Um die Unternehmensziele zu erreichen, gibt es in allen Abteilungen eines Betriebs individuelle Prozesse beziehungsweise Geschäftsabläufe. Diese in Ihrem Unternehmen zu entwickeln, zu implementieren, zu koordinieren und zu optimieren, ist die Aufgabe des Prozessmanagements. Je nach Betriebsart und Ihren Zielsetzungen kommen hierbei jeweils andere Prozessmanagement-Methoden zum Einsatz. Deren Aufgabe besteht darin, störungsfreie Prozesse zu gewährleisten und hierdurch Ihren Unternehmenserfolg zu befördern.

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Merkmale von strategischem und operativem Prozessmanagement

Das Business Process Management setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: 

  • dem strategischen Prozessmanagement

  • dem operativen Prozessmanagement

Beachten Sie: Sowohl das strategische als auch das operative Prozessmanagement beschäftigen sich ausschließlich mit wiederkehrenden Prozessen und nicht mit einmaligen, projektbezogenen Prozessen.

Strategisches Prozessmanagement

Das strategische Prozessmanagement meint die Planung von Maßnahmen zur Umsetzung der Unternehmensstrategie und zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele. Es dient Ihnen als theoretischer Unterbau für die praktische Umsetzung von Prozessabläufen, um Ihnen eine konstante Qualität dieser sowie Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu garantieren. Das strategische Prozessmanagement dauert mehrere Jahre und betrachtet die Geschäftsprozesse als Ganzes.

Operatives Prozessmanagement

Das operative Prozessmanagement dagegen kennzeichnet seine Dynamik. Bestehende Prozesse werden immer wieder kontrolliert, bewertet und optimiert. Gerade angesichts eines sich rasant entwickelnden Geschäftsumfeldes bleibt Ihr Betrieb durch eine solche Ablauforganisation flexibel und anpassungsfähig. Dabei betrachten Sie individuell einzelne Prozesse, um zu prüfen, ob sie für das Erreichen der Unternehmensziele (nach wie vor) geeignet sind.

strategisches Prozessmanagement

operatives Prozessmanagement

  • statisch
  • dynamisch
  • theoretisch
  • praktisch
  • dauert mehrere Jahre
  • dauert maximal ein Jahr
  • einmalige Entwicklung
  • kontinuierliche Anpassung
  • betrachtet Prozesse als Ganzes
  • betrachtet einzelne Prozesse
  • Umsetzung/Erreichen der Visionen und Ziele
  • nur sinnvoll, wenn es umgesetzt wird
  • funktioniert nicht ohne strategische Planung

Typische Ziele des Prozessmanagements

Die meisten Unternehmen gliedern sich in einzelne Abteilungen. Diese sind auf bestimmte Bereiche spezialisiert und verfolgen jeweils andere Individualziele. Die Verantwortung des Prozessmanagements liegt in der Koordination und Harmonisierung der einzelnen Prozesse und Abläufe unter Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, damit jedes „Zahnrad“ in das andere greift. 

Um mit Ihrem Unternehmen die Vorteile des Prozessmanagements optimal nutzen zu können, ist es deshalb erforderlich, dass Sie konkrete Unternehmensziele benennen und verfolgen. Ausgehend davon müssen Sie im Anschluss Prozessabläufe entwickeln und etablieren, die für das Erreichen dieser Ziele und das Unternehmenswachstum geeignet sind.

Achtung: Unternehmen sind in ihren Prozessen und Abläufen individuell. Ein allgemeingültiges Geschäftsprozessmanagement gibt es daher nicht, sondern muss immer individualisiert aufgestellt und strategisch angepasst werden.

In der Praxis dienen Prozesse der Harmonisierung von Mensch, Maschine und Material in Ihrem Unternehmen. Hierbei nehmen Sie unterschiedliche Parameter in den Blick und stimmen diese aufeinander ab. Dazu gehören unter anderem Kosten, Qualität, Zeit und Zufriedenheit der Kundschaft, die wiederum voneinander abhängen.

Eine gesteigerte Qualität geht mit höheren Kosten und einer verlängerten Produktionszeit einher. Eine verkürzte Produktionszeit senkt Ihre Kosten, hat aber gegebenenfalls negative Auswirkungen, etwa auf die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden.

Prozessmanagement-Methoden in der Übersicht

Für Ihre Planung und Umsetzung von Geschäftsprozessen stehen Ihnen diverse Prozessmanagement-Methoden zur Auswahl. Diese setzen jeweils andere Schwerpunkte und sind folglich für das Erreichen ganz unterschiedlicher Unternehmensziele geeignet. Durch die Wahl einer geeigneten Methode treffen Sie bereits eine strategische Entscheidung und lenken Ihr Prozessmanagement in eine bestimmte Richtung.

Das Business Process Reengineering ist eine Strategie der Prozessoptimierung und dient dazu, ein Unternehmen prozessorientiert zu gestalten. Sie konzentrieren sich hierbei auf Ihre Kernkompetenzen und richten alle Prozesse an den Bedürfnissen Ihrer Kunden und Kundinnen aus.

Der Ansatz des Change-Managements möchte Ihre Geschäftsprozesse demgegenüber so umbauen und anpassen, dass sie neuen Gegebenheiten am Markt gerecht werden. 

Kaizen wiederum ist eine Methode, die eine Fokusverschiebung weg von ergebnisorientierten Denkweisen hin zu einer prozessorientierten Arbeitsweise innerhalb Ihres Unternehmens anstrebt. Hierbei stehen ebenfalls Ihre Kundschaft und die Qualität im Mittelpunkt. 

Neben den hier genannten Prozessmanagement-Methoden gibt es noch viele weitere, wie in etwa:

  • Lean Management

  • Prozesskostenrechnung

  • Prozessmodellierung

  • Prozessoptimierung

  • Prozessorganisation

  • Prozesssteuerung

  • Six Sigma

Der Einsatz einer Prozessmanagement-Software kann helfen

Die Digitalisierung der Geschäftswelt ist kein kurzzeitiges Phänomen. Entsprechend ist es für Ihr Unternehmen unverzichtbar, sie in die Ausgestaltung Ihres Geschäftsprozessmanagements einfließen zu lassen. Mit digitalen Technologien können Sie Ihre Betriebsprozesse und die Effizienz der einzelnen Abteilungen im Speziellen sowie Ihr Unternehmen im Allgemeinen verbessern.

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern am Markt, die Ihnen passende Prozessmanagement-Softwares bereitstellen: FireStart hat beispielsweise ein Tool entwickelt, mit dem sich Unternehmensprozesse digitalisieren und automatisieren lassen.

Die Lösung von Lana Labs ist speziell auf die Produktion und den Einkauf ausgerichtet. Das Tool stellt eine Schnittstelle zwischen Machine Learning und Prozessmanagement dar und eignet sich, um Kosteneinsparungen zu ermöglichen. Asana stellt hingegen eine Prozessmanagement Software bereit, die sowohl für Ihre alltäglichen Prozesse als auch für Großprojekte geeignet ist.

Verbesserung des Ressourceneinsatzes durch Prozessmanagement

Erfolgreiche Unternehmen legen großen Wert auf ein effizientes Prozessmanagement. Das betrifft die Planungsphase von Abläufen ebenso wie die konkrete Umsetzung der Geschäftsprozesse. Die Vorteile des Prozessmanagements sind vielfältig und reichen von einem optimalen Ressourceneinsatz (zum Beispiel Zeit, Material) bis hin zu einer verbesserten Vernetzung Ihrer einzelnen Unternehmensbereiche. 

Sie sollten dabei für Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse feste Ziele definieren und eine eigene Strategie entwickeln, um herauszufiltern, mit welchen Prozessen diese am besten zu erreichen sind. Der Einsatz einer passenden Software kann Sie hierbei unterstützen. Beachten Sie aber auch, dass das Prozessmanagement niemals zu einem Ende kommt, sondern kontinuierlich fortgeführt werden muss.

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Titelbild: Rawpixel Ltd / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 8. Juni 2021, aktualisiert am Juni 08 2021

Themen:

Entrepreneurship