Prozessmanagement: Definition, Ziele und Methoden

Um die Unternehmensziele zu erreichen, gibt es in allen Abteilungen eines Betriebs individuelle Prozesse beziehungsweise Geschäftsabläufe. Diese in Ihrem Unternehmen zu entwickeln, zu implementieren, zu koordinieren und zu optimieren, ist die Aufgabe des Prozessmanagements.

Je nach Betriebsart und Ihren Zielsetzungen kommen hierbei jeweils andere Prozessmanagement-Methoden zum Einsatz. Deren Aufgabe besteht darin, störungsfreie Prozesse zu gewährleisten und hierdurch Ihren Unternehmenserfolg zu befördern.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessmanagement und Projektmanagement?

Das Prozessmanagement verfolgt das Ziel, Unternehmensprozesse kontinuierlich zu optimieren. Dafür ist es erforderlich, die bestehenden Prozessketten immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und zu schauen, ob sie noch den aktuellen Anforderungen entsprechen. Durch optimierte Geschäftsprozesse wird das Unternehmen produktiver und kann wirtschaftlicher arbeiten.

Das Projektmanagement befasst sich hingegen mit zeitlich beschränkten Projekten. Hier müssen Prozesse so gewählt werden, dass sie der Erreichung der Projektziele dienen. Beim Projektmanagement muss vor allem auf einzelne Faktoren wie den Zeitrahmen, das Budget und die Qualitätsstandards geachtet werden. Während es beim Projektmanagement somit um zeitlich begrenzte Aufgaben geht, werden beim Prozessmanagement sämtliche Unternehmensprozesse in den Blick genommen.

Warum ist Prozessmanagement wichtig?

Mithilfe des Prozessmanagements decken Sie Optimierungspotenziale bei den Geschäftsprozessen auf und nutzen diese. Beispielsweise erkennen Sie, welche Schwachstellen bei den einzelnen Kernprozessen bestehen und an welchen Punkten Engpässe auftreten. Somit können Sie zeitnah reagieren und Störungen bei den Unternehmensabläufen vermeiden.

Zudem unterstützt Sie das Prozessmanagement dabei, Prognosen für die Zukunft aufzustellen und sich auf zukünftige Herausforderungen bestens vorzubereiten. Mit dem Prozessmanagement erreichen Sie ganz unterschiedliche Ziele. Unter anderem ist es Ihnen möglich, für eine Effizienzsteigerung und somit für eine höhere Wirtschaftlichkeit des ganzen Betriebs zu sorgen.

Ebenso legen Sie Wert auf eine verbesserte Qualität oder optimieren die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen untereinander oder zwischen Belegschaft und Maschinen. Insgesamt entsteht durch das Prozessmanagement eine größere Transparenz innerhalb der einzelnen Abteilungen sowie abteilungsübergreifend. Hierdurch erreichen Sie eine Risikominimierung.

Rollen im Prozessmanagement

Im Prozessmanagement gibt es viele verschiedene Rollen. Einige davon sind im Folgenden aufgelistet:

• CPO
• Prozessverantwortliche
• Prozessmanager bzw. -managerin
• Berater bzw. Beraterin
• Coach bzw. Coachin
• Prozessbeteiligte
• Prozesscontroller bzw. -controllerin
• Prozessauditor bzw. -auditorin
• usw.

Es ist wichtig, den einzelnen Verantwortlichen im Unternehmen konkrete Rollen zuzuweisen. Dies geschieht am besten anhand des AKV-Prinzips. Dieses Akronym steht für Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung. Den einzelnen ausführenden, beratenden und führenden Rollen weisen Sie klare Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen zu. Hierfür bietet sich die Erstellung konkreter Rollenbeschreibungen an.

Agiles Prozessmanagement: So lassen sich Prozesse noch besser managen

Agiles Prozessmanagement ist eine Ergänzung zum klassischen Prozessmanagement. Seine Stärke besteht darin, dass es Agilität freisetzt und somit für eine größtmögliche Flexibilität des Unternehmens sowie der Kunden und Kundinnen sorgt.

Agiles Prozessmanagement kommt immer dann zum Tragen, wenn eine starre, einheitliche Prozessausführung nicht zu den gewünschten Zielen führt. Dann ist es möglich, agile Prozesse zu entwickeln, die sich schnell und unkompliziert an die sich verändernden Marktbedingungen und Anforderungen der Kundschaft anpassen lassen.

Beim agilen Prozessmanagement kommen sogenannte Sprints zum Einsatz. Hierbei werden konkrete Zyklen eingehalten, um klar definierte Prozessziele zu erreichen. Das funktioniert am besten, wenn unterschiedliche Teams mit jeweils anderen Fachdisziplinen interagieren und sich gegenseitig unterstützen.

Merkmale von strategischem und operativem Prozessmanagement

Das Business Process Management setzt sich aus zwei Komponenten zusammen:

• dem strategischen Prozessmanagement
• dem operativen Prozessmanagement

Beachten Sie: Sowohl das strategische als auch das operative Prozessmanagement beschäftigen sich ausschließlich mit wiederkehrenden Prozessen und nicht mit einmaligen, projektbezogenen Prozessen.

Strategisches Prozessmanagement

Das strategische Prozessmanagement meint die Planung von Maßnahmen zur Umsetzung der Unternehmensstrategie und zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele. Es dient Ihnen als theoretischer Unterbau für die praktische Umsetzung von Prozessabläufen, um Ihnen eine konstante Qualität dieser sowie Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu garantieren. Das strategische Prozessmanagement dauert mehrere Jahre und betrachtet die Geschäftsprozesse als Ganzes.

Operatives Prozessmanagement

Das operative Prozessmanagement dagegen kennzeichnet seine Dynamik. Bestehende Prozesse werden immer wieder kontrolliert, bewertet und optimiert. Gerade angesichts eines sich rasant entwickelnden Geschäftsumfeldes bleibt Ihr Betrieb durch eine solche Ablauforganisation flexibel und anpassungsfähig. Dabei betrachten Sie individuell einzelne Prozesse, um zu prüfen, ob sie für das Erreichen der Unternehmensziele (nach wie vor) geeignet sind.

Typische Ziele des Prozessmanagements

Die meisten Unternehmen gliedern sich in einzelne Abteilungen. Diese sind auf bestimmte Bereiche spezialisiert und verfolgen jeweils andere Individualziele. Die Verantwortung des Prozessmanagements liegt in der Koordination und Harmonisierung der einzelnen Prozesse und Abläufe unter Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, damit jedes „Zahnrad“ in das andere greift.

Um mit Ihrem Unternehmen ein erfolgreiches Prozessmanagement umsetzen und eine kontinuierliche Verbesserung erzielen zu können, ist es deshalb erforderlich, dass Sie konkrete Unternehmensziele benennen und verfolgen. Ausgehend davon müssen Sie im Anschluss Prozessabläufe entwickeln und etablieren, die für das Erreichen dieser Ziele und das Unternehmenswachstum geeignet sind.

Achtung: Unternehmen sind in ihren Prozessen und Abläufen individuell. Ein allgemeingültiges Geschäftsprozessmanagement gibt es daher nicht, sondern muss immer individualisiert aufgestellt und strategisch angepasst werden.

In der Praxis dienen Prozesse der Harmonisierung von Mensch, Maschine und Material in Ihrem Unternehmen. Hierbei nehmen Sie unterschiedliche Parameter in den Blick und stimmen diese aufeinander ab. Dazu gehören unter anderem Kosten, Qualität, Zeit und Zufriedenheit der Kundschaft, die wiederum voneinander abhängen.

Eine gesteigerte Qualität geht mit höheren Kosten und einer verlängerten Produktionszeit einher. Eine verkürzte Produktionszeit senkt Ihre Kosten, hat aber gegebenenfalls negative Auswirkungen, etwa auf die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden.

Prozessmanagement-Methoden in der Übersicht

Für Ihre Planung und Umsetzung von Geschäftsprozessen stehen Ihnen diverse Prozessmanagement-Methoden zur Auswahl. Diese setzen jeweils andere Schwerpunkte und sind folglich für das Erreichen ganz unterschiedlicher Unternehmensziele geeignet. Durch die Wahl einer geeigneten Methode können Sie bereits eine strategische Entscheidung treffen und Ihr Prozessmanagement in eine bestimmte Richtung lenken.

Business Process Reengineering

Das Business Process Reengineering ist eine Strategie der Prozessoptimierung und dient dazu, ein Unternehmen prozessorientiert zu gestalten. Sie konzentrieren sich hierbei auf Ihre Kernkompetenzen und richten alle Prozesse an den Bedürfnissen Ihrer Kunden und Kundinnen aus.

Change Management

Der Ansatz des Change-Managements möchte Ihre Geschäftsprozesse demgegenüber so umbauen und anpassen, dass sie neuen Gegebenheiten am Markt gerecht werden.

Kaizen

Kaizen wiederum ist eine Methode, die eine Fokusverschiebung weg von ergebnisorientierten Denkweisen hin zu einer prozessorientierten Arbeitsweise innerhalb Ihres Unternehmens anstrebt. Hierbei stehen ebenfalls Ihre Kundschaft und die Qualität im Mittelpunkt.

Neben den hier genannten Prozessmanagement-Methoden gibt es noch viele weitere, wie in etwa:

• Lean Management
• Prozesskostenrechnung
• Prozessmodellierung
• Prozessoptimierung
• Prozessorganisation
• Prozesssteuerung
• Six Sigma

Ein Beispiel für Prozessmanagement

Das Prozessmanagement ist üblicherweise eine Bereicherung für alle Unternehmen. Ein typisches Einsatzgebiet sind die Bestellprozesse. Hier untersucht das Prozessmanagement beispielsweise, wie viele Bestellungen erfolgreich bis zum Ende durchgeführt werden und bei welchen es zu einem Abbruch kommt. Das Ziel könnte dann darin bestehen, die Erfolgsquote zu erhöhen und die Abbruchrate zu minimieren.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, den Prozess nicht nur separat zu betrachten, sondern seine Wechselwirkungen mit anderen Prozessen ebenfalls in den Blick zu nehmen. So kann bei der Prozessanalyse beispielsweise der Bestellvorgang in Verbindung zu der Bezahlung und der Lieferung gesetzt werden. Auf diese Weise erkennen Sie schnell, ob Engpässe oder ineffiziente Maßnahmen die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens einschränken. Beispielsweise können Sie Automatisierungen vornehmen, damit schneller auf Kundenanfragen reagiert wird.

Es ist wichtig, die als sinnvoll erkannten Strukturen dauerhaft zu etablieren und die bestehenden Unternehmensprozesse kontinuierlich zu optimieren. Hierbei greifen immer mehr Firmen auf die Möglichkeiten der Digitalisierung zurück. Mittlerweile gibt es viele unterschiedliche Prozessmanagement-Softwares, auf die Sie zurückgreifen können.

Der Einsatz einer Prozessmanagement-Software kann helfen

Die digitale Transformation der Geschäftswelt ist kein kurzzeitiges Phänomen. Entsprechend ist es für Ihr Unternehmen unverzichtbar, sie in die Ausgestaltung Ihres Geschäftsprozessmanagements einfließen zu lassen. Mit digitalen Technologien und Prozessmanagement-Tools können Sie eine Prozessverbesserung erzielen und die Effizienz der einzelnen Abteilungen im Speziellen sowie die des Unternehmens im Allgemeinen steigern.

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern am Markt, die Ihnen passende Prozessmanagement-Softwares bereitstellen. Hier drei Beispiele:

• FireStart hat beispielsweise ein Tool entwickelt, mit dem sich Unternehmensprozesse digitalisieren und automatisieren lassen.
• Die Lösung von Appian ist speziell auf die Produktion und den Einkauf ausgerichtet. Das Tool stellt eine Schnittstelle zwischen Machine Learning und Prozessmanagement dar und eignet sich, um Kosteneinsparungen zu ermöglichen.
• Asana stellt hingegen eine Prozessmanagement-Software bereit, die sowohl für Ihre alltäglichen Prozesse als auch für Großprojekte geeignet ist.

Fazit: Verbesserung des Ressourceneinsatzes durch Prozessmanagement

Erfolgreiche Unternehmen legen großen Wert auf ein effizientes Prozessmanagement. Das betrifft die Planungsphase von Abläufen ebenso wie die konkrete Umsetzung der Geschäftsprozesse. Die Vorteile des Prozessmanagements sind vielfältig und reichen von einem optimalen Ressourceneinsatz (zum Beispiel Zeit, Material) bis hin zu einer verbesserten Vernetzung Ihrer einzelnen Unternehmensbereiche.

Sie sollten dabei für Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse feste Ziele definieren und eine eigene Strategie entwickeln, um herauszufiltern, mit welchen Prozessen diese am besten zu erreichen sind. Der Einsatz einer passenden Software kann Sie hierbei unterstützen. Beachten Sie aber auch, dass das Prozessmanagement niemals zu einem Ende kommt, sondern kontinuierlich fortgeführt werden muss.

Titelbild: Kaleidico / Unsplash