Prozessautomatisierung: So sparen Sie Zeit und Kosten

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Welt wächst auch der Bedarf an Prozessautomatisierung. Diese kann Ihrem Unternehmen helfen, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Die Automatisierung von Prozessen trägt zudem dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, indem sie einen schnelleren und einheitlicheren Service bietet.

Doch wie etablieren Sie die Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen? In welchen Fällen lohnt sie sich? Das alles und noch viel mehr erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wie funktioniert Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung kann durch den Einsatz verschiedener Softwareanwendungen und Tools erreicht werden. Diese automatisieren oder teil-automatisieren bestimmte Aufgaben oder Prozesse mit sich wiederholenden Abläufen.

RPA stellt beispielsweise das Bedienen eines PCs oder die Durchführung gewisser Prozesse von einem Menschen nach. Dabei ahmt es Eingaben in Nutzeroberflächen lediglich nach, erfordert jedoch keine Programmierung über eine API-Schnittstelle. IT-Systeme und betriebsinterne Infrastrukturen bleiben dadurch beim Alten und hohe Kosten für das Anpassen der Software bleiben aus.

Die Grundlage für eine erfolgreiche Automatisierung der Prozesse ist eine vorangegangene Nutzwertanalyse Ihres Unternehmens. Anhand dieser arbeiten Sie heraus, welche Prozesse Sie automatisieren können. Obendrein erkennen Sie mit ihrer Hilfe Optimierungspotenziale in verschiedenen Geschäftsbereichen, die Sie vorher so vielleicht nicht erkannt haben.

Warum Prozessautomatisierung?

Die Automatisierung von Prozessen ist für Unternehmen entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und zu wachsen. So kann Ihr Unternehmen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Effizienz und Qualität verbessern. Die freigesetzten Ressourcen können Sie anderweitig nutzen und so beispielsweise dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit für abwechslungsreichere Aufgaben haben.

So vermeiden Sie Fehlerquellen, die bei monotonen Aufgaben oft aufkommen und sorgen dafür, dass die Zufriedenheit Ihrer Angestellten weiter steigt. Doch nicht nur das: Aufgaben können teils sogar in Ihrer Abwesenheit ablaufen. Chatbots z. B. reagieren rund um die Uhr auf die Anfragen Ihrer Kunden und Kundinnen und sorgen so für eine höhere Erreichbarkeit und damit auch eine höhere Kundenbindung.

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Zu den gängigen Prozessen, die automatisiert werden können, gehören Verwaltungsaufgaben wie Buchhaltung, Dateneingabe und Terminplanung, kundenorientierte Prozesse wie Vertrieb und Marketing sowie interne betriebliche Prozesse wie Personal und IT.

Einsatzbereiche, die sich zur Automatisierung von Prozessen eignen, sind zum Beispiel:

• Lead-Erfassung
• Kontakt-Management
• E-Mail-Marketing
• Verfolgung der Website-Aktivitäten
• Kundenservice und -support
• Auftragsabwicklung und -erfüllung

Welche Arten der Prozessautomatisierung gibt es?

Es gibt verschiedene Arten der Prozessautomatisierung: Wir stellen Ihnen hier vier davon genauer vor: die simple, regelbasierte und die intelligente Prozessautomatisierung.

Simple Prozessautomatisierung

Die simple Prozessautomatisierung findet in Prozessen Anwendung, in denen es vor der Automatisierung bereits einen etablierten Ablauf gibt. Das automatische Versenden von Nachrichten an die Kundschaft eines Unternehmens, z. B. in Form eines Newsletters, der in regelmäßigen Abständen geschickt wird oder einer Mahnung, die immer nach zwei Wochen bei den Kunden und Kundinnen ankommt, sind typische Beispiele dafür.

Regelbasierte Automatisierung

Die regelbasierte Automatisierung kommt bei Prozessen zum Einsatz, die von vielen Variablen und Entscheidungen abhängig sind. Hier können fallbezogene Unterschiede auftreten und die zugrunde liegenden Bedingungen folgen keinen festen Strukturen. Die regelbasierte Automatisierung findet z. B. ihren Einsatz bei der Bearbeitung von Anträgen, bei denen jedem Fall unterschiedliche Bedingungen zugrunde liegen.

Intelligente Prozessautomatisierung

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) geht noch einen Schritt weiter als die ursprüngliche Prozessautomatisierung. Sie setzt Techniken der Künstlichen Intelligenz (KI) wie maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung ein, um Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten. IPA erkennt Ineffizienzen in Prozessen und schlägt Verbesserungen vor. Außerdem ist sie fähig, unstrukturierte Daten wie E-Mails und Kundenfeedback zu interpretieren.

Zwei Beispiele für Prozessautomatisierung

Folgende Beispiele machen deutlich, wie der Einsatz von RPA in der Praxis aussehen kann:

Automatisierte Auftragsabwicklung

Wenn ein Kunde oder eine Kundin bei Ihrem Unternehmen eine Bestellung aufgibt, wird die Bestellung automatisch an das Lager geschickt, wo die entsprechenden Artikel entnommen und für den Versand verpackt werden. Dies geschieht ohne jegliche menschliche Interaktion, was bedeutet, dass die Aufträge schnell und effizient bearbeitet werden.

Automatisierter Kundenservice

Viele Unternehmen bieten inzwischen automatisierte Kundenservice-Optionen an, z. B. Chatbots. Diese Bots können der Kundschaft bei allgemeinen Fragen und Problemen helfen und bieten vor allem bei sich wiederholenden und allgemeinen Fragestellungen verlässliche Antworten.

Die passenden Tools für die Prozessautomatisierung finden

Die passenden Tools und verlässliche Software sind die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung. Damit Ihnen die Entscheidung für das richtige Tool leichter fällt, haben wir hier einige Punkte zusammengefasst, auf die Sie bei der Auswahl achten sollten:

• Ziehen Sie vor der Umsetzung der RPA Experten oder Expertinnen heran, die Erfahrung mit Prozessautomatisierung haben und Sie beraten können. Diese unterstützen Sie zudem bei der erfolgreichen Implementierung von Tools und Software.
• Wählen Sie skalierbare Technologien. Cloud-basierte Lösungen bieten Ihnen die Flexibilität, die der schnell wandelnde Markt Ihrem Unternehmen immer wieder abverlangt.
• Beziehen Sie bei der Implementierung der Tools Ihre Mitarbeitenden mit ein: Diese können ihre Erfahrungen preisgeben und sollten frühzeitig mit der Technologie umzugehen lernen. So vermeiden Sie Widerstand in Ihrem Team.

Diese Vorteile bringt Prozessautomatisierung mit sich

Sie sind noch nicht ganz überzeugt, ob die Robotic Process Automation für Ihr Vorhaben der richtige Weg ist? Vielleicht überzeugen Sie die folgenden Vorteile:

• Die Prozessautomatisierung hilft dabei, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.
• Sie trägt zudem dazu bei, manuelle Aufgaben und Fehler zu vermeiden und führt bekannte Abläufe mit hoher Genauigkeit aus.
• Die Automatisierung der Prozesse sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mehr Zeit für wichtigere Dinge haben und erhöht die Produktivität Ihres Betriebes.
• Die Prozessautomatisierung kann auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern verbessern.
• Schließlich kann die Prozessautomatisierung Ihnen helfen, Ihr Unternehmen effektiver zu skalieren.

Es kann einiges an Zeit dauern, bis Sie Ihre Mitarbeitenden von der Prozessautomatisierung überzeugen. Schließlich sorgen sich viele Angestellten im Zuge der fortschreitenden Technik davor, ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Hier hilft es, wenn Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen überzeugende Vorteile vorlegen, welche ihnen deutlich machen, dass der Einsatz der Prozessautomatisierung auch für sie persönlich viel Positives mitbringt.

Mit der Prozessautomatisierung die Produktivität steigern

Die Prozessautomatisierung hat sich im Zuge der Digitalisierung zu einem wichtigen Bestandteil der Geschäftstätigkeit entwickelt und spart den Unternehmen Zeit und Geld. Es stellt sich nicht mehr die Frage, ob Ihr Unternehmen Prozessautomatisierung einführen sollte, sondern wie. Der Einsatz von RPA-Software ist für größere Unternehmen, die auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig bleiben wollen, unverzichtbar.

Der Erfolg der Prozessautomatisierung hängt jedoch davon ab, dass Sie Ihre Mitarbeitenden in die Umsetzung mit einbeziehen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen Ihre Teams in den neuen Prozessen zu schulen und ihnen ein Mitspracherecht beim Automatisierungsprozess einräumen, können Sie sicher sein, dass schon bald alle von vereinfachten Vorgängen profitieren.

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