Proformarechnung: Nützliche Informationen für Unternehmen

Rechnung ist gleich Rechnung? So einfach ist es in der Buchhaltung leider nicht. Eine Rechnungsform, die besonders für Unternehmen mit Kundschaft im Nicht-EU-Ausland eine große Rolle spielt, ist die Proformarechnung. Sie sind sich nicht sicher, was damit gemeint ist oder welche Bestandteile diese enthalten muss? Kein Problem.

In diesem Artikel erfahren Sie, was sich hinter einer Proformarechnung verbirgt, wie sie sich von einer regulären Rechnung abgrenzt, welche Angaben Sie darauf vermerken müssen und was Sie beachten sollten, wenn Sie eine Proformarechnung in der Buchhaltung erfassen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Proformarechnung und einer normalen Rechnung?

Der entscheidende Unterschied zwischen Handelsrechnung und Proformarechnung liegt in der Bedeutung der jeweiligen Rechnung für Ihre Kundschaft. Während Sie Ihre Kundschaft mit der herkömmlichen Handelsrechnung zur Zahlung eines gelieferten Produktes oder einer erbrachten Dienstleistung auffordern, stellt die Proformarechnung für die Empfänger und Empfängerinnen keine Zahlungsverpflichtung dar.

Stattdessen gilt sie als vorläufige Schätzung der Kosten für eine Bestellung oder einen Auftrag für Zoll, Finanzamt sowie Empfänger und Empfängerinnen der Rechnung. Sie entspricht daher auch keinem rechtlichen Dokument und muss beim empfangenden Unternehmen nicht in der Buchhaltung erfasst werden.

Wann muss man eine Proformarechnung erstellen?

Generell nutzen Sie die Proformarechnung, um den Warenwert Ihrer Lieferungen festzuhalten und diesen für steuerliche Zwecke „proforma“ nachweisen zu können. Dies ist beispielsweise bei Exportlieferungen sinnvoll, bei denen Sie für den Zoll Inhalt und Wert der Lieferung ausweisen.

Auch als Nachweis für Warenabgänge ohne zugehörige eingehende Zahlungen, wie beispielsweise bei Mustersendungen, Lieferungen von Ersatzteilen während der Garantiezeit oder auch Warenlieferungen, die bereits über Vorkasse bezahlt wurden, dient die Rechnung.

Eine Proformarechnung ist besonders dann erforderlich, wenn Sie Waren in andere Länder exportieren, die nicht Teil der EU sind. In diesem Fall benötigt der Zoll eine detaillierte Beschreibung der Produkte, Angaben zum Warenwert sowie die voraussichtlichen Kosten, um die Einfuhrabgaben und -steuern berechnen zu können. Die Proformarechnung dient also als Vorlage für die Zollabfertigung und muss oft zusammen mit den Handelsdokumenten eingereicht werden.

Auch bei Geschäften mit neuer Kundschaft können Sie die Proformarechnung nutzen, um diese über Produkte und Dienstleistungen sowie deren Kosten zu informieren, bevor sie eine endgültige Bestellung aufgeben.

Insgesamt ist die Erstellung einer Proformarechnung jedoch nicht immer notwendig und hängt von den individuellen Umständen und Anforderungen der jeweiligen Lieferung ab. Um mögliche Missverständnisse zu vermeiden, ist es daher immer empfehlenswert, die Verwendung von Proformarechnungen im Voraus mit der Kundschaft zu klären.

Welche Angaben muss eine Proformarechnung beinhalten?

Auch wenn die Proformarechnung nicht zur Zahnung verpflichtet und Sie diese nicht für den Vorsteuerabzug beim Finanzamt verwenden können, sollten in der Rechnung beinahe alle Angaben enthalten sein, die auch auf eine reguläre Handelsrechnung gehören.

Einzig die Zahlungsbedingungen wie Fälligkeitsdatum und Methode der Zahlung fallen dabei weg. Auch auf das Ausweisen der Umsatzsteuer auf der Proformarechnung können Sie meist verzichten, da es sich um keine endgültige Rechnung handelt.

Die folgenden Inhalte sind für eine gültige Proformarechnung wichtig:

• Benennung als Proformarechnung
• vollständige Namen und Anschriften des liefernden und des empfangenden Unternehmens
• Lieferanschrift, wenn diese von der Anschrift des rechnungsempfangenden Unternehmens abweicht
• Art und Menge der Lieferung
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum und Ort der Rechnungsausstellung
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz (keine verpflichtende Angabe)
• Nettobetrag
• Bruttobetrag (keine verpflichtende Angabe)
• Firmenstempel und Unterschrift der Person, die die Rechnung erstellt hat

Besonders wenn Sie sich dazu entscheiden, die Umsatzsteuer auf der Proformarechnung auszuweisen, müssen Sie bei Exportgeschäften darauf achten, welche Regelungen diesbezüglich im angesteuerten Land gelten.

Proformarechnung in der Buchhaltung erfassen: Das gibt es zu wissen

Müssen Sie eine Proformarechnung buchen, gibt es einige Punkte, die Sie dabei berücksichtigen sollten. Besonders in ihrer Funktion als vorläufige Information zu potenziellen Kosten kann die Proformarechnung dabei zu Verwirrung führen.

Die Funktion der Proformarechnung in der Buchhaltung

Sie können die Proformarechnung in der Gewinn- und Verlustrechnung als debitorische oder kreditorische Abgrenzung buchen. Verwenden Sie eine Proformarechnung in Ihrer Buchhaltung also, solange der Verkauf nicht abgeschlossen ist und Sie noch keine reguläre Handelsrechnung erstellt haben.

Sobald die richtige Rechnung vorliegt, müssen Sie diese anstelle der Proformarechnung buchen, um den Vorsteuerabzug nicht zu riskieren. Achten Sie also immer darauf, zu welchen potenziellen Verkäufen Sie noch Proformarechnungen vorliegen haben und in welchen Fällen Sie die Verkäufe mit der jeweiligen Handelsrechnung fertig verbuchen können.

Ist bei einer Proformarechnung der Vorsteuerabzug zulässig?

Grundsätzlich erfüllt die Proformarechnung dieselben formalen Anforderungen wie eine übliche Handelsrechnung und beinhaltet so alle Aspekte, die das Umsatzsteuerrecht in den §§ 14, 14a UStG für den Vorsteuerabzug fordert.

Dennoch können Sie in der Regel keinen Vorsteuerabzug aus einer Proformarechnung geltend machen, da die Proformarechnung keine direkte Zahlungsaufforderung darstellt und somit nicht als Buchungsbeleg gilt.

Es ist jedoch möglich, dass die Proformarechnung eine geleistete Anzahlung für das entsprechende Produkt ausweist. In dem Fall gilt sie als Beleg für die Anzahlung und Sie können die Rechnung nutzen, um den Vorsteuerabzug aus der Anzahlung geltend zu machen.

Welche Risiken birgt die Falschausstellung der Proformarechnung?

Stellen Sie unberechtigterweise eine Proformarechnung aus, kann dies zu negativen Konsequenzen für Sie führen: Neben bußgeldrechtlichen Folgen kommt in schlimmen Fällen auch eine strafrechtliche Verfolgung in Betracht. Mögliche Risiken sind unter anderem:

• Verzögerungen oder Probleme bei der Zollabfertigung
• negative Auswirkungen auf Ihre Reputation
• Schadensersatzanspruch Ihrer Kundschaft bei möglichem Vertragsbruch
• rechtliche Konsequenzen bei Steuerhinterziehung

Insgesamt ist es also wichtig, dass Sie bei der Erstellung von Proformarechnungen sorgfältig vorgehen, damit beim Jahresabschluss alles stimmt.

Fazit: Die Proformarechnung als wichtiges Instrument für den internationalen Handel

Die Proformarechnung ist ein wichtiges Instrument, besonders für Unternehmen, welche auch Kundschaft in anderen Ländern beliefern. Um die damit einhergehenden steuerlichen Vorteile zu gewährleisten, muss sie bestimmte formale Anforderungen erfüllen und in der Buchhaltung richtig verbucht werden.

Falsch ausgestellte Proformarechnungen bringen einige Risiken mit sich – die sorgfältige Erstellung ist daher entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Stellen Sie also stets sicher, dass Sie über die geltenden Vorschriften und Anforderungen informiert sind und nehmen Sie bei Bedarf professionelle Hilfe in Anspruch.

Titelbild: Glenn Carstens-Peters / Unsplash