im Rahmen.

Eine unerhebliche Überschreitung müssen Auftraggebende zumeist hinnehmen. Bei erheblichen Überschreitungen des Kostenvoranschlags steht Ihrer Kundschaft laut BGB ein Sonderkündigungsrecht zu. Macht Ihr Klientel von ihrem Sonderkündigungsrecht Gebrauch, können Sie nur die Kosten abrechnen, die für die Leistungen entstanden sind, welche Sie bis zu diesem Zeitpunkt erbracht haben.

Nimmt Ihre Kundschaft das Recht nicht wahr, haben Sie Anspruch auf die Zahlung der tatsächlich anfallenden Kosten. Die entsprechenden Regelungen finden Sie in § 649 BGB.

Wie verbindlich ist ein Kostenvoranschlag?

Es gibt sowohl verbindliche als auch unverbindliche Kostenvoranschläge. Verbindliche Kostenvoranschläge sind in der Praxis jedoch äußerst selten. In der Regel wollen sich Unternehmer und Unternehmerinnen ihre Unabhängigkeit bewahren und sich nicht bereits im Voraus vertraglich auf bestimmte Preise festlegen lassen. Das gilt unabhängig davon, ob Leistungen handwerklich, dienstleistend oder anderer Natur sind.

Wollen Sie Ihren Kostenvoranschlag nicht bindend gestalten, ist es ratsam, dass Sie die Unverbindlichkeit bei der Erstellung deutlich betonen. Immerhin sind Sie für die Inhalte selbst verantwortlich. Binden Sie daher idealerweise Formulierungen wie „Hierbei handelt es sich um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag“ in den Kostenvoranschlag ein und geben Sie alle Preise und Vergütungen ausschließlich mit „circa“ an.

Grundsätzlich kann ein verbindlicher Kostenvoranschlag zwischen Ihnen und Ihrer potenziellen Kundschaft vertraglich vereinbart werden. Das ist jedoch nur einvernehmlich möglich, weswegen Sie sich hierzu explizit bereit erklären müssen. Dieses Vorgehen können Sie nutzen, wenn Sie an einem Auftrag besonders interessiert sind. Bedenken Sie aber, dass Sie in diesem Fall fest an die Preise und Kosten gebunden sind, die Sie im Kostenvoranschlag aufführen.

Wie sieht ein Kostenvoranschlag aus?

Grundsätzlich sind Unternehmen frei in ihrer Entscheidung, wie sie ihren Kostenvoranschlag aufbauen möchten. Es haben sich aber einige Standards etabliert, die bei den meisten Kostenvoranschlägen zum Einsatz kommen.

So sollten Sie Ihr Firmenpapier oder -layout verwenden, um mit Ihrem Corporate Design direkt einen professionellen Eindruck zu machen. Fügen Sie alle relevanten Kontaktmöglichkeiten ein, damit sich Ihre potenziellen Kunden bzw. Kundinnen bei Ihnen über den Kostenvoranschlag informieren können und damit sie Antworten auf alle eventuell offenen Fragen erhalten.

Beginnen Sie zunächst mit ein paar einleitenden Worten, bevor Sie eine Auflistung aller anfallenden Aufgaben und der damit verbundenen Preise bieten. Da es sich um kein Angebot und keine Rechnung handelt, sind Sie zu einem Ausweis der Steuer nicht verpflichtet. Überlegen Sie sich also, ob Sie die Mehrwertsteuer in den Kostenvoranschlag inkludieren oder lediglich den Nettobetrag Ihrer Vergütung angeben wollen.

Entscheiden Sie sich dagegen, die Steuer exakt anzugeben, sollten Sie einen klaren Verweis darauf einbauen, dass es sich bei dem voraussichtlichen Preis um einen Nettobetrag handelt. Gerade bei Privatkundschaft bietet sich die genaue Angabe jedoch an, damit sich die Interessenten und Interessentinnen ein möglichst exaktes Bild davon machen können, welche Kosten auf sie zukommen.

Abschließend verabschieden Sie sich mit freundlichen Grüßen.

Wie schreibt man einen Kostenvoranschlag?

Wenn Sie Ihren Kostenvoranschlag erstellen, müssen Sie verschiedene Aspekte berücksichtigen. So ist es zwingend erforderlich, dass Sie Art und Umfang von allen zu erwartenden Arbeitsschritten angeben. Fügen Sie zu jeder Leistung die Materialien an, die Sie dafür benötigen, und weisen Sie für jeden Einzelschritt die voraussichtlichen Kosten aus. Berücksichtigen Sie hierbei unbedingt auch Wege und Fahrzeiten.

Des Weiteren müssen Sie den Erfüllungszeitraum angeben, damit die Interessierten einschätzen können, wie viel Zeit die Arbeiten in Anspruch nehmen werden. Ob Sie zudem eine Gültigkeitsdauer einfügen, für wie lange der Kostenvoranschlag genutzt werden kann, ist Ihnen überlassen. Abschließend nennen Sie den vollständigen Endpreis.

Online finden Sie eine Vielzahl an Kostenvoranschlag-Mustern zur freien Verfügung. Nutzen Sie diese als Vorlagen, investieren Sie jedoch auch genügend Zeit und Mühe, um das für Ihren Kostenvoranschlag verwendete Muster zu individualisieren. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, einen Auftrag auch zu bekommen.

Bedenken Sie zudem, dass ein Kostenvoranschlag rechtlich als Werbung angesehen wird. Sie haben somit üblicherweise keinen Anspruch auf eine Vergütung oder Aufwandsentschädigung. Nur in wenigen Branchen sind Kostenvoranschläge kostenpflichtig, sodass die Kundschaft dafür bezahlen muss.

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